Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Экспертиза ценности документов» (стр. 1 )

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

30.06.2010 г. Тверь

Об утверждении административного

регламента предоставления государственной

услуги «Экспертиза ценности документов»

В соответствии с Порядком разработки и утверждения стандартов государственных услуг, административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Тверской области -па

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги «Экспертиза ценности документов» (далее – административный регламент) (прилагается).

2. Внедрить административный регламент в срок до 01.09.2010.

3. Специалисту архивного отдела Тверской области, ответственному за ведение кадровой работы, в течение месяца привести должностные регламенты сотрудников архивного отдела Тверской области в соответствие с настоящим административным регламентом.

4. Представить отчет о внедрении административного регламента на рассмотрение Научно-методического совета при архивном отделе Тверской области по истечении месяца после его внедрения.

5. Опубликовать административный регламент в газете «Тверская жизнь».

6. Разместить административный регламент на сайте архивного отдела Тверской области www. *****/archives в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника архивного отдела Тверской области.

8. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Начальник отдела

Приложение

Утвержден

приказом архивного отдела

Тверской области

-НП

Административный регламент предоставления

государственной услуги

«Экспертиза ценности документов»

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления архивным отделом Тверской области государственной услуги «Экспертиза ценности документов» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения государственной услуги «Экспертиза ценности документов» (далее – государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги (далее – получатели), и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по экспертизе ценности документов.

2. Перечень нормативных правовых актов, определяющих требования к административным процедурам.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 01.01.2001 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.2001 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

приказом Федерального архивного агентства «Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве»;

приказом Федерального архивного агентства «Об утверждении Регламента работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве»;

приказом Федеральной архивной службы России № 75 от 01.01.2001 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию»;

законом Тверской области от 01.01.2001 № 162-ЗО «Об архивном деле в Тверской области»;

постановлением Администрации Тверской области от 01.01.2001 № 172-па «Об архивном отделе Тверской области»;

постановлением Администрации Тверской области от 01.01.2001 № 321-па «О стандарте государственной услуги «Экспертиза ценности документов».

3. Государственную услугу предоставляет исполнительный орган государственной власти Тверской области – архивный отдел Тверской области.

Государственная услуга предоставляется должностными лицами архивного отдела Тверской области.

При предоставлении государственной услуги в целях проведения экспертизы ценности документов и решения вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при архивном отделе Тверской области создается экспертно-проверочная комиссия (далее – Экспертно-проверочная комиссия).

Непосредственно предоставлением государственной услуги занимаются члены Экспертно-проверочной комиссии (эксперты), секретарь Экспертно-проверочной комиссии, председатель Экспертно-проверочной комиссии, государственные гражданские служащие архивного отдела Тверской области (далее – специалисты).

4. Информация и консультации по предоставлению государственной услуги могут быть получены в архивном отделе Тверской области (далее – Архивный отдел), сведения о котором представлены в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

5. Результатом предоставления государственной услуги является предоставление получателю государственной услуги решения Архивного отдела о результатах экспертизы ценности документов или отказ в предоставлении государственной услуги.

Решение Архивного отдела о результатах экспертизы ценности документов оформляется в виде протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии, утвержденного начальником Архивного отдела, и выдается получателю государственной услуги в форме:

а) выписки из протокола заседания;

б) выписки из протокола заседания и согласования / утверждения представленных на экспертизу ценности документов (проставления штампа согласования / утверждения на документе).

II. Административные процедуры

1. Последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1. консультирование заявителей (их представителей) по вопросам предоставления государственной услуги;

2. прием документов (отказ в приеме документов), представленных на экспертизу ценности документов;

3. регистрация документов в электронном регистрационном журнале;

4. определение экспертов, которые будут осуществлять экспертизу ценности документов;

5. направление документов членам Экспертно-проверочной комиссии, экспертам;

6. экспертиза ценности документов (рассмотрение и составление заключений по документам членами Экспертно-проверочной комиссии);

7. подготовка проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии;

8. проведение заседания Экспертно-проверочной комиссии (принятие решения о ценности представленных документов);

9. оформление протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии;

10. подписание протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии;

11. подготовка проектов решений Экспертно-проверочной комиссии и направление их на предварительное письменное согласование (визирование) заместителю Губернатора Тверской области, курирующему работу Архивного отдела, заместителю Губернатора Тверской области Комягину А. А.;

12. утверждение протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии начальником Архивного отдела;

13. оформление результатов предоставления государственной услуги (выписки из протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии, проставления штампа согласования / утверждения на документах, прошедших экспертизу ценности, отказов в предоставлении государственной услуги);

14. подписание выписки (выписок) из протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии (уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги);

15. выдача (высылка) получателю государственной услуги решения Архивного отдела по результатам проведенной экспертизы ценности документов (выдача (высылка) выписки из протокола заседания Экспертно-проверочной комиссии вместе с согласованными / утвержденными документами, представленными на экспертизу ценности или уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги вместе с комплектом представленных на экспертизу ценности документов).

