Учебно-методический комплекс учебной дисциплины «Организация бухгалтерского учета с применением ПЭВМ» по специальности 080109.65 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» (стр. 5 )

Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалист-управленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур обработки данных, одновременно выступая в роли постановщика задачи и программиста.

Отметим, что в современном понятии термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина «ИС» и «АИС» используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.

§2.2. Особенности бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам. Такие системы разрабатываются применительно к малым, средним и большим предприятиям; бывают универсальными или специализированными; используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отрасли; ориентируются на разные виды собственности; используют разные типы настройки.

Для автоматизированного решения любых задач требуется наличие четырех базовых компонентов для любой компьютерной информационной системы:

§  информационная база объекта управления;

§  вычислительная система;

§  программное обеспечение;

§  пользователи.

Основу информационной системы составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, учета, контроля и анализа, являющихся основой для принятия управленческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях реализуются все три вида учета: первичный, управленческий и финансовый, каждый из которых решает свои задачи:

-  на уровне первичного учета осуществляются сбор, регистрация и частичная обработка информации;

-  на уровне управленческого учета формируются результатные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

-  на уровне финансового учета реализуется сводный учет, формируется главная книга, бухгалтерский баланс и другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются взаимодействующие между собой автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов: экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

-  обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухучета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности и внутреннего аудита;

-  автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная с первичного учета;

-  интеграция оперативного, бухгалтерского и статистического учета на основе единой первичной информации;

-  получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия необходимых управленческих решений.

3.  Методические и правовые аспекты применения бухгалтерских информационных систем.

3.1.  Методическое сопровождение бухгалтерских информационных систем.

3.2.  Правовая поддержка бухгалтерских информационных систем.

При использовании АИС бухгалтер выполняет определенную последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решений внутренними и внешними пользователями.

Компьютерная технология бухгалтерского учета – это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от ввода первичных документов до формирования регламентированной отчетности и соответствующих управленческих решений на ее основе.

Помимо этого требуется выполнение ряда технологических работ, связанных с поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, сохранности и целостности информационной базы. В ряде случаев конечные пользователи в состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требуется привлечение специалистов-профессионалов, выполняющих функции администрирования системы.

При ведении компьютерного бухучета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных бухгалтерских задач в используемой программе, порядок ее применения при обработке тех или иных показателей. Кроме того, бухгалтеру необходима оперативная информация об изменениях в нормативной базе. Все это требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем компьютерного бухучета, а также своевременного обновления программного обеспечения.

§3.1. Методическое сопровождение бухгалтерских информационных систем

В связи с постоянным развитием систем компьютерного учета и анализа и ростом их функциональности возрастает и сложность их освоения, строже становятся требования, которые следует соблюдать для их эффективной эксплуатации. Поэтому исключительно важной становится методическая поддержка, помогающая разобраться в возможностях программных средств автоматизации учета и анализа и повысить эффективность технологии их применения.

В широком понимании методическое сопровождение систем компьютерного учета и анализа следует рассматривать с нескольких сторон. Прежде всего, любая компьютерная система является носителем определенной методологии. Поэтому фирма-производитель должна предоставлять своим пользователям соответствующие разъяснения по особенностям ее применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, начинающие пользователи должны иметь возможность получения начальных навыков по работе с программой, а более опытные – углублять свои знания по возможностям ее эффективного применения.

По мере развития программ экономического назначения они наполняются новыми возможностями, позволяющими полнее автоматизировать различные расчеты. Прежде всего, это касается новых процедур расчета дополнительных финансовых показателей. Здесь пользователь имеет полную свободу. И до сих пор многие именно так и работают. Работа экономиста требует строгого соблюдения технологии решения задач, встроенной в конфигурацию системы. Это связано с тем, что автоматизированная обработка данных базируется на определенной модели, которая предполагает соблюдение соответствующих правил оформления операций. Это относится к ведению системы синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также к порядку применения системы компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок, и система может дать неправильные результаты. Поэтому при активном использовании различных режимов автоматического формирования бухгалтерских записей пользователь должен соблюдать установленные в программе «правила игры».

