Стандарт предприятия (стр. 5 )

5) Гибкость Методика: (оценивается экспертно) Означает способность поставляющей системы учитывать особые положения (или пожелания) клиентов. Сюда относят: - возможность изменения срока поставки - возможность изменения формы заказа; - возможность изменения способа передачи заказа; - возможность изменения вида тары и упаковки; - возможность отзыва заявки на поставку; - возможность получения клиентом  информации о состоя­нии его заказа;	10	Высокая	5
выше средней	4
средняя	3
ниже средней	2
низкая	1
6) Наличие у поставщиков действующей СМК, отвечающей требованиям ISO 9001	6	действующая СМК	5
СМК подготовлена к сертификации (подана заявка в орган по сертификации)	3
СМК в стадии разработки	1
7) Местонахождение поставщиков	4	до 500 км	5
от 500 до 1500 км	4
от 1500 до 2500 км	3
от 2500 до 3000 км (Ближнее зарубежье)	2
свыше 3000 км (Дальнее зарубежье)	1

Приложение Ж

(обязательное)

Положение о порядке проведения тендерной работы

1 Тендер - конкурентная форма отбора предложений на поставку товаров, или оказание услуг по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

1.1 Виды тендеров, применяемых в Обществе:

По составу участников:

- открытый (с неограниченным кругом участников);

- закрытый (с ограниченным кругом участников).

По форме проведения:

- очный (с присутствием представителей поставщиков);

- заочный (без участия поставщиков, оценка коммерческих предложений);

-очно - заочный (оценка коммерческих предложений с последующим приглашением поставщиков на заседание тендерного комитета).

1.2 Цикл тендерной закупки:

·  выявление потребности в номенклатуре и услугах, которые могут закупаться на тендере;

·  рассмотрение и утверждение тендерной комиссией номенклатуры, закупаемой на тендерной основе;

·  принятие решения о графике и порядке проведения тендера, выпуск соответствующего приказа;

·  подготовка и рассылка запросов поставщикам, – длительность этапа максимум 3 дня (для закрытого тендера), размещение в открытом доступе информации о предстоящем тендере – максимум 10 дней (для открытого тендера);

·  получение коммерческих предложений от поставщиков, их сведение и анализ – длительность этапа – максимум 14 дней. Все предложения, полученные позже указанного в информации о тендере срока предоставления коммерческих предложений, к участию в тендере не допускаются. Поступившие предложения могут быть рассмотрены в течение 1 (одного) месяца с целью определения возможности включения заявившихся компаний в список потенциальных поставщиков;

·  заседание тендерной комиссии, определение претендентов очного тендера, либо определение подлежащих утверждению на тендерном комитете победителей заочного тендера – длительность этапа - максимум 3 дня;

·  запрос и анализ повторных коммерческих предложений (при необходимости) – длительность этапа – максимум 3 дня;

·  заседание тендерного комитета (при необходимости), определение победителей тендера – длительность этапа – максимум 3 дня;

·  заключение договоров с победителями, длительность этапа до 7 дней;

·  в зависимости от количества номенклатурных позиций, разыгрываемых на тендере, длительность розыгрыша тендера может быть от 1 до 4 недель с момента подписания соответствующего приказа. Приказом могут быть предусмотрены другие сроки проведения тендера.

Продолжение Приложения Ж

2 Порядок проведения тендера

2.1  Процедура тендерной закупки производится в соответствии с «Общим классификатором закупок».

2.2 Дополнительно любое ПЗ/ЦЗ может инициировать проведение процедуры тендерной закупки применительно к любой номенклатурной группе (позиции). В случае инициирования выпускается служебная записка на имя Директора ДЛ с обоснованием необходимости применения данной процедуры. Решение принимается совместно инициирующим подразделением и ДЛ.

2.3 Исполнителями ПЗ / ЦЗ подготавливается вся необходимая информация для проведения тендерной процедуры, в т. ч. оценка деятельности выбранных поставщиков за предыдущие периоды (качество, исполнение сроков поставки, другие значимые факторы).

2.4 Ответственный исполнитель ЦЗ /ПЗ готовит пакет документов по тендерному предложению, состоящий из перечня номенклатурных позиций, их количества, технических характеристик, требования к качеству (при необходимости), а так же критерии, на основании которых определяются победители тендера.

2.5 Окончательное решение по отбору поставщиков для тендера, выбору места и способов размещения информации по проведению конкретного тендера принимает тендерный комитет.

2.6 Предложения готовятся инициаторами ПЗ/ЦЗ, согласовываются с Директором ДЛ и предоставляются на рассмотрение и окончательное утверждение тендерному комитету.