Блок-схема административных процедур представлена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

Процедура 1. Консультирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	1.  Личное обращение заявителя (гражданина, юридического лица, организации, учреждения или органа государственной власти Тверской области, государственного органа Тверской области, органа местного самоуправления муниципального образования Тверской области) (далее – заявителя) за консультацией; 2.  Обращение заявителя по телефону; 3.  Поступление письменного обращения заявителя; 4.  Поступление обращения заявителя по электронной почте.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	Должностные лица Архивного отдела, ответственные за консультирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги, выдачу бланка заявления на получение государственной услуги, – заместитель начальника Архивного отдела, главные специалисты-эксперты Архивного отдела (далее – специалисты Архивного отдела, ответственные за консультирование заявителей)
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей: -  выясняет у обратившегося заявителя цель его обращения; -  запрашивает необходимую дополнительную (уточняющую) информацию от заявителя; -  определяет объем информации, предоставляемой заявителю в рамках консультирования; -  подробно и в вежливой (корректной) форме представляет заявителю информацию о государственной услуге и о порядке ее получения; -  называет заявителю перечень документов, необходимых для получения государственной услуги; -  при отсутствии у заявителя необходимых для предоставления государственной услуги документов, поясняет, каким образом и где их можно получить; -  дает разъяснения заявителю, в какой орган следует обратиться по интересующему его вопросу, если предмет обращения находится вне рамок компетенции Архивного отдела. Специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, обязан соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	Консультирование по телефону – 10 минут; при личном обращении – 15 минут; при письменном обращении и по электронной почте – 5 рабочих дней со дня поступления обращения.
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны заместителя начальника Архивного отдела, председателя Экспертно-проверочной комиссии (далее – председатель Экспертно-проверочной комиссии).
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	Журнал регистрации консультаций (в электронном виде).
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. В случае личного обращения заявителя за информацией (консультацией): -  предоставленная обратившемуся заявителю устная информация об условиях и порядке получения государственной услуги; -  выданная обратившемуся заявителю памятка с перечнем документов, требуемых для получения государственной услуги. 2. В случае обращения заявителя за информацией (консультацией) по телефону: -  предоставленная обратившемуся заявителю устная информация об условиях и порядке получения государственной услуги. 3. В случае поступления письменного обращения заявителя, в том числе по электронной почте, за информацией (консультацией): -  направленная по почте обратившемуся заявителю информация об условиях и порядке получения государственной услуги в форме информационного письма; -  направленная по почте обратившемуся заявителю памятка с перечнем документов, требуемых для получения государственной услуги. 4. В случае ошибочного обращения заявителя к специалисту Архивного отдела, ответственному за консультирование заявителей, – устное разъяснение, в какой орган, либо к какому специалисту следует обратиться по интересующему заявителя вопросу.

1.1. Основанием для консультирования по вопросам предоставления государственной услуги является обращение заявителя в Архивный отдел.

1.2. Консультирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется при личном контакте, по телефону, по почте, в том числе по электронной почте.

1.3. В случае личного обращения (обращения по телефону) заявителя в Архивный отдел специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, выясняет у обратившегося заявителя цель его обращения.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.4. Если предмет обращения находится вне рамок компетенции специалиста Архивного отдела, ответственного за консультирование заявителей, заявителю дается разъяснение, в какой орган следует обратиться по интересующему вопросу.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.5. Если заявитель обращается за информацией (консультацией) о государственной услуге, то специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, представляет заявителю информацию о государственной услуге и о порядке получения государственной услуги.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 10 минут.

1.6. В случае личной явки заявителя специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, выдает также памятку с перечнем документов, необходимых для получения государственной услуги (приложение 3).

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.7. В случае, если в момент личного обращения заявителя отсутствует возможность ответить на поставленный вопрос, специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, предлагает заявителю обратиться в конкретный день в определенное время.

К назначенному сроку специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости – с привлечением других специалистов Архивного отдела.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

1.8. В случае отсутствия возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы при обращении заявителя по телефону специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, переадресовывает (переводит) телефонный звонок другому должностному лицу, в чью компетенцию входят вопросы, поставленные заявителем, или сообщает обратившемуся заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.9. Если заявитель обращается с целью подачи документов для получения государственной услуги, выполняется процедура 2 «Прием документов (отказ в приеме документов), представленных на экспертизу ценности документов».

