MAX
КРАТКИЙ ОБЗОР СИСТЕМЫ
МАХ является пакетом интегрированных систем управления деятельностью предприятия, который имеет широкий ряд средств, предназначенных для управления производством и сбытом продукции в современном деловом мире. В этой публикации дается общее описание этих систем. Документ предназначен для администраторов, перед которыми стоит задача выбрать интегрированную систему управления бизнесом.
© 2003 – КПО ВС»
Содержание
Возможность электронного ведения бизнеса в среде интернет на базе MAX ERP 6
Вводная информация о системе МАХ, реализованной на базе стандартов ERP 7
Что такое МАХ? 7
Где используется МАХ? 7
Почему выбирают МАХ? 8
Задачи развития МАХ 8
Технические задачи развития МАХ 9
Европейский валютный союз 10
Обучение МАХ и другим системам 10
Дальнейшее развитие системы 10
DataMina 12
Вводная часть 12
Что такое DataMina 12
Вид представления данных 12
Как это может использоваться 12
Архитектура 13
Преимущества 13
Метод быстрого внедрения 14
Назначение главы 14
Что такое MAXIM? 14
Основные принципы метода MAXIM 14
Приведение МАХ в соответствие с требованиями бизнеса 15
Вовлечение пользователей в процесс внедрения 15
Семь этапов внедрения системы по методу MAXIM 16
1 этап - Начало проекта 16
2 этап - Обучение, подготовка и обмен мнениями 16
3 этап - Установка системы 17
4 этап - Пилотная модель МАХ (ПММ) 17
5 этап - Перенос данных, настройка МАХ и пробный прогон 17
6 этап - Инициация системы 18
7 этап - Запуск новой системы 18
Преимущества использования метода MAXIM 18
Каким образом организован МАХ 19
Назначение главы 19
Ролевой принцип построения системы 19
Преимущества при использовании ролей 19
Точность данных 20
Ответственность за данные 20
Единый источник данных 21
Обучающая среда 21
Механизмы умолчания 21
Оперативный справочник 21
Виды запасов 22
Администрирование данных системы 22
Единый источник данных 22
Настройка МАХ в соответствии с требованиями заказчика 23
Информационный центр 25
Администратор данных системы 25
ПРИМЕНЕНИЕ МАХ В РАБОТЕ 27
Назначение главы 27
Пользователи МАХ 27
МАХ в среде Windows и Internet Explorer 28
МАХ на неинтеллектуальных терминалах 28
Использование функций 28
Навигация по системе МАХ 29
Проверки по запросам применимости 30
Средство ведения блокнотных записей 30
Графические средства 30
Данные по умолчанию 31
Настройка МАХ 32
КОМПОНЕНТЫ МАХ 34
Компоненты МАХ для управления бизнесом 36
Назначение главы 36
Системы МАХ 36
Модули МАХ 36
Модуль бухгалтерского учета 36
МАХ и Европейский валютный союз (ЕВС) 36
Обслуживание главного файла валют (cu) 37
Обслуживание имен и адресов (nd) 38
Групповой контроль операций (ma) 38
Главная книга (gl) 38
Генератор отчетов по данным Главной книги (gl) 40
Журнал закупок (pl) 41
Регистр счетов-фактур закупок (pr) 42
Журнал продаж (sl) 42
Банковская система (bk) 44
Налоговая система (tx) 44
Регистр основных средств (ar) 44
Модуль общего назначения 45
Обслуживание таблицы изделий (im) 45
Обслуживание структуры изделия (ps) 45
Обслуживание альтернативных изделий (al) 46
Контроль конструкторских и технологических изменений (em) 46
Обслуживание маршрутов и ресурсов (rt) 46
Отслеживание изделий (nt) 47
Учет по видам запасов (nv) 48
Управление товарно-материальными запасами (nv) 49
Жесткое распределение запасов (nv) 50
Прогнозирование (di) 50
Управление трудовым потоком 51
Модуль управления коммерческой деятельностью 52
Управление взаимодействием с заказчиками (CRM) 52
Обработка заказов на продажи (ОЗП) (ое) 53
merce 54
Управление контрактами (co) 54
Управление поставками (am) 55
Имеющийся в распоряжении запас (ое) 56
Инструментарий для планирования продаж 56
Заказы на продажи, сформированные на основе контрактов (ос) 57
