Рассматривая риски, описанные в публикации данного автора, с позиции их применимости к холдингам, необходимо отметить, что большая их часть носит общий характер, то есть встречается часто в организациях любого типа, где проект недостаточно четко спланирован, либо имеется недопонимание со стороны руководства компании необходимости автоматизации управленческих процессов, либо слабо проработан вопрос организации и руководства проектом в целом.
Так, из организационных рисков, наиболее актуальной для холдингов является проблема недостаточного изучения объекта автоматизации в силу сложности организационной структуры холдингов, большого количества внутренних процессов, а также постоянно увеличивающегося видового состава документов. Как отмечает , просчет в данном вопросе «неизбежно повлечет за собой изменение требований к модели документооборота или функциональности системы на этапе внедрения»[313]. Рассматривая данную проблему с позиции управления проектами и личного опыта внедрения СЭД, можно говорить о том, что изучение и анализ стратегии развития холдинга, четкое планирование реализации проекта, а также привлечение экспертов ключевых подразделений-участников проекта, поможет снять данный вопрос, либо в значительной мере снизить риски по нему.
Кроме того, прогнозированию и преодолению проблемы будет способствовать привлечение в команду «профессионалов, глубоко знающих предметную область и понимающих необходимость изменений». Отмечая необходимость участия в проекте высококвалифицированных кадров, подчеркивает: «в команду проекта… в обязательном порядке должны входить предметные специалисты: руководители и ключевые специалисты заинтересованных подразделений. Они помогут сформулировать требования к системе, оценить качество выполненных работ, а так как только непосредственные участники бизнес-процессов обладают знаниями о взаимоотношениях внутри процессов, обязанностях и ответственности участников, последовательности и правилах выполнения отдельных этапов» .[314]
Из субъективных рисков наиболее потенциально опасным для холдингов стоит считать риск сопротивления со стороны работников компании как из среды рядового персонала, так и из среды руководителей высшего звена. По мнению , такой риск обусловлен несколькими причинами, к которым она относит:
- нежелание обучаться новым методам работы;
- нежелание менять привычный порядок работы и взаимоотношений;
- опасения того, что станут видны недостатки в работе, необоснованные временные потери, так как в процессе обследования и оптимизации процессов деятельность сотрудников становится прозрачной и контролируемой;
- …страх перед неумением работать в системе, боязнь того, что ошибки дискредитируют работника в глазах руководства и (или) подчиненных.
Как отмечает , «иногда деятельность по управлению преобразованиями может вообще игнорироваться, поскольку кажется очевидной, заранее понятной всем сотрудникам организации и само собой разумеющейся» [315]. Кроме того, он видит причину провала многих проектов именно в недооценке мнения персонала компании, его неинформированности и отстраненности. Так, исследователь пишет: «Причиной краха множества проектов стала именно эта мнимая очевидность изменений, подсознательная убежденность команды проекта в том, что все их действия понимаются, разделяются и поддерживаются всеми другими людьми» [316]. Помимо этого выделяет еще один грубый административный просчет, который сводится «к простому обучению пользователей и организации службы технической поддержки» [317]. Как он считает, «такой упрощенный взгляд на преобразования чреват значительными рисками при внедрении СЭД, особенно в средних и крупных организациях» [318].
Однако, применение методологии управления нововведениями в сфере автоматизации документооборота, изложенной в научных публикациях и , позволяет своевременно спрогнозировать возможные проблемы и предпринять своевременные шаги для их решения, провести комплекс необходимых мероприятий, включая предварительную экспертную оценку готовности организации к изменениям.
Также одними из наиболее действенных методов решения данного вида рисков ученые и эксперты считают информирование и обучение персонала, применение системы мотивации, связанной с освоением сотрудниками внедряемой информационной системы, что позволяет не только снять вопрос сопротивления сотрудников введению новых технологий, но и сделать их активными участниками процесса реализации проекта. Таким образом, производится преодоление психологического барьера, решение ряда экономических и социальных вопросов.
Отдельно стоит отметить масштабный аналитический материал по классификации рисков и проблем, возникающих при внедрении СЭД, представленный Майклом Дж. Д. Саттоном в книге «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения»[319]. Наряду с проблемами и рисками внедрения проектов, описанными другими исследователями, Майкл Дж. Д. Саттон, расширяя их классификацию, приводит описание проблем, которые могут быть свойственны крупным территориально распределенным и холдинговым компаниям.
