MAX, краткий обзор системы (стр. 3 )

¨  меню и оперативный справочник;

¨  экранные формы и отчеты;

¨  блокноты и макросы;

¨  средство обслуживания всплывающей программы;

¨  средство пересылки.

Средство пересылки данных используется разработчиками МАХ для пересылки данных из базы данных на экран и обратно. Это средство удобно использовать при настройке для добавления полей в МАХ и проверки этих полей до обновления базы данных. Средство обслуживания всплывающей программы позволяет создавать свои собственные транзакции МАХ для обновления дополнительных данных, которые до этого не были определены в МАХ.

Возможность связывания в процессе выполнения будет иметь большое значение в дальнейшем развитии системы, поскольку будут разработаны дополнительные средства расширения для пользователей. Это также означает, что средства, вложенные в настройку системы, будут сохраняться при установке новых редакций МАХ.

КОМПОНЕНТЫ МАХ

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Поставляемый модуль	Система
Бухгалтерский учет	Обслуживание таблицы валют
	Обслуживание имен и адресов
	Групповой контроль операций
	Главная Книга
	Генератор отчетов Главной Книги
	Журнал закупок
	Регистр счетов-фактур закупок
	Журнал продаж
	Банковская система
	Налоговая система
	Регистр основных средств
	Обслуживание перехода на евровалюту

МОДУЛИ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ

Поставляемый модуль	Система
Техническая	Обслуживание таблицы изделий
подготовка	Обслуживание структуры изделия
производства	Обслуживание таблицы альтернативных изделий
	Контроль конструкторских изменений
	Обслуживание маршрутов и ресурсов
Управление товарно-	Отслеживание изделий
материальными запасами	Учет по видам запасов Контроль товарно-материальных запасов
Прогнозирование	Прогнозирование товарно-материальных запасов
Управление трудовым потоком	Управление трудовым потоком на основе календарного планирования

КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, СБЫТ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

Поставляемый модуль	Система
Управление взаимодействием с заказчиками	База данных заказчика Управление контрактами Управление обслуживанием
Управление контрактами	Управление контрактами, запросами, сметами затрат

Управление поставками	Управление поставками Внутренние счета-фактуры Электронный обмен данными (EDI)
Управление сбытом	Обработка заказов на продажу
	Имеющийся в распоряжении запас
	Создание заказов на продажу на основе контрактов
	Анализ продаж
Конфигуратор изделия	Вариантные изделия и компоненты
	Конфигуратор изделия для клиентской части

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Поставляемый модуль	Система
Планирование и MRP	Обслуживание основного плана производства
	Приблизительное планирование мощности (RCCP)
	Планирование потребностей в материалах (MRP)
Управление закупками	Управление закупками и приемка товаров
	Внешние заявки
Калькуляция затрат	Определение затрат Средняя стоимость
	Контроль затрат
Оперативное управление производством	Контроль производственной деятельности Метод JIT
	Сбор цеховых данных
	Планирование требуемой мощности (CRP)
Планирование с ограничением	Планирование с ограничением на мощность

Компоненты МАХ для управления бизнесом

Назначение главы

В этой главе дается описание компонентов МАХ и указывается, каким образом они связаны между собой. В перечне компонентов, приведенном выше, указаны модули, на которые могут быть приобретены лицензии, и перечислены поставляемые системы МАХ.

Рассматриваются следующие вопросы:

¨  перечень всех систем МАХ;

¨  назначение модулей и систем МАХ;

¨  краткое описание каждой системы.

Системы МАХ

Пакет МАХ построен в виде систем. Каждая система поддерживает множество функций. Обычно функцией в МАХ является программа, но это также может быть отчет, написанный с использованием генератора отчетов или программа, написанная с использованием инструментальных средств разработки, которые поддерживаются системой управления реляционной базой данных. Все функции могут быть объединены в меню часто используемых программ МАХ или могут быть выбраны с помощью системы меню МАХ.

Каждая система идентифицируется двухсимвольным именем. Например, система обработки заказов на продажу имеет обозначение “ое”. Этот код сохраняется как префикс в имени каждой функции этой системы. Фактически имя функции используется как префикс в имени каждого элемента данной функции.

Например, система ое может включать программу ое40, которая может использовать экранный формат ое401, содержащий сообщение oe401ms1.

Модули МАХ

МАХ является единым интегрированным продуктом. Однако по требованию клиента могут поставляться отдельно модули сбыта и снабжения, модули производства, модуль бухгалтерского учета или любое сочетание данных модулей. В данном случае из поставляемого пакета убираются те системы, которые не требуются. Это означает, что некоторые системы в поставляемых модулях совпадают.

Системы, поставляемые в текущей редакции МАХ, приведены выше с указанием префиксов и модулей, в состав которых они входят.

