Планирование ресурсов и составление бюджета (стр. 5 )

· Подтвердить договором с соисполнителями их участия в проекте, или в ином формате документа.

· Бюджет более чем обоснован, но для годового проекта, а не для 2-х месячого проекта. Громоздкий план мероприятий, не понятный, не связанный.

· Договор с соисполнителей закончился. В проекте заявленные собственные средства превышают декларируемые в бухгалтерском балансе все имеющиеся средства.

· Сотрудники организации видимо решили заняться несвойственно им делом, если привлекают эколога, флориста и фотографа.

· Из представленных материалов о деятельности организации нет опыта издательской деятельности.

· Пункт зарплата требует детальной расшифровки сметы расходов на запрашиваемые средства.

· Нет ни одного документа, подтверждающего обоснованность и выполнимость бюджета программы, нет документов, подтверждающих наличие собственных ресурсов, нет привлеченных средств.

· Нет организаций соисполнителей, что странно при такой важной тематике.

· Ошибка в «Собственных средствах» и «Общем бюджете», статья « Услуги сторонних организаций» не расшифрована и не обоснованна.

Рекомендации по отчету

Приступая к написанию заявки на финансирование проекта, НКО, как правило, представляет себе, в какой фонд будет обращаться за грантом (субсидией), и ознакомлена с общими требованиями к составлению заявки. Но этого недостаточно, желательно получить у грантодателя указания, каким образом, в случае получения гранта, должна вестись отчетность, чтобы учесть их уже при подготовке заявки.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Перечень первичных бухгалтерских документов, подтверждающих расходование бюджетных средств организации в рамках программы

Согласно смете по программе организации необходимо представить следующие копии первичных бухгалтерских документов по статьям расходов:

1. «Оплата труда специалистов привлеченных к реализации программы, начисления на оплату труда»

А). Для внештатных сотрудников, занятых в программе:

· договор со специалистом;

· акт выполненных работ (оказание услуг) специалиста с указанием конкретного вида выполняемой работы, не относящейся к административно-управленческой работе (в отчете по бюджетным средствам);

документы, подтверждающие получение з/п:

o расходный кассовый ордер на получение вознаграждения по договору (наличные расчеты)

o или платежное поручение на перечисление средств на банковскую карточку (безналичный расчет).

· платежные поручения по уплате налогов на оплату труда и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды. Возможно перечисление двумя платежками, отдельно по проекту, в назначении платежа указать по какому договору.

Это предусмотрено Федеральным законом N379-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ по вопросам установления тарифов страховых взносов в государственные внебюджетные фонды". Президент РФ Дмитрий Медведев подписал его 3 декабря.

По ставке 20% страховые взносы смогут платить зарегистрированные благотворительные организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН).

Аналогичная ставка предусмотрена для зарегистрированных некоммерческих организаций (за исключением государственных (муниципальных) учреждений) на УСН, если они соответствуют двум условиям.

· Во-первых, в соответствии с уставом занимаются деятельностью в области социального обслуживания населения, научных исследований и разработок, образования, здравоохранения, культуры и искусства (деятельность театров, библиотек, музеев, архивов) и массового спорта (за исключением профессионального).

· Во-вторых, по итогам предыдущего года не менее 70% всех доходов организации составляли в совокупности целевые поступления на содержание НКО и ведение уставной деятельности в указанных областях; гранты; доходы от деятельности в сфере научных исследований и разработок, образования, здравоохранения и предоставления социальных услуг, деятельности музеев и охраны исторических мест и зданий, деятельности ботанических садов, зоопарков и заповедников, библиотек, архивов, учреждений клубного типа (за исключением деятельности клубов), спортивных объектов, прочей деятельности в области спорта.

· В 2010 году большинство таких НКО платили тарифы страховых взносов по ставке 34% (некоторые по ставке 26%). Пониженные тарифы установлены на годы.

