Стандарт предприятия (стр. 1 )

ЭКЗ.___

Стандарт предприятия

Интегрированная система менеджмента

ПОЛИТИКА закупок и

организация взаимодействия с поставщиками

СТП ИСМ – 21 – 2012

Дата введения

Год-месяц-число

Предисловие

Сведения о стандарте

1 Разработан и внесен Департаментом логистики.

2 Утвержден и введен в действие приказом от «17» декабря 2012 № 000

3 Настоящий стандарт входит в состав интегрированной системы менеджмента группы компаний «НОВОМЕТ» и включает в себя идентичные основные нормативные положения следующих международных стандартов:

- ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;

- ISO 14001:2004 «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению»;

- OHSAS 18001:2007 «Системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности. Требования»;

- ISO/TS 29001:2010 «Техническая спецификация. Нефтяная, нефтехимическая и газовая отрасли промышленности – Отраслевые системы менеджмента качества – Требования к организациям, поставляющим продукцию и услуги»;

- API Spec. Q1-2007 «Спецификация программ обеспечения качества в нефтяной, нефтехимической и газовой промышленности»

4 ВЗАМЕН СТП ИСМ

Содержание

ЭКЗ.___. I

1 Область применения. 1

2 Нормативные ссылки. 2

3 Термины, определения и сокращения. 2

3.1 Термины и определения. 2

3.2 Сокращения. 4

4 Общие положения. 4

5 Цель и принципы регламентации закупочной деятельности. 5

6 Классификация МТР по процедурам выбора поставщика. 6

7 Участники процесса закупок и их функции. 7

8 Характеристика центров закупа и подразделений закупа, закрепление закупаемой номенклатуры 8

9 Права и обязанности участников процесса закупок. 9

10 Выявление и обоснование потребности в МТР и услугах. 10

11 Обеспечение прозрачности допуска поставщиков к оценке и одобрению. Создание конкурентной среды по выбору поставщиков. 11

12 Общие требования к поставщикам. Проведение процедуры риск - менеджмента поставщиков 13

13 Одобрение новых поставщиков. Технический аудит, техническая предквалификация. 16

14 Периодическая оценка поставщиков. 18

15 Используемые способы закупок. 20

16 Выбор способа и процедура проведения закупок. 21

17 Процедура мониторинга поставщиков. 25

18 Порядок заключения и исполнения договоров. 25

19 Входной контроль. 25

20 Хранение товарно-материальных ценностей. 26

. 27

28

. 29

30

. 32

. 34

.. 36

42

. 43

. 44

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Интегрированная система менеджмента ПОЛИТИКА ЗАКУПОК И ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ

Взамен СТП ИСМ–21–2009

1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт устанавливает основные требования к процессу закупок МТР и услуг и взаимодействию с поставщиками.

1.2 Стандарт обязателен для применения во всех подразделениях Общества, занимающихся закупками услуг, материалов, оборудования, запасных частей, инструмента, хозяйственных товаров и других МТР.

2 Нормативные ссылки

В настоящем положении использованы ссылки на следующие документы:

ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования

ISO 14001:2004 Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению

OHSAS 18001:2007 Системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности. Требования

ISO/TS 29001:2010 Техническая спецификация. Нефтяная, нефтехимическая и газовые отрасли промышленности. Отраслевые системы менеджмента качества – требования к организациям, поставляющим продукцию и услуги.

API Spec Q1–2007 Спецификация программ обеспечения качества в нефтяной, нефтехимической и газовой промышленности.

БП – 11.7.1-SL Планирование, анализ и формирование заявок на закупку с помощью системы SL. Создание заказов поставщикам по заявкам на закупку.

Положение о порядке согласования договоров.

СТП ИСМ–22 Интегрированная система менеджмента. Порядок входного контроля материалов, покупных комплектующих изделий.

СТП ИСМ–27 Интегрированная система менеджмента. Управление записями.

СТП ИСМ–32 Интегрированная система менеджмента. Внутренние аудиты.

СТП ИСМ– 46 Интегрированная система менеджмента. Корректирующие и предупреждающие действия.

СТП ИСМ – 47 Порядок оформления карт разрешений на отклонения.

СТП ИСМ– 48 Интегрированная система менеджмента. Транспортирование, погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковывание, консервация.

СТП ИСМ–45 Интегрированная система менеджмента. Управление несоответствующей продукцией.

