Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Экспертиза ценности документов» (стр. 2 )

ставит на заявлении регистрационный штамп Архивного отдела для входящей корреспонденции, указывает дату приема;

делает запись на описи о соответствии количества и состава принятых на рассмотрение документов, проставляет дату приема, заверяет своей подписью с указанием фамилии;

передает один экземпляр описи документов заявителю, что является подтверждением факта принятия документов от заявителя, а второй экземпляр описи документов вместе с представленным заявителем комплектом документов оставляет в Архивном отделе для дальнейшей регистрации и проведения экспертизы ценности;

сообщает получателю государственной услуги устно и выдает ему памятку с указанием места и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую он приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов (приложение 6);

направляет заявление и документы заявителя, представленные на экспертизу ценности, с приложенным экземпляром описи на регистрацию в электронном регистрационном журнале.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 15 минут.

2.6. При представлении почтой (электронной почтой или курьером) полного комплекта документов, оформленных надлежащим образом, по почте без уведомления секретарь Экспертно-проверочной комиссии уведомляет заявителя по телефону или по электронной почте (в случае невозможности сообщить заявителю указанными способами – направляет заявителю информацию по почте без уведомления) о получении документов, а также о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую он приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

2.7. В случае если в ходе проверки документов секретарь Экспертно-проверочной комиссии обнаруживает, что заявитель представил неполный комплект документов или документы, не соответствующие требованиям подразделов 1.4 – 1.5 раздела I стандарта государственной услуги, он заполняет перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (приложение 7), а также дает необходимые разъяснения относительно формы и мест получения данных документов, порядка устранения указанных недостатков.

Секретарь Экспертно-проверочной комиссии вписывает от руки недостающие в комплекте документы и выявленные недостатки в заблаговременно приготовленный бланк перечня или заполняет его на компьютере, найдя файл, содержащий указанный бланк в электронном делопроизводстве Архивного отдела в соответствии с номенклатурой дел Архивного отдела, а затем распечатывает заполненный перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (приложение 7), ставит личную подпись.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

2.8. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии вручает заявителю перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (приложение 7) вместе с комплектом представленных документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

2.9. В случае если секретарь Экспертно-проверочной комиссии обнаруживает при проверке представленных по почте, по электронной почте или курьером документов основания для отказа в предоставлении государственной услуги, он готовит проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа (приложение 5) и направляет его на подпись начальнику Архивного отдела аналогично действиям, указанным в пункте 2.3.3 настоящего административного регламента.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

2.10. После подписания уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги начальником Архивного отдела секретарь Экспертно-проверочной комиссии прикладывает уведомление к документам, представленным заявителем, и передает их специалисту Архивного отдела, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, для отправки по почте.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

2.11. Общий максимальный срок процедуры – 30 минут при личном обращении заявителя; при представлении документов по почте, по электронной почте, курьером – 1 рабочий день.

Процедура 3. Регистрация документов в электронном регистрационном журнале

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Отметка о приеме документов заявителя для проведения экспертизы ценности (лично, по почте, в том числе по электронной почте, курьером) на описи принятых документов.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за регистрацию документов в электронном регистрационном журнале, – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  регистрирует представленные документы заявителя в электронном регистрационном журнале документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии: вносит запись в электронный регистрационный журнал документов, с указанием даты поступления документов, способа поступления документов, названия организации (фамилии, инициалов гражданина), представившей документы, названия документа, в случае представления описей дел, номенклатур дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – с указанием крайних дат документа (лет) и количества единиц хранения; -  ведет электронный регистрационный журнал документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии; -  передает документы председателю Экспертно-проверочной комиссии для определения эксперта, который будет осуществлять экспертизу ценности представленных документов. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	1 рабочий день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя Экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Электронный регистрационный журнал документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. Регистрация документов в электронном регистрационном журнале. 2. Передача документов председателю Экспертно-проверочной комиссии для определения эксперта, который будет осуществлять экспертизу ценности представленных документов

3.1. Основанием для начала выполнения процедуры по регистрации документов в электронном регистрационном журнале документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии, является поступление заявления и документов заявителя с отметкой о приеме документов на описи принятых документов секретарю Экспертно-проверочной комиссии.