Остальные некоммерческие организации с 2012 года будут платить страховые взносы по ставке 30% (с зарплат до достижения ими накопленным итогом определенного порога, а со всего, что свыше – 10%). В 2011 году в аналогичной ситуации налоговый "хвост" не вырастал, но НКО платили страховые взносы по ставке 34%.

Б). Для штатных сотрудников занятых в программе:

1 вариант:

· приказ о создании рабочей группы по выполнению работ в рамках программы

· дополнительное соглашение с сотрудниками, членами рабочей группы (при условии выполнения работ в рамках своей специализации, увеличения времени и з. п.);

2 вариант:

· договор гражданско-правового характера (при условии выполнения работ, не связанных с основными должностными инструкциями).

· табель учета рабочего времени ежемесячный за период выполнения проекта;

· расчетная ведомость;

· документы, подтверждающие получение з/п:

o платежная ведомость на получение заработной платы,

o или платежное поручение на перечисление средств на банковскую карточку (безналичный расчет),

o или расходный кассовый ордер на получение з/п (наличные расчеты).

2. «Расходы по аренде помещения на организацию мероприятий, проводимых в рамках реализуемой программы»:

· договор аренды;

· счет на оплату (не обязательно, достаточно договора);

· акт об использовании помещения по программе;

· счет-фактура (по желанию);

· платежные поручения (об оплате).

3. «Расходы по аренде оборудования и расходы по приобретению оборудования со сроком эксплуатации более 1 года и стоимостью не более 20 тыс. руб. за единицу оборудования»

1 ПУНКТ: «Расходы по аренде оборудования (вне зависимости от его стоимости)»:

· договор об аренде оборудования для использования в программе;

· акт приемки-передачи оборудования;

· платежные поручения об оплате;

· счет-фактура.

2 ПУНКТ: «Расходы по приобретению оборудования со сроком эксплуатации более 1 года и стоимостью не более 20 тыс. руб. за единицу оборудования»:

· договор или счет;

· товарная накладная на приобретенное оборудование,

(акт об использовании оборудования в программе НЕ ТРЕБУЕТСЯ, т. к. данное оборудование не является основными средствами, и в момент передачи списывается).

4. «Текущие расходы (услуги связи, интернет, оплата расходных материалов и канц. товаров.)

Услуги связи и Интернет:

· договор на оказание услуг;

· акт выполненных работ;

· платежные поручения по уплате за оказание услуг;

Расходные материалы:

· авансовый отчет с приложением товарных и кассовых чеков или счет;

· товарная накладная;

· платежное поручение;

(Акт организации об использовании в рамках программы данного малоценного оборудования и канц. товаров НЕ ТРЕБУЕТСЯ, т. к. по закону о бух. учете и нал. такой формы отчетности нет. Данная информация может быть представлена в содержательном отчете.)

5. «Оплата транспортных услуг»

· договор;

· акт;

· маршрутный лист;

· платежное поручение;

· списки перевозимых лиц – участников программы, с указанием цели перевозки.

6. «Оплата услуг сторонних организаций»

· договор с указанием услуги (товара),

o с приложением сметы,

o сценарного плана (по мероприятию) – если есть;

· акт выполненных работ по договору; (могут быть: товарная накладная, корешки санаторно-курортных или иных путевок и т. п.);

· список участников мероприятия (либо количественный состав, либо ФИО + подпись, либо наименование организации + подпись).

1. Персональные данные (ФИО, контакты, адрес и т. п.) о физических лицах не подлежат разглашению.

2. НКО может получить персональные данные о физическом лице либо от самого физ. лица, либо от другой НКО.

3. В НКО должны присутствовать списки и данные об участниках мероприятий проекта, где ясно указано, что физическое лицо ходатайствует о желании или возможности участвовать в мероприятии и сам, добровольно передает свои данные (ФИО, тел, справки и т. п.), но НКО не имеет права на разглашение.

