Республики Дагестан
Утверждена
решением Конституционного Суда Республики Дагестан
от 1 апреля 2010 г. № 5- РСС
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в Конституционном Суде
Республики Дагестан
Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами и оформлению их в Конституционном Суде Республики Дагестан.
Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения судьями и сотрудниками аппарата Конституционного Суда Республики Дагестан.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Конституционном Суде Республики Дагестан (Далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Дагестан «О Конституционном Суде Республики Дагестан» (далее – Закон), Регламентом Конституционного Суда Республики Дагестан (далее – Регламент), постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 года № 000 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению деятельности Конституционного Суда Республики Дагестан (далее – Конституционный Суд) и к организации работы со служебными документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля за исполнением.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами (независимо от вида носителя), включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за исполнением.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Суде, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на руководителя аппарата Конституционного Суда.
1.4. Судьи и работники аппарата Конституционного Суда несут предусмотренную законом ответственность за сохранность находящихся у них документов.
1.5.Передача документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, органам государственной власти, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, средствам массовой информации, а также гражданам осуществляется с разрешения Председателя Конституционного Суда.
1.7. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы.
2. Прием и регистрация корреспонденции
2.1. Прием корреспонденции
2.1.1. Поступающая в Конституционный Суд корреспонденция принимается отделом организационно-правового обеспечения деятельности Конституционного Суда.
2.1.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее доставки, сохранность упаковки, соответствие адресата, наличие вложенных документов и приложений к ним. Ошибочно поступившая в Конституционный Суд корреспонденция возвращается по принадлежности.
Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров.
Наличие в приложении к обращению денежных знаков, наград, паспортов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений и других документов отмечается в журнале регистрации входящей корреспонденции.
При отсутствии в корреспонденции указанных в приложении или в описи документов, а также при повреждении документа либо упаковки сотрудниками аппарата Конституционного Суда в составе не менее двух человек составляется акт в трех экземплярах, один из которых прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности адресату, второй – направляется отправителю, третий – хранится в делах Конституционного Суда.
2.2.Регистрация корреспонденции
2.2.1. Регистрации подлежит входящая, внутренняя и исходящая корреспонденция, за исключением книг, газет, журналов, брошюр, почтовых извещений и иной печатной корреспонденции.
2.2.2. Поступившая корреспонденция регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции с указанием наименования организации или фамилии и инициалов лица, обратившегося в Суд, порядкового номера и даты поступления обращения или документа, почтового адреса и количества листов.
При регистрации коллективных обращений, указывается фамилия лица, первым подписавшего обращение, либо та, которая указана заявителями, а в необходимых случаях – наименование организации.
2.2.3. На поступившей корреспонденции проставляется регистрационный штамп Конституционного Суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля – на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления. На служебном документе регистрационный штамп ставится на оборотной стороне последнего листа внизу слева.
2.2.4. Конверты от поступающих в Конституционный Суд обращений не подлежат уничтожению и приобщаются к ним.
При поступлении в одном конверте нескольких обращений по разным, не относящимся друг к другу вопросам конверт прилагается к тому их них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.
2.2.5. Вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой «Лично», передается Председателю Конституционного Суда в день регистрации.
2.2.6. Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается, регистрируется по данным, указанным на конверте, и направляется адресату. Если корреспонденция не носит личного характера, она передается адресатом для регистрации в установленном порядке.
2.2.7. Корреспонденция, поступившая в Конституционный Суд с нарочным, принимается с проставлением даты, времени поступления и подписи лица, принявшего документ.
2.2.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты, времени приема и регистрируются, за исключением поздравительных телеграмм, по правилам регистрации корреспонденции.
2.2.9. Телефонограммы принимаются и регистрируются в журнале телефонограмм. Тексты телефонограмм передаются адресату.
2.2.10. Не подлежат регистрации почтовые отправления, возвращенные отделениями связи ввиду неполучения их адресатом. Указанные почтовые отправления с отметкой о времени получения их Конституционным Судом приобщаются к исходящим документам.
2.3. Регистрация исходящей корреспонденции
2.3.1. Исходящая корреспонденция регистрируется.