Анализ продаж (sa) 57
Простой конфигуратор изделия (вариантные изделия и компоненты) (ое) 57
Усложненный конфигуратор изделия для клиентской части 58
Интеллектуальные инструментальные средства Cognos 59
Модуль управления производством 59
Обслуживание основного плана (ms) 59
Приблизительное планирование мощности (cr) 61
Планирование потребностей в материалах (MRP) (mr) 61
Обслуживание ремонтных работ (mf) 62
Управление закупками и приемка товаров (pu) 62
Субподрядные договора 63
Система внешних заявок (rq) 63
Калькуляция затрат (се) 64
Контроль затрат (cm) 65
Диспетчирование производства (mf) 65
Сбор цеховых данных (mf) 66
Планирование требуемой мощности (cr) 67
Средство планирования с ограничением на мощность 68
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СРЕДА МАХ 69
Назначение главы 69
Архитектура клиент-сервер МАХ 69
Клиент-система МАХ 69
Серверы МАХ 70
Пользовательские инструментальные средства МАХ 70
Система управления реляционной базой данных 72
Сервер баз данных 72
Клиент MAX-CS в среде Windows 73
Драйвер МАХ 73
Клиент web. MAX в среде Интернет 74
Операционные системы 75
Приложения МАХ и отчеты 75
Данные МАХ и пользовательские данные 75
Продукты третьих фирм 75
Обслуживание общесистемных параметров 76
Утилиты управления системой 76
ДОКУМЕНТАЦИЯ НА СИСТЕМУ МАХ 78
Назначение главы 78
Оперативный справочник 78
Печатная документация 79
Руководство пользователя МАХ 79
Руководство системного администратора МАХ 79
Инструкции по установке к редакции МАХ 80
Возможность электронного ведения бизнеса в среде интернет на базе MAX ERP
Заложенная изначально в МАХ архитектура ”клиент-сервер” вновь оправдала себя при переходе к киберпространству. В настоящее время МАХ может одновременно использоваться в разных функциональных средах:
¨ как мощный многофункциональный 32-х разрядный клиент, который используется большей частью имеющихся заказчиков;
¨ с использованием Microsoft Internet Explorer, что является удобной возможностью для пользователей системы, которые постоянно находятся в разъездах, или для тех, кто хочет работать с системой через ваш Intranet;
¨ через e. MAX, который является безопасной моделью веб-сайта и настраиваемой в соответствии с требованиями пользователя услугой, обеспечивающей доступ к расширяемому ряду транзакций МАХ, предназначенных, главным образом, для использования клиентами за пределами вашей организации;
¨ большая часть транзакций МАХ (за некоторым исключением) выполняется на базе ASCII терминалов;
¨ соответствующие транзакции МАХ также могут выполняться на базе терминалов, используемых для цехового сбора данных, включая портативные терминалы с использованием радиочастотной сети;
¨ транзакции могут быть сконфигурированы для выполнения на персональных цифровых ассистентах (PDA) типа Compaq iPAQ, которые поддерживают Microsoft Pocket PC и соответствующий веб-браузер.
Приложения web. MAX поддерживаются на базе драйвера web. MAX Engine, который использует репозитарий MAX-CS для отображения всех транзакций МАХ в IE5. Более того, он служит базой для использования бизнес-объектов МАХ на ваших собственных веб-сайтах и приложениях.
web. MAX реализуется и интегрируется на базе Microsoft технологий, что может быть значительно расширено в среде Windows 2000.
Вводная информация о системе МАХ, реализованной на базе стандартов ERP
Что такое МАХ?
МАХ является пакетом интегрированных систем управления бизнесом в масштабах предприятия, который предназначен для предприятий, занимающихся производственной, коммерческой и сервисной деятельностью. МАХ обладает высокой степенью масштабируемости и используется компаниями с годовым оборотом от 15 до 150 млн. евро.
МАХ был изначально разработан для предприятий с дискретным и серийным производством, организованным по типу “изготовление на склад”, “изготовление или сборка под заказ”, и в последнее время были сделаны значительные инвестиции в развитие сбытовых и сервисных функций системы. МАХ предназначен дать значительные преимущества предприятиям, которые стремятся занять ведущее положение на рынке и установить партнерские отношения с поставщиками систем, имеющих решающее значение в управлении бизнесом.
Наряду с другими прикладными системами МАХ предназначен поддерживать все сферы деятельности предприятия от планирования и бюджетирования, включая закупки, производство и складирование запасов вплоть до сбыта продукции, сервисного обслуживания и бухгалтерского учета. Новый модуль управления базой знаний DataMina предназначен для предоставления управленческой информации руководству предприятия и является инструментом управления бизнесом, которым вы никогда до этого не владели.
Модульная структура МАХ позволяет настроить конфигурацию системы в соответствии с потребностями бизнеса и рабочих условий заказчика. Уникальная возможность ”связывания в процессе выполнения” позволяет адаптировать систему к изменениям в бизнесе, что имеет жизненно важное значение для того, чтобы оставаться конкурентоспособным в современном, бросающем вызов деловом мире. При этом не требуется производить глубокий реинжениринг бизнес процессов до внедрения системы МАХ; основное внимание уделяется быстрому разворачиванию системы и получению преимуществ от ее использования уже на ранних стадиях. Система не ограничивает дальнейшее развитие предприятия, а полностью приспосабливается к вашему бизнесу по мере его расширения.
Где используется МАХ?
В настоящее время МАХ применяется предприятиями, которые относятся к различным отраслям промышленности. Это предприятия машиностроения и приборостроения, химической, целлюлозно-бумажной и пищевой промышленности, производители упаковочных материалов, одежды, автомобилей, кабелей, строительных материалов и другие предприятия, а также предприятия, выполняющие большие по объему одноразовые проекты по изготовлению изделий специального назначения. Основную часть пользователей составляют поставщики комплексного оборудования, субподрядчики, дистрибьюторы, оптовые и розничные торговцы.
Многие пользователи МАХ работают в комплексной CRM/ERP среде, включающей международные структуры и группы компаний. Можно настроить конфигурацию системы для поддержки работы в централизованной или распределенной среде и продвигать ее в том и другом направлении. Масштабируемость системы позволяет развернуть систему от уровня небольшого складского хранилища до крупного объединения, где продукция конструируется, изготавливается и продается.
Почему выбирают МАХ?
Легендарная гибкость системы МАХ означает, что она подходит для решения самых замысловатых управленческих проблем заказчика. Если у вас какие-то особые требования к системе, или вам требуется интерфейс открытых приложений (OAI) для ”бесшовного” связывания старых наследуемых систем или других заказных приложений, система МАХ как раз то, что вам нужно.
МАХ поддерживает работу в многовалютной (включая евровалюту) и многоязыковой среде, позволяя управлять потоком хозяйственных операций множества подразделений и складов. Поддержка работы в рамках множества организационных подразделений и предприятий дает возможность гибко управлять деятельностью целого объединения.
МАХ быстро внедряется и имеет низкую стоимость эксплуатации. Применение фирменных инструментальных средств позволяет снизить стоимость разработок, а также своевременно расширять систему по мере разработки новых функциональных возможностей или заказных средств. Все локальные изменения и кастомизация выполняются таким образом, что это не ограничивает дальнейшее наращивание и модернизацию системы, и в результате 99% пользователей МАХ безболезненно переходят на самые последние версии продукта.
МАХ будет способствовать решению стратегических задач, связанных с развитием информационных технологий, поскольку в системе реализован принцип открытости операционной среды и МАХ может функционировать под управлением Windows NT/2000, разных версий UNIX на базе различных аппаратных платформ и соответствующих систем управления реляционной базой данных. МАХ оснащен уникальным набором пользовательских инструментальных средств, реализованных на базе общепринятых стандартов типа SQL в визуальной среде разработки, которые не вызывают трудностей при освоении и использовании.
И, наконец, принятие решения о выборе МАХ – это начало долгосрочных взаимоотношений. Компания MAX International и ее дистрибьюторы создали систему и хорошо знают ее. Они имеют большой опыт внедрения системы и знают, как адаптировать ее к постоянно изменяющимся условиям бизнеса. Имеется международное сообщество МАХ – группа активных пользователей системы – которые обмениваются опытом и знаниями между собой и помогают друг другу, поскольку информационные технологии предоставляют средства, которые сужают рамки мирового пространства, создавая общую деловую среду, хотя и более жесткую, для ведения бизнеса.
Задачи развития МАХ
При разработке функциональности МАХ перед разработчиками стоят следующие задачи:
· сделать систему мирового класса, которая бы удовлетворяла потребностям широкого спектра производственных, коммерческих и сервисных предприятий;
· сделать систему, которая была бы многоязычной и могла работать с разными денежными единицами, чтобы можно было использовать ее в деловом мире в новом тысячелетии;
· сделать систему, которая вызывала бы доверие у пользователей и не создавала трудностей при внедрении и использовании;
· использовать в системе только апробированные средства и методы;
· воплотить в системе современные идеи организации бизнеса, прежде всего в таких функциях, как расчет затрат и планирование ресурсов для экономных и малозатратных предприятий;
· сделать систему, противостоящую “падению уровня знаний” за счет обеспечения в системе оперативного справочника и обучающей среды, изолированной от основных данных управления бизнесом;
· сделать систему с расширяемыми возможностями за счет обеспечения инструментальных средств разработки приложений, которые могли бы быть использованы специалистами по вычислительным средствам и технике обработки информации;
· сделать систему, которая сможет легко перестраиваться по мере изменения организации бизнеса за счет использования управляющих параметров и пользовательских инструментальных средств;
· создать экраны и отчеты, которые могут легко настраиваться в соответствии с требованиями пользователя;
· сохранить инвестиции компании, вложенные в знания, обеспечивая долгосрочное наращивание вычислительных возможностей системы.
Технические задачи развития МАХ
Разработчики МАХ руководствуются также следующими техническими задачами:
· обеспечить переносимость системы на платформы всех основных производителей аппаратных средств;
· использовать соответствующие промышленным стандартам системы управления реляционной базой данных;
· использовать современные средства разработки с возможностью самодокументирования;
· использовать средства структурного и объектно-ориентированного проектирования и программирования;
· обеспечить удобный для пользователя интерфейс;
· обеспечить возможность расширения системы, при этом наращивание вычислительных возможностей системы не должно вызывать трудностей.
Европейский валютный союз
1 января 1999 года знаменует начало 3-его этапа Маастрихтского соглашения – учреждение Европейского валютного союза (ЕВС) с вводом в обращение евровалюты. МАХ имеет функциональные возможности для торговли со странами и в странах, входящих в ЕВС. К ним относятся многовалютные операции в Главной Книге, автоматическое ценообразование в двух денежных единицах, ведение операций в двух денежных единицах в журналах продаж и закупок, преобразование в евровалюту по новым правилам, утилиты для обработки операций в трех денежных единицах и для преобразования данных. Дальнейшие процессы, происходящие в Евросоюзе, и местное законодательство будут отслеживаться группой специалистов, занимающихся вопросами ЕВС, через европейскую сеть дистрибьюторов, учетные, профессиональные и государственные органы, а также через группы пользователей МАХ.
Обучение МАХ и другим системам
В дополнение к различным обучающим программам для технических специалистов и пользователей МАХ – КПО ВС» предлагает обучающие курсы по усовершенствованию бизнеса. Подразделение – КПО ВС» Центр Производственных систем имеет прочную репутацию в проведении обучения по методам управления для промышленных предприятий. Это подразделение помогает компаниям внедрять системы управления, направляя их усилия на разумное применение современной стратегии управления бизнесом и более широкое понимание принципов и методов MRP II и ERP. Кроме того, Центр Производственных систем оказывает консультационные услуги по вопросам реинжениринга бизнес-процессов.
Дальнейшее развитие системы
MАХ International проводит политику, направленную на постоянное развитие системы МАХ. Функции системы охватывают все основные сферы деятельности промышленных предприятий, и компания постоянно разрабатывает новые версии системы МАХ для охвата новых видов деятельности.
На процесс развития МАХ оказывают влияние четыре фактора:
¨ имеющийся круг пользователей и различные группы пользователей МАХ во всем мире;
¨ постоянное развитие рынка;
¨ прогресс в информационных и коммуникационных технологиях;
¨ появление новых промышленных стандартов.
Все это способствует расширению имеющихся возможностей МАХ - добавляются новые функции, предназначенные для всех пользователей МАХ или созданные специально для новых вертикальных секторов рынка - например, были сделаны разработки для предприятий автомобильной и химической промышленности.
В каждой последующей редакции МАХ расширяются оперативные средства системы наряду с тремя наборами инструментальных средств, включающими инструментарий для разработки системы, для конечного пользователя и для перевода с одного языка на другой. MAX International обеспечивает поддержку МАХ на базе архитектур UNIX и Microsoft.
Все это стратегическое развитие системы происходит на основе стандартов Планирования ресурсов предприятия (ERP) и Управления взаимодействием с заказчиками (CRM), объединяющих наиболее совершенные методы ведения бизнеса, накопленные в мировой практике, с наилучшими техническими разработками.
DataMina
Вводная часть
DataMina является приложением управления бизнес-знаниями типа Business Intelligence. Этот модуль не входит в стандартный пакет МАХ, а поставляется отдельно со своей собственной документацией. В этом разделе рассматривается, что это за продукт, и каковы его преимущества.
Что такое DataMina
Система управления бизнес-знаниями позволяет поднять значимость данных в системе МАХ на новый уровень. Она позволяет представить содержимое базы данных МАХ в разных разрезах, обобщая их с помощью бизнес-аналитических шаблонов. При необходимости вы можете производить аналитический просмотр детальных данных о заказах, движении запасов или финансовых операциях, чтобы проверить факты.
В отличие от инструментария системы управления бизнес-знаниями типа Cognos, который требует значительных управленческих затрат и затрат времени персонала ИТ, прежде чем можно начать его использовать, DataMina является приложением МАХ и поставляется готовым к использованию. 17 шаблонов представления данных предназначены для руководителей разных подразделений: отдела сбыта, снабжения, производства, бухгалтерии и т. д. Опытные бизнес-консультанты уже сформировали целый ряд бизнес-шаблонов, которые подойдут для большинства предприятий, хотя при необходимости они могут быть настроены в соответствии с требованиями пользователей.
Если вы владеете средством Microsoft Excel, после двухчасовой тренировки сможете начать работать с таблицами Pivot DataMina. Вы откроете для себя много интересного о своем бизнесе, что ранее было скрыто за грудой отчетов. Таблицы Pivot представляют собой умело организованное средство Microsoft Excel, которое до недавнего времени было скрыто из виду. Используя эти таблицы, вы можете анализировать данные в вертикальном и горизонтальном срезе, обобщать их, просматривать на различных уровнях аналитики и понимать сообщения, в быстром темпе выдаваемые для просмотра.
Вид представления данных
Ниже показан вид отображения данных на самом верхнем уровне аналитики, который является начальной точкой для генерального директора. На экране показаны реальные данные из системы МАХ. Нередко эта информация может содержать немало сюрпризов.
Представлены три столбиковые диаграммы, которые показывают книгу заказов на закупки, незавершенное производство и книгу заказов на продажи. Два отдельных столбца отражают уровень сырья и материалов и уровень готовой продукции.
Как это может использоваться
По этой диаграмме можно определить следующее:
¨ Книга заказов на закупку растянута по времени на более длительный период по сравнению с книгой заказов на продажу;
¨ Компания приняла на себя чрезмерные обязательства, стоимость закупок намного превышает стоимость будущих продаж;
¨ Незавершенное производство находится на похвально низком уровне, но слишком много материалов и запаса готовой продукции.
Почему? Запомните, DataMina извлекает данные из вашей базы данных МАХ. Несомненно имеются проблемы, о которых никто до этого не подозревал
Давайте посмотрим на заказы на закупку. Кто из снабженцев несет ответственность за заказы, размещенные в отдаленном будущем? Некоторые из них выходят за рамки 12-ти месячного периода времени, следует ли отменить их? На что сделаны эти заказы? У каких поставщиков они размещены?
Архитектура
Продукт DataMina реализован на базе Microsoft технологий с использованием ODBC, MSQuery и VBA в рамках приложений Excel и Access.
Данные периодически извлекаются из МАХ с использованием скриптов портируемого генератора отчетов PRW. Они копируются на специальный сервер в вашей локальной сети. Большинство пользователей DataMina имеют доступ к этому серверу и могут работать с одними и теми же данными. Суперпользователи могут производить обновление данных МАХ и при необходимости загружать данные в свои компьютеры во время поездок.
Преимущества
DataMina может коренным образом изменить ваше отношение к отчетам и отчетности, избавив вас от необходимости генерировать множество отчетов, а также изменить организацию обмена информацией на вашем предприятии. DataMina предоставляет следующие преимущества:
¨ Немедленный доступ к информации без привлечения ресурсов ИТ
¨ Быстрое принятие решений по проблемам и спорным вопросам
¨ Получение преимуществ уже на ранних этапах, поскольку для его освоения не требуется длительного обучения
¨ Применение испытанных и легко доступных технологий Microsoft, которыми уже владеет большинство компаний
¨ Высвобождение большего времени для исполнения руководителями своих функциональных обязанностей
¨ Приведение формата представления извлекаемых данных в соответствие с источниками данных пользователя, включая данные из других систем
¨ Пересылка отчетов и графиков через электронную почту и напрямую во внутреннюю сеть Интранет компании.
Метод быстрого внедрения
Назначение главы
В этом разделе дается краткое описание метода быстрого внедрения системы МАХ - MAXIM. MAXIM представляет собой структурный подход к внедрению МАХ, который позволит быстрее и дольше использовать преимущества, предоставляемые системой. Сама по себе покупка МАХ не является гарантией того, что будут извлечены все возможные выгоды из вашего бизнеса. Внедрение МАХ должно быть творческим и эффективным процессом, чтобы наилучшим образом усовершенствовать деятельность предприятия. Потребуется изменить методы работы, организацию ведения бизнеса, ответственность работников, а также бизнес-процессы. И именно MAXIM предназначен решить проблему управления этими изменениями.
В этом разделе рассматриваются следующие вопросы:
¨ Что такое MAXIM?
¨ Основные принципы метода MAXIM
¨ Приведение МАХ в соответствие с требованиями бизнеса
¨ Вовлечение пользователей в процесс внедрения
¨ Семь этапов внедрения системы по методу MAXIM
¨ Преимущества использования метода MAXIM
Что такое MAXIM?
MAXIM объединяет три фактора успешного внедрения МАХ: людей, процессы и системы. Каждое конкретное внедрение имеет свои особенности, поэтому MAXIM определяет основные направления и методы, а не жестко установленный порядок мероприятий. MAXIM был разработан на основе опыта персонала компании, заказчиков и поставщиков. Он воплотил знания, полученные в результате внедрения более 1000 систем управления бизнесом, в практический и системный подход к внедрению систем.
MAXIM подразделяет мероприятия по внедрению МАХ на 7 этапов. Кроме этого он дает рекомендации по организации внедрения проекта и структуре отчетности, по управлению проектом, а также описание ролей, требуемых для осуществления проекта.
Каждый новый заказчик МАХ обладает богатством опыта в своем собственном бизнесе. Группа консультантов МАХ имеет богатый опыт внедрения и использования МАХ на различных предприятиях. MAXIM создан таким образом, чтобы знания передавались от консультанта к заказчику, а опыт конечного пользователя передавался поставщику системы, и все это вместе было бы направлено на быстрое внедрение МАХ с достижением наилучших результатов в бизнесе.
Основные принципы метода MAXIM
Как и любой пакет ERP, МАХ представляет собой совокупность вычислительных систем. В основе метода MAXIM лежат два основных принципа: приведение МАХ в соответствие с требованиями бизнеса и вовлечение пользователей в процесс внедрения. Основная цель - быстрая реализация предоставляемых системой преимуществ в бизнесе.
Приведение МАХ в соответствие с требованиями бизнеса
MAX представляет собой мощный и гибкий набор программных средств, что позволяет задавать разные конфигурации системы. После внедрения МАХ системе будет делегирована очень важная часть взаимосвязей с подразделениями предприятия, поэтому необходимо рассматривать систему управления как одного из главных участников в деятельности предприятия.
Однако МАХ - это пакет систем, который предназначен для использования на предприятиях и в подразделениях разного типа, поэтому был применен обобщенный подход к взаимосвязям между функциональными подразделениями предприятия. Чтобы МАХ соответствовал требованиям каждого конкретного предприятия, имеется возможность настройки системы, начиная с уровня предприятия до индивидуальных экранов и полей на экране.
Самым большим преимуществом для нового пользователя будет усовершенствование имеющихся бизнес-процессов через настройку конфигурации программных средств в соответствии с его потребностями. Однако здесь имеется опасность того, что гибкая приспособляемость системы позволит включить в конфигурацию старые неэффективные процессы, которые перенесут в новую систему неправильно организованный порядок работ.
Поэтапный подход к внедрению системы по методу MAXIM дает возможность внедрять соответствующие уровни изменения процессов, а также позволяет вовлечь пользователей во все этапы внедрения. Когда начинается осуществление проекта (1 этап), основные бизнес-процессы, цели и задачи проекта и графики согласовываются с высшим руководством и доводятся до сведения работников предприятия.
В пилотной модели МАХ (ПММ) (4 этап) устанавливается соответствие между требуемыми бизнес-процессами и функциональными возможностями системы. На этом этапе детализируются требуемая настройка и конфигурация системы. Проверяются интерфейсы с другими программными средствами и определяется, что требуется модифицировать в системе. Этот этап зависит от входных данных, поступивших от конечных пользователей, и является главным шагом к их вовлечению в процесс внедрения.
Пробный прогон (этап 5) предназначен подтвердить соответствие процедур бизнес-процессам и правильность выбранной системы до перехода к работе с ней. Риск, связанный с внедрением интегрированной системы, может быть сведен к минимуму посредством создания пилотной модели и ее тестирования. Внедрение осуществляется в сжатые сроки, поскольку внедрение изменений и подготовка пользователей происходят параллельно. Если предприятие соответствует одной из стандартных моделей, переход от этапа настройки к действительно работающей системе может быть очень коротким.
Вовлечение пользователей в процесс внедрения
Ответственность за внедрение системы является ключом к успеху. Ответственность возникнет тогда, когда отдельные пользователи поймут свою роль во внедрении системы. Однако вовлечение пользователей в процесс внедрения связан с определенными затратами. Чем больше внедряется изменений, тем больше затраты. Чем больше людей участвует в этом процессе, тем больше затраты. С другой стороны, чем меньше привлекается людей к этому, тем больше сопротивление и вероятность возникновения ошибок в процессе эксплуатации системы.
MAXIM обеспечивает контролируемое участие пользователей на разных уровнях через освещение целей и задач проекта, создание пилотной модели, пробный прогон системы и различные программы обучения и подготовки к работе с системой.
Семь этапов внедрения системы по методу MAXIM
MAXIM представляет собой поэтапный подход к внедрению системы. Для начала и завершения каждого этапа требуются определенные условия, после чего можно будет переходить к следующему этапу. Контроль качества осуществляется по выработанной системе оценок. Взаимосвязь между этапами показана ниже и рассматривается более подробно в описании этапов внедрения системы по методу MAXIM. Как показано, этапы следуют последовательно друг за другом, хотя на практике один этап может значительно перекрывать другой.
1 этап - Начало проекта
На этом этапе ставятся цели и задачи внедрения, определяется структура управления и разрабатывается план, направленный на достижение этих целей и задач.
Также на данном этапе определяются бизнес-процессы, которые будут выполняться, и требуемые для их поддержки программные и аппаратные средства. Все это позволяет сформировать видение бизнеса в будущем после того, как будет завершено внедрение проекта.
Кроме того, распределяется ответственность на уровне предприятий, заказчиков и поставщиков, вовлеченных в процесс изменений, и назначаются отдельные ответственные лица. Для этого требуется создать структуру управления проектом внедрения системы, разработать план мероприятий по реализации проекта и соответствующую отчетность.
