Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Экспертиза ценности документов» (стр. 3 )

Максимальная длительность выполнения действия составляет 4 рабочих дня.

6.6. По результатам экспертизы ценности документов члены Экспертно-проверочной комиссии составляют в электронном виде заключение о результатах экспертизы ценности документа (документов) (приложение 10), в котором указывают полное наименование документа (документов), экспертиза которого (которых) была осуществлена, количество единиц хранения (дел) (при необходимости), хронологические рамки документа, вносят замечания по документу, предложения по их устранению, а также проект решения по вопросу (документу).

Члены Экспертно-проверочной комиссии распечатывают заключение, ставят личную подпись и дату составления заключения, прикладывают к документу, на которое оно составлено.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

6.7. Член Экспертно-проверочной комиссии передает заключение о результатах экспертизы ценности документа (документов) в бумажном и электронном виде (на съемных носителях, по электронной почте или размещает в электронном делопроизводстве Архивного отдела в соответствии с номенклатурой дел Архивного отдела) секретарю Экспертно-проверочной комиссии вместе с документом (документами) не позднее, чем за 1 рабочий день до заседания Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

6.8. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 5 рабочих дней; в исключительных случаях – 10 рабочих дней.

Процедура 7. Подготовка проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Наступление даты формирования повестки дня заседания Экспертно-проверочной комиссии (не позднее, чем за 5 рабочих дней до дня заседания).
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за подготовку проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  формирует повестку дня заседания Экспертно-проверочной комиссии; -  согласовывает повестку дня очередного заседания Экспертно-проверочной комиссии с председателем Экспертно-проверочной комиссии; -  учитывает изменения и вносит соответствующие коррективы в повестку дня заседания Экспертно-проверочной комиссии; -  формирует материалы для рассмотрения на заседании Экспертно-проверочной комиссии; -  своевременно уведомляет членов Экспертно-проверочной комиссии, получателей государственной услуги, представивших документы на экспертизу ценности, других участников заседания о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, повестке дня заседания. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	1 рабочий день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя Экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	1. Повестка дня заседания Экспертно-проверочной комиссии. 2. Уведомление в устной (в том числе по телефону) и письменной (при необходимости) форме членов Экспертно-проверочной комиссии, получателей государственной услуги, представивших документы на экспертизу ценности о месте и времени заседания.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. Сформированная повестка дня заседания Экспертно-проверочной комиссии. 2. Уведомление членов Экспертно-проверочной комиссии и получателей государственной услуги о времени и месте проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии.

7.1. Основанием для начала подготовки проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии является наступление даты формирования повестки дня заседания – не позднее, чем за 5 рабочих дней до дня проведения заседания.

7.2. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии на основе ежегодного плана работы Экспертно-проверочной комиссии и поступивших на экспертизу ценности документов от заявителей формирует повестку дня заседания комиссии.

Повестка составляется за 5 рабочих дней до дня заседания Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 4 часа.

7.3. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии согласовывает в рабочем порядке повестку дня заседания Экспертно-проверочной комиссии с председателем Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 час.

7.4. После согласования повестки дня заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарь Экспертно-проверочной комиссии устно, по телефону, факсу, электронной почте, по почте (при необходимости) уведомляет членов Экспертно-проверочной комиссии, заявителей и других участников заседания о времени и месте заседания, повестке дня заседания.

В связи с тем, что заседание Экспертно-проверочной комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют более половины членов комиссии, секретарь Экспертно-проверочной комиссии в процессе уведомления участников заседания должен удостовериться, что в предстоящем заседании комиссии могут принять участие большинство членов Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

7.5. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии размещает повестку дня заседания Экспертно-проверочной комиссии на информационном стенде Архивного отдела, а также передает для размещения на сайте специалисту Архивного отдела, ответственному за размещение информации на официальном сайте Архивного отдела в сети Интернет.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 10 минут.

7.6. В случае изменения повестки дня заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарь Экспертно-проверочной комиссии корректирует повестку дня заседания Экспертно-проверочной комиссии и своевременно оповещает об изменениях членов Экспертно-проверочной комиссии, заявителей, других участников заседания.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 час.

7.7. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 1 рабочий день.

Процедура 8. Проведение заседания Экспертно-проверочной комиссии (принятие решения о ценности представленных документов)

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	1. Наступление даты заседания Экспертно-проверочной комиссии. 2. Представление документов заявителя вместе с экспертными заключениями членов Экспертно-проверочной комиссии по результатам рассмотрения ими документов, представленных для проведения экспертизы ценности.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за проведение заседания Экспертно-проверочной комиссии, – председатель Экспертно-проверочной комиссии (далее – председатель Экспертно-проверочной комиссии). Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за протоколирование заседания Экспертно-проверочной комиссии, – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Председатель Экспертно-проверочной комиссии: -  определяет регламент заседания (время докладов и сообщений членов Экспертно-проверочной комиссии); -  вносит изменения в повестку дня заседания Экспертно-проверочной комиссии (при необходимости); -  проводит заседание Экспертно-проверочной комиссии. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  фиксирует решения, принимаемые членами Экспертно-проверочной комиссии на заседании; -  запрашивает у членов Экспертно-проверочной комиссии, экспертов дополнительную информацию, необходимую для уточнения сведений, вносимых в протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии. Должностные лица Архивного отдела обязаны соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	3 часа. 1 рабочий день – в случае выездного заседания комиссии в государственные и муниципальные архивы Тверской области. Частота проведения заседаний – не реже одного раза в месяц, в соответствии с ежегодным планом работы Экспертно-проверочной комиссии.
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны начальника Архивного отдела.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Протоколирование заседания Экспертно-проверочной комиссии.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	Принятие решения Экспертно-проверочной комиссии о результатах экспертизы ценности документов, представленных заявителем.

8.1. Основанием для выполнения процедуры является наступление срока проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии и представление на заседание комиссии документов заявителя вместе с экспертными заключениями.

8.2. Заседание Экспертно-проверочной комиссии проводится в назначенное время и в назначенном месте.

Заседание комиссии проводит председатель Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 3 часа.

8.3. Члены Экспертно-проверочной комиссии в соответствии с повесткой дня заседания сообщают о результатах экспертизы ценности документа / документов и предлагают проект решения по рассмотренному документу / документам.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 20 минут.

8.4. Проекты решений по каждому документу обсуждаются, проводится голосование.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 20 минут.

8.5. Решение принимается отдельно по каждому представленному документу большинством голосов членов Экспертно-проверочной комиссии.

При разделении голосов поровну решение принимает председатель Экспертно-проверочной комиссии.

В спорных случаях решение может быть отложено или принято решение о повторной или дополнительной экспертизе ценности документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

8.6. Экспертно-проверочная комиссия в целях повышения качества проведения экспертизы ценности проводит выездные заседания комиссии в государственные и муниципальные архивы Тверской области с приглашением представителей организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

8.7. Выездное заседание Экспертно-проверочной комиссии проходит в том же порядке, что и камеральное заседание комиссии.

8.8. Общий максимальный срок выполнения процедуры: 3 часа, в случае проведения выездного заседания комиссии в государственные и муниципальные архивы Тверской области – 1 рабочий день.

Процедура 9. Оформление протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Проведенное заседание Экспертно-проверочной комиссии, на котором принято решение Экспертно-проверочной комиссии по результатам экспертизы ценности документов заявителя.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за оформление протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии, – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии)
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  оформляет протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии; -  указывает решение Экспертно-проверочной комиссии по каждому документу; -  фиксирует в протоколе заседания обсуждение результатов экспертизы ценности, замечания и предложения членов Экспертно-проверочной комиссии, экспертов, получателей государственной услуги (в случае их присутствия), участников заседания комиссии, решения Экспертно-проверочной комиссии по каждому документу; -  включает в протокол проекты решения, предложенные членами Экспертно-проверочной комиссии о результатах экспертизы ценности документов, представленных заявителем. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	5 рабочих дней
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя Экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. Фиксирование решений Экспертно-проверочной комиссии по результатам экспертизы ценности представленных документов заявителя в протоколе заседания Экспертно-проверочной комиссии. 2. Подписание протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарем Экспертно-проверочной комиссии. 3. Передача протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии председателю Экспертно-проверочной комиссии для подписания.

9.1. Основанием для выполнения процедуры является проведенное заседание Экспертно-проверочной комиссии, на котором принято решение Экспертно-проверочной комиссии по результатам экспертизы ценности документов заявителя.

9.2. По окончании заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарь Экспертно-проверочной комиссии оформляет протокол в электронном виде, в который вносит обсуждение результатов экспертизы ценности, замечания, предложения и проекты решения членов Экспертно-проверочной комиссии, мнения и суждения получателей государственной услуги и других участников заседания Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

9.3. По каждому документу секретарь Экспертно-проверочной комиссии фиксирует решение Экспертно-проверочной комиссии, принятое большинством голосов членов комиссии:

а) о согласовании / не согласовании списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;

б) включении / не включении организаций в списки и исключении / не исключении организаций из списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;

в) о месте архивного хранения документов организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, в том числе ликвидированных организаций независимо от формы собственности;

г) о согласовании / не согласовании примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;

д) об утверждении / не утверждении описей дел постоянного срока хранения, включенных в состав Архивного фонда Тверской области, в том числе описей на документы личного происхождения;

е) об утверждении / не утверждении описей на фото-, фоно-, видеодокументы организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;

ж) об утверждении / не утверждении перечней проектов, научно-техническая документация по которым подлежит постоянному хранению в государственных и муниципальных архивах Тверской области, и описей научно-технической документации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области;

з) о согласовании / не согласовании описей дел по личному составу организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, в том числе описей дел по личному составу ликвидируемых организаций, при передаче документов на хранение в государственные и муниципальные архивы Тверской области;

и) об утверждении / не утверждении актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе документов по личному составу, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Тверской области;

к) о представлении / не представлении уникальных документов, хранящихся в государственных архивах Тверской области, для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и Государственный реестр уникальных документов Тверской области.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

9.4. При голосовании членов Экспертно-проверочной комиссии секретарь Экспертно-проверочной комиссии указывает результаты голосования.

При разделении голосов членов комиссии по документу (вопросу) поровну секретарь Экспертно-проверочной комиссии указывает решение председателя Экспертно-проверочной комиссии.

Особые мнения членов Экспертно-проверочной комиссии секретарь Экспертно-проверочной комиссии отражает в протоколе и/или прикладывает к нему в письменном виде на отдельном документе.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 час.

9.5. После того, как в протокол внесены решения по всем документам (вопросам) секретарь Экспертно-проверочной комиссии составляет итоговую запись к протоколу, в которой подводятся итоги заседания, с указанием количества рассмотренных и утвержденных / не утвержденных и согласованных / не согласованных документов (по видам документов), принятых решений.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 час.

9.6. После оформления протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарь Экспертно-проверочной комиссии распечатывает протокол заседания на бланке Архивного отдела в одном экземпляре, ставит подпись и передает протокол председателю Экспертно-проверочной комиссии для подписания.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 20 минут.

9.7. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 5 рабочих дней.

Процедура 10. Подписание протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Получение протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии от секретаря Экспертно-проверочной комиссии.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, правомочное подписывать протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии, – председатель Экспертно-проверочной комиссии (далее – председатель Экспертно-проверочной комиссии).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Председатель Экспертно-проверочной комиссии: -  проверяет соответствие содержания протокола и зафиксированных в нем решений Экспертно-проверочной комиссии решениям, принятым на состоявшемся заседании; -  проверяет правильность оформления протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии; -  подписывает протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии (при положительном решении); -  возвращает протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарю Экспертно-проверочной комиссии на доработку (при отрицательном решении). Председатель Экспертно-проверочной комиссии обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	1 рабочий день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны начальника Архивного отдела.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Подпись председателя Экспертно-проверочной комиссии на протоколе заседания Экспертно-проверочной комиссии.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. Подписание протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии председателем Экспертно-проверочной комиссии и передача его секретарю Экспертно-проверочной комиссии (при положительном решении). 2. Возвращение протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии секретарю Экспертно-проверочной комиссии на доработку (при отрицательном решении).

10.1. Основанием для выполнения процедуры является получение протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии для подписания от секретаря Экспертно-проверочной комиссии.

10.2. Председатель Экспертно-проверочной комиссии, получив от секретаря Экспертно-проверочной комиссии, протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии, удостоверяется, что:

оформление протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии соответствует требованиям и рекомендациям, принятым делопроизводством Архивного отдела;

решения Экспертно-проверочной комиссии зафиксированы по каждому документу, прошедшему экспертизу ценности и соответствуют решениям, принятым на состоявшемся заседании Экспертно-проверочной комиссии;

особые мнения членов Экспертно-проверочной комиссии учтены.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

10.3. В случае если в протоколе заседания Экспертно-проверочной комиссии обнаружены недостатки оформления и/или неточно изложенные формулировки решений Экспертно-проверочной комиссии о результатах экспертизы ценности документов, представленных заявителем, председатель Экспертно-проверочной комиссии возвращает протокол секретарю Экспертно-проверочной комиссии на доработку.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

10.4. Правильно оформленный и составленный протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии председатель Экспертно-проверочной комиссии подписывает.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 минута.

10.5. После подписания протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии председатель Экспертно-проверочной комиссии передает его секретарю Экспертно-проверочной комиссии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

10.6. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 1 рабочий день.

Процедура 11. Подготовка проектов решений Экспертно-проверочной комиссии и направление их на предварительное письменное согласование (визирование) заместителю Губернатора Тверской области, курирующему работу Архивного отдела, заместителю Губернатора Тверской области

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Подписание протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии председателем Экспертно-проверочной комиссии и секретарем Экспертно-проверочной комиссии
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за направление на письменное согласование (визирование) заместителю Губернатора Тверской области, курирующему работу Архивного отдела, заместителю Губернатора Тверской области Комягину А. А., – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии). Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, – специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела (далее – специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  готовит сопроводительные письма заместителю Губернатора Тверской области, курирующему работу Архивного отдела, заместителю Губернатора Тверской области ; -  оформляет лист согласования (визирования) проектов решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии); -  передает проекты решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии) для направления на согласование (визирование) специалисту Архивного отдела, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела. Специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела: -  направляет (представляет) проекты решений Экспертно-проверочной комиссии (протокол заседания Экспертно-проверочной комиссии) заместителю Губернатора Тверской области, курирующему работу Архивного отдела, заместителю Губернатора Тверской области ; -  получает согласованные (завизированные) или несогласованные (не завизированные) проекты решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии). Должностные лица Архивного отдела обязаны соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	1 рабочий день – на подготовку документов; 1 рабочий день на получение документов после согласования / несогласования.
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя Экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	1. Отметка о передаче документов на согласование (визирование) на сопроводительном письме Архивного отдела.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. Направление проектов решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии) на согласование (визирование) заместителю Губернатора Тверской области, курирующему работу Архивного отдела, заместителю Губернатора Тверской области 2. Получение согласованных (завизированных) или несогласованных (не завизированных) проектов решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии) от заместителя Губернатора Тверской области, курирующего работу Архивного отдела, заместителя Губернатора Тверской области Комягина А. А. 3. В случае согласования (визирования) проектов решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии) передача протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии начальнику Архивного отдела для утверждения. 4. В случае не согласования (не визирования) проектов решений Экспертно-проверочной комиссии (протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии) передача протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии председателю Экспертно-проверочной комиссии для рассмотрения.

11.1. Основанием для выполнения процедуры является получение протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии, подписанного председателем Экспертно-проверочной комиссии и секретарем Экспертно-проверочной комиссии.