Модуль бухгалтерского учета

МАХ и Европейский валютный союз (ЕВС)

В соответствии с Маастрихтским договором страны Европейского содружества решили использовать единую европейскую валюту – евро (EUR) – вместо своих национальных валют. Большинство стран привели это решение в исполнение 1 января 2002 г. Начиная с этой даты, официальной денежной единицей этих стран стала евровалюта. Переход на евровалюту способствовал появлению в МАХ возможности ведения операций в двойной валюте, которая может оказаться удобной как для пользователей стран ЕС, так и других стран, не входящих в Евросоюз.

Преобразование в евровалюту не является просто арифметической операцией. Данные в базе данных отражают ваш бизнес в целом, поэтому эту процедуру следует рассматривать как бизнес-проект, а не как ряд математических расчетов. Этот процесс затронет ценообразование, калькуляцию затрат, архивные данные, причем процесс перехода на евровалюту в организации будет проходить в несколько этапов, также возникнет вопрос с округлением остатков и много других проблем.

Система МАХ поддерживает все этапы перехода на евровалюту, включая:

¨  страны, не входящие в еврозону, или находящиеся на предварительном этапе перехода на евро;

¨  переходный этап на евро, когда заказчики и поставщики начинают переходить на сделки в евровалюте, электронная торговля осуществляется в евро и к пересчету валют применяются специальные правила триангуляции;

¨  этап конвертации в евровалюту;

¨  этап постконвертации, когда все операции и данные в правительственных отчетах требуется указывать в евровалюте.

Дистрибьюторы МАХ могут полностью проконсультировать вас и оказать услуги по управлению данным проектом, чтобы облегчить процесс перехода в расчетах на евровалюту. Также они могут помочь выполнить апгрейд ваших заказных доработок.

Не следует недооценивать время, которое потребуется на выполнение этого проекта в организациях. Число квалифицированных специалистов ограничено и поэтому все следует спланировать заранее. Не оставляйте все на последнюю минуту – конечный срок нельзя сдвинуть.

Обслуживание главного файла валют (cu)

МАХ является многовалютной системой, которая может быть использована для ведения международной торговли как в пределах европейского сообщества, так и за его пределами, а также для поддержки операций в евровалюте.

Операции в журналах продаж и закупок могут регистрироваться в любой валюте, которая определена в системе МАХ, при этом суммы операций могут храниться в валюте операции, основной или двойной валюте (используемой во время перехода на евровалюту). В Главной книге операции регистрируются в основной валюте, которая определяется для Главной книги.

Отклонения, возникающие между этими журналами и Главной книгой из-за курсовой разницы, могут быть отнесены к счетам-фактурам при распределении платежей. Суммы необработанных платежей из данных журналов могут быть пересчитаны в Главной книге по действующему на данное время курсу обмена.

Операции на банковских счетах могут регистрироваться в любой валюте, а отклонения, возникающие при пересчете сумм операций из валюты банковского счета в другую валюту, регистрируются в Главной книге.

В главной таблице валют определяются курсы пересчета для всех валютных единиц, используемых на предприятии. Эта таблица может использоваться всеми системами МАХ. Для каждой иностранной валюты, включая евровалюту, определяется курс обмена на вашу собственную валюту. Пересчет делается автоматически с учетом курса, определенного в главной таблице валют. Курс, который был использован в расчетах, сохраняется в записях истории транзакций, таким образом ситуация полностью отслеживается.

Обслуживание имен и адресов (nd)

Система имен и адресов является центральным хранилищем данных для всех внутренних и внешних операций. В нем содержатся почтовые адреса, почтовые коды, телефонные номера и другая информация подобного рода, которая может использоваться в целях анализа. В этих записях также отводится место для регистрации данных личного характера.

Система имен и адресов служит центральным справочником, откуда могут получить достоверную информацию все системы МАХ. В этой системе содержатся данные о всех заказчиках, поставщиках, местонахождении компаний и внешние адреса.

Групповой контроль операций (ma)

Возможность группирования операций может использоваться при обслуживании всех бухгалтерских журналов. Данная система поддерживает стандартный интерфейс при любом вводе данных. Группы могут идентифицировать отдельные операции, и возможность группирования может быть задана при необходимости вашим руководством. Суммы групп операций должны быть сбалансированы, прежде чем можно будет их сбросить; в любое время вы можете получить перечень операций, входящих в группу. Введенные операции можно прерывать или корректировать до того, как сумма группы операций будет распределена, хотя проводки в журналах выполняются в реальном режиме.

Главная книга (gl)

Главная книга является центральным журналом бухгалтерского учета МАХ, который позволяет регистрировать, контролировать, включать в отчеты и анализировать текущие и финансовые счета компании. Можно создать отдельный план счетов для группы компаний, суммируя операции в журнале той компании, которая владеет Главной книгой. Также можно вести отдельные журналы, делая проводки в центральном журнале непосредственно из журналов дочерних компаний.

МАХ позволяет использовать гибкую структуру кодов счетов. Код может включать до 15 символов и состоять из 7 частей; по кодам счетов контролируется составление отчетов и суммирование операций. Обычно код счета включает 5 символов и состоит из трех частей: одного буквенного символа, двух цифровых знаков и соответственно еще двух цифровых знаков.

