Управление инфраструктурой (стр. 3 )

Шаг 1 – сбор заявок от СП университета

Сбор заявок от структурных подразделений Финансового университета, касающихся непосредственно элементов инфраструктуры, которые требуют ремонта, замены, переделок, в том числе выполнение требований предписаний контролирующих органов.

Шаг 2 – формирование проекта плана закупок и сметы расходов

На данном этапе проводится техническое обследование объектов и составляются ведомости дефектов по видам работ. Составление проектно-сметной документации, технико-экономических обоснований ТО, КР, ТР. Формирование окончательного варианта плана с внесением изменений по стоимости объектов. Составляется годовая заявка на закупку товаров, необходимых для выполнения запланированных работ, включающая в себя наименование товара, количество, марку, технические характеристики.

Шаг 3 – согласование проекта плана закупок

Дополнение плана закупок работами по ТО, ТР и КР конкретных объектов видами работ, формирование окончательного варианта плана КР и ТР.

Шаги 4, 5 – утверждение годового плана закупок и сметы расходов

На данном этапе происходит окончательное согласование годового плана закупок и сметы расходов.

Шаг 6 – реализация годового плана закупок

Для реализации годового плана разрабатывается график выполнения работ, включающий в себя наименования работ, сроки их выполнения, ответственных лиц. На протяжении всего срока выполнения плана ТО, ТР и КР осуществляются контроль за выполнением работ и корректировка плана в зависимости от складывающихся обстоятельств.

Шаг 7 – выполнение работ собственными силами

Проведение технического обслуживания, ремонта и реконструкции основных фондов, а также их содержание осуществляется силами служб Финансового университета, задействованных в процессе «Управление инфраструктурой».

Шаг 8 – выбор подрядной организации

На данном этапе происходит взаимодействие с процессом СТО КП 7.4/1.Управление закупками, заключаются договоры на выполнение работ (услуг) в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации .

Шаг 9 – выполнение работ подрядными организациями

Проведение технического обслуживания, ремонта и реконструкции основных фондов, а также их содержание в соответствии с договорами на выполнение работ (услуг). Производится контроль службами Финансового университета за проведением работ в соответствии с нормами и правилами (приложение А). Основные виды ремонтных работ выполняются в летнее время.

Шаг 10 – передача и прием в эксплуатацию зданий, сооружений, инженерных сетей

На данном этапе назначается комиссия по приемке. Комиссия проверяет качество, соответствие с нормативной документацией, объемы. Результат работы комиссии оформляют актом. При необходимости составляется акт недоделок и график со сроками устранения недоделок.

Шаг 11 – эксплуатация и поддержание в исправном состоянии инженерных коммуникаций, зданий и сооружений

Эксплуатация переданных после ТР и КР инженерных коммуникаций, зданий и сооружений осуществляется в соответствии с требованиями заводов-изготовителей, нормами и правилами их эксплуатации (приложение А).

Шаг 12 - необходимость выполнения ремонтных работ

На данном этапе проводятся незапланированные ремонтные работы в случае возникновения аварийной ситуации, на которые планируются дополнительные денежные средства.

Шаг 13 – отчет о выполнении плана работ

Составляется отчет о выполнении годового плана, в котором делается анализ и дается оценка выполненных работ по ремонту и обслуживанию зданий и инженерного оборудования Финансового университета.

Шаг 14 – оценка результативности процесса

Оценка результативности процесса осуществляется в соответствии с пунктом 5.9.4 настоящего стандарта. Данные оценки представляются в ЦКО по форме Ф-ДП 4.2.3/1-07.

5.6.2. Описание процедуры «Обеспечение автотранспортом структурных подразделений»

Алгоритм и матрица процедуры «Обеспечение автотранспортом структурных подразделений» представлена в таблице 7.

Таблица 7. Алгоритм и матрица процедуры «Обеспечение автотранспортом структурных подразделений»

Алгоритм	Перечень шагов или действий	Ответ- ствен- ный	Испол- нитель	Документ, регламен-тирующий действие	Запись, подтверждающая действие
1	2	3	4	5	6
1	1. Прием заявки	Начальник отдела	Диспетчер	___	Заявка на а/т (Ф-КП 6.3/1-04), журнал регистрации заявок (Ф-КП 6.3/1-05)
2	2. Составление разнарядки	Начальник отдела	Диспетчер	___	__
3	3. Согласование сроков выделения а/т	Начальник УД, началь- ник отдела	Диспетчер	__	__
4	4. Информирование об обеспечении а/т	Начальник отдела	Диспетчер	__	__
Нет   Да	5. Возможность выделения а/т в согласованные сроки	Начальник отдела	Диспетчер	__	__
6	6. Выделение автотранспорта	Начальник отдела	Диспетчер	__	__
	7. Оформление путевого листа	Начальник отдела	Диспетчер	___	Путевой лист (Ф-КП 6.3/1-06), журнал учета движения путевых листов (Ф-КП 6.3/1-07)
8	8. Выдача пластиковой карты для заправки бензином	Начальник отдела	Диспетчер	__	Журнал учета приема и выдачи пластиковых карт (Ф-КП 6.3/1-08)
9	9. Выполнение заказа	Начальник отдела	Водитель	__	__
10	10. Обработка путевых листов	Начальник отдела	Диспетчер, ведущий экономист	Распоряжение Минтранса России	Книга выдачи путевых листов (Ф-КП 6.3/1-09)
	11. Отчетность по списанию топлива	Начальник отдела	Начальник отдела, ведущий экономист	__	Сводная ведомость учета работы а/т и расхода бензина (Ф-КП 6.3/1-10)
12	12. Анализ и оценка обеспечения а/т	Ректор, начальник УД	Начальник отдела, ведущий экономист	__	__

Примечания к шагам алгоритма

Шаги 1, 2 – прием заявки, составление разнарядки

Заявка принимается на бланке «Заявка на автотранспорт», где указываются маршрут следования, время выезда, заказчик, его телефон и планируемый номер автомобиля.