2.3.2. При регистрации исходящей корреспонденции проверяется правильность ее оформления:
- исполнение на соответствующем бланке Конституционного Суда;
- наличие подписи, даты;
- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
- правильность адреса получателя;
- наличие указанных в документе приложений (в случае если это ответ на поступившее письмо – наличие материалов, на основании которых готовился исходящий документ);
- наличие печати в случаях, когда она полагается.
Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.
2.3.3. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и на всех экземплярах проставляется исходящий номер по порядку.
2.3.4. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату. Копия документа вместе с приложениями остается в Конституционном Суде.
2.3.5.Сотрудник аппарата Конституционного Суда оформляет копии документов и приложения к ним и подшивает дело по номенклатуре.
2.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.
2.4.1. Прием и передача электронных сообщений осуществляется сотрудником аппарата, ведущему подготовку судебных заседаний, а прием и передача информации по каналам факсимильной связи - советником Председателя Конституционного Суда.
2.4.2. Принятые по электронной почте и каналам факсимильной связи материалы, касающиеся деятельности Конституционного Суда, распечатываются на бумажные носители и передаются для регистрации и передачи адресату.
2.4.3. По каналу факсимильной связи и электронной почты запрещается передавать секретные документы, документы ограниченного распространения и тексты документов «Не для печати».
2.4.4.Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почты, возлагается на начальника отдела и исполнителя, подготовившего материал к передаче.
3. Прохождение документов и исполнение поручений
3.1. Письменные поручения Председателя Конституционного Суда передаются на исполнение помощнику Председателя Конституционного Суда, который оформляет контрольную карточку с указанием исполнителя, даты поручения и срока исполнения, Устные поручения Председателя Конституционного Суда исполняются в установленные сроки.
Поручения судей, изучающих обращение в предварительном порядке, а также поручения судей-докладчиков направляются в отдел в письменном виде с указанием даты и срока исполнения.
3.2. Если поручение дано нескольким сотрудникам, то лицу, указанному в поручении первым, передаются подлинники поручения и документы (обращения), другим – их копии.
3.3. О поручениях, полученных сотрудником аппарата непосредственно от Председателя Конституционного Суда, сотрудник аппарата извещает руководителя аппарата.
3.4. Поручение считается исполненным после его выполнения и сообщения результатов лицу, давшему поручение. По результатам исполнения при необходимости составляется справка.
3.5. Передача документов от одного исполнителя к другому при его временном отсутствии или переводе на другую должность либо при увольнении производится с согласия лица, давшего поручение. В случае адресного поручения Председателя Конституционного Суда передача документов от одного исполнителя другому производится с его разрешения.
3.6. На документах, требующих ознакомления, ставятся подписи ознакомившихся с ними лиц и дата ознакомления.
4. Составление и оформление документов
4.1. При подготовке непроцессуальных документов соблюдаются следующие правила:
4.1.1. Документы оформляются на бланках Конституционного Суда.
4.1.2. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.
4.1.3. Документ должен быть кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.
4.1.4. В реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ.
4.1.5. Документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и печатная расшифровка подписи с указанием инициалов. Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывается исполняющим обязанности этого должностного лица или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и. о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту «/» перед наименованием должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.
4.1.6. Исходящая корреспонденция, адресованная органам государственной власти, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, подписываются Председателем Конституционного Суда, а также судьей-докладчиком при работе по обеспечению исполнения итоговых решений Конституционного Суда.
4.1.7. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, указываются двумя парами арабских цифр (число и месяц), год – четырьмя арабскими цифрами, например 14.03.2009. Дата проставляется в следующей последовательности: число, месяц, год. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2009 года. В тексте документа, содержащего ссылку на нормативный правовой акт, а также сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты, например: 14 марта 2009 года.
4.1.8. На оборотной стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
На документах, подготовленных для внутреннего пользования (справки, заключения, служебные и докладные записки и пр.), данные об исполнителе указываются на обороте последней страницы первого экземпляра.
Проекты документов за подписью Председателя Конституционного Суда, его заместителя визируются исполнителем, начальником отдела и руководителем аппарата на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра; проекты, подготовленные помощником и советником Председателя Конституционного Суда по его поручению, визируются исполнителями аналогичным образом.