А0000 - Основные средства

А0100 - Земля и здания

А0101 - Здание 1

А0102 - Здание 2

А0200 - Транспортные средства

А0201 - Транспортные средства 1

А0202 - Транспортные средства 2

Стандартные функции, поддерживаемые в системе, позволяют формировать отчет о балансовых счетах, отчет о счетах прибылей и убытков и пробный баланс на уровне сводных счетов или в более подробном виде.

Можно использовать различные методы отражения бюджетных данных на каждом счете Главной книги. Результаты деятельности компании можно отслеживать по плану-смете или по фактическим данным предыдущего года на детальном уровне, по центрам затрат или по всему предприятию. Имеется мощный генератор отчетов, поддерживаемый системой управления реляционной базой данных, который позволяет получать отчеты определенного вида, а также вычислять финансовые показатели для дальнейшего анализа. Можно делать выборку данных из базы данных МАХ в специальную электронную таблицу, чтобы произвести анализ типа “что-если”.

Проводки, которые делаются в журнале, контролируются и отслеживаются, причем записи регистрируются по методу двойной записи. Можно создавать подробные контрольные списки операций и периодические отчеты. Проводки могут выполняться во время ввода операций в интегрированные системы журнала закупок, журнала продаж, банковскую и налоговую системы. Это означает, что записи в журналах ведутся в режиме реального времени без обязательного их группирования. Кроме того, записи в журналах могут обновляться при выполнении прямых проводок вручную или автоматически по данным периодических журналов.

Также в Главную книгу можно передать данные об источниках проводок из других систем МАХ. Это может быть реализовано в виде гибких интерфейсов с системами приемки товаров, управления производством и управления товарно-материальными запасами, через которые могут передаваться, например, данные о затратах, регистрируемые системой сбора цеховых данных. С помощью таблицы управления проводками финансовый результат выбранных событий может быть зарегистрирован в журнале для определенного изделия, группы продукции, кода пользователя или контракта заказчика. Также могут быть вычислены отклонения по закупкам или отклонения от нормативов в процессе производства. Такие проводки контролируются отделом бухгалтерии, могут быть отслежены в контрольных списках и сгруппированы для ввода в систему после их подтверждения.

В системе сохраняется уникальная ссылка на каждую операцию Главной книги, а также на каждую операцию, на основе которой делается проводка в Главной книге. Используя функцию многоуровневого запроса при выполнении программ запросов к журналам бухгалтерского учета, можно определить, какие операции журнала вызвали проводку в Главной книге, а также, какие суммы были зарегистрированы в Главной книге по каждой операции журнала закупок или журнала продаж.

Главная книга имеет гибкую структуру и удобна в использовании; в ней можно определить используемое на предприятии число отчетных периодов и их продолжительность. Каждый период определяется относительно годового периода с указанием дат его окончания. Проводки можно делать в любом открытом периоде без учета тех ограничений по периодам, которые накладываются отделами сбыта и снабжения.

По запросу можно оперативно получить историю операций за столько лет, сколько вам требуется.

Генератор отчетов по данным Главной книги (gl)

Генератор отчетов Главной книги позволяет формировать собственные финансовые отчеты и выписки по тем данным, которые хранятся в самой Главной книге. Он может быть использован даже теми пользователями, которые не имеют технических компьютерных знаний (что требуется при работе с системой), но которые понимают структуру кодов счетов Главной книги.

Каждый требуемый отчет определяется отдельно. Можно определить любое число отчетов, и для ускорения этого процесса вы можете копировать данные из одного описания в другое. После того, как отчет будет определен, можно идентифицировать его определенным именем и сохранить для дальнейшего использования.

Отчеты состоят из строк, которые могут быть следующего типа: заголовки (стандартные или специальные), комментарии, строки подробных данных и строки итоговых данных.

Строки комментариев могут содержать любую текстовую информацию и вставляются в любое место в отчете.

Строки подробных данных могут включать колонку с наименованием и несколько колонок с финансовыми данными. В колонке наименования указывается код счета или название счета. В колонках финансовых данных указываются суммы, которые должны быть распечатаны по данному счету (начальное сальдо, оборот по периоду и т. д.).

Строки итоговых данных имеют такой же формат, что и строки подробных данных, только в колонке наименования могут быть определены любые текстовые данные. При преобразовании различных валютных единиц можно задать правила обработки отрицательных значений, округления и точности представления чисел.

Можно определить невидимые колонки, которые могут помочь при сложных расчетах. Эти колонки не будут распечатываться, а будут использоваться только в промежуточных вычислениях. В каждой колонке можно использовать два итоговых счетчика.

Генератор отчетов Главной книги может использоваться для выборки и ввода данных в электронную таблицу, в которой к этим данным могут быть применены сложные формулы. Рекомендуется использовать генератор отчетов для составления аудиторских отчетов, поскольку вы можете быть уверены, что выходные данные не подвергались никаким манипуляциям чрезмерно увлекающихся пользователей электронных таблиц.