Примечание – при пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, действующих в группе компаний. Если ссылочный документ заменен, то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем СТП применяются следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1  Аналогичная продукция – продукция, сходная по внешнему виду и выполняющая одинаковую функцию, но имеющая незначительные конструкционные изменения / модификации по сравнению с уже используемой в производстве.

3.1.2  Верификация - процесс проверки результатов определённых мероприятий по проектированию или разработке с целью определения соответствия продукции требованиям.

3.1.3  Вспомогательное производство – часть производственной деятельности Общества, необходимая для обслуживания основного производства и обеспечения бесперебойного изготовления и выпуска его продукции

3.1.4  Входной контроль - контроль продукции поставщика, поступившей к потребителю или заказчику и предназначаемой для использования при изготовлении, ремонте или эксплуатации продукции.

3.1.5  Единственный поставщик - предприятие, являющееся единственным поставляющим продукцию/услуги/работы, соответствующие заказанным инициаторами характеристикам закупаемых МТР / работ / услуг, выбранное в таком качестве по результатам предварительной оценки или по заявке Заказчика продукции Общества

3.1.6  Инициатор – подразделение, оформляющее заявку на закупку, внутренний клиент ПЗ или ЦЗ, исходя из согласованных на бюджетном комитете статей БДР.

3.1.7  Исполнитель (закупщик) – ЦЗ или ПЗ, ответственный за соблюдение процедуры выбора поставщика и фактическое исполнение поставки при соблюдение процедур закупки предусмотренных настоящим Положением. Возможно соединение функций инициатора и закупщика при закупках в рамках функциональных обязанностей, подтверждённых статьями БДР.

3.1.8  Качество - совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворить установленные и предполагаемые потребности.

3.1.9  Несоответствие - невыполнение установленного требования.

3.1.10  Общество (Заказчик) – -Пермь».

3.1.11  Основное производство – часть производственного процесса Общества, осуществляемая в основных цехах, в ходе которого основные материалы превращаются в готовую продукцию.

3.1.12  Посредник – торгово-закупочная фирма, не имеющая собственной производственной базы для производства товаров / работ / оказания услуг или официальных дилерских договоров с производителями.

3.1.13  Поставщик - лицо, осуществляющее поставку товара, выполнение работ и предоставление услуг в соответствии с договорами.

3.1.14  Поставщик-монополист – предприятие, осуществляющее исключительное производство какой-либо продукции / работы / услуги, предложениям которого отсутствует альтернатива (в том числе предприятия – естественные монополисты).

3.1.15  Проверка - подтверждение путем экспертизы и представления объективного доказательства того, что установленные требования были выполнены.

3.1.16  Производитель – компания, имеющая собственную производственную базу и занимающаяся самостоятельным производством товаров / работ / оказанием услуг или компания, являющаяся официальным дилером / представителем производителя.

3.1.17  Претендент – потенциальный поставщик, который рассматривается закупщиком, для осуществления поставок МТР услуг, работ.

3.1.18  Продукция - результат деятельности или процессов.

3.1.19  Протокол согласования цены – документ, утверждающий решение об установлении согласованной участниками закупок цены.

3.1.20  Тендерная документация – документ, направляемый участникам тендера, содержащий сведения об условиях и порядке проведения тендера, дату проведения тендера.

3.1.21  Тендерная комиссия – исполнительный орган тендерного комитета, осуществляющий предварительную проработку и проверку материалов, предоставляемых на тендер.

3.1.22  Тендерный комитет – орган, уполномоченный принимать решение о закупке МТР и услуг, круг которых определён данным Положением.

3.1.23  Работы и услуги производственного характера – услуги и работы, необходимые для выпуска /технологического изготовления продукции Общества.