2 этап - Обучение, подготовка и обмен мнениями
Успешное внедрение системы зависит в такой же степени от понимания пользователями значимости проекта, как и от того, насколько программные средства соответствуют требованиям управления предприятием. На этом этапе внедрения разрабатывается план обучения и подготовки и мероприятия, на которых будет осуществляться обмен информацией. Процесс внедрения с участием обученных и знающих пользователей будет проходить более гладко, быстрее и эффективнее. Средства, вложенные на этом этапе, окупят себя с избытком в дальнейшем. Обычно, когда руководителям проекта задают вопрос: “Что бы вы сделали по-другому в следующий раз?”, следует ответ: “Больше времени уделили бы обучению, тренингу и обмену мнениями.”
– КПО ВС» предлагает большой выбор обучающих курсов для эффективного управления промышленными предприятиями. На обучающих курсах описывается идеология управления, заложенная в системе МАХ, и разъясняется, для чего нужны те или иные изменения в организации управления. Обычно рекомендуется проведение мероприятий для обмена информацией по ходу внедрения системы между всеми участниками этого процесса. Тренинг включает, прежде всего, овладение навыками работы с системой МАХ и другими программными средствами. Все эти три фактора тесно взаимосвязаны между собой и являются неотъемлемой частью процесса внедрения МАХ.
Метод MAXIM детализирует процесс обучения и подготовки, содержит рекомендации, кого следует направить на курсы, и каким образом производить оценку выполнения проекта.
3 этап - Установка системы
На этом этапе детализируется план внедрения системы и устанавливаются аппаратные и программные средства.
MAXIM содержит образец плана внедрения, который может помочь руководителю проекта. В этом плане дается общее описание мероприятий, требуемых для внедрения МАХ, и связей между ними. Эта модель плана может быть легко приведена в соответствие с индивидуальными требованиями заказчика.
В конце этапа объект должен быть готов к использованию МАХ.
4 этап - Пилотная модель МАХ (ПММ)
Создание пилотной модели является наиболее важным этапом внедрения, детализирующим порядок работы и определяющим преимущества, которые могут быть получены. На этом этапе конечные пользователи и консультанты МАХ работают вместе, приводя МАХ в соответствие с бизнес-процессами заказчика. Использование пилотной модели позволяет убедить пользователя в правильности выбранной системы, показать преимущества, которые могут быть получены, и выявить, какие особые функциональные возможности могут потребоваться заказчику. Как показывает практика, время, затраченное на этом этапе, ускоряет конечный этап внедрения и потребует меньше исправлений в дальнейшем. В конце данного этапа определяется, как будет использоваться МАХ, завершается тестирование интерфейсов с другими системами и разрабатывается структура процедур.
5 этап - Перенос данных, настройка МАХ и пробный прогон
Этот этап внедрения проекта включает преобразование имеющихся данных в формат МАХ, окончательную настройку МАХ в соответствии с требованиями заказчика и пилотный прогон новой системы до того, как будет произведена очистка системы. Для этого необходимо выполнить ряд процедур, что потребует времени и ресурсов. Чтобы наиболее эффективным образом использовать время и ресурсы, следует все тщательно спланировать.
6 этап - Инициация системы
Инициация системы означает переход предприятия на систему МАХ. В части вычислительной системы завершение этого этапа внедрения проекта можно считать успешным. Далее последуют преимущества, которых вы сможете добиться в бизнесе в результате применения новой системы. MAXIM содержит рекомендации, каким образом можно свести к минимуму риск, связанный с очисткой системы, и предлагает защитные меры, к которым можно прибегнуть, чтобы поддерживать работу предприятия независимо от полученного результата.
7 этап - Запуск новой системы
Последний этап метода MAXIM включает оценку состояния внедрения и анализ достигнутых результатов. Чтобы отладить систему управления, необходимо периодически проверять ее работу. – КПО ВС» рекомендует осуществлять контроль в течение 6-9 месяцев после того, как будет запущена система. На этом этапе также разрабатываются мероприятия по поддержке и развитию системы.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