Разработчики программ стараются предоставить пользователям необходимые разъяснения по применению своих программных продуктов. Так, например, для описания особенностей технологии применения системы компьютерных документов в состав документации комплекса «1С:Предприятие» включен отдельный том с соответствующими пояснениями. Кроме того, фирмой «1C» постоянно издаются сборники методических рекомендаций по ведению учета в программе, разъясняющие технологические особенности ее применения при решении различных учетных задач.

С целью обеспечения непрерывной комплексной методической и правовой поддержки с апреля 1999 г. осуществляется программа информационно-технологического сопровождения (ИТС) пользователей программных продуктов экономического назначения фирмы «1C». Она предназначена для обеспечения подписчиков продуктом, включающим основную методическую и правовую информацию, необходимую для текущей работы. ИТС является центральным звеном поддержки всех категорий пользователей и позволяет сконцентрировать основную методическую работу в едином периодическом издании. Зарегистрированные пользователи могут оформить подписку на ИТС.

Технологической основой этого сервиса является ежемесячно выпускаемый компакт-диск, содержащий комплекс разнообразных материалов, рассчитанных как на конечных пользователей экономических программ, так и на специалистов по их внедрению, сопровождению и настройке конфигураций на особенности конкретных предприятий.

Распространение дисков ИТС осуществляют сервис-партнеры и фирмы-франчайзи «1C». Они каждый месяц доставляют подписчикам очередной CD-ROM (DVD), устанавливают с него новые выпуски системы, проводят актуализацию информационных разделов и методических материалов, а также помогают пользователям в освоении новых возможностей программ семейства «1С:Предприятие» и проводят профилактику компьютерных систем для предотвращения сбоев и обеспечения надежной и эффективной работы (при заключении дополнительного договора на абонементное обслуживание).

Помимо типовой конфигурации с системой программ «1C:Предприятие» могут использоваться и специализированные конфигурации, создаваемые как самой фирмой «1C», так и ее партнерами. Число таких конфигураций уже достаточно велико. Для ознакомления пользователей с существующими апробированными решениями для предприятий различных отраслей и сфер деятельности выпускается сборник «Внедренные решения на основе системы программ «1С:Предприятие», включающий краткое описание нескольких десятков специализированных конфигураций и позволяющий наглядно представить спектр их применения.

Постоянно издается учебная литература независимых авторов, посвященная методическим вопросам использования семейства программ «1C:Предприятие». В ней рассматриваются вопросы правильного отражения в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной деятельности предприятий в соответствии с нормативными документами и использованию для этого возможностей различных версий программ «1C». В ряде изданий показан порядок настройки и использования программ для решения задач по всем разделам учета на сквозном примере работы условного предприятия. Пользователи программных продуктов «1C» по достоинству оценили эти издания, а тиражи некоторых из них составляли десятки тысяч экземпляров. Имеется также литература, посвященная вопросам ведения оперативного учета торговых операций с помощью программы «1С:Управление торговлей», расчета зарплаты и ведения кадрового учета средствами программы «1С:Зарплата и управление персоналом», а также основам конфигурирования семейства программ «1C:Предприятие» для конечных пользователей, не имеющих специальных технических навыков.

Изданию методических материалов по использованию своих программных продуктов для ведения бухгалтерского учета и финансового анализа большое внимание уделяет фирма «Инфософт». В частности, ею распространяется фундаментальное издание, содержащее детальные рекомендации по организации компьютерного учета на основе программы «Интегратор» на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности. Имеется литература, посвященная методике использования программных комплексов фирм «Альт-Инвест», «БЭСТ», «ИНЭК», «Парус», «Эксперт Системс» и др.