Проекты документов за подписью руководителя аппарата визируются аналогично исполнителем и руководителем отдела.
4.2. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном падеже, например:
Министерство юстиции
Республики Дагестан
Управление делами
Начальнику отдела
При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности и адресата, например:
Министру юстиции
Республики Дагестан
Если документ адресуют в однородные организации или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Председателям
Конституционных (уставных) судов
субъектов Российской Федерации.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам, в том числе гражданам, в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:
Редакция журнала «Дагестан»
ул. Буйнакского, д. 4
г. Махачкала. Республики Дагестан, 367002
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
пр. Р. Гамзатова, ,
г. Махачкала, 367000
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.
4.3. Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.
4.4. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.
4.5. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется, например:
Приложение: 1. Проект постановления на 2 л. в 3 экз.
2. Справка о проверке на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: обращение гражданки от 01.01.2001 и приложение к нему, всего на 20 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь необходимые для документа реквизиты.
В приложении к документу в правом верхнем углу первого листа указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:
Приложение
к приказу Председателя
Конституционного Суда
Республики Дагестан
от 01.01.01 г. № 2
4.6. При подготовке документов, направляемых в государственные органы, используется их полное наименование, не допускаются сокращения.
4.7. Первый экземпляр исходящего документа подписывается с указанием даты.
4.8. При ссылке в тексте на правовой акт указывается вид акта, дата его принятия, номер и название (например: Постановление Правительства Республики Дагестан от 01.01.2001 года № 000 «О работе по профилактике йододефицитных состояний в Республике Дагестан»
При ссылке на иные документы указывается вид документа, его наименование, дата и номер (например: письмо Министерства труда и социальной защиты Республики Дагестан «О вопросах организации социальной помощи малоимущих семей Республики Дагестан» от 01.01.2001 года № 5/21).
4.9. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк) печатается без переноса слов, абзацев, исправлений.
5. Подготовка и оформление распорядительных документов
5.1.По организационным, кадровым, финансовым и другим вопросам Председателем Конституционного Суда издаются и распоряжения (далее - распорядительные документы).
5.2. Указания по подготовке распорядительного документа даются в форме резолюции председателя Конституционного Суда за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действия, срока исполнения, даты резолюции.
5.3. Проекты распорядительных документов должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.
В констатирующей части распорядительного документа кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для издания документа.
Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
5.4. В качестве исполнителей указываются конкретные сотрудники Конституционного Суда. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части документа могут содержаться указания о сотруднике Конституционного Суда, на которого возлагается контроль за исполнением.
5.5. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта распорядительный документ должен содержать указание об утрате соответствующим документом или пунктом юридической силы.
5.6. Представляемые на подпись Председателю Конституционного Суда распорядительные документы визируются исполнителями с указанием их должностей и даты согласования.
Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования.
При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе, приводя мотивированные возражения или новую формулировку.
5.7. Распорядительные документы оформляются на бланках Конституционного Суда и должны иметь следующие реквизиты: наименование Конституционного Суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов), дата подписания акта и его номер, наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.
5.8.Распорядительные документы, подписанные Председателем Конституционного Суда, регистрируются.
Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер, Первые экземпляры документов подшиваются по номенклатуре в дела.
5.9. Работник аппарата Конституционного Суда, отвечающий за исполнение распорядительного документа, знакомит под роспись с документом всех сотрудников аппарата, которых касается его исполнение, либо обеспечивает передачу им копий документа, организует и контролирует его исполнение.
6. Рассмотрение обращений
6.1. Обращения, поступившие в Суд, рассматриваются в соответствии с Законом, Регламентом и настоящей Инструкцией.
6.2. Обращения и прилагаемые к нему документы по поручению руководителя аппарата изучаются сотрудниками аппарата Конституционного Суда в установленные Законом сроки.
6.3. При выявлении несоответствия обращения и прилагаемых к нему документов требованиям Закона руководитель аппарата уведомляет об этом заявителя и предлагает устранить выявленные несоответствия.
6.4.Обращения и прилагаемые к нему документы, поступившие повторно, передаются исполнителю с предыдущей перепиской.
