Программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство»
Подсистема «Судопроизводство»
Регламент применения
Роль: «Ответственный за архив»
Листов 9
Аннотация
Наименование: | Программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство», подсистема «Судопроизводство» |
Версия: | 4.0 |
Разработчик: | инкорпорейтед» |
В документе описываются функции подсистемы «Судопроизводство» программного комплекса «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»), предназначенные для выполнения специалистом, ответственным за архив, в ходе процессов судебного делопроизводства.
В разделе 1 данного документа описаны функции, которые выполняет специалист, ответственный за архив, в соответствии с распределением должностных обязанностей в суде.
Раздел 2 содержит инструкции по работе с подсистемой «Судопроизводство», в которых описано, как функции специалиста, ответственного за архив, выполняются средствами подсистемы.
Подробное описание действий по работе с подсистемой изложено в руководстве пользователя подсистемы «Судопроизводство».
СОДЕРЖАНИЕ
1 Основные функции в процессах судопроизводства 4
2 Инструкции по работе с приложением 5
2.1 Поиск информации по судебным делам 5
2.2 Корректировка реестра передачи дел (производств) в архив суда 6
2.3 Принятие дел (производств) в архив суда 7
2.4 Отображение дел, переданных в архив 7
2.5 Просмотр информации по делам, переданным в архив 8
2.6 Выдача дела из архива 8
2.7 Редактирование дела в архиве 9
1 Основные функции в процессах судопроизводства
В соответствии с задачами и функциями арбитражных судов специалист, ответственный за архив, выполняет следующие функции в подсистеме «Судопроизводство».
· Осуществляет корректировку реестра передачи дел (производств) в архив суда.
· Осуществляет учет поступления дел (производств) в архив суда, учет выдачи дел (производств) из архива суда.
· Контролирует сроки хранения дел (производств) в архиве.
2 Инструкции по работе с приложением
2.1 Поиск информации по судебным делам
Для поиска информации по судебным делам можно пользоваться функциями простого поиска и расширенного поиска.
Простой поиск
1. Для поиска информации по судебному делу необходимо на стартовой странице приложения в меню «Дела и документы» выбрать пункт «Картотека дел».
2. Открывается список судебных дел, зарегистрированных в системе. В верхней части окна отображаются поля для простого поиска:
· № дела (1 инст) – поле для ввода номера дела в суде 1-й инстанции (без указания индекса суда);
· Лицо, уч. в деле – текстовое поле для ввода части наименования или фамилии участника судебного процесса;
· Категория лица – поле для указания категории участника судебного процесса; нужное значение можно выбрать из списка, который открывается после двойного щелчка левой кнопкой мыши на этом поле;
· Характеристика лица – поле для указания категории лица - участника судебного процесса; нужное значение можно выбрать из списка, который открывается после двойного щелчка левой кнопкой мыши на этом поле.
3. Задать параметры поиска в полях фильтра, нажать кнопку «Обновить». В списке отображаются судебные дела, удовлетворяющие заданным параметрам поиска.
4. Для сброса введенных параметров поиска нажать кнопку «Очистить».
Расширенный поиск
Функция расширенного поиска доступна в главном меню (пункт «Поиск» и далее «Расширенный поиск»), а также в картотеке дел и в журналах по всем инстанциям.
1. На стартовой странице приложения в меню «Дела и документы» выбрать пункт «Картотека дел».
2. Для вызова функции расширенного поиска нажать кнопку «Расширенный поиск», расположенную в верхней части окна.
3. Открывается окно «Расширенный поиск», состоящее из двух закладок: «Реквизиты дела» и «Реквизиты документа».
4. Указать параметры для поиска, заполнив нужные поля на закладках.
5. Нажать кнопку «ОК» для вывода результатов поиска. В списке отображаются судебные дела или документы, удовлетворяющие заданным параметрам поиска.
6. Для сброса введенных параметров поиска нажать кнопку «Очистить».