2.7 Тендерное предложение рассылается потенциальным участникам по факсу и/или электронной почтой и размещается на официальном сайте Общества или иных информационных ресурсах. Тендерная документация должна содержать всю необходимую информацию, позволяющую потенциальному поставщику подготовить коммерческое предложение на поставку товаров/ выполнение работ/ оказание услуг. Дата ее отправки организатором считается дата регистрации документации в секретариате отправителя.

2.8 Тендерные предложения, направляемые потенциальным поставщикам, должны составляться таким образом, чтобы их нельзя было квалифицировать как оферту (предложение).

3  Характеристика применяемых в Обществе видов тендера

3.1 Открытый тендер – форма тендера, предполагающая участие в нем всех потенциальных Поставщиков, проявивших заинтересованность в участии в тендере после публикации информации о нём в профильных изданиях, профильных электронных торговых площадках или на официальном сайте Общества, или получивших персональные уведомления и отвечающих установленным требованиям.

3.2 Закрытый тендер – форма тендера, предполагающая участие в нем ограниченного круга участников, имеющих действующий договор с Обществом, и прошедших предквалификацию \ одобренных поставщиков.

4 Предварительное изучение и оценка коммерческих предложений

4.1 Цель предварительного изучения заключается в том, чтобы выявить и отклонить те предложения, которые носят неполный характер, недействительны или не отвечают основным требованиям тендерной документации и потому не подлежат дальнейшему рассмотрению.

4.2 Предварительно изучается:

Продолжение Приложения Ж

- правомочность и приемлемость: Участник тендера должен быть действующим юридическим лицом, предложение должно соответствовать квалификационным требованиям;

- полнота тендерного предложения: Предложения, не охватывающие все необходимые позиции, считаются не отвечающими предъявленным требованиям, если только документация для тендера не содержит специального разрешения на подачу частичных предложений, когда участникам разрешается предлагать свои цены только на отдельные позиции или только на часть поставок по конкретной позиции. Однако если в рамках контрактов на осуществление работ отсутствуют расценки на отдельные виды нерегулярных работ, считается, что они включены в цены других работ, тесно связанных с ними;

- соответствие основным предъявленным требованиям.

4.3 Основанием для отказа от рассмотрения тендерного предложения являются значительные отклонения от коммерческих требований и технических условий. К таким значительным отклонениям относится следующее:

·  обсуждение возможности повышения цен в случае присуждения контракта;

·  невыполнение технических условий, когда взамен предлагается другая конструкция или продукция, не обеспечивающая эквивалентность важнейших эксплуатационных параметров или других требований;

·  составление такого графика начала работ по контракту, доставки, монтажа или строительства, который не совпадает с предусмотренными важнейшими датами или контрольными показателями хода работ Общества;

·  привлечение контрагентов в таком объеме или таким способом, которые существенно отличаются от разрешенных;

·  отказ от выполнения обязательств и от ответственности, которые предусмотрены в тендерной документации, например, отказ от предоставления гарантий на выполнение контракта и оформления страхования.

4.4 Результаты предварительного изучения коммерческих предложений закупщик ПЗ или ЦЗ оформляет согласно таблице выбора предложений контрагента или исполнителя услуг (приложение К). Таблица предоставляется на рассмотрение тендерной комиссии для предварительной проработки. Если тендерное предложение отклоняется после предварительного изучения, причины отказа должны быть четко изложены в таблице.

4.5 В случае необходимости проведения очного этапа тендера в таблице указывается, какие из претендентов, подавшие коммерческие предложения, допускаются к участию в очном тендере, а также какие и на основании чего не допускаются.

4.6 По итогам предварительного изучения коммерческих предложений тендерная комиссия вправе однократно запросить у претендентов повторные коммерческие предложения, или провести переговоры по изменению существенных условий поставки, в том случае, если смоделированные предварительные результаты розыгрыша не удовлетворяют требованиям сложившейся рыночной ситуации

4.7 Результаты предварительного рассмотрения и рекомендации по выбору поставщика тендерная комиссия передает в тендерный комитет, который принимает окончательное решение.

4.8 Для участия в заочном тендере достаточно коммерческого предложения в электронном виде, отправленного с электронного адреса претендента, указанного в договоре, на электронный адрес Общества, постоянный доступ к которому имеют следующие лица: Генеральный директор, директор департамента логистики, директор департамента финансов, директор департамента коммерции. Периодический доступ на время проведения тендера оформляется приказом, для ответственных исполнителей, секретарей тендерной комиссии,

Продолжение Приложения Ж

начальникам ЦЗ и ПЗ, сотрудникам департаментов инициаторов тендера и других заинтересованных лиц.

4.9 Если победитель на заочном этапе не определён, проводится очный этап тендера.