7. «Затраты на оказание помощи нуждающимся гражданам» (необходимо подтверждение, что гражданин нуждается):

договор или счет на приобретение материальных ценностей, акт выполненных работ по договору, платежное поручение, или авансовый отчет с приложением товарных и кассовых чеков, товарная накладная; ведомость на получение товарно-материальных ценностей с указанием категорий получателей помощи или акт организации о предоставлении конкретного вида помощи, с обязательной подписью получателя помощи.

Благополучатель – физическое лицо:

В случае проведения работ связанных с оказанием услуг физическим лицам (объектам действия программы: тренинги, семинары, лекции, занятия и т. п.) предоставить списки лиц, с приложением копий документов, подтверждающих категории участника программы.

1. Персональные данные (ФИО, контакты, адрес и т. п.) о физических лицах не подлежат разглашению.

2. НКО может получить персональные данные о физическом лице либо от самого физического лица, либо от другой НКО.

3. В НКО должны присутствовать списки и данные об участниках мероприятий проекта, где ясно указано, что физлицо ходатайствует о желании или возможности участвовать в мероприятии и сам, добровольно передает свои оперативные данные (ФИО, тел, справки и т. п.), но НКО не имеет права на разглашение.

Реестр расходов по бюджетным средствам

Всего расходов оплачено __300000 рублей__________ за отчетный период (руб.): по Актам __300000 рублей ____________
№ п/п	Описание расходов	Сумма (руб.)	Первичные документы
1	2	3	4
Разд.1	Оплата труда специалистов привлеченных к реализации программы, начисления на оплату труда
1.1	Оплата труда юриста	55000	Приказ №__ от ____, Трудовой договор от _________, Дополнительное соглашение к Трудовому договору от ____, Расчетные ведомости, Платежные поручения № ___ от
1.2...	Оплата труда бухгалтера	5000	Приказ №___ от ___, Трудовой договор от _______, Дополнительное соглашение к Трудовому договору от _____, Расчетные ведомости, Платежное поручение № ____ от _____, № ____ от _______, № ___ от ____
Всего по разделу 1 60000
Разд.2	Оплата аренды помещений, коммунальных услуг, используемых в программе
2.1	-	0
Всего по разделу 2 0
Разд. З	Аренда или приобретение оборудования со сроком эксплуатации более 1 года и стоимостью не более 20 тыс. руб. за ед. оборудования
3.1	-	0
Всего по разделу 3 0
Разд.4	Текущие расходы (услуги связи, Интернет, оплата расходных материалов и канц. товаров, оплата малоценного оборудования и инвентаря)
4.1	Оплата за приобретение канцелярских товаров	10000	Договор купли-продажи №___ (кредитная линия) от ____, Счет № ____ от _______, Счет-фактура № _________ от _____, Товарная накладная ______ от ________,Счет-фактура № ____ от _______, Товарная накладная ________ от _______, Платежное поручение № ___ от _________
Всего по разделу 4 10000
Разд.5	Оплата транспортных услуг
5.1	-	0
Всего по разделу 5 0
Разд. 6	Прочие текущие расходы, в том числе на закупку товаров (оплата услуг сторонних организаций)
6.1	Оплата организации и административного обслуживания лекций	70000	Договор возмездного оказания услуг № ___ от ____, Платежное поручение № ___ от _ (вернулось), Платежное поручение № ___ от _________, Акт приема-передачи выполненных работ
6.2.	Оплата подготовки и издания печатной продукции	160000	Договор б/н от ____, Акт приема-передачи выполненных работ, Платежное поручение № ____ от _____, № ___ от ___
Всего по разделу 6 230000
Разд.7	Затраты на оказание помощи нуждающимся гражданам
7.1	-	0
Всего по разделу 7 0
Итого: 300000

Контроль над бюджетом

Важной функцией финансового управления является контроль над соблюдением бюджета, потому что в ходе работ бывают различные ситуации, которые могут внести осложнения в работу НКО или даже угрожать выполнению ее программы. Контролю подлежат не только все постатейные расходы, но и конкретные этапы и статьи финансовой деятельности:

· своевременность и суммы поступлений средств на счет организации

· своевременность и объем расходов по обеспечению выполнения проектов

· осуществление текущих платежей по обеспечению функционирования НКО

· поступления или осуществление платежей по договорным работам/услугам

· незапланированные поступления и расходы

Кроме того, чтобы уложиться в бюджетный план, нельзя упускать из виду возможное изменение таких исходных предположений, как уровень инфляции, цены на товары и услуги, налоги (они тоже время от времени меняются). Особое внимание уделяется контролю над согласованием денежных потоков, чтобы в какой-то момент какой-либо из проектов не остался без средств, например, из-за сбоя в графике финансирования, из-за превышения запланированных или появления непредвиденных расходов. Во внимании нуждается и осуществленное финансовое планирование, в процессе которого могли появиться недочеты или ошибки, и их придется устранять по ходу дела, корректируя планы.

Расчет эффективности

Расчет эффективности и ее оценку можно производить не только для платных услуг, но и для проектов, выполняемых на гранты. Это весомый показатель при принятии решений о будущих направлениях деятельности НКО.

В коммерческом секторе проводится стандартный финансовый анализ: существуют специальные методики и формулы, по которым оцениваются затраты, возможная стоимость проекта, рассчитываются коэффициенты. В итоге определяется ожидаемая прибыль.

Некоммерческие проекты (по крайней мере, такие их части, как оказываемые услуги или производимая продукция) имеют аналоги в коммерческой среде, поэтому их также можно оценить и сравнить, определить конкурентоспособность и возможность дальнейшей реализации. Основное при этом – в некоммерческом секторе эффективность проекта зависит от его программной части, его ценности для общества, даже если он затратен, то есть не эффективен финансово. Но если программная часть проекта не очень важна, а сам он слишком затратен, то, возможно, не стоит браться за его реализацию. Оценка финансовой эффективности важна для осуществления финансового управления.

Для НКО понятие финансовой устойчивости очень размыто, поскольку устойчивости можно достичь, опираясь только на собственные средства. Для коммерческих, существующих на свои средства, организаций таковыми являются уставный капитал и прибыль; отсюда по формуле рассчитывается коэффициент финансовой устойчивости, или стабильности. В НКО же уставного капитала нет и быть не может, а получение прибыли не является целью.

Конкретно для НКО формул расчета финансовой устойчивости нет, в том числе и на Западе. Там НКО при расчете устойчивости определяют процент платных услуг, которые они оказывают.

Один из существенных показателей устойчивости организации – динамика количества проектов во времени: сколько их выполняется, количество поданных заявок (насколько организация активна в фандрайзинге), одновременно ли начинаются все проекты или же поэтапно, – то есть, продумывает ли НКО динамику своего развития, притока средств. Так, при выполнении только одного, пусть даже крупного, проекта положение будет неустойчивым, поскольку по завершении проекта может не остаться средств не только на какую-то деятельность, но и на то, чтобы наполнять свой административный бюджет и поддерживать организацию на плаву.

ДАЛЬНЕЙШЕЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ

Учтите: ни один донор не горит желанием Вас "усыновить". Фонды обычно желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода, обеспечиваемого грантом. Если Вам потребуются деньги для организации некоторой новой программы или для реорганизации уже существующей, то, что Вы будете делать, когда деньги кончатся? Заверений, что Вы будете стараться найти нового донора, недостаточно. Вы должны представить план, который, насколько возможно, убедил бы донора, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта.

Если Вы сейчас стеснены в средствах, то, что будет потом, когда Ваша программа будет на полном ходу? Может быть, нынешнее финансирование вообще не пойдет Вам впрок, если в будущем году Вам потребуется запрашивать еще большие суммы. Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т. п.? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования? Наилучший план будущего финансирования – план, не требующий последующей поддержки от донора.

Критерии оценки раздела "Дальнейшее финансирование"

Представлен конкретный план получения финансирования в будущем. Описывается, будут ли получены средства из других источников и как именно. Заявитель минимально полагается на дальнейшую поддержку донора Имеются рекомендательные письма и письма поддержки.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5