6.5. В иных случаях, в том числе если заявитель потребовал принятия Судом решения по его обращению, признанному аппаратом Конституционного Суда не соответствующим требованиям Закона, обращение и прилагаемые к нему документы, а также справка аппарата передаются председателю Конституционного Суда для принятия им решения о предварительном изучении обращения судьей (судьями).
6.6. При устранении заявителем выявленных несоответствий и повторном обращении в Конституционный Суд оно вновь регистрируется и с соответствующей справкой передается Председателю Конституционного Суда.
При повторном обращении течение процессуальных сроков рассмотрения обращения судом возобновляется со дня его последней регистрации.
6.7. В случае повторного обращения заявителя по вопросу, по которому ранее было вынесено постановление Конституционного Суда либо состоялось решение Конституционного Суда об отказе в принятии обращения к рассмотрению или о прекращении производства по основаниям, предусмотренным статьями 41, 63 Закона, либо аппаратом Конституционного Суда обращение было признано явно неподведомственным суду по основаниям, предусмотренным статьей 41 Закона, заявителю вторично высылается копия соответствующего решения Конституционного Суда или ответа руководителя аппарата с одновременным уведомлением его о прекращении с ним переписки по данному вопросу.
6.8. Уведомление о прекращении переписки с заявителем подписывается заместителем Председателя Конституционного Суда. Дальнейшие заявления одних и тех же лиц по одному и тому же вопросу оставляются без ответа и передаются на хранение.
6.9. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет судья-секретарь.
6.10. Обращения, требующие предварительного изучения судьей (судьями), докладываются руководителем аппарата Конституционного Суда Председателю Конституционного Суда и с поручением Председателя Конституционного Суда направляются судье (судьям) для исполнения.
6.11. После принятия судом обращения к рассмотрению готовятся уведомления о принятом решении, которые направляются сторонам. Стороне, не являющейся заявителем, наряду с уведомлением высылаются также копии обращений и приложенных к нему материалов.
6.12. Прием граждан в Конституционном Суде осуществляется сотрудниками аппарата ежедневно, кроме выходных дней.
Переданное на приеме письменное обращение регистрируется и рассматривается в установленной форме.
7. Обеспечение судебных заседаний и совещаний судей, формирование судебных дел
7.1. Организационно-техническое, документационное обеспечение заседаний Конституционного Суда и совещаний судей, а также фонографирование, стенографирование и протоколирование заседаний Конституционного Суда осуществляется секретарем судебного заседания.
7.2. Лица, участие которых в заседании суда признано необходимым, извещаются заблаговременно.
7.3. Материалы дела в соответствии с Регламентом до начала слушания оформляются в судебное дело судьей-докладчиком.
7.4. В заседании Конституционного Суда ведется фонографирование с оформлением протокола. Протокол подписывается председательствующим и секретарем судебного заседания и приобщается к материалам судебного дела.
7.5. Протоколы судебных заседаний, подлинники итоговых решений и определений, содержащих правовую позицию Конституционного Суда, до завершения формирования судебного дела находятся на хранении у судьи-докладчика.
Протоколы рабочих совещаний судей, а также решения Конституционного Суда по вопросам организации его деятельности оформляются и находятся на хранении в течение трех лет, а затем сдаются в архив Конституционного Суда на постоянное хранение.
7.6. Итоговые решения и определения Конституционного Суда подлежат регистрации с присвоением им соответствующего порядкового номера.
7.7. Итоговые решения и определения, подлежащие опубликованию, печатаются на государственном языке.
7.8. Проект списка рассылки итоговых решений и определений Конституционного Суда готовится помощником Председателя Конституционного Суда, согласовывается с судьей-докладчиком, утверждается Председателем Конституционного Суда. Документы рассылаются согласно утвержденному списку.
7.9. В зависимости от срочности доставки исходящая корреспонденция отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.
Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.
7.10. Формирование судебного дела завершается составлением заключения об исполнении итогового решения Конституционного Суда.
Заключение составляется заместителем Председателя Конституционного Суда, подписывается им, судьей-докладчиком, руководителем аппарата и утверждается Председателем Конституционного Суда.
Оформленное судебное дело передается на хранение в архив Конституционного Суда.
8. Организация работы с документами в делопроизводстве
8.1.Составление номенклатуры и сдачи дел в архив
8.1.1. Организация работы с документами включает в себя виды работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу их в архив.