Помимо учебно-методической литературы пользователям также предлагаются различные демонстрационные и обучающие материалы и системы. В частности, с основными возможностями программных продуктов можно ознакомиться по их демоверсиям, доступным в свободном режиме на сайтах производителей и у официальных партнеров компаний.

Целый ряд изданий предназначен для специалистов, осуществляющих администрирование компьютерных систем и их адаптацию к потребностям конкретных предприятий. Особенно активно такие издания выпускает фирма «1C». В них обобщается опыт создания и поддержки конфигураций системы «1С:Предприятие», разрабатываемых фирмой, ее партнерами и конечными пользователями, описываются внутренние особенности функционирования системы, приводятся примеры эффективного применения ее наиболее сложных для освоения механизмов и функций, содержатся рекомендации по оптимальному применению различных возможностей и компонент системы программ «1С:Предприятие» для решения конкретных задач.

§3.2. Правовая поддержка бухгалтерских информационных систем

Корректность ведения любой работы (в том числе, учетной) требует от специалиста (бухгалтера) хорошего знания существующей нормативной базы. Самостоятельно отслеживать все изменения в федеральном, региональном и местном законодательстве достаточно сложно. Поэтому многие экономисты являются пользователями правовых баз данных, которые включают различную правовую информацию и специальные средства ее обработки (поиск, экспорт в другие программы и др.).

Производители таких систем постоянно следят за изменениями в нормативной базе, профессионально их аккумулируют и поставляют своим подписчикам в виде программных продуктов. Правовые базы данных являются одной из важнейших составляющих информационного фонда автоматизированных информационных систем.

Правовая информация – это совокупность правовых актов и связанных с ними справочных, нормативных и других материалов, охватывающих все сферы правовой деятельности. Многообразие правовой информации привело к необходимости ее классификации. Всю правовую информацию можно разделить на три группы:

§  официальная правовая информация включает нормативную и иную информацию, исходящую от государственных органов; она имеет юридическое значение и направлена на регулирование общественных отношений;

-  нормативная правовая информация включает документы официального характера, соответствующие стандарту и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм. Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ. На ее основе органами законодательной власти принимаются законы, во исполнение законов органами исполнительной власти издаются подзаконные акты, которые конкретизируют нормы законов или устанавливают новые нормы, соответствующие и не противоречащие законам;

-  ненормативная правовая информация включает документы официального характера, разъясняющие действующие нормы (например, акты толкования Конституции РФ), а также правовые акты, принимаемые судебными, прокурорскими и другими органами;

§  информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение, исходит не от полномочных государственных органов, а от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий (различного рода жалобы, заявления, договоры и т. п.);

§  неофициальная правовая информация не влечет правовых последствий (образцы деловых бумаг, комментарии к законодательству, материалы статистики по правовым вопросам).

В настоящее время правовые базы данных общего назначения поставляются несколькими компаниями. Независимо от производителя, все справочно-правовые системы (СПС) должны удовлетворять трем требованиям:

§  полнота базы данных. Она измеряется отношением числа включенных в нее нормативных актов к числу реально существующих нормативных актов на момент создания базы. Потребителей обычно интересует не только полнота отдельных баз, но и информационные ресурсы компаний, разрабатывающих правовые системы. Это важно как для анализа предоставляемых информационных массивов, так и для прогнозирования объема будущих поступлений в информационную базу;

§  возможность разбиения массива правовой информации на отдельные базы. Предполагается выделение официальных и неофициальных правовых актов, деление правовой информации по тематическому признаку или территориальному (федеральные, региональные и местные правовые акты);

§  актуализация информационных баз справочно-правовых систем. Обеспечивается возможность включения в них новых документов в соответствии с текущими изменениями законодательства и поддержание уже имеющихся в рабочем состоянии. Для пользователя важна своевременность поступления необходимой информации, так как полученные с запозданием документы могут быть причинами серьезных проблем.