3.2 Сокращения

БДДС	– бюджет движения денежных средств;
БДР	– бюджет доходов расходов;
БНО	– бюро нестандартного оборудования;
ВЭД	– группа внешнеэкономической деятельности;
БД	– база данных поставщиков
БП	– бизнес-процедура;
ДИР	– департамент инновационных разработок;
ДКР	– департамент корпоративного развития;
ДЛ	– департамент логистики;
ДПл	– департамент планирования;
ДПр	– департамент производства;
ДЭФ	–департамент экономики и финансов;
ИСМ	– интегрированная система менеджмента;
КД	– конструкторская документация;
КИС	– отдел
МТР	– материально-технические ресурсы;
НД	– нормативная документация;
НП	– начальники подразделений;
ОВК	– отдел внешней комплектации;
ОГМ	– отдел главного механика;
ОГЭ	– отдел главного энергетика;
ОИТ	– отдел информационных технологий;
ОМТС	– отдел материально-технического снабжения;
ООТиОС	– отдел охраны труда и окружающей среды;
ООР	– отдел организационного развития;
ОПИ	– опытно-промысловые испытания;
ОТК	– отдел технического контроля;
ПЗ	– подразделение по закупкам;
СГЭ	– служба главного энергетика;
СТП	– стандарт предприятия;
ТД	– технологическая документация;
ТМЦ	– товарно-материальные ценности;
ТУ	– технические условия;
ЦЗ	– центр закупа;
ЭТП	– электронная торговая площадка
SL	– система SyteLine 7 APS.

4 Общие положения

4.1 Настоящий Стандарт регламентирует процедуры закупки любых материалов, оборудования, запасных частей, инструмента, хозяйственных товаров и других МТР, а также заказа услуг сторонним организациям за счет средств Общества. При этом здесь и далее под закупками продукции (услуг, материалов, оборудования и др. МТР) понимается заключение любых возмездных гражданско-правовых договоров с юридическими и физическими лицами, а также объединениями этих лиц, в которых Общество выступает в качестве плательщика денежных средств другой стороне по такому договору, за исключением закупок ценных бумаг, долей компаний и векселей. Стандарт не распространяется на внутригрупповые, кредитные, обеспечительные меры и финансовые сделки.

4.2 В отношении закупок, осуществляемых для нужд Общества, порядок проведения которых специально регламентируется законодательством Российской Федерации, настоящий Стандарт применяется в полном объеме в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.

4.3 Ценовые значения, указанные в данном Стандарте, приводятся в рублях без НДС.

4.4 Решением Общего собрания акционеров, Совета Директоров Общества, принятым в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Уставом Общества, может быть предусмотрен особый порядок проведения отдельных закупок, который может предусматривать отклонения от настоящего СТП.

4.5 Ответственность за разработку и актуализацию данного СТП несет директор департамента логистики.

4.6 Директор департамента логистики и начальник службы контроллинга осуществляют контроль соблюдения данного СТП, текущая проверка осуществляется посредством проведения ежегодных внутренних аудитов ИСМ в соответствии с СТП ИСМ-32.

4.7 Укрупненная блок-схема принятия решения о способе закупок представлена в

5 Цель и принципы регламентации закупочной деятельности

5.1 Процедурная регламентация закупок применяется в целях обеспечения целевого и эффективного расходования денежных средств Общества, получения экономически обоснованных затрат (рыночных цен на продукцию), обеспечения максимальной прозрачности процесса закупки, устранения субъективного фактора и достижения максимальной выгоды при удовлетворяющем качестве и в установленные сроки.

5.2 Общие принципы:

1)  контроль эффективности распределения затрат, которые осуществляет Общество при закупе МТР или услуг;

2)  закрепление зон ответственности департаментов, по номенклатуре закупаемых МТР, работ, услуг (подкреплённое соответствующими статьями бюджета или иными документами);

3)  прозрачность принимаемых решений по закупкам;

4)  открытость для входа новых поставщиков и прозрачность требований, предъявляемых к поставщикам;

5)  зависимость уровня принятия решений о выборе поставщика / способа закупки от суммы закупки;

6)  стратегическое партнерство с поставщиками, значимыми для Общества. Стратегическое партнерство является главной целью работы с поставщиками и подразумевает двусторонние долгосрочные обязательства, в том числе связанные с подготовкой производства поставщиками для выпуска закупаемой Обществом продукции / оказания услуг, получение скидок при закупках, установление фиксированной цены на продукцию/услуги, и т. п.;

7)  постоянная работа по развитию поставщиков;

8)  выбор поставщиков на основании критериев цены, качества, сроков поставки и соблюдения ими требований налогового законодательства РФ;

9)  создание конкурентной среды по выбору поставщиков;

10)  своевременные поставки материалов и комплектующих требуемого качества для обеспечения ритмичного хода производства оборудования по заказам клиентов и инновационным проектам;

6 Классификация МТР по процедурам выбора поставщика

6.1 Классификация (группировка) МТР и услуг используемых на предприятии по определенным критериям на группы и распределение данных групп по процедурам выбора поставщика производится для оптимизации работы по закупкам.