8.1.2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых судьями и подразделениями аппарата Конституционного Суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
8.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в деле, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел, является основой составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
8.1.4. В номенклатуру дел Конституционного Суда включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы. Наименования разделов номенклатуры дел соответствуют названиям подразделений аппарата и располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
8.1.5. В номенклатуру дел Конституционного Суда включаются все дела и документы, относящиеся к деятельности судей и аппарата Конституционного Суда, за исключением периодических изданий.
8.1.6. Номенклатура дел Конституционного Суда подписывается сотрудником, ответственным за архив, не реже одного раза в 5 лет согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения Республики Дагестан и утверждается Председателем Конституционного Суда.
8.1.7. После утверждения номенклатуры дел судьи и аппарат Конституционного Суда получают для последующей работы выписки соответствующих разделов.
8.1.8. Внесение изменений в номенклатуру дел осуществляется при изменении структуры и штатного расписания аппарата Конституционного Суда, а также при появлении новых документированных участков работы. Номенклатура дел ежегодно уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Суде обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 1-05, где 1- обозначение структурного подразделения, 05- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований государственных органов и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название государственного органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.), например:
«Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам конституционного судопроизводства (планы, списки, доклады, информация)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указываются их общее видовое название, например:
«Переписка с архивными учреждениями Республики Дагестан по вопросам архивного дела».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
«Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
«Годовой план финансирования мероприятий на 2009 год».
«Годовой отчет о расходах на содержание автотранспорта за 2006 год».
Порядок расположения заголовок дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года с изменениями от 01.01.01 года.
В графе 5. «Примечание» указывается название перечней документов использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в государственный орган или организацию для продолжения и др.
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой.
Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела.
8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т. п.); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Объем дела не должен превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т.1, т.2 и т. д.
В дело подшиваются все зарегистрированные документы.
8.2.3. Документы дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
Приказы и распоряжения по вопросам деятельности Конституционного Суда группируются отдельно от приказов и распоряжений по кадровым вопросам.
Приказы и распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Дела подлежат оформлению при их заведении.
8.2.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дела.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекс, заголовки дела, даты дела и др.)
8.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме: наименование организации – Конституционный Суд Республики Дагестан – указывается полностью в именительном падеже, наименование отдела, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, дата дела.
Наименование судебного дела должно соответствовать названию решения Конституционного Суда (в скобках указывается номер и дата решения).
На обложке дела, кроме заголовка, указываются число, месяц, год начала и окончания дела. Начальной датой является дата регистрации входящего документа (если документ поступил извне) или дата принятого в Суде документа, послужившего основанием для рассмотрения. Конечной датой является дата документа, закрывшего дело.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графитовым карандашом.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе заверителе, где указывается цифрами и прописью количество листов в данном деле, должность составителя, расшифровка подписи и дата. Количество листов выносится на обложку дела в соответствии с итоговой надписью. На обложке дела указывается срок хранения дела, который переносится из номенклатуры. На обложке дела постоянного хранения пишется «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела) на обложках дел постоянного хранения, проставляется в архиве Конституционного Суда только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета Правительства Республики Дагестан по архивам. На обложках дел постоянного хранения оставляется место сверху для названия архива, куда будут сдаваться дела.
8.2.7. Документы в деле подшиваются в 4 прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста. Все металлические крепления (скрепки, булавки и пр.) удаляются.
Дела временного (до 10 лет) хранения оформляются упрощенно: они могут оставаться в скоросшивателе, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Эти дела остаются в архиве Конституционного Суда до истечения срока хранения, после чего просматриваются и отбираются для уничтожения.
9. Организация оперативного хранения документов
9.1. С момента заведения и до передачи в архив Конституционного Суда дела хранятся по месту их формирования. Судьи и иные сотрудники несут ответственность за сохранность документов и дел.
9.2.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Конституционного Суда с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.
9.3. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Конституционного Суда или председателя постоянно действующей экспертной комиссии Конституционного Суда Республики Дагестан.