Эффективная справочно-правовая система может быть создана только с применением современных информационных технологий. Ее качество зависит от качества предоставляемой информации и инструментов, используемых для работы с системой. Применение самых современных компьютерных технологий, полнота правовой информации, ее достоверность и оперативность обновления являются основными требованиями к правовым базам данных.

Наиболее распространены справочно-правовые системы фирм «КонсультантПлюс», «ГАРАНТ-Сервис» и «Кодекс».

«КонсультантПлюс»[3] – это крупнейшая сервисная сеть по распространению правовой информации, работающая на российском рынке информационно-правовых услуг. Координационный центр разрабатывает программные продукты и планирует стратегию их распространения, а непосредственную продажу этих продуктов и их дальнейшее информационное сопровождение на компьютерах пользователей осуществляют региональные информационные центры (РИЦ), являющиеся самостоятельными компаниями. Сеть насчитывает 300 РИЦ, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах. Они имеют собственную сервисную структуру, самостоятельно определяют сбытовую и сервисную политику в регионах.

Программные продукты «КонсультантПлюс» охватывают все федеральное законодательство и международное право, архивные правовые акты и законопроекты, содержат справочную и консультационную информацию по бухгалтерскому учету и налогообложению, комментарии к законодательству, типовые формы документов и многое другое.

Программные продукты «КонсультантПлюс» отличаются высокой эффективностью и качеством. Существуют 32-разрядные однопользовательские, сетевые и интранет-версии для Windows 95/NT/98/2000/ME/XP/Vista/7. Системы работают в Администрации Президента РФ, Правительстве РФ, Государственной Думе, министерствах и ведомствах, сотнях налоговых инспекций и таможенных постов, вузах и банках, на предприятиях всех форм собственности и направлений деятельности по всей России.

«Гарант-Сервис»[4] – это одна из крупнейших российских компаний, осуществляющих информационно-правовое обслуживание предприятий, общественных объединений и организаций. Более 250 партнеров компании обслуживают сотни тысяч пользователей в 500 городах России.

Компьютерная справочная правовая система «ГАРАНТ» разрабатывается с 1990 г. Сегодня это специализированные правовые блоки по всем разделам федерального законодательства и 137 правовых блока по законодательству субъектов Федерации. В системе представлено законодательство 83 регионов Российской Федерации, а также практика десяти федеральных арбитражных судов. Полный объем информационного банка системы «ГАРАНТ» около 2 млн документов и комментариев к нормативным актам, еженедельное пополнение составляет около 7000 документов.

Сегодня с системой «ГАРАНТ» работают структуры федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления, банки, аудиторские и консалтинговые фирмы, промышленные предприятия, учебные заведения, специалисты различных предприятий и организаций. Постоянными партнерами компании являются более 500 органов власти федерального и регионального уровней: Государственная Дума, Администрация Президента РФ, Министерство по налогам и сборам РФ, Министерство финансов РФ, Центральный Банк РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, мэрии Москвы и других городов России.

«Кодекс»[5] – это информационно-правовой консорциум, объединяющий более 220 компаний, занимающихся разработкой и распространением информационных и программных продуктов под торговой маркой «Кодекс». Компания создает профессиональные юридические системы, содержащие документы российского и регионального законодательства, судебную практику, образцы правовых и деловых документов, формы отчетности, справочные материалы, консультации, комментарии и другие материалы, необходимые для работы любому профессионалу; а также специализированные справочные системы, содержащие действующие на территории России нормы, правила и стандарты (ГОСТы, СНиПы, СанПиНы и т. д.). В банке документов «Кодекс» содержится около 1 млн документов.

Справочно-правовые системы поставляются также фирмами, специализирующимися на разработке программных продуктов для экономических расчетов. Так, фирма «1C» поставляет базу данных «1С:Эталон. Полное законодательство России», которая на двух компакт-дисках содержит полный фонд правовых актов РФ. База данных включает действующие нормативные акты бывшего СССР; законы и постановления Федерального Собрания РФ; указы и распоряжения Президента РФ; постановления и распоряжения Правительства РФ; нормативные акты федеральных органов исполнительной власти; международные договоры и соглашения, а также другие нормативные документы межгосударственного характера.