Вводится классификация МТР и услуг по функциональному принципу по трем критериям - стоимость, характеристика рынка и характеристика спроса.

1. По критерию «Стоимость» деление на три группы (на основе АВС - анализа) :

Группа А (наиболее ценные) – составляет 80 % стоимости в общем объеме годовой закупки;

Группа В (промежуточные) – составляет 15 % стоимости в общем объеме годовой закупки;

Группа С (наименее ценные) – составляет 5 % стоимости в общем объеме годовой закупки.

Нижним порогом отнесения конкретной позиции в номенклатурной группе к группе А является сумма закупок по ним по предшествующему году не менее, чем на 500 000 рублей. Впервые закупаемые позиции могут быть отнесены к группе А только в случае закупки на сумму 500 000 рублей и более.

Т. к. номенклатура попавшая в Группу А является для предприятия стратегической (наиболее важной), то для обеспечения стабильности поставок и развития партнерских взаи-мовыгодных отношений следует стремиться к заключению долгосрочных (более 12 месяцев) договоров поставки, но в то же время осуществлять регулярный мониторинг рынка, чтобы вовремя среагировать на превышение цены, указанной в договоре от уровня рыночных цен.

2.По критерию «характеристика рынка»- деление на две группы:

Рынок Поставщика 1 поставщик на рынке.

Рынок «Потребителя» - количество поставщиков на рынке более 1.

3.По критерию «характер спроса» деление также на две группы:

Регулярный спрос-закупка осуществляется 3 и более раз в год.

Нерегулярный спрос – закупка осуществляется менее 3 раз в год.

Такая разбивка номенклатурных групп позволяет создать классификационную «входную» матрицу закупок представленную в Таблице 1:

Таблица 1

Группа А	Закупка из единственного источника	Тендеры
Группа В	Закупка из единственного источника	Регулярный спрос - тендеры Нерегулярный спрос – запрос Предложений или запрос цен, или Закупка на электронной площадке
Группа С	Закупка из единственного источника	Запрос предложений или запрос Цен, закупка на электронной площадке
	Рынок Поставщика	Рынок Потребителя

Распределение номенклатурных групп по процедурам выбора поставщиков осуществляется следующим образом:

1.  Поставщики номенклатуры, попавшей в группу «Рынок Поставщика», включаются в перечень Монополистов и осуществляется процедура «Закупка из единственного источника».

2.  Номенклатура, попавшая в группу «Рынок Потребителя», закупается через конкурентные процедуры выбора поставщика.

- Группа А: закупается на основе конкурсных процедур (эффект для данной группы превышает временные и материальные затраты на организацию данной процедуры);

- Группа В: закупается на основе конкурсных процедур и на ЭТП;

- Группа С: закупается на основе запроса предложений, запроса цен, закупки на ЭТП.

3.  Регулярный спрос – закупается на основе конкурса;

4.  Нерегулярный спрос – выбор Поставщика осуществляется через запрос предложений или цен, т. к. проведение конкурса значительно увеличит время исполнения заказа.

6.2 На основании данной классификации все МТР и услуги разбиваются на указанные группы. Затем, на основании информации о распределении МТР и услуг по процедурам закупки составляется «Общий классификатор закупок предприятия», в котором содержится разделение МТР и услуг по группам, процедуры выбора поставщика, привязанные к данной классификации, а также закрепленные для каждой группы и процедуры конкретные поставщики и ответственные (курирующие) подразделения. Этот «Общий классификатор…» утверждается приказом по предприятию и составляется ежеквартально.

6.3 Примерная форма «Общего классификатора…» приведена в

Ответственное подразделение – ДЛ.

7 Участники процесса закупок и их функции

1 Функции инициатора, закупщика, тендерной комиссии и тендерного комитета разграничены.

7.1.1  Функции инициатора:

-  обоснование необходимости и бюджетирование закупок в рамках утвержденного годового БДР и инвестиционного бюджета;

-  своевременное предоставление необходимой информации исполнителям для организации процесса закупок;

-  контроль осуществления закупок на любом этапе, при необходимости;

-  контроль качества поступившей продукции на соответствие заявленным техническим требованиям, при необходимости.