3.2. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии регистрирует полный и правильно оформленный комплект документов, представленный заявителем (в том числе в электронном виде), в электронном регистрационном журнале документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (приложение 8).

3.3. При регистрации секретарь Экспертно-проверочной комиссии присваивает каждому документу, представленному на экспертизу ценности, свой порядковый номер (нумерация сквозная в течение делопроизводственного года), указывает дату поступления документа, способ поступления документов, название организации (фамилию, инициалы гражданина), представившей документы (то есть получателя государственной услуги), название документа, крайние даты документа (годы), количество единиц хранения (для описей дел, номенклатур дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

Затем секретарь Экспертно-проверочной комиссии ставит регистрационный штамп на заключение или выписку из решения Экспертно-методической комиссии государственного архива, в котором указывает регистрационный номер, соответствующий номеру в электронном регистрационном журнале документов, поступающих на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии (приложение 8).

Максимальная длительность выполнения действия составляет 15 минут.

3.4. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии подготавливает зарегистрированные документы для передачи председателю Экспертно-проверочной комиссии для определения эксперта, который будет осуществлять экспертизу ценности представленных документов.

Для этого к каждому документу, внесенному в регистрационный электронный журнал и подлежащему экспертизе ценности, секретарь Экспертно-проверочной комиссии прикладывает бланк направления документов на экспертизу ценности (приложение 9), который готовит заблаговременно или распечатывает из файла, содержащего указанный бланк и находящегося в электронном делопроизводстве Архивного отдела в соответствии с номенклатурой дел Архивного отдела.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.5. Зарегистрированные документы вместе с бланком направления документов на экспертизу ценности секретарь Экспертно-проверочной комиссии передает председателю Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.6. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 1 рабочий день.

Процедура 4. Определение экспертов, которые будут осуществлять экспертизу ценности документов

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Регистрация документов, поступивших на экспертизу ценности, в электронном регистрационном журнале.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за назначение экспертов, которые будут осуществлять экспертизу ценности документов, – председатель Экспертно-проверочной комиссии (далее – председатель Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Председатель Экспертно-проверочной комиссии: -  назначает членов Экспертно-проверочной комиссии и эксперта/экспертов, которые будут осуществлять экспертизу ценности представленного документа или документов; -  определяет сроки проведения экспертизы ценности документов членами Экспертно-проверочной комиссии, экспертами; -  продлевает в необходимых случаях срок проведения экспертизы ценности документов членами Экспертно-проверочной комиссии, экспертами; -  оформляет направление документов на экспертизу ценности документов. Председатель Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	1 рабочий день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны начальника Архивного отдела.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Оформление направления документов на экспертизу ценности с указанием исполнителя и срока исполнения, даты, времени и места проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1.Определение эксперта / экспертов, которые будут осуществлять экспертизу ценности документов. 2. Оформление направления документов на экспертизу ценности документов. 3. Передача документов заявителя и направления на экспертизу ценности документов секретарю Экспертно-проверочной комиссии.

4.1. Основанием для выполнения процедуры является поступление документов заявителя, зарегистрированных в электронном регистрационном журнале.

4.2. Председатель Экспертно-проверочной комиссии указывает на бланке направления документов на экспертизу ценности (приложение 9) фамилию, инициалы члена (членов) Экспертно-проверочной комиссии, который будет (будут) осуществлять экспертизу ценности представленных заявителем документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

4.3. В случае необходимости председатель Экспертно-проверочной комиссии привлекает к экспертизе ценности в качестве экспертов сотрудников государственных архивов Тверской области или независимых экспертов по конкретному вопросу (документу), согласовывая с ними вопрос участия в проведении экспертизы ценности по телефону или посредством направления запроса.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

4.4. Председатель Экспертно-проверочной комиссии определяет срок проведения экспертизы ценности документов и указывает его в бланке направления на экспертизу ценности документов (приложение 9).