Так, он отмечает среди проблем и рисков, возникающих при реализации проекта, технический риск, к которому относит выход системы из строя. Прежде всего, автор связывает этот риск с условиями аппаратного обеспечения, компьютерной сети и программного обеспечения, что в полной мере соответствует технической стороне обеспечения работоспособности СЭД в условиях территориальной распределенности. При этом исследователь предлагает в качестве пути решения проблемы «планирование усиления мощности и устойчивости в случае возникновения неполадок локальной или глобальной компьютерной сети на предприятии» .[320] Необходимо отметить, что наряду с решением вопроса в процессе реализации проекта, для холдингов весьма актуальным будет включение параметров ключевых технических характеристик сети в основные критерии выбора СЭД, что не только позволит заблаговременно проработать и решить часть вопросов, но и в значительной степени снизит риски при внедрении.
Кроме того, в своей книге Майкл Дж. Д. Саттон отдельно рассматривает риск, связанный с системой безопасности, описывая его как «фактор… в области командной среды клиент / сервер». В качестве решения проблемы автор предлагает разработать стратегию или тактический план и систему контроля для обеспечения безопасности системы управления доступом в рамках платформы клиент / сервер».[321] Необходимо отметить, что на практике такой риск исключается или сводится к минимуму путем привлечения в проектную команду представителей подразделения информационной безопасности, в чей функционал входит решение вопроса организации управления доступом в холдинге.
Всестороннее изучение рисков и проблем реализации проекта внедрения СЭД в территориально распределенных холдингах заставляет, в том числе, позволяет рассматривать проблемы, свойственные в большей части государственным холдингам и компаниям.
Как отмечают некоторые эксперты в области электронного документооборота, «если театр начинается с вешалки, то проект внедрения системы документооборота начинается с постановки задачи, определения рамок проекта и выбора программной платформы»[322].
Так, в своей публикации «Четыре проблемы внедрения СЭД» выделяет нестандартные причины неудачного внедрения проекта, к которым относит:
- излишнее наукообразие;
- сопротивление среды и «реинжиниринг наоборот»;
- чрезмерную кастомизацию;
- отсутствие профессиональной проектной команды и придание проекту второстепенного статуса.
Действительно указанные проблемы могут появиться, но при этом они могут быть следствием других проблем, которые автор не перечислил, а именно:
- неверная постановка задачи по автоматизации (были ошибки при принятии стратегического решения);
- неверный выбор руководителя рабочей группы для организации проекта;
- плохие коммуникации в компании (не доведение информации о принятых решениях до коллектива холдинга);
- низкий уровень подготовки специалистов холдинга;
- недостаточно высокий уровень административного ресурса (принятые решения не всегда доводятся до исполнения, слабый контроль);
- отсутствие понимания важности проекта.
Вместе с тем необходимо отметить, что правильное планирование и контроль реализации проекта, а также привлечение квалифицированного персонала для участия в проектной команде позволит решить перечисленные экспертом в публикации проблемы.
Обобщая сказанное, хочется отметить необходимость всестороннего анализа фундаментальных работ, отечественного законодательства и национальных стандартов, исследований и практических разработок экспертов в области автоматизации документооборота, управления проектами и рисками в целях организации четкого планирования и последовательной реализации проекта внедрения СЭД в территориально распределенных холдингах. Также считаем обязательным привлечение к работе в проекте предметных специалистов – делопроизводителей, а также представителей ключевых подразделений холдинга, являющихся носителями экспертных знаний в областях, включенных в область автоматизации. Такой подход позволит снизить возможность возникновения сбоев и проблем на всех этапах проекта, минимизировать организационные и технологические риски при выборе и внедрении СЭД.
Отдельно стоит отметить необходимость проведения полномасштабной работы с персоналом, задействованном в реализации проекта, применение мотивационных схем, проведение обучения с учетом разграничения функционала и ролей, которые пользователи будут выполнять в автоматизированной системе, введение различных форм стимулирования. Такая позиция позволит привлечь персонал к активному участию в реализации проекта, в значительной мере снизить риск неприятия и противодействия введению изменений в текущую деятельность.
Также следует подчеркнуть потребность в детальной проработке обоснования необходимости проекта, в четкой постановке целей и задач, очерчивании области автоматизации и рамок проекта, в определении перспектив использования СЭД, доведения комплексной информации до руководства холдинга с целью получения административной поддержки при реализации проекта. Своевременный учет административного риска позволит реализовать проект в запланированный срок, снизить риск отказа от проекта на первых стадиях реализации.