Шаг 3 – согласование сроков выделения автотранспорта

Заявки на легковые автомобили для перевозки людей в выходные и праздничные дни подписываются ректором или начальником УД.

Шаг 4 – информирование об обеспечении автотранспортом

Информирование заказчика о выделении автотранспорта для оформления необходимых документов.

Шаг 5 – возможность выделения автотранспорта в согласованные сроки

Оформление и подготовка грузов и документов к вывозу.

Шаг 6 – выделение автотранспорта.

После оформления всех необходимых документов заказчику сообщается марка и номер автомобиля, который подается по адресу указанному в заявке.

Шаг 7 – оформление путевого листа

Путевой лист регистрируется в журнале учета движения путевых листов. Диспетчер выставляет в путевой лист показания спидометра и остаток бензина на начало работы, в течение рабочего дня водитель заполняет маршрут поездки, в конце рабочего дня при возвращении в гараж заносит показания спидометра в путевой лист. Форма путевого листа разработана с учетом особенностей работы автотранспорта в Финансовом университете на основании типового.

Шаг 8 – выдача пластиковой карты для заправки топливом

Пластиковая карта выдается водителю при необходимости заправки. В журнале выдачи пластиковых карт делается отметка о выдаче и возврате пластиковой карты для заправки топливом.

Шаг 9 – выполнение заказа

Водителю сообщается маршрут, заказчик и другая необходимая информация для выполнения заявки. В случае поломки автомобиля или других непредвиденных обстоятельств заказ перекрывается другим автомобилем.

Шаг 10 – обработка путевых листов

Расчет нормативного расхода топлива производится в соответствии с Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 01.01.01 года № АМ-23-р. Проверяется маршрут на предмет соответствия заявке и выставленным километрам, ведется учет показаний спидометра и остатков бензина.

Шаг 11 – отчетность по списанию бензина

Учет расхода топлива, купленного за наличный расчет, производится за месяц, составляется сводная ведомость учета работы автотранспорта и расхода бензина. Учет топлива, приобретенного по безналичному расчету, производится ежедекадно и делается отчет за месяц. Составляется сводная ведомость учета работы автотранспорта и расхода бензина. Указанные ведомости и отчеты сдаются в бухгалтерию.

Шаг 12 – анализ и оценка обеспечения автотранспортом

За год составляется отчет о работе транспортного отдела, в котором делается анализ и дается оценка обеспечения транспортом подразделений Финансового университета. По результатам анализа делается вывод о необходимости замены вышедших из строя автомобилей, а также приобретения новых автомобилей.

5.6.3. Описание процедуры «Содержание, техническое обслуживание и ремонт автотранспорта»

Алгоритм и матрица процедуры представлены в таблице 8.

Таблица 8. Алгоритм и матрица процедуры «Содержание, техническое обслуживание и ремонт автотранспорта»

Алгоритм	Перечень шагов или действий	Ответствен- ный	Исполнитель	Документ, регламен-тирующий действие	Запись, подтвер- ждающая действие
1	2	3	4	5	6
1	1.Составление плана закупок и сметы расходов	Начальник Управления делами, ПФУ	Начальник отдела, ведущий экономист	__	Заявка на закупку товаров (Ф-КП 7.4/1-01)
2	2.Приобретение автотранспорта	Начальник Управления делами	Начальник отдела	__	__
3	3.Страхование	Начальник Управления делами	Начальник отдела, вед. экономист	Закон о страховании	__
4	4. Постановка на учет	Начальник отдела	Начальник отдела отдела	__	__
5	5. Содержание а/т	Инженер-механик	Автослесарь, водитель	__	__
6	6. Проверка автотранспорта перед выездом	Инженер-механик	Инженер-механик	__	Отметка в путевом листе (Ф-КП6.3/1-06)
7	7. Разработка графика ТО и техосмотра	Начальник отдела	Инженер-механик	__	График ТО и техосмотра (Ф-КП 6.3/1-11)
8	8. Проведение ТО	Инженер- механик	Инженер-механик, автослесарь	__	__
9	9. Проведение техосмотра в ГИБДД	Начальник отдела	Водитель	__	__
10	10. Определение необходимости ремонта	Инженер- механик	Автослесарь	__	__
нет	11. Ремонт необходим?	Начальник УД, начальник отдела	__	__	__
12   да	12. Проведение ремонта	Инженер- механик	Автослесарь	__	Дефектная ведомость (Ф-КП 6.3/1-03)
13	13. Отчет о списании запасных частей	Начальник Управления делами	Ведущий экономист, инженер-механик	__	Акт о списании материальных запасов (Ф-КП 6.3/1-12)
1	2	3	4	5	6
14	14. Представление данных о списании автотранспорта	Начальник Управления делами	Начальник отдела	Приказ ректора	__
нет   да	15. Автотранс-портные средства списать?	Ректор	Начальник УД, начальник отдела	__	__
16	16. Списание автотранспорта	Ректор	Начальник УД, начальник отдела	__	__

Примечания к шагам алгоритма