4.10   На заседании тендерного комитета представитель тендерной комиссии докладывает обо всех поступивших предложениях, отклоненных поставщиках и причинах их отклонения, изменениях содержания предложений поставщиков в ходе тендера. Тендерный комитет рассматривает представленные материалы, и утверждает решение о победителях.

4.11   Для участия в очном тендере необходимо предоставление коммерческого предложения на бумажном носителе, подписанное полномочным представителем и скреплённое печатью претендента.

4.12   На розыгрыше тендера приоритетное положение при прочих равных условиях имеет поставщик, гарантирующий минимальную цену поставки при обеспечении лучшего качества по сравнению с другими претендентами (оценка качества осуществляется по предшествующему периоду) качества продукции и при сроке поставки, не превышающем стандартный срок закупки данного изделия.

4.13   С целью снижения рисков срыва поставок из-за уменьшения мощностей поставщиков, либо резкого возрастания потребности в изделиях, разыгрываемых тендерах, имеющаяся потребность может распределяться между несколькими поставщиками (при условии наличия нескольких конкурентоспособных коммерческих предложений).

4.14   Результатом розыгрыша тендера является решение тендерного комитета. В решении содержится информация о поставщиках, номенклатуре, объеме и ценах поставки. Объем поставки в течение тендерного периода может быть изменен в пределах 25 % от объёма, заявленного на тендерном комитете. На основании решения тендерного комитета оформляется спецификация или договор поставки. При необходимости в Спецификации может быть указан график поставки с распределением объема по месяцам тендерного периода. В ином случае выборка продукции по Спецификации осуществляется путем выдачи Заказа поставщику в рамках выигранного им объема не менее чем за 30 дней до даты поставки.

4.15   В случае фактического выявления неточностей при определении потребности, ведущих к увеличению объемов закупки по сравнению с утвержденными, поставки, превышающие объемы, выигранные на конкурсе, могут осуществляться на основании дополнительных заказов. Дополнительная возникшие объёмы заказов распределяется между поставщиками, получившими объемы по итогам розыгрыша тендера, пропорционально их долям в первоначальном распределении, или передается победителю тендера. Решение о распределении дополнительных объёмов принимает закупщик по согласованию с руководителем ПЗ и ЦЗ.

4.16   Утвержденная цена может быть пересмотрена на разыгранный объём по обоюдному согласию сторон только при однозначном наличии форс-мажорных обстоятельств, подтвержденных соответствующими справками, а также при значительном изменении конъюнктуры рынка.

4.17   Если победитель тендера отказывается заключить договор с Заказчиком на заранее предложенных условиях, это право переходит к участнику тендера, предложившему следующую по значению минимальную цену поставки, при сохранении качества не хуже среднего уровня, полученного от других поставщиков в предшествующем периоде, и при сроке поставки, не превышающем стандартный срок закупки данного изделия. Данное решение должно быть отражено в протоколе, а победитель тендера, отказавшийся от заключения договора, может быть исключен из списка одобренных поставщиков.

4.18   Победителем является участник, подавший предложение, соответствующее требованиям документации, и в котором предложены наилучшие условия.

Продолжение Приложения Ж

4.19   В случае отсутствия коммерческих предложений от претендентов, либо если победитель тендера не был определен (в том числе в силу несоответствия предварительных результатов розыгрыша требованиям сложившейся рыночной ситуации), тендер по разыгрываемой номенклатуре считается несостоявшимся. Для удовлетворения имеющейся потребности в таком случае используются другие методы закупки.

5  Тендерный комитет и тендерная комиссия

5.1 Постоянно действующим органом, принимающим (утверждающим) или в некоторых случаях согласующим решения, является тендерный комитет.

5.2 Состав тендерного комитета формируется приказом по Обществу из числа директоров департаментов в количестве не менее 4 человек. В cостав ТК утверждается решением СД Общества.

5.3 Решение тендерного комитета должно быть принято к действию только при согласовании его минимум 3 членов комитета.

5.4 Председатель тендерного комитета назначается Советом директоров Общества из числа членов комитета.

5.5 Исполнительным органом тендерного комитета является тендерная комиссия. Тендерная комиссия назначается приказом по предприятию на проведение конкретного тендера или на группу тендеров.

5.6 Тендерная комиссия максимально может состоять из 6 человек. Минимальный допускаемый состав членов тендерной комиссии 4 человека.

5.7 Количество сотрудников департамента, который является инициатором проведения данного тендера, в общем составе данной тендерной комиссии не должно превышать 50 % от его общего количества для объективного рассмотрения всех вопросов.

5.8 В случае закупа МТР или услуг, попадающих в зону ответственности Директора соответствующего департамента, он также включается в состав тендерной комиссии.

5.9 При проведении особо крупных закупок, описанных в Уставе общества, вопрос согласования закупок выносится на СД.

5.10   Организационную деятельность тендерного комитета и протоколирование заседаний тендерного комитета обеспечивает секретарь тендерного комитета.