Председатель Экспертно-проверочной комиссии определяет срок проведения экспертизы ценности документа в зависимости от объема и сложности документа / документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

4.5. Председатель Экспертно-проверочной комиссии передает документы, подлежащие экспертизе, вместе с направлением документов на экспертизу ценности секретарю Экспертно-проверочной комиссии для передачи члену Экспертно-проверочной комиссии, эксперту, который будет осуществлять экспертизу ценности представленного документа или документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

4.6. Председатель Экспертно-проверочной комиссии в случае письменного обращения эксперта о продлении срока проведения экспертизы с указанием причины принимает решение о сохранении или изменении срока проведения экспертизы ценности. При изменении срока проведения экспертизы ценности документов указывает в бланке направления документов на экспертизу ценности (приложение 9) новый срок.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

4.7. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 1 рабочий день.

Процедура 5. Направление документов членам Экспертно-проверочной комиссии, экспертам

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Поступление документов заявителя и оформленного направления документов на экспертизу ценности с указанием исполнителя и срока исполнения, даты, времени и места проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за передачу документов членам Экспертно-проверочной комиссии, экспертам, – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  заносит информацию об экспертах, которые будут проводить экспертизу ценности документов, в соответствии с резолюцией председателя Экспертно-проверочной комиссии в электронный регистрационный журнал; -  передает документы заявителя членам Экспертно-проверочной комиссии в соответствии с резолюцией председателя Экспертно-проверочной комиссии для проведения экспертизы ценности. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	1 рабочий день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	1. Фиксация резолюции председателя Экспертно-проверочной комиссии в электронном регистрационном журнале в соответствующей графе. 2. Указание даты передачи документов секретарем Экспертно-проверочной комиссии члену Экспертно-проверочной комиссии в электронном регистрационном журнале в соответствующей графе.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	Передача документов заявителя и направления документов на экспертизу ценности членам Экспертно-проверочной комиссии, экспертам.

5.1. Основанием для начала процедуры по направлению документов членам Экспертно-проверочной комиссии, экспертам для проведения экспертизы их ценности является поступление секретарю Экспертно-проверочной комиссии комплекта документов заявителя с резолюцией председателя Экспертно-проверочной комиссии об исполнителях и сроках выполнения экспертизы, даты, времени и места проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на оформленном направлении документов на экспертизу.

5.2. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии, получив от председателя Экспертно-проверочной комиссии документы заявителя, подлежащие экспертизе ценности, вместе с направлением на экспертизу ценности документов, вносит информацию об экспертах, которые будут проводить экспертизу ценности документов, в соответствии с резолюцией председателя Экспертно-проверочной комиссии о назначении экспертов и сроках проведения экспертизы ценности документов в соответствующую графу электронного регистрационного журнала «Резолюция председателя Экспертно-проверочной комиссии», указывая фамилию, инициалы членов Экспертно-проверочной комиссии, экспертов и срок проведения экспертизы ценности документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 10 минут.

5.3. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии передает документы с направлением документов на экспертизу ценности членам Экспертно-проверочной комиссии, экспертам.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

5.4. Передачу документов, подлежащих экспертизе ценности, независимым экспертам секретарь Экспертно-проверочной комиссии осуществляет по согласованию с экспертами посредством почты, курьера или лично.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

5.5. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии указывает в электронном регистрационном журнале дату передачи документов в графе «Дата передачи документа экспертам».

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

5.6. В случае если срок проведения экспертизы ценности документов был продлен, секретарь Экспертно-проверочной комиссии указывает в электронном регистрационном журнале новый срок проведения экспертизы ценности документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

5.7. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 1 рабочий день.

Процедура 6. Экспертиза ценности документов (рассмотрение и составление заключений по документам членами Экспертно-проверочной комиссии)

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Получение документов на экспертизу ценности членом / членами Экспертно-проверочной комиссии, которые будут осуществлять экспертизу ценности документов, поступивших от заявителя.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностные лица Архивного отдела, ответственные за экспертизу представленных документов, – члены Экспертно-проверочной комиссии, независимые эксперты (далее – члены Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Член Экспертно-проверочной комиссии: -  знакомится с документами, представленными заявителем для получения государственной услуги; -  проводит экспертизу представленных документов; -  перепроверяет в установленном порядке полученную информацию, достоверность которой вызывает сомнения; -  в необходимых случаях обращается к председателю Экспертно-проверочной комиссии о продлении срока проведения экспертизы; -  при необходимости осуществляет экспертизу ценности представленных документов посредством выхода в организацию – источник комплектования государственного или муниципального архива Тверской области; -  при необходимости запрашивает у секретаря Экспертно-проверочной комиссии нормативные документы, связанные с вопросами экспертизы ценности документов и имеющиеся в распоряжении Экспертно-проверочной комиссии; -  по результатам экспертизы составляет заключение о результатах экспертизы ценности документа (документов), в котором предлагает проект решения о результатах экспертизы ценности представленных документов, формулирует особое мнение; -  передает заключение о результатах экспертизы ценности документа (документов) в электронном виде и на бумажном носителе вместе с документом (документами) заявителя специалисту Архивного отдела, ответственному за подготовку заседания Экспертно-проверочной комиссии. Член Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	5 рабочих дней, в исключительных случаях может продлеваться до 10 рабочих дней
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя Экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Заключение, составленное членом Экспертно-проверочной комиссии, о результатах экспертизы ценности документа (документов), в котором указывается полное наименование документа, количество единиц хранения (дел) (при необходимости), хронологические рамки документа, вносятся замечания по документу, предложения по их устранению, а также проект решения по вопросу (документу).
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. Оформление экспертных заключений по результатам экспертизы ценности документа (документов). 2. Передача экспертных заключений в электронном виде и на бумажном носителе вместе с документом (документами) заявителя, по которым проводилась экспертиза ценности, секретарю Экспертно-проверочной комиссии.

6.1. Основанием для начала экспертизы ценности документов является поступление документов заявителя членам Экспертно-проверочной комиссии.

6.2. Член Экспертно-проверочной комиссии, получивший от секретаря Экспертно-проверочной комиссии документы с направлением документов на экспертизу ценности, подписанным председателем Экспертно-проверочной комиссии, в течение срока, указанного в направлении, проверяет их в зависимости от видов документов, на соответствие действующему законодательству и Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, другим нормативным и методическим документам в сфере архивного дела Российской Федерации.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 4 рабочих дня.

6.3. В случае необходимости продления срока подготовки экспертного заключения, связанного с:

проведением дополнительного изучения нормативных и методических документов, относящихся к существу вопроса,

обращением к независимым экспертам и заинтересованным организациям для получения дополнительной информации, необходимой для осуществления экспертизы ценности,

осуществлением выхода (выезда) в организацию – источник комплектования государственного или муниципального архива Тверской области

члены Экспертно-проверочной комиссии обращаются к председателю Экспертно-проверочной комиссии в письменном виде с просьбой о продлении срока проведения экспертизы с указанием причины.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

6.4. При продлении срока экспертизы ценности документов члены Экспертно-проверочной комиссии осуществляют экспертизу ценности документов заявителя в течение вновь установленного срока.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 4 рабочих дня.

6.5. В случаях, когда достоверность сведений, представленных в документе, подлежащему экспертизе ценности, вызывает вопросы и сомнения, которые не устраняются по ходу камеральной экспертизы ценности документа, члены Экспертно-проверочной комиссии осуществляют экспертизу ценности документов непосредственно в организации – источнике комплектования государственного или муниципального архива Тверской области посредством выхода (выезда) в организацию.