2.2 Корректировка реестра передачи дел (производств) в архив суда
При передаче дел (производств) в архив суда специалист судебного состава, ответственный за делопроизводство, формирует сдаточную опись дел (производств). В системе данная операция сводится к формированию реестра передачи дел (производств) в архив. Вид данного реестра при выводе его на печать соответствует формату сдаточной описи дел. В случае если специалист, ответственный за архив, по каким-либо причинам отказывается принять все дела по подготовленному реестру, он имеет возможность скорректировать реестр передачи, оставив в нем только те дела, которые он готов принять в архив.
1. На стартовой странице приложения в меню «Реестры» выбрать пункт «Реестры (списки) документов (дел)». Открывается список сформированных реестров.
2. В фильтре в верхней части окна задать параметр «Тип реестра» - «В архив», указать, если требуется, даты начала и окончания периода (если нужно найти реестр по дате формирования реестра), нажать кнопку «Обновить» (или клавишу F8). В списке отображаются только те реестры, которые удовлетворяют заданным параметрам.
3. Выделить в списке реестр, который нужно откорректировать, двойным щелчком мыши открыть на редактирование (или нажать клавишу Enter).
4. Открывается окно «Редактирование реестра в архив».
5. Если требуется какое-то дело удалить из реестра, выбрать его в списке, нажать кнопку «Удалить» после списка.
6. Появляется сообщение «Вы уверены?». Подтвердить удаление дела из реестра нажатием соответствующей кнопки.
7. Нажать кнопку «ОК» (или клавишу F12) для закрытия окна редактирования реестра с сохранением сделанных изменений.
8. Если требуется повторно распечатать сдаточную опись дел для откорректированного реестра, находясь в меню «Реестры (списки) документов (дел)», необходимо выделить реестр, нажать кнопку «Операции», выбрать команду «Просмотр» (или клавишу F9).
9. В отдельном окне открывается форма сдаточной описи дел, которую можно распечатать, вызвав команду Файл->Печать в стандартном меню. Если требуется распечатать сдаточную опись дел, предварительно откорректировав его, можно выгрузить информацию из формы просмотра в документ PDF, Postscript, MS Excel, MS Word, XSL-FO. Для этого нужно выбрать в меню «Экспорт в…», расположенном в левом верхнем углу формы, требуемый формат, нажать кнопку-стрелочку «Начать экспорт», расположенную рядом справа. Для обновления реестра в правом верхнем углу нажать кнопку 
(либо нажать на клавишу F5).
2.3 Принятие дел (производств) в архив суда
Для того чтобы подтвердить принятие в архив дел, указанных в сдаточной описи, специалист архива должен в реестре с типом «В архив» отметить факт сдачи в архив. Только после этого дела будут считаться переданными в архив. Реестры, для которых факт сдачи дел еще не указан, помечаются в списке реестров синими иконками. Реестры, по которым дела приняты в архив и факт сдачи отмечен в системе, имеют серые иконки.
1. На стартовой странице приложения в меню «Реестры» выбрать пункт «Реестры (списки) документов (дел)». Открывается список сформированных реестров.
2. Найти в списке нужный реестр, выделить его, двойным щелчком мыши открыть на редактирование (или нажать клавишу Enter).
3. На закладке «Основные реквизиты» проставить галочку напротив поля «Документы переданы», в поле «Дата передачи документов» указать фактическую дату передачи дел в архив.
4. Нажать кнопку «ОК» (или клавишу F12) для закрытия окна редактирования реестра с сохранением сделанных изменений.
5. После отметки факта принятия дел по реестру сам реестр в списке отображается с серой иконкой.
2.4 Отображение дел, переданных в архив
Для удобства работы архивариуса с делами в картотеке дел можно отображать только те дела, которые сданы в архив. Здесь и далее будем считать, что по умолчанию в структуре суда задано подразделение «Архив» с типом «Архив».
1. На стартовой странице приложения в меню «Дела и документы» выбрать пункт «Картотека дел».
2. Открывается список судебных дел, архивные дела в списке имеют соответствующие иконки (серого цвета).
3. Для того чтобы отобразить в списке только те дела, которые переданы в архив, выполнить следующее:
· нажать на кнопку «Расширенный поиск»;
· в открывшемся окне, на закладке «Реквизиты дела» в поле «Передано» указать подразделение «Архив»: для этого открыть список подразделений суда двойным щелчком левой кнопки мышки или нажатием клавиши Enter по полю «Передано», в списке подразделений выбрать «Архив», нажать кнопку «ОК»;
· в окне «Расширенный поиск» нажать кнопку «ОК» (или клавишу F12).
4. В списке дел отображаются только те дела, которые переданы в архив.
2.5 Просмотр информации по делам, переданным в архив
Для того чтобы просмотреть информацию о движении дела до сдачи его в архив, архивариус может воспользоваться формами просмотра дел и документов.
1. Для построения формы просмотра судебного дела нужно на стартовой странице приложения в меню «Дела и документы» выбрать пункт «Картотека дел».
2. Открывается список судебных дел, зарегистрированных в системе.
3. Если требуется отобразить в списке только те дела, которые сданы в архив, сделать это с помощью расширенного поиска (см п. 2.4).
4. Найти нужное дело с помощью простого или расширенного поиска (см. п. 2.1).
5. Выделить найденное дело, щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать команду «Просмотр» (либо нажать на клавишу F9).
6. В новом окне открывается форма просмотра судебного дела.
7. Для просмотра информации по конкретному рассмотрению дела щелкнуть на соответствующую ссылку в форме просмотра в блоке «Рассмотрения дела».
8. Для вывода формы просмотра на печать выбрать в стандартной панели инструментов команду Файл -> Печать.
9. Если требуется распечатать форму просмотра, предварительно откорректировав его, можно выгрузить информацию из формы просмотра в документ PDF, Postscript, MS Excel, MS Word, XSL-FO. Для этого нужно выбрать в меню «Экспорт в…», расположенном в левом верхнем углу формы, требуемый формат, нажать кнопку-стрелочку «Начать экпорт», расположенную рядом справа. Для обновления реестра в правом верхнем углу нажать кнопку (либо нажать на клавишу F5).
2.6 Выдача дела из архива
1. На стартовой странице приложения в меню «Дела и документы» выбрать пункт «Картотека дел».
2. Открывается список дел, архивные дела в списке имеют соответствующие иконки.
3. Выбрать в списке нужное дело, в меню «Операции» выбрать пункт «Выдать дело из архива».
4. Открывается окно «Новая запись в истории передачи дела в суде»
5. Указать дату передачи.
6. Задать значение поля «Передано»: открыть список подразделений суда двойным щелчком мышки или нажатием клавиши Enter по полю «Передано», выбрать нужное подразделение из списка, нажать кнопку «ОК».
7. Указать в поле «Кому передано» сотрудника, которому будет передаваться дело: открыть список сотрудников выбранного подразделения двойным щелчком мышки или нажатием клавиши Enter по полю «Кому передано», выбрать нужного сотрудника из списка, нажать кнопку «ОК».
8. Нажать кнопку «Готово» (или клавишу F12). В списке «История передачи дела» появляется созданная запись.
2.7 Редактирование дела в архиве
1. На стартовой странице приложения в меню «Дела и документы» выбрать пункт «Картотека дел».
2. Открывается список дел, архивные дела в списке имеют соответствующие иконки.
3. Выбрать в списке нужное дело, открыть его на редактирование.
4. Указать в соответствующих полях количество томов, архивный номер дела, местоположение дела в архиве.
5. Проставить флаг «Дело уничтожено» в случае, если дело подлежит уничтожению. Указать дату уничтожения.
6. Нажать кнопку «ОК» (или клавишу F12) для закрытия окна редактирования дела с сохранением введенной информации.
