Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи (стр. 1 )

Утверждена

приказом Председателя Брянского областного суда и начальника управления мировой юстиции Брянской области

/14

(в редакции приказа /38)

Инструкция

по судебному делопроизводству у мирового судьи

Оглавление

1.	Общие положения …………………………………………………………………...
2.	Руководство организацией судебного делопроизводства у мирового судьи и распределение основных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи ………………………………………………………………………………….
3.	Порядок приема посетителей ………………………………………………………
4.	Прием почты и первичная регистрация входящих дел и документов …………...
5.	Отправка дел и документов ………………………………………………………...
6.	Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях ……………………………………………………………………
7.	Регистрация и движение предложений, заявлений и жалоб на работу мирового судьи, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством …………………………….
8.	Оформление уголовных дел на стадиях принятия к производству и назначения к судебному заседанию …………………………...
9.	Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к судебному рассмотрению …………………………………………
10.	Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения ……………
11.	Прием и учет апелляционных, частных жалоб и представлений, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре заочного решения ……….
11-1.	Порядок регистрации и учета заявлений о присуждении компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного постановления в разумный срок …………………………
12.	Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений мирового судьи, вступивших в законную силу …………………
12.1.	Общие правила ………………………………………………………………………
12.2.	Обращение к исполнению приговоров, определений и постановлений по уголовным делам …………………………………………….
12.3.	Обращение к исполнению решений, определений по гражданским делам ……..
13.	Особенности делопроизводства по делам об административных правонарушениях и другим материалам, разрешаемыми мировыми судьями, в том числе в порядке исполнения приговоров ………………………...
13.1.	По делам об административных правонарушениях
13.2.	Производство о наложении денежных взысканий и штрафов в процессуальном порядке и об обращении в доход государства залога, внесенного в качестве меры пресечения …………………………………………………………………….
13.3.	Производство по материалам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров
14.	Прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных ………………………………………………...
15.	Порядок выдачи судебных дел и документов ……………………………………..
16.	Ведение нарядов, книг, карточек, журналов ………………………………………
17.	Организация архива …………………………………….…………………………...
18.	Прием и передача дел ……………………………………………………………….
19.	Составление и оформление служебных документов ……………………………..
20	Помещение для ведения делопроизводства в судебном участке. Хранение дел и документов. Охрана помещений ………………………………...
	Приложение . Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в судебном участке ………………………………………………
	Приложение . Формы по делопроизводству у мирового судьи ……………..

Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи разработана в целях совершенствования делопроизводства путем унификации документооборота, установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов.

Настоящая Инструкция является основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает порядок ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обеспечения оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, судебных приказов и постановлений, четкого и культурного обслуживания граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников аппарата мирового судьи.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления ГСДОУ-ГОСТа Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные данной Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата мирового судьи. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.

2. Руководство организацией судебного делопроизводства у мирового судьи и распределение основных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи

2.1. Мировой судья обеспечивает контроль за делопроизводством и отвечает за его состояние, а также систематически проверяет состояние делопроизводства в судебном участке и своевременно принимает меры по устранению выявленных недостатков.

В районах, имеющих 2 и более судебных участков, общее руководство деятельности работников аппаратов осуществляет мировой судья-организатор.

Мировой судья-организатор

- организует работу аппарата в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, иными нормативно-методическими документами, а также требованиями государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;

- осуществляет общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи;

- в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебных обязанностей распределяет должностные обязанности между работниками аппарата и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

- следит за сроками прохождения дел и материалов, правильностью ведения журналов, своевременностью обращения к исполнению вынесенных судебных решений;

- контролирует хранение, отбор и сдачу в архив документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

- не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

- дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;

- обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками аппарата по повышению деловой квалификации, организует освоение наиболее рациональных приемов труда;

- контролирует своевременность составления статистических отчетов, формирование базы данных по судимости в соответствии с требованиями Инструкции по ведению судебной статистики;

- утверждает номенклатуру дел, нарядов, книг журналов, карточек.

2.2 Заведующий канцелярией:

- по указанию мирового судьи - организатора (мирового судьи) контролирует работу специалистов судебных участков (судебного участка) по формированию материалов дел, своевременному направлению лицам, участвующим в деле, решений, приговоров, постановлений, определений, исполнительных листов;

- организует и контролирует учет движения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других материалов, заполнение и ведение форм первичного учета;

- организует и контролирует учет и регистрацию поступивших заявлений, жалоб, и контролирует срок их исполнения;

организует ведение нарядов;

- организует подготовку и сдачу в государственный, муниципальный архив законченных дел, журналов картотек;

- ведет прием граждан по вопросам, относящимся к его (её) компетенции;

- ведет финансовую документацию, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;

- ведет учет юридической литературы;

- ведет учет явки на работу и ухода с работы сотрудников аппарата суда.

2.3. Помощник мирового судьи:

- по указанию мирового судьи (судьи-организатора) осуществляет постоянный контроль за ведением делопроизводства в аппарате мирового судьи (ведение нарядов, книг, журналов и др., регистрация, учет и хранение дел, вещественных доказательств, ведение архива);

- по указанию мирового судьи (судьи-организатора) контролирует работу специалистов по формированию материалов дел, своевременному направлению лицам, участвующим в деле, решений, приговоров, постановлений, определений, исполнительных листов;

- по поручению мирового судьи осуществляет проверку соблюдения требований, предусмотренных ст. ст. 122, 124 ГПК РФ при приеме заявлений о вынесении судебного приказа, ст. ст. 131,132 ГПК РФ при приеме исковых заявлений, ст. ст. 321, 322 ГПК РФ при приеме апелляционных жалоб и представлений и ст. 318 УПК РФ при приеме заявлений о возбуждении уголовных дел частного обвинения;

- контролирует исполнение судебных документов по приостановленным и отложенным делам;

- по поручению мирового судьи и под его контролем выполняет действия по подготовке дела к судебному разбирательству, предусмотренные ст. ст. 147-150 ГПК РФ и ст. ст. 227-233 УПК РФ;

- по поручению мирового судьи осуществляет подбор нормативных правовых актов, материалов судебной практики, необходимых для рассмотрения дела, готовит проекты заключений по сложным и спорным вопросам применения норм материального права;

- по указанию мирового судьи (судьи-организатора) осуществляет контроль за ведением документов первичного статистического учета и составлением статистических отчетов по утвержденным формам;

- по поручению мирового судьи подготавливает материалы для проведения обобщения судебной практики;

- осуществляет учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов, а также за исполнением судебных поручений мирового судьи, направленных в другие суды, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;

- осуществляет подготовку проектов ответов на жалобы, заявления граждан и организаций, не связанные с отправлением правосудия;

- по поручению мирового судьи (судьи-организатора) осуществляет подготовку информации и проектов ответов по запросам организаций и учреждений;

- участвует в организации и проведении занятий по повышению квалификации сотрудников аппарата мирового судьи;

- осуществляет систематизацию законодательства и судебной практики вышестоящих судов. Информирует сотрудников аппарата об изменениях в законодательстве и о судебной практике вышестоящих судов.

2.4. Секретарь судебного заседания:

- выполняет необходимую работу при приеме мировым судьей граждан;

- вызывает участников судебного процесса;

- подготавливает и вывешивает списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- проверяет явку лиц, которые вызывались в судебное заседание, и делает отметки в судебных повестках о времени нахождения данных лиц в судебном участке;

- ведет изготовление протоколов судебных заседаний и осуществляет ознакомление с ними участников процесса в соответствии с требованиями процессуального законодательства;

- оформляет уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях и иные материалы после их рассмотрения и сдает законченные производством дела и материалы секретарю судебного участка в установленный законом срок;

- оформляет исполнительные документы по решениям, которые подлежат немедленному исполнению и дубликаты исполнительных документов;

- принимает участие в организации и проведении занятий по повышению квалификации сотрудников аппарата мировых судей.

2.5. Архивариус:

- осуществляет прием, учет, хранение и выдачу дел, материалов, иных архивных документов;

- осуществляет отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного хранения или оформление их для уничтожения;

- принимает участие в работе экспертной комиссии;

- выдает с разрешения мирового судьи (судьи-организатора) документы из дел или их копии и дела из архива;

- осуществляет подготовку, оформление и передачу дел в государственный архив;

- осуществляет подготовку сводных описей дел постоянного хранения;

- обеспечивает сохранность судебных дел, документов и создание необходимого режима их хранения в архиве судебных участков (судебного участка);

- принимает участие в организации и проведении занятий по повышению квалификации сотрудников аппарата.

2.6. Секретарь судебного участка:

- осуществляет ведение делопроизводства в судебном участке (судебных участках) (ведение нарядов, книг, журналов, карточек и др., регистрация, учет и хранение дел, вещественных доказательств, ведение архива);

- осуществляет прием, регистрацию, учет и хранение поступившей корреспонденции;

- ведет регистрацию, учет и хранение гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, а также жалоб, протестов и представлений на решения, приговоры, определения и постановления до сдачи их в архив;

- формирует материалы дел, своевременно направляет лицам, участвующим в деле, решения, приговоры, постановления, определения, исполнительные листы;

- ведет учет и регистрацию поступающих в судебный участок (судебные участки) предложений, заявлений, жалоб, не подлежащих рассмотрению в процессуально - установленном порядке;

- ведет подготовку и направление документов по исполнению судебных постановлений и контроль за получением сообщений об их исполнении;

- осуществляет подготовку и сдачу в архив законченных дел, журналов, нарядов, книг и карточек;

- осуществляет подготовку и отправку почтовой корреспонденции;

- выдает по распоряжению мирового судьи (судьи-организатора) документы из дел, их копии или сами дела;

- осуществляет разработку проекта сводной номенклатуры дел, нарядов, журналов, книг, карточек;

- осуществляет подготовку описей дел, сданных в архив суда;

- ведет учет и хранение вещественных доказательств;

- ведет судебную статистическую отчетность и документы статистического учета (учетно-статистические карточки);

- принимает участие в организации и проведении занятий по повышению квалификации сотрудников аппарата мирового судьи;

- в случае отсутствия в штате аппарата судебного участка (судебных участков) мирового судьи должностей заведующего канцелярией и архивариуса выполняет их обязанности, определены для них нижестоящей инструкцией.

3. Порядок приема посетителей

Прием граждан в судебном участке производится мировым судьей, а также его помощником, в дни и часы, установленные мировым судьёй-организатором (мировым судьей).

Расписание приема посетителей должно быть вывешено на информационном стенде.

Выдача справок и документов из канцелярии и архива производится в дни и часы, установленные мировым судьей-организатором (мировым судьей). График выдачи документов должен быть вывешен на информационном стенде.

4. Прием почты и первичная регистрация входящих дел и документов

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок (за исключением принятых на личном приеме) принимаются, а также направляются по назначению соответствующим секретарем судебного участка.

Соответствующий секретарь судебного участка вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т. п.) штамп, где проставляется дата поступления материала в судебный участок (судебные участки).

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается заведующему канцелярии или мировому судье.

Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, кассационных или частных жалоб и протестов, представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Почта на имя работников с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению.

Поступившие в судебный участок (судебные участки) дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале учета входящей почты (форма № 1).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма № 1) по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным и гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т. д.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени получения их судебным участком (судебными участками) для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные в судебный участок;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье-организатору (мировому судье) для рассмотрения.

Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в судебных участках ведутся журналы (форма № 2). При больших объемах количества дел журналы формы 2 могут вестись по уголовным, гражданским, административным и иным делам и материалам раздельно.

Дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок одновременно с доставкой правонарушителя, до их рассмотрения подлежат регистрации (форма № 7).

Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые судьями (судьей) на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются соответствующему секретарю судебного участка для учета в журналах входящей корреспонденции вместе с процессуальными документами о подготовке к слушанию или об отказе в принятии заявления и должны быть зарегистрированы с присвоением соответствующего регистрационного номера, после чего возвращены судье для рассмотрения.

Лицо, подающее исковое заявление, заявление о выдаче судебного приказа и другие материалы на личном приеме у судьи, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой судья или его помощник по просьбе заявителя ставит дату и указывает свою фамилию, после чего копия возвращается заявителю.

Порядок приема, регистрации, обработки, рассмотрения, оформления и направления электронных документов, поступающих через официальный сайт мирового судьи определен Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации , в редакции .

При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах и на сайте мирового судьи в сроки, указанные в с Регламенте организации размещения сведений о находящихся в производстве мировых судей Брянской области делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальных сайтах мировых судей.

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.

5. Отправка дел и документов

Отправка по назначению судебных дел и документов производится соответствующим секретарем судебного участка.

Вся корреспонденция, направляемая по почте, должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей корреспонденции (форма №1-6).

При отправке по назначению судебных дел и других документов исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Переписка по предложениям заявлениям, жалобам граждан (кроме апелляционных жалоб) проставляется индекс «ж» и указываются порядковые номера жалоб.

На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3) отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд № 18.

Судебные дела, направляемые за пределы данного населенного пункта, посылаются заказными бандеролями или с рассыльными (курьерами), а исковые материалы, заявления о выдаче судебных приказов и исполнительные документы - заказными письмами.

Судебные дела и переписка, направляемые адресатам с рассыльными, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Приказа » «О введении в действие «Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».

6. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях

Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок (судебные участки), регистрируются в следующем порядке.

По делам и заявлениям, присланным по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной соответствующим секретарем судебного участка в день приема дела или заявления. По делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей при их приеме.

6.1. Регистрация уголовных дел и материалов частного обвинения

Регистрация уголовных дел, в том числе материалов в порядке частного обвинения, поступивших из правоохранительных органов

↓

Журнал формы № 1

↓

База данных программного комплекса автоматизированного делопроизводства у мирового судьи

↓

Учетно-статистическая карточка формы № 5 (на каждое привлеченное лицо)

↓

Алфавитный указатель формы (на каждое привлеченное лицо)

↓

Обложка формы № 16 (в случае необходимости) и справочный лист формы № 17

↓

Мировой судья

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц учетно-статистическая карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел Б «Сведения о привлеченном лице».

Уголовные дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров (постановлений), и уголовные дела, повторно поступившие от прокурора (статья 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В карточке форм № 5 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.

В случае выделения уголовного дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.