5.11   Решение тендерной комитета, утверждённое Председателем тендерной комитета, является окончательным и должно неукоснительно выполняться сотрудниками ПЗ и ЦЗ. Основанием для его невыполнения могут быть только форс-мажорные обстоятельства, а также отказ выбранного поставщика от выполнения своих обязательств, произвольное изменение цены, регулярные срывы поставок, значительное ухудшение качества поставляемых МТР или оказанных услуг.

5.12   При осуществлении закупок на основе проведения тендера ответственность за качество продукции/услуг и своевременность поставок от поставщика, выигравшего тендер, несет тендерный комитет при условии своевременного предоставления закупщиком полной достоверной информации о поставщиках, участвующих в тендере, а так же при наличия особого мнения директора департамента, в состав которого входит ПЗ / ЦЗ, оформленного в письменном виде (протоколе заседания тендерного комитета).

Окончание Приложения Ж

6 Действия в случае срыва поставок по тендеру

6.1 В случае срыва поставок победителем (ми) тендера по уже заключенному договору с Заказчиком, право поставки МТР / услуг переходит к участнику тендера, предложившему следующую по значению минимальную цену поставки при сохранении качества не хуже среднего уровня, полученного от других поставщиков в предшествующем периоде, и при сроке поставки, не превышающем стандартный срок закупки данного изделия. Решение о смене поставщика принимает директор департамента логистики или департамента, в состав которого входит ПЗ / ЦЗ. Если выбранные поставщики в силу объективных причин не могут обеспечить своевременную и полную поставку, то директор департамента логистики принимает решение о смене способа закупки и уведомляет о принятом решении тендерный комитет.

Приложение З

(Рекомендуемое)

Форма информационного формуляра для поставщиков МТР и услуг

Информационный формуляр

Наименование поставщика______________________________________________

Адрес компании________________________________________________________

Телефон/факс__________________________________________________________

Контактное лицо________________________________________________________

Директор _______________________________________________________________

Акционеры_____________________________________________________________

Перечень вопросов
История взаимодействия
Срок совместной работы с -Пермь»
Объем сделок за последний год в руб.
Доля поставщика в закупаемой -Пермь» продукции, услугах ( %)
Доля контракта с -Пермь» в общем объеме реализации поставщика (%)(по экспертной оценке закупщика)
Оценка рисков
Информация об оплате налогов
Предоставлялась ли бухгалтерская отчетность за предыдущий год?
Предоставлен ли весь пакет документов для риск-менеджмента
Оценка возможностей
Технический уровень производства
Наличие СМК
Инструменты ЛИН – системы
Классификация
К какому типу поставщиков относится
На основании каких критериев был классифицирован

Специалист ПЗ/ЦЗ ________________ ____________________________

(Подпись, дата) (ФИО)

Приложение И

(обязательное для запроса цен и запроса предложений)

Форма таблицы выбора предложений контрагента или исполнителя услуг

Таблица выбора предложений контрагента или исполнителя услуг

Критерии оценки предложений Участников	Контрагент 1	Контрагент 2	…	Контрагент n
Цена позиция №1 позиция №2 позиция №3 … позиция n	-----	-----	-----	-----
Сроки поставки, оказания услуг	-----	-----	-----	-----
Условия оплаты	-----	-----	-----	-----
Отзыв специалистов по качеству поставляемых товаров или оказываемых услуг	-----	-----	-----	-----
Условия поставки	-----	-----	-----	-----
Прочая информация (ссылка на первоисточник)	-----	-----	-----	-----
Результат рассмотрения.
Причина отказа
Наличие у поставщиков действующей СМК, отвечающей требованиям МС ИСО серии 9000

Исполнитель ___________ _____________

подпись, дата инициалы, фамилия

Начальник ПЗ или ЦЗ ___________ _____________

подпись, дата инициалы, фамилия

Согласовано

Директор департамента логистики ___________ _____________

подпись, дата инициалы, фамилия

Приложение К

(обязательное)

Форма таблицы выбора предложений контрагента или исполнителя услуг по тендеру

Таблица выбора предложений контрагента или исполнителя услуг по тендеру

Наименование лота	Наименование изделия 1
Тендерный период		Потребность Общества на разыгрываемый период	Осталось распределить между поставщиками
Поставщик	Цена прошлого периода	Цена, заявленная поставщиком на разыгрываемый период	% изменения цены	Цена, утвержденная поставщику	Количество, заявленное поставщиком на разыгрываемый период (в шт)	Качество по данной позиции в прошлом периоде, % годного	Обещанный поставщиком срок поставки, дней	Количество, утвержденное поставщику
Наименование поставщика 1
Наименование поставщика 2
…
Наименование поставщика n