Немаловажным считаем изучение, анализ и учет при выборе и внедрении СЭД требований по информационной безопасности, отказоустойчивости и быстродействию информационной системы в условиях территориальной распределенности и эксплуатации большим количеством пользователей. Включение перечисленных параметров в требования для выбора корпоративной СЭД не только позволит выбрать подходящую информационную систему, но и серверное и иное оборудование, необходимое для полноценного функционирования автоматизированной системы, в значительной мере снизит риск невозможности использования выбранного решения в условиях территориально распределенного холдинга.
Таким образом, необходимо подчеркнуть важность понимания сложности проекта автоматизации документооборота холдинга, а также множественности проблем и рисков, возникающих в процессе реализации такого проекта, поскольку проект по внедрению СЭД в территориально распределенном холдинге лежит на пересечении нескольких наук, требует всестороннего изучения и анализа, применения накопленных знаний и опыта как в области делопроизводства и архивного дела, так и в сфере управления проектами и рисками, корпоративного управления, информационных технологий и информационной безопасности, и других областях. Научный подход с учетом комплекса практических знаний позволит выполнить проект внедрения СЭД в холдинге с минимальными рисками, обеспечит его четкое планирование и реализацию.
Заключение
Всестороннее изучение истории создания и развития холдингов в нашей стране, развития информационных технологий, законодательной и нормативной базы, а также научных работ и практических исследований как в области делопроизводства и архивного дела, так и в других областях, позволяет сформулировать ряд выводов, оказывающих существенное влияние на вопросы проектирования, выбора и внедрения СЭД корпоративного класса в холдинговых компаниях.
1. История создании и развития холдингов в нашей стране свидетельствует о необходимости оперативного реагирования компаний холдингового типа на изменение политики государства, законодательной и нормативной базы в области применения информационных технологий для автоматизации процессов управления документами.
На современном этапе развития нашего общества политика Правительства Российской Федерации направлена на расширение сферы применения информационных технологий при работе с документами при внедрении концептуальных основ электронного правительства и системы межведомственного электронного взаимодействия как в государственном управлении, так и в предпринимательском сообществе. Именно поэтому активная позиция холдинговых компаний в освоении новых технологий не только способствует расширению сферы применения информационных систем в работе с документами, но и позволяет, учитывая динамику изменения внешних факторов, повышать эффективность управления в условиях жесткой конкуренции, оперативно строить оптимальную систему взаимодействия с регуляторами и органами государственной власти. Также считаем, что реализация проектов автоматизации документооборота в холдингах должна производиться на основании детально проработанных теоретической и методической платформ.
2. Исследование показало необходимость учета специфики построения системы управления холдингами при формировании комплексных документоведческих и архивоведческих функциональных требований к информационным системам, автоматизирующих работу с документами в компаниях холдингового типа. В основе таких требований должны лежать понимание видового состава документов холдингов, специфики документообразования, учет множественных схем движения документов внутри холдингов (осуществление корпоративного документопотока), а также необходимость включения СЭД в корпоративную информационную среду путем интеграции с другими программными приложениями и информационными системами холдингов.
Предлагаемый подход позволит не только оптимально использовать новейшие информационные технологии для организации процессов управления документами, но и максимально эффективно использовать СЭД, включив ее в качестве центрального звена в корпоративную информационную среду, оптимизировать работу с классификаторами и справочниками, стандартизировать процессы обработки документов, создавать единые сквозные процессы управления документами.
3. Проведенный в диссертации анализ показал необходимость широкого применения научных методов оценки и выбора СЭД. Метод сравнительного анализа, компаративный метод, метод балльной оценки по разработанным параметрам, позволяют осуществить выбор системы для автоматизации документооборота в соответствии с заранее сформированными документоведческими и архивоведческими требованиями. В основе рассматриваемых в диссертационной работе научных методов, позволяющих провести такую работу в холдингах, лежит принцип многокритериального подхода, что дает возможность разработать и широко применять критерии, учитывающие специфику организации документооборота холдинговых компаний, необходимость организации корпоративного документопотока, потребность организации совместной подготовки, согласования, принятия решения по документам организациями-участниками холдингов, организации удаленной работы с документами в условиях территориальной распределенности, и другие.
Кроме того, в диссертации делается акцент на возможности применения метода анализа иерархий в случае необходимости выбора наиболее подходящей для конкретного холдинга СЭД из нескольких равнозначных систем, что в значительной мере повышает точность проведения оценки, а также сокращает сроки реализации проектов, снижает риск выбора неподходящего решения.