1.10. В случае поступления письменного обращения заявителя, в том числе по электронной почте, за информацией (консультацией) специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, выяснив, что цель обращения находится в рамках оказания государственной услуги, подготавливает информационное письмо об условиях и порядке получения государственной услуги, распечатывает его на бланке Архивного отдела и передает председателю Экспертно-проверочной комиссии для подписания.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 4 рабочих дня.

1.11. После подписания информационного письма председателем Экспертно-проверочной комиссии специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, прикладывает к письму памятку с перечнем документов, требуемых для получения государственной услуги (приложение 3), и передает документы специалисту Архивного отдела, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, для отправки по почте или по электронной почте (в случае обращения по электронной почте) обратившемуся заявителю.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

1.12. Специалист Архивного отдела, ответственный за консультирование заявителей, вносит запись о предоставленной консультации в журнал регистрации консультаций о государственной услуге и о порядке получения государственной услуги (приложение 4).

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.13. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 15 минут, при дополнительной подготовке информации – 1 рабочий день, при письменном обращении и по электронной почте – 5 рабочих дней со дня поступления обращения.

Процедура 2. Прием документов (отказ в приеме документов), представленных на экспертизу ценности документов

Таблица. Общая характеристика административной процедуры

Характеристика	Описание
Основание для выполнения процедуры	Личное обращение заявителя к должностному лицу Архивного отдела, уполномоченному принимать документы, необходимые для предоставления государственной услуги. Получение необходимых для оказания государственной услуги документов, представленных заявителем по почте, электронной почте, курьером.
Должностное лицо, ответственное за выполнение процедуры	1. Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за прием документов на экспертизу ценности, – секретарь Экспертно-проверочной комиссии (далее – секретарь Экспертно-проверочной комиссии). 2. Должностное лицо Архивного отдела, ответственное за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, – специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела (далее – специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела).
Права и обязанности должностного лица по исполнению процедуры	Секретарь Экспертно-проверочной комиссии: -  устанавливает личность заявителя, удостоверяется в том, что заявитель является получателем государственной услуги; -  проверяет в присутствии заявителя заявление и документы, представленные для получения государственной услуги, на правильность заполнения заявления, наличие необходимых документов, соответствие их установленным требованиям; -  сличает представленные экземпляры документов с описью; -  удостоверяется, что информация, содержащаяся в заявлении, соответствует информации, содержащейся в поданных заявителем документах; -  при установлении факта отсутствия необходимых документов или несоответствия представленных документов установленным требованиям и невозможности заявителя в настоящий момент устранить выявленные недостатки, отказывает в приеме документов и выдает заявителю памятку, в которой указывает перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (при личном обращении); -  при установлении факта отсутствия необходимых документов, представленных заявителем по почте, по электронной почте или курьером отказывает в приеме документов и направляет заявителю перечень недостающих документов; -  в случае несоответствия документов, установленным в стандарте государственной услуги требованиям, отказывает в приеме документов и оформляет проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа, который направляет на подпись начальнику Архивного отдела; -  при наличии полного комплекта документов, соответствии представленных документов требованиям делает запись на двух экземплярах описи о соответствии количества и состава принятых на рассмотрение документов, проставляет дату приема, заверяет своей подписью с указанием фамилии; -  один экземпляр описи документов передает заявителю и сообщает ему о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую приглашается заявитель для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов, делает отметку о времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии в памятке, которую передает заявителю, второй экземпляр описи прикладывает к документам заявителя, которые оставляет в Архивном отделе; -  направляет заявление и документы заявителя, представленные на экспертизу ценности с приложенным экземпляром описи, на регистрацию в электронном регистрационном журнале. Специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела: -  принимает документы, поступившие в Архивный отдел по почте, в том числе по электронной почте, от курьера; -  передает документы, поступившие в Архивный отдел по почте, в том числе по электронной почте, от курьера секретарю Экспертно-проверочной комиссии. Должностные лица Архивного отдела обязаны соблюдать сроки выполнения административной процедуры.
Максимальная длительность выполнения процедуры	При личном обращении – 30 минут; при обращении по почте, в том числе по электронной почте, представлении документов курьером – 1 рабочий день
Формы и порядок контроля за выполнением процедуры	Контроль за выполнением процедуры осуществляется в форме текущего контроля со стороны председателя Экспертно-проверочной комиссии.
Способ фиксации результатов выполнения процедуры	1. Прием документов от заявителя на экспертизу ценности фиксируется на двух экземплярах описи представленных документов, при поступлении документов по электронной почте – на одном экземпляре описи, который предварительно распечатывается. 2. Информация о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую заявитель приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов, фиксируется в памятке (в случае личной явки) или в уведомлении заявителя о получении документов (в случае представления документов по почте, по электронной почте, курьером). 3. Отказ в приеме документов от заявителя в случае личной явки фиксируется в перечне недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах; в случае обращения заявителя по почте, по электронной почте или курьером – в перечне недостающих документов или в проекте уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа и перечня недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах.
Результаты выполнения процедуры и порядок передачи результата	1. В случае приема документов на проведение экспертизы ценности документов: -  прием документов от заявителя; -  выдача заявителю одного экземпляра описи принятых документов с отметкой о приеме; -  устное сообщение и выдача памятки (в случае личной явки) или уведомления (информационного письма) (в случае представления документов по почте, по электронной почте, курьером) о получении документов и о месте и времени проведения заседания Экспертно-проверочной комиссии, на которую заявитель приглашается для совместного проведения экспертизы ценности представленных документов. 2. В случае отказа приема документов на проведение экспертизы ценности документов: -  отказ в приеме документов от заявителя; -  выдача заявителю перечня недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (при личном обращении); -  направление на подпись начальнику Архивного отдела проекта уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа (при представлении документов по почте, по электронной почте, курьером).