Однако бухгалтера часто интересует не всеобъемлющая правовая информация, а ее специализированные срезы, которые затрагивают их каждодневные профессиональные интересы. В этой связи разработчики экономических программ сосредоточивают основное внимание на возможностях обеспечения пользователей такой информацией, которая непосредственно требуется в процессе работы с их программными продуктами и может быть тесно увязана с ними.

В частности, фирма «1C» производит два правовых программных продукта, предназначенных для практикующих бухгалтеров, аудиторов и экономистов, основная направленность которых бухгалтерский учет, налоги и предпринимательство. Это совместные проекты с компаниями «ГАРАНТ» и «Кодекс». Оба продукта выпускаются ежемесячно на CD-ROM в единой оболочке, поставляемой фирмой «1C».

Обе системы представляют собой электронные библиотеки, содержащие законы, постановления, нормативные акты, методики, справочники, консультации, разъяснения и многие другие документы, касающиеся бухгалтерского учета, налогообложения, предпринимательства и составления отчетности в России.

Состав основной нормативной базы данных в обоих продуктах примерно одинаков: в программном продукте «1С:ГАРАНТ» содержится более 7000, а в «1С:Кодекс» – более 6000 документов. Индивидуальность системам придают разделы дополнительной информации. Например, помимо основной нормативной базы, система «1С:ГАРАНТ. Правовая поддержка» включает базу данных Московского законодательства (более 2500 документов), бизнес-справки, справочник курсов валют, мониторинг законодательства, налоговый календарь, включающий федеральные и московские платежи, а также данные арбитражной практики. Помимо этого здесь имеется более 10000 редких и индивидуальных документов, собранных по запросам практикующих юристов.

«1С:Кодекс на CD-ROM. Скорая помощь для бухгалтера» дополнительно к основной информации включает базы данных по местным налогам и особенностям бухгалтерского учета в Москве и Санкт-Петербурге, справочник бухгалтера, типовые формы бухгалтерской документации, налоговый календарь, справочник курсов валют, консультации аудитора, более 1800 архивных актов и более 500 нормативных документов по Москве.

Важной особенностью специализированных правовых баз данных является возможность их тесной интеграции с программными продуктами, предназначенными непосредственно для той же предметной области, в частности, бухгалтерского учета. Это обеспечивается за счет тесной увязки понятий, которыми оперирует прикладная программа, с определенными совокупностями документов информационной базы правовой системы.

Интеграция «1С:ГАРАНТ» с программами системы «1С:Предприятие» предоставляет пользователям дополнительные возможности в работе. Контекстно-зависимая система помощи пользователю включает 300 точек входа в специальные подборки документов. В программе «1C:Бухгалтерия» точки входа осуществляют контекстное обращение к соответствующей нормативной информации непосредственно из плана счетов, журнала операций или из форм отчетности. Благодаря этому пользователь может быстро, не выходя из программы, получить необходимое правовое обоснование порядка отражения того или иного факта хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, разъяснения по расчету интересующего показателя отчетности и т. д. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» к системе помощи можно обратиться либо из журнала расчетов, либо из конкретного документа для получения необходимых сведений о порядке применения того или иного вида начислений и удержаний.

4.  Основные принципы построения и использования автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита.

4.1.  Подходы к созданию и внедрению автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита.

4.2.  Адаптация тиражных программ при создании автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита.

4.3.  Ввод в эксплуатацию автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита.

4.4.  Обновление программного обеспечения автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита.

§4.1. Подходы к созданию и внедрению автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита

Создание автоматизированных информационных систем (АИС) требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования технических средств, системного, вспомогательного и специализированного программного обеспечения.