4. Глубокое изучение проблемы автоматизации документооборота в российских холдингах позволило отметить важность анализа рисков и проблем, возникающих на каждом этапе внедрения СЭД. В качестве основы для прогнозирования рисков проекта автоматизации документооборота предлагается использовать знание законодательных и нормативных актов, методической литературы, научных работ, исследований, применение практического опыта внедрения СЭД в холдинговых компаниях. Комплексное изучение специфики системы управления холдингов, принципов документообразования и схем организации документопотоков совместно с теорией управления рисками при внедрении СЭД в холдингах позволяет не только систематизировать информацию о возможных рисках и их последствиях, но и разработать и предложить конкретные решения по их минимизации или устранению.
Также необходимо отметить важную роль сотрудников службы документационного обеспечения управления, которую они играют в ходе реализации проекта внедрения СЭД. Именно на предметных специалистов, являющихся носителями экспертных знаний в области работы с документами, рекомендуется возложить проведение разъяснительной работы среди персонала о выгодах от внедрения информационной системы. Кроме того, за специалистами службы ДОУ предлагается закрепить выполнение роли консультантов и наставников при проведении обучения пользователей, а также значительный пласт ответственности в момент формирования функциональных документоведческих и архивоведческих и технических требований к корпоративной СЭД, поскольку именно они могут предоставить наиболее полные данные по видовому составу и планируемому объему документов обществ холдинга, по правилам обработки и хранения документов организаций, входящих в состав холдингов. То есть привлечение специалистов службы документационного обеспечения управления к участию в проекте внедрения СЭД позволит не только повысить качество выполнения некоторых этапов проекта, но и в значительной степени снизить проектные, операционные и технические риски при его реализации.
Безусловно, все названные требования в значительной мере повышают сложность проектов, требуют проведения дополнительной профессиональной подготовки персонала холдингов. Вместе с тем, предлагаемые подходы дают возможность выбора информационных систем, подходящих под функциональные требования конкретных холдингов, позволяют прогнозировать и решать широкий спектр проблем, возникающих при реализации проектов по автоматизации документооборота.
В ходе работы над диссертацией также были сформулированы предложения, основанные на практическом опыте внедрения СЭД в холдингах и позволяющие в значительной степени расширить перечень применяемых в ходе проекта методов и приемов.
Рекомендовано проведение обязательного анализа информационной среды холдингов с целью выбора программной платформы, на которой может быть реализована СЭД. Это позволит сузить круг потенциальных решений для автоматизации документооборота, рассматривать только те информационные системы, которые возможно будет интегрировать в корпоративную информационную среду.
Кроме того, в качестве метода, позволяющего оптимизировать процесс выбора потенциальной СЭД, предлагается исследование апробированности рассматриваемых информационных систем в сходных условиях, изучение фактов внедрения СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной системой управления. Такой подход позволяет на этапе исследования ИТ-рынка исключить из списка изучаемых для внедрения СЭД информационные системы более низкого класса, не подходящие с функциональной и технической точки зрения для внедрения в холдингах, не позволяющих автоматизировать работу пользователей с документами в условиях территориальной распределенности.
Таким образом, в ходе исследования были изучены актуальные проблемы проектирования, выбора и внедрения СЭД в российских холдингах. Для применения в качестве концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в отечественных холдингах предложены теоретические и практические положения, разработанные на основе практического опыта автоматизации документооборота российских холдингов. Опираясь на комплексный анализ законодательных, нормативных и методических документов, научных исследований, а также на материалы, полученные при непосредственном изучении деятельности ряда холдинговых компаний, в ходе диссертационного исследования нами были выделены и сформулированы отличительные особенности холдингов, разработан ряд рекомендаций, касающихся расширения перечня критериев, включаемых в комплексные документоведческие и архивоведческие функциональные требования к информационным системам, автоматизирующим документооборот холдингов. Так, мы предлагаем дополнить функциональные требования к СЭД критериями, учитывающими возможность создания и поддержки множественных схем движения документов внутри холдингов (в целях обеспечения корпоративного документопотока), необходимость интеграции корпоративной СЭД с другими программными приложениями и информационными системами холдингов (для создания единых процессов управления документами), возможность применения вместе с СЭД дополнительных технологических решений (для оптимизации процессов управления документами, повышения оперативности передачи информации, исключения ошибок при обработке документов).
Также в ходе диссертационного исследования нами сделан вывод о необходимости создания государственного стандарта, содержащего единые комплексные требования к СЭД, что будет способствовать повышению качества информационных систем, предназначенных для автоматизации документооборота организаций, оптимизации процесса выбора и внедрения СЭД.
Приложение |
Описание функциональных полей карточек документов в СЭД
1. Перечень обязательных полей регистрационно-контрольной карточки (РКК) входящего документа
№ п/п | Перечень обязательных полей | Обязательность заполнения | Порядок заполнения | Статус, на котором производится заполнение поля / изменение его значения | Назначение или содержание поля |
1. | Название типа карточки: Входящий документ | Да | Автоматически при создании карточки | На предварительной обработке / Черновик | Название группы документов, регистрация которых производится с использованием данного типа РКК |
2. | Статус (состояние) | Да | При создании РКК поле должно заполняться автоматически. Желательно, чтобы РКК, созданным в автоматическом режиме при поступлении документов через факс-сервер, через сайт, из МЭДО и СМЭВ, присваивался отдельный статус, позволяющий отличить их от РКК, создаваемых предметными специалистами (регистраторами). Статус «Исполнено» должен присваиваться РКК, в которых поручения, выданные на основании резолюций, исполнены, документ снят с контроля. Также в СЭД должна осуществляться системная проверка на предмет отнесения документа к номенклатурному делу (заполнение поля «Индекс дела») при переводе РКК в статус «Исполнено». Статус «Уничтожено» должен присваиваться документам, которые относятся к номенклатурным делам, уничтоженным в связи с истечением срока хранения. | Все | Примерный перечень статусов РКК входящего документа: «На предварительной обработке»; «Черновик»; «Удалено», «Зарегистрировано»; «На Исполнении»; «Исполнено»; «Уничтожено». Перечень состояний (статусов) РКК входящих документов может быть изменен путем внесения изменений в соответствующий классификатор. |
3. | Рубрика / Оглавление | Да | Заполняется путем выбора значения из внутреннего классификатора на этапе создания РКК. Значение выбирается из выпадающего списка. | На предварительной обработке / Черновик | Содержит информацию об отнесении документа к той или иной тематической группе. |
4. | Комментарий / Дополнительная информация | Да | Текстовое поле. Необходимо заполнение при удалении РКК. | Изменение статуса на «Удалено» | Содержит информацию о причине удаления РКК. |
5. | Адресант | Да | Автоматически, если документ поступил из МЭДО, МСЭВ, сайта. | На предварительной обработке | Данные копируются из аналогичных полей информационных систем |
Если документ поступил на бумажном носителе или по электронной почте / факсу, выбор значения должен производиться из справочника сторонних организаций. | Черновик | Если нужного адресанта нет в справочнике, должна быть возможность внести его в справочник из РКК. После сохранения информации об адресанте в справочнике система должна автоматически сохранить данные в РКК. | |||
6. | Адресат | Да | Автоматически, если документ поступил из МЭДО, МСЭВ, сайта. | На предварительной обработке | Данные копируются из аналогичных полей. |
Если документ поступил на бумажном носителе или по электронной почте / факсу, выбор значения для заполнение поля в РКК производится из внутреннего справочника организации. | Черновик | При заполнении поля должна быть возможность выбрать из справочника конкретного сотрудника, подразделение, функциональную роль. | |||
7. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | Да | Автоматически, если документ поступил из МЭДО, МСЭВ, сайта. | На предварительной обработке | Данные копируются из аналогичных полей. |
Если документ поступил на бумажном носителе или по электронной почте / факсу, выбор ФИО подписантов производится из справочника сторонних организаций. | Черновик | В случае отсутствия подписанта в справочнике, у регистратора должна быть возможность из РКК внести информацию в справочник подписантов сторонних организаций. После сохранения данных в справочнике, информация о подписанте должна автоматически отобразиться в поле РКК. | |||
8. | Вид документа | Да | Автоматически при поступлении документа из МЭДО, СМЭВ. | На предварительной обработке | Поле должно содержать информацию о виде документа из справочника видов документов. При отсутствии нужного наименования в справочнике, должна быть возможность дополнить его новой информацией. |
Выбор значения из справочника видов документов. | Черновик | ||||
9. | Отметка о поступлении документа | Да | Автоматически при поступлении документа из МЭДО, СМЭВ, сайт, факс-сервер (проставляется серверные дата и время). | На предварительной обработке | Цифровое поле, позволяющее установить дату и время поступления документа. Заполняется путем выбора значений из календаря и часов. Поле содержит дату и время поступления документа в организацию. |
В других случаях должен осуществляться выбор из календаря, а также возможность указания часов и минут. | Черновик | ||||
10. | Способ поступления (или вид доставки) | Нет | В случае поступления с сайта, через факс-сервер или через МЭДО и СