Дополнения к Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Красноярского края

Дополнения к Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Красноярского края

19. Хранение документов по Регистру избирателей,

участников референдума

19.1. Специалист информационного центра Комиссии, исполняющий функции системного администратора комплекса средств автоматизации территориальной избирательной комиссии ГАС «Выборы» (далее – специалист ИЦ), получает от главы администрации муниципального района, городского округа обобщенные сведения для формирования и ведения Регистра избирателей, участников референдума.

19.2. Специалист ИЦ ведет журнал учета обобщенных сведений для формирования Регистра избирателей, участников референдума (приложение № 14), поступающих от главы местной администрации.

19.3. При передаче в установленном порядке территориального фрагмента базы данных Регистра избирателей, участников референдума по состоянию на 1 февраля, 1 мая, 1 августа и 1 ноября на машиночитаемом внешнем носителе в Комиссию специалист ИЦ делает запись в журнале учета исходящих машиночитаемых внешних носителей (приложение № 15). Передача территориального фрагмента базы данных Регистра избирателей, участников референдума сопровождается протоколом передачи территориального фрагмента ГАС “Выборы” (приложение № 16) и сопроводительным письмом. Сопроводительное письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 17).

19.4. Руководитель информационного центра Комиссии после получения соответствующего территориального фрагмента базы данных вносит запись в журнал учета входящих машиночитаемых внешних носителей (приложение № 18).

19.5. Передача регионального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума в ЦИК России на машиночитаемом внешнем носителе по состоянию на 1 февраля, 1 мая, 1 августа и 1 ноября сопровождается протоколом передачи регионального фрагмента ГАС “Выборы” и сопроводительным письмом. Второй экземпляр машиночитаемого внешнего носителя хранится у руководителя информационного центра Комиссии в течение 5 лет вместе с протоколами передачи территориальных фрагментов ГАС “Выборы” и протоколом передачи регионального фрагмента ГАС “Выборы”.

19.6. Специалист ИЦ по сведениям, содержащихся в базе данных ГАС «Выборы», формирует территориальный фрагмент Регистра по состоянию на 1 января и 1 июля и записывает его в 2-х экземплярах на защищенном от записи машиночитаемом внешнем носителе.

Первый экземпляр территориального фрагмента Регистра остается на хранении у специалиста ИЦ в течении 5 лет.

Второй экземпляр указанного фрагмента не позднее 15 января и 15 июля каждого года передается главе местной администрации на защищенном от записи машиночитаемом внешнем носителе по акту приема-передачи (приложение № 19).

19.7. Глава администрации муниципального района, городского округа по истечении одного года возвращает специалисту ИЦ второй экземпляр машиночитаемого внешнего носителя, содержащий территориальный фрагмент Регистра, указанный в п. 19.6. настоящей Инструкции.

Возврат оформляется актом приема-передачи (приложение № 20).

19.8. Второй экземпляр машиночитаемого внешнего носителя, содержащий территориальный фрагмент Регистра, подлежит уничтожению в течении 3-х дней с момента возврата его главой муниципального района, городского округа.

Уничтожение вышеуказанного экземпляра оформляется актом уничтожения (приложение № 21).

Приложение

Журнал учета обобщенных сведений для формирования Регистра избирателей, участников референдума,

поступивших от главы _________________________________________________________

наименование администрации муниципального района, городского округа

№№	Дата поступления	Наименование поступивших сведений	Носитель (магнитный, бумажный), его учетные данные	Объем передаваемых данных	ФИО, должность передающего лица	Подпись передающего лица
1.
2.

Приложение

Журнал учета исходящих машиночитаемых внешних носителей на

КСА ТИК ГАС “Выборы”___________________________________

наименование территориальной избирательной комиссии

№№	Дата записи магнитного носителя	Куда направляется	Дата передачи носителя	Объем передаваемой информации (количество записей в БД и т. д.)
1.
2.

Приложение

П Р О Т О К О Л

передачи территориального фрагмента базы данных ГАС «Выборы»

__________________ (дата составления)

Фрагмент базы данных ГАС «Выборы» в части информации об избирателях сформирован в соответствии с Положением о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации от 29.12.05г. № 000/1084-4 по состоянию

на “____” _________ 200_года.

Наименование ТИК ________________________.

Заводской номер КСА ________________.

После записи информации подготовленные компьютерные внешние носители информации в количестве ________ штук проконтролированы. Поврежденные секторы или другие дефекты не обнаружены.

Фрагмент базы данных ГАС «Выборы» в части информации об избирателях готов для передачи на КСА Избирательной комиссий Красноярского края.

Системный администратор КСА ТИК	________________	_________________
	(подпись)	(ФИО)

Приложение

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата отправления	Регистрационный номер	Адресат	Краткое содержание документа	Кто подписал документ	Исполнитель	Примечание (способ доставки)

Приложение

Журнал учета входящих машиночитаемых внешних носителей на

КСА Избирательной комиссии Красноярского края ГАС “Выборы”

№№	Дата поступления магнитного носителя	Источник	Дата загрузки в БД КСА ИКСРФ	Отметка об успешности загрузки
1.
2.

Приложение

Утверждаю

Глава __________________________________

наименование муниципального района, городского округа

___________________________________

Инициалы, Фамилия

«_____» ___________________200_г.

Акт приема-передачи

территориального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума

_________________________________ «_____» __________200_ г.

(наименование муниципального района, городского округа)

Настоящий акт составлен в том, что ___________________специалист

(ведущий, главный)

информационного центра Избирательной комиссии Красноярского края ________________________________________________________ передал (а)

а ответственный за обеспечение функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей на территории __________________________________________________________________

(наименование муниципального района, городского округа)

__________________________________________________________________должность, Ф. И.О.

принял территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников референдума по состоянию на “01”_______ 200__г. на защищенном от записи машиночитаемом внешнем носителе в соответствии с Соглашением от «____» _____________________ 200_ г.

Тип носителя _____________________________________________________

Имена файлов	Дата и время создания файлов	Размеры файлов

Содержит записей, всего: _______(___________________________________)

(цифрами и прописью)

Передал: Принял:

__________ специалист ______________________ (ведущий, главный) должность

информационного центра ______________________________

Избирательной комиссии ______________________________

Красноярского края _______________________________________________

_______________________________ ______________________________

Приложение

Утверждаю

Глава __________________________________

наименование муниципального района, городского округа

___________________________________

Инициалы, Фамилия

«_____» ___________________200_г.

Акт приема-передачи

территориального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума

_________________________________ «_____» __________200_ г.

(наименование муниципального района, городского округа)

Настоящий акт составлен в том, что ответственный за обеспечение функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей на территории __________________________________________________________________

(наименование муниципального района, городского округа)

__________________________________________________________, передал

должность, Ф. И.О.

а ___________________специалист информационного центра Избирательной

(ведущий, главный)

комиссии Красноярского края _____________________________________
принял территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников референдума по состоянию на “01”_______ 200__г. на защищенном от записи машиночитаемом внешнем носителе в соответствии с Соглашением от «____» _____________________ 200_ г..

Тип носителя _____________________________________________________

Имена файлов	Дата и время создания файлов	Размеры файлов

Содержит записей, всего: _______(___________________________________)

(цифрами и прописью)

Передал: Принял:

__________ специалист ______________________ (ведущий, главный) должность

информационного центра ______________________________

Избирательной комиссии ______________________________

Красноярского края _______________________________________________

_______________________________ ______________________________

Приложение

Утверждаю

Председатель ТИК

_____________________________________

наименование муниципального района, городского округа

____________________

Ф. И.О.

“_____”___________ 200_ г.

Акт уничтожения

территориального фрагмента Регистра избирателей, участников референдума

Настоящий акт составлен в том, что секретарь ТИК _________________________________________________________________,

и _________ специалист информационного центра Избирательной комиссии

(ведущий, главный)

Красноярского края ________________________________________________

уничтожили машиночитаемый внешний носитель, содержащий территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников референдума по состоянию на “____”________ 200_ г., полученный от главы ________________________________________________________________________,

наименование муниципального района, городского округа

в соответствии с п. 2.4 решения Избирательной комиссии Красноярского края от 01.03.06 г. № 000/1110 “Об обеспечении функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Красноярского края”

Уничтожение произведено путем механического повреждения.

Секретарь ТИК ___________________ _______________________

подпись Ф. И.О.

Системный администратор ТИК ___________________ _______________________

подпись Ф. И.О.