Между перечисленными компонентами существует значительная взаимозависимость, которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС. В общем случае состав перечисленных компонент зависит от:

-  целей и задач создаваемой системы обработки данных;

-  числа ее пользователей;

-  предполагаемой технологии организации многопользовательской работы;

-  наличного парка средств вычислительной техники, периферийных устройств и имеющейся сетевой инфраструктуры;

-  состава уже используемого системного и вспомогательного программного обеспечения;

-  планируемого объема затрат на создание АИС.

АИС может создаваться как:

1) система автоматизации решения отдельных задач;

2) система комплексной автоматизации;

3) составная часть интегрированной системы управления предприятием.

Первый вариант. На рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных аналитических задач. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компьютеры в единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны требования к оборудованию и программам – достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую функциональность. Однако при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС в ходе эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке и полноте используемых данных. Часто очень трудно обнаружить и исправить возникающие ошибки.

Второй вариант. Помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы сотрудников разных отделов. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т. д. Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками.

Третий вариант. Требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с другими подразделениями, использующими ту же информацию для решения своих задач. При этом, чем крупнее предприятие и больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу. Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. Помимо чисто содержательных аспектов работы, в них должен быть предусмотрен порядок выполнения специфических операций, определяемых технологией использования конкретных программных средств.

Для многопользовательских АИС, которые по тем или иным причинам не используют общего информационного поля, очень важна выработка регламентов обмена данными и правил их кодирования на различных рабочих местах. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы согласованно вести общие справочники. Например, для того, чтобы разным объектам разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того чтобы избежать присвоения разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяются порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т. д.

При создании АИС на основе единого информационного поля многие из рассмотренных выше проблем согласования данных автоматически пропадают. Однако создание единого информационного поля не всегда технически возможно. Например, его нельзя создать в том случае, когда сотрудники используют данные, вводимые удаленными подразделениями, информационный обмен с которыми в режиме реального масштаба времени не может быть налажен.

Иногда формирование единой информационной среды при внедрении комплексной автоматизированной системы бывает не желательно. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского учета и экономического анализа существенным образом различаются, а сотрудники планово-финансового отдела (ПФО) используют бухгалтерскую информацию в своей работе. Поэтому если ПФО выполняет исключительно функции финансового планирования и анализа, то нередко бывает целесообразно работать с автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы.

В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации управления – весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантированно успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии функционирования бизнеса. Отнюдь не все предприятия сразу готовы к этому.

Во многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время финансовый анализ в условиях жесткой конкурентной борьбы необходим практически всем, даже относительно небольшим предприятиям, для повышения эффективности их деятельности.

Практика показывает, что обычно внедрение компьютерных систем осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и оперативного учета. Далее автоматизация начинает охватывать учет в целом и отдельные элементы экономического анализа. И, наконец, после накопления необходимого опыта работы с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности.

Но даже поэтапную автоматизацию нужно осуществлять системно. Типичной ошибкой при внедрении АИС в начале – середине 90-х гг. было бессистемное внедрение разрозненных, не связанных друг с другом программ. В последующем многие предприятия вынуждены были отказываться от ранее приобретенного или самостоятельно созданного программного обеспечения и переходить к поэтапному внедрению комплексных программных средств, потенциально способных охватить все функции управления. Поэтому, даже при создании АИС как системы автоматизации решения отдельных задач, следует заранее выбирать такое программное обеспечение, возможности которого в последующем можно наращивать либо приобретая новые модули, либо используя дополнительный набор функций.

При внедрении многомодульных программных комплексов можно начать с приобретения и освоения возможностей одного – двух модулей, а потом докупать их по мере необходимости. Например, программный комплекс «Галактика» содержит около 40 модулей, предназначенных для решения задач бухгалтерского, оперативного и кадрового учета, планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства, управления финансами, снабжением, сбытом, маркетингом и т. д. Понятно, что внедрение сразу всех не только нецелесообразно, но и просто невозможно. Поэтому внедрение системы «Галактика» обычно начинается с нескольких модулей, предназначенных для решения наиболее важных и сложных для данной организации задач, и далее постепенное развитие автоматизированной системы управления предприятием происходит за счет ее дополнения новыми модулями. При поэтапном развитии АИС во внимание должны приниматься уже имеющийся парк вычислительной техники, периферийных устройств и сетевая инфраструктура предприятия.

Часто для внедрения новых версий программного обеспечения, новых модулей или просто для повышения производительности АИС требуется модернизация или полная замена имеющихся компьютеров. Это достаточно дорогостоящее мероприятие, которое может занять продолжительное время, поскольку старые компьютеры надо демонтировать, установить новые, загрузить в них и настроить должным образом необходимое программное обеспечение. Возможно альтернативное решение, когда вместо радикального обновления компьютеров всех рабочих мест приобретается только один мощный сетевой сервер и развертывается специальное системное программное обеспечение, позволяющее перенести на него все функции по решению задач, оставляя за компьютерами рабочих мест роль простых терминалов. Такого рода систему можно развернуть быстрее, и модификация аппаратного обеспечения в этом случае часто требует меньших затрат. Немаловажно и то, что использование централизованной технологии обработки данных в определенном смысле упрощает администрирование системы. Однако такое решение возможно не всегда.

Эффективное многопользовательское применение многих пакетов программ требует высокопроизводительного сетевого оборудования. Поэтому вопрос о возможности перехода к использованию такого рода систем автоматизации часто упирается в необходимость радикального изменения сетевой инфраструктуры предприятия, что тоже не всегда возможно. Нередки случаи, когда радикально изменить сетевую инфраструктуру предприятия чрезвычайно затруднительно, поскольку для прокладки нового сетевого кабеля нужно вскрывать полы и перекрытия основных производственных помещений, что требует полной или частичной остановки основных технологических процессов. В подобных случаях многие из ныне существующих программных средств использовать нельзя, а единственным выходом является применение централизованной технологии обработки данных, при которой нагрузка на сетевую инфраструктуру минимальна.

Важным фактором, влияющим на создание и развитие АИС, является состав используемого системного и вспомогательного программного обеспечения. Несмотря на то, что в подавляющем числе организаций в качестве клиентских операционных систем (ОС) используются те или иные разновидности Windows, иногда приходится сталкиваться с желанием использовать в АИС программы для DOS. В этом случае не нужно обновлять большое число компьютеров для их соответствия требованиям программ, использующих Windows. При внедрении и развитии системы имеет значение и то, под управлением каких сетевых операционных систем могут функционировать внедряемые программы. Большинство разработок могут использоваться совместно с Novell Netware или Windows NT Server. Однако иногда более высокую производительность работы многопользовательской системы обработки данных может обеспечить операционная система Unix. А наиболее известные и широко распространенные российские разработки не могут работать совместно с ней. В то же время эксперименты различных фирм-производителей программного обеспечения бухгалтерского учета и экономического анализа показывают, что использование Unix в качестве серверной операционной системы нередко дает более высокую производительность системы в целом, чем применение упомянутых выше сетевых ОС фирм Novell и Microsoft. Кроме того, некоторые разновидности Unix (Linux, FrееВSD) распространяются бесплатно, и это может снизить стоимость создаваемой АИС. При этом, в качестве клиентских ОС на рабочих местах могут использоваться привычные всем DOS и Windows. Проблема лишь в том, чтобы найти специалистов, способных квалифицированно сопровождать сеть под управлением Unix. При выборе специализированного ПО АИС имеет значение также и то, на основе какой СУБД оно базируется. Дело в том, что на многих крупных предприятиях для решения различных задач обычно уже используется та или иная разновидность мощных промышленных СУБД, которую желательно использовать и при создании АИС.