ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
главного специалиста - эксперта
отдела делопроизводства департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области
1. Общие положения
1.1. Название и цель учреждения должности
Должность государственной гражданской службы Ульяновской области главного специалиста-эксперта (далее – главный специалист-эксперт) учреждается в отделе делопроизводства департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области (далее-отдел) с целью обеспечения редактирования документов, издаваемых в Правительстве Ульяновской области.
1.2. Место должности в Реестре должностей государственной гражданской службы Ульяновской области
Должность главного специалиста – эксперта относится к категории «специалисты», к старшей группе должностей государственной гражданской службы.
1.3. Порядок назначения и освобождения от должности
Главный специалист-эксперт назначается и освобождается от должности распоряжением Правительства Ульяновской области в порядке, установленном законодательством.
1.4. Непосредственная подчинённость
Главный специалист-эксперт непосредственно подчиняется заместителю директора департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций–начальнику отдела делопроизводства Правительства Ульяновской области (далее – начальник отдела).
1.5. Порядок замещения и делегирования полномочий
В период отсутствия главного специалиста-эксперта его полномочия исполняются в части редактирования документов, издаваемых в Правительстве Ульяновской области консультантом отдела, в порядке установленным законодательством.
1.6. Возможность совмещения должностей и функций
В соответствии с п.2 ст.14 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» главный специалист-эксперт вправе с предварительным уведомлением начальника отдела выполнять иную оплачиваемую работу, если это не повлечет за собой конфликт интересов.
2. Квалификационные требования
2.1. Квалификационные требования, предъявляемые к образованию, к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности
На должность главного специалиста-эксперта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Филология» либо иное высшее профессиональное образование.
2.2. Квалификационные требования, предъявляемые к уровню и характеру знаний и навыков:
2.2.1. Знания законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих профессиональную деятельность
Главный специалист-эксперт должен на достаточном уровне знать:
- Конституцию Российской Федерации;
- законодательство Российской Федерации в сфере государственного управления, государственной гражданской службы, информатизации, применения автоматизированных информационных систем, нормативные акты, касающиеся документации и ведения делопроизводства;
- Устав Ульяновской области, нормативные правовые акты Ульяновской области, регламентирующие полномочия, организацию и деятельность органов государственной власти Ульяновской области;
- организационно-правовые документы Правительства Ульяновской области.
2.2.2. Уровень профессиональных знаний в соответствующей сфере, позволяющий эффективно выполнять функциональные обязанности, владение современными профессиональными технологиями
Главный специалист-эксперт должен на достаточном уровне знать:
- Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (в части, не противоречащей действующему законодательству);
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ;
- Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; - Инструкцию по делопроизводству, утвержденную постановлением Правительства Ульяновской области -П «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области»;
- Основные правила работы архивов организаций;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
- правила предоставления услуг телеграфной, телефонной и почтовой связи;
- нормативные акты по нормированию труда;
- стандарты и другие документы по стандартизации, в которых содержатся положения, применяемые в области работы с документами.
2.2.3. Профессиональные навыки
Главный специалист-эксперт должен:
- уметь свободно обобщать и анализировать информацию, готовить предложения по устранению и разрешению причин возникающих проблем;
- обладать достаточным уровнем работы с документами, знать современные методы работы с документами, уметь дать исчерпывающую консультацию;
- свободно ориентироваться в постановке учёта и отчётности в подразделении, знать, как можно быстро получить необходимую информацию;
- знать распределение обязанностей между руководством;
- уметь осуществлять служебное взаимодействие в пределах своей компетенции с органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Ульяновской области, структурными подразделениями Правительства Ульяновской области;
- свободно владеть основными программными продуктами (текстовыми редакторами и электронными таблицами), уметь пользоваться правовыми базами данных (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), эффективно использовать Интернет, уметь работать в системе электронного документооборота «Company Media»;
- иметь навыки по использованию копировальной техники, средств факсимильной связи.
2.3. Требования, предъявляемые к личностным качествам
Главный специалист-эксперт должен обладать следующими личностными качествами:
- уметь принимать самостоятельные решения;
- стремиться к профессиональному развитию, расширению зоны собственной компетенции, приобретению новых знаний, умений, навыков;
- быть активным и инициативным при возникновении сложноразрешимых ситуаций;
- быть ответственным за порученный участок работы;
- быть вежливым, дисциплинированным, доброжелательным, выдержанным, принципиальным.
3. Должностные обязанности
Главный специалист-эксперт:
3.1. Обеспечивает учёт проектов документов, поступающих на корректирование.
3.2. Осуществляет корректирование проектов законов области, постановлений, распоряжений, писем Губернатора Ульяновской области, устраняя грамматические и лингвистические ошибки.
3.3. Проверяет соблюдение правил оформления документов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 и методическими рекомендациями по оформлению документов.
3.4. Обеспечивает правильность написания и унификацию терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразие обозначений во всех видах документов и их приложениях.
3.5. Устраняет неясность в написании отдельных букв и знаков, неправильную разбивку текста на абзацы.
3.6. Согласовывает с исполнителями замеченные стилистические погрешности.
3.7. Проверяет соответствие напечатанного текста на бланке ранее представленному проекту.
3.8. Принимает участие в разработке инструктивных и методических документов по делопроизводству.
3.9. Принимает на себя дополнительный объём обязательств и оказывает содействие сотрудникам отдела в случае, если этого требуют приоритетные задачи и установленные предельные сроки.
3.10. Соблюдает установленные правила внутреннего служебного распорядка.
3.11. Соблюдает установленный Порядок рассмотрения актов прокурорского реагирования в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
3.12. Подготавливает и (или) участвует в подготовке ответов на акты прокурорского реагирования органов прокуратуры и заключения органов юстиции о результатах юридической экспертизы нормативных правовых актов Губернатора и (или) Правительства Ульяновской области.
4. Права
Главный специалист-эксперт имеет право:
4.1. Докладывать начальнику отдела обо всех выявленных недостатках в работе в пределах своей компетенции.
4.2. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам совершенствования работы отдела.
4.3. Принимать участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров и других организационных мероприятий по вопросам, отнесённым к компетенции отдела.
4.4. Пользоваться электронными правовыми базами данных, справочно-информационным фондом и другими источниками информации.
4.5. Запрашивать в подразделениях Правительства Ульяновской области информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
5. Ответственность
Главный специалист-эксперт нёсет ответственность:
5.1. За выполнение функций и задач, возложенных на структурное подразделение.
5.2. За нарушение гражданским служащим своих должностных обязанностей, повлекшее за собой причинение вреда государственному органу и (или) нарушение законодательства Российской Федерации.
5.3. За представление гражданским служащим представителю нанимателя подложных документов или заведомо ложных сведений.
5.4. За разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, и служебной информации, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей.
5.5. За утрату по его вине документов.
Главный специалист-эксперт несёт административную, уголовную и иную ответственность в соответствии с законодательством.
6. Перечень вопросов для самостоятельного решения
6.1. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения
Главный специалист-эксперт вправе самостоятельно принимать решения по следующим вопросам:
- проверка поступивших на корректирование постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Ульяновской области;
- запрос у исполнителей недостающих документов;
- оказание консультативной помощи сотрудникам структурных подразделений по вопросам подготовки актов Губернатора и Правительства Ульяновской области.
6.2. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт самостоятельно принимать управленческие и иные решения
Главный специалист-эксперт обязан самостоятельно принимать решения по следующим вопросам:
- организация учёта и хранения переданных ему на исполнение документов;
- определение соответствия представленных на регистрацию документов требованиям утверждённых Правил подготовки и издания правовых актов Губернатора Ульяновской области.
7. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт вправе или обязан участвовать при подготовке проектов правовых актов и (или) проектов управленческих решений
7.1. Главный специалист-эксперт вправе участвовать в подготовке
проектов всех нормативных правовых актов, разрабатываемых отделом.
7.2 Главный специалист-эксперт обязан вносить предложения при подготовке проектов нормативных правовых актов по вопросам подготовки проектов актов Губернатора – Председателя Правительства Ульяновской области.
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия
данных решений
Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом Правительства Ульяновской области, инструкцией по делопроизводству и другими нормативными правовыми актами Ульяновской области либо резолюцией руководителя.
9. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста –
эксперта в связи с исполнением им должностных обязанностей
Главный специалист-эксперт осуществляет взаимоотношения:
9.1. С начальником отдела - в порядке подчиненности.
9.2. С работниками структурных подразделений Правительства Ульяновской области, исполнительных органов государственной власти Ульяновской области, возглавляемые Правительством Ульяновской области - по вопросам подготовки документов.
9.3. С государственно-правовым департаментом Правительства Ульяновской области - по правовым вопросам подготовки документов.
9.4. С департаментом информационных технологий Правительства Ульяновской области - по вопросам эксплуатации компьютерной техники.
10. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности главного специалиста – эксперта
Показателями эффективности и результативности работы главного специалиста-эксперта являются:
- наличие учётных форм и отметок о работе с проектами документов;
- отсутствие ошибок в документах;
- количество откорректированных страниц документов в отчётном периоде.