7.1.2  Функции закупщика:

-  подготовка предложений для выбора способа закупки;

-  сбор информации по возможным поставщикам и подготовка материалов для выбора поставщика;

-  сопровождение, заключение и контроль исполнения договора;

-  соблюдение положения о БДДС;

-  контроль дебиторской и кредиторской задолженности.

7.1.3  Функции ОТК

-  ведение постоянного контроля качества МТР / работ / услуг производственного характера;

-  организация проведения технического аудита поставщиков;

-  анализ представленных новыми поставщиками Листов технической предквалификации;

-  участие в процедуре технологической предквалификации;

-  предоставление результатов аудита на ТКМ;

-  участие в работе тендерных комиссий по закупу МТР \ работ \услуг, проходящих входной контроль;

-  развитие системы управления качеством у поставщиков.

7.1.4  Функции руководителя ЦЗ / ПЗ

-  инициирование необходимости и предложение варианта решения о выборе способа закупки в соответствии с данной Политикой;

-  инициирование необходимости и предложение варианта решения о выборе поставщика в соответствии с Классификатором п.6.2;

-  общее руководство закупочной деятельностью ПЗ \ ЦЗ;

-  участие в работе тендерной комиссии ПЗ \ ЦЗ.

7.1.5  Функции директора департамента логистики:

-  организация процесса закупок, согласно настоящего СТП;

-  принятие решения о выборе поставщиков, способе закупки, процедуре закупки и иные действия в соответствии с настоящим СТП;

-  общее руководство и контроль закупочной деятельности в соответствии с настоящим СТП;

7.1.6  Функции тендерной комиссии:

-  подготовка материалов для рассмотрения на тендерном комитете

-  проведение анализа представленных поставщиками коммерческих предложений

-  запрос (при необходимости) дополнительной информации по поставщикам у представителей ПЗ / ЦЗ или поставщиков.

7.1.7  Функции тендерного комитета:

-  одобрение выбора единственных поставщиков и монополистов;

-  определение победителей (поставщиков) в рамках конкурсных (тендерных) процедур.

8 Характеристика центров закупа и подразделений закупа, закрепление закупаемой номенклатуры

8.1 Закупка МТР и услуг производится подразделениями, которым присвоен статус «Подразделение закупа» и «Центр закупа». При этом следует понимать, что:

8.1.1 Подразделения закупа (ПЗ): Подразделения Общества, непосредственно входящие в департамент логистики, для которых функция закупки МТР и услуг является основным видом деятельности, при этом закупка осуществляется на основе заявок от Департамента планирования и других подразделений Общества, согласно утвержденному БДР подразделений и инвестиционного бюджета.

8.1.2 Центры закупа (ЦЗ): Подразделения Общества, обладающие полномочиями по закупке МТР и услуг, необходимых преимущественно для обеспечения основной функции подразделения, при этом закупочная деятельность в данных подразделениях не является основной. Все закупки, осуществляемые ЦЗ, должны проводиться в рамках утверждённых бюджетов (БДР, инвестиционные бюджеты). В случае возникновения потребности закупа не заложенных в бюджете МТР / работ / услуг директор департамента, в который входит ЦЗ, согласовывает увеличение бюджета подразделения в установленном в Обществе порядке, после чего осуществляет закупки.

8.2 Закрепление закупаемой номенклатуры осуществляется на основании «Общего классификатора закупок предприятия».

8.3 Целесообразность распределения по ответственным ЦЗ / ПЗ номенклатуры закупаемых МТР, работ, услуг определяется по результатам оценки возможных преимуществ от консолидации закупок или обеспечения большей гибкости и сокращения сроков закупок.

9 Права и обязанности участников процесса закупок

9.1 Закупщики обязаны:

а) в своих действиях при закупке МТР и услуг руководствоваться настоящим СТП, а также нести персональную ответственность за исполнение действий, связанных с проведением закупки;

б) вести хозяйственные отношения от стадии выбора контрагента до стадии прекращения отношений с контрагентом, в т. ч. за ведение переговоров и переписки с контрагентами по коммерческим вопросам (номенклатуре, количестве, видах товаров, работ, услуг, ценах, качестве, транспортировке, сроках исполнения, способах и формах оплаты, связи и т. д.), вопросам исполнения обязательств контрагентом и т. д.;