2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является личное обращение заявителя в Архивный отдел с заявлением и комплектом документов, необходимым для проведения экспертизы ценности документов, либо получение Архивным отделом документов, необходимых для оказания государственной услуги, почтой, электронной почтой или курьером.

2.2. При заочном обращении заявителя (направлении заявления с необходимыми документами по почте, по электронной почте, курьером) специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, ставит на заявлении регистрационный штамп Архивного отдела, в котором указывает дату приема, и передает документы заявителя секретарю Экспертно-проверочной комиссии.

При этом документы заявителя, представленные по электронной почте или в электронном виде (на съемных носителях информации), специалист Архивного отдела, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архивного отдела, размещает в установленном порядке в электронном делопроизводстве Архивного отдела в соответствии с номенклатурой дел, распечатывает заявление и опись документов заявителя с указанием пути прохождения файла (идентификатора электронной копии документа).

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

2.3. Секретарь Экспертно-проверочной комиссии определяет, является ли заявитель, обратившийся в Архивный отдел, получателем настоящей государственной услуги. Для этого он проверяет наличие категории заявителя в списке получателей государственной услуги, указанных в пункте 1.3.1 подраздела 1.3 раздела I стандарта государственной услуги.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

2.3.1. В случае если заявитель относится к одной из категорий получателей государственной услуги, секретарь Экспертно-проверочной комиссии принимает решение о приеме заявления и документов от заявителя на экспертизу ценности.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

2.3.2. В случае если заявитель не является получателем государственной услуги, секретарь Экспертно-проверочной комиссии сообщает заявителю об отсутствии оснований для принятия документов и дает устное разъяснение, в какой орган, либо к какому специалисту следует обратиться по интересующему заявителя вопросу.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

2.3.3. В случае если заявитель, представивший документы по почте, по электронной почте или курьером, не является получателем государственной услуги, секретарь Экспертно-проверочной комиссии готовит проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа (приложение 5).

Для этого секретарь Экспертно-проверочной комиссии находит файл в электронном делопроизводстве Архивного отдела в соответствии с номенклатурой дел Архивного отдела, содержащий бланк уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа (приложение 5), заполняет его, указывая наименование юридического лица / фамилию, инициалы гражданина, обратившегося в Архивный отдел в целях получения государственной услуги, и основание для отказа в предоставлении государственной услуги, распечатывает его и передает начальнику Архивного отдела для подписания уведомления.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

2.4. Если заявитель является получателем государственной услуги, секретарь Экспертно-проверочной комиссии проверяет полноту состава документов и их соответствие подразделам 1.4 – 1.5 раздела I стандарта государственной услуги, удостоверяясь, что:

заявление о проведении экспертизы ценности документов юридических лиц представлено на бланке организации, напечатано компьютерным способом;

документы, представляемые для получения государственной услуги, имеют подписи уполномоченных должностных лиц / граждан (непосредственно получателя государственной услуги или его доверенного лица);

тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц – в соответствии с учредительными документами с указанием места их нахождения, фамилия, имя, отчество гражданина – получателя государственной услуги или его доверенного лица – полностью, с указанием места их жительства;

документы не содержат подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющие однозначно истолковать их содержание;

документы представлены в полном комплекте в зависимости от категории получателя государственной услуги.

При личной явке заявителя секретарь Экспертно-проверочной комиссии проверяет представленные документы в его присутствии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

Документы, представленные заявителем по почте, в том числе по электронной почте, курьером, секретарь Экспертно-проверочной комиссии проверяет в течение одного рабочего дня.

2.5. После проверки документов при наличии полного и правильно оформленного комплекта документов секретарь Экспертно-проверочной комиссии в случае личной явки заявителя:

сообщает заявителю о приеме документов на экспертизу ценности;