9.4. Дела и документы, выданные из архива Конституционного Суда сотрудникам под расписку, должны быть возвращены не позднее одного месяца со дня выдачи. При возврате дел в архив Конституционного Суда они подлежат проверке на сохранность. В архиве Конституционного Суда обязательно остается отметка в журнале регистрации, где указывается индекс дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата возвращения, подписи.
При работе с архивными материалами запрещается изымать документы из дел, делать подчеркивания и какие-либо пометки на документах, загибать листы.
Наличие и состояние документальных материалов, хранящихся в архиве Конституционного Суда, проверяется не реже одного раза в 5 лет соответствующей комиссией, образованной Судом.
9.5. Дополнение новыми материалами дел постоянного хранения после полного их оформления производится с разрешения Председателя Конституционного Суда с обязательным оформлением в деле дополнительной описи документов, которая также подшивается в дело.
10. Экспертиза ценности документов
10.1. Экспертиза научной и практической ценности дел и документов.
Экспертиза научной и практической ценности дел и документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией Конституционного Суда.
Постоянно действующая экспертная комиссия Конституционного Суда рассматривает проекты номенклатур, организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и уничтожение, согласовывает описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Опись, которую составляет работник, отвечающий за архив Конституционного Суда, сдается в ГУ «Центральный государственный архив Республики Дагестан».
Описи составляются по установленной форме в четырех экземплярах.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Суде на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Конституционного Суда.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Суде создается постоянно действующая экспертная комиссия Конституционного Суда.
10.1.4. Функции и права постоянно действующей экспертной комиссии Конституционного Суда, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается Председателем Конституционного Суда. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Конституционного Суда до его утверждения подлежит согласованию с Экспертно-проверочной методической комиссией архивного учреждения Республики Дагестан.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Конституционного Суда непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с постоянно действующей экспертной комиссией Конституционного Суда, под непосредственным методическим руководством Главного Архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Конституционного Суда; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Конституционного Суда путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает постоянно действующая экспертная комиссия Конституционного Суда.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.1.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.
10.1.12. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.1.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании постоянно действующей экспертной комиссии Конституционного Суда одновременно. Рассмотренные постоянно действующей экспертной комиссией Конституционного Суда акты, описи дел постоянного хранения утверждаются Председателем Конституционного Суда только после согласования с Экспертно-проверочной методической комиссией архивного учреждения Республики Дагестан; после этого Конституционный Суд имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в установленном порядке.
10.2. Порядок передачи дел на хранение в архив
10.2.1. В архив Конституционного Суда сдаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через 3 года после завершения их делопроизводством и в сроки, установленные архивом Конституционного Суда. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Конституционного Суда не подлежат. Они хранятся в канцелярии и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
10.2.2. Дела передаются в архив Конституционного Суда по сдаточным описям, которые составляются в трех экземплярах, раздельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Передача дел в архив Конституционного Суда осуществляется лицом, ответственным за хранение дел. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью фактическое количество дел, дата передачи и подписи сдавших-принявших дела.
После приема дел работник, ответственный за архив Конституционного Суда, составляет годовой раздел описи на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Дела постоянного хранения в архиве Конституционного Суда хранятся в течение 10 лет, после чего передаются по описи в ГУ «Центральный государственный архив Республики Дагестан».
11. Печатные и копировально-множительные работы
11.1. Печатные работы осуществляет один из сотрудников аппарата.
Печатаются документы только служебного характера. Полученные для печатания материалы учитываются в журнале.
11.2. Материалы для печатания передаются с указанием количества экземпляров, межстрочных интервалов, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, даты.
11.3. Сотрудник аппарата производит печатание в порядке поступления материалов. Документы, требующие срочного исполнения, печатаются вне очереди, о чем делается соответствующая отметка.
11.4. Материалы, сдаваемые в печать, должны быть написаны разборчиво темными чернилами или пастой либо представлены в печатном виде.
11.5. В отдельных случаях по разрешению Председателя Конституционного Суда могут быть напечатаны (размножены) документы представителей сторон, экспертов и других участников судебного процесса и приглашенных лиц.
11.6. Порядок служебного использования имеющейся в Суде копировально-множительной техники определяется руководителем аппарата.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета Правительства
Республики Дагестан по делам архивов
от «__»___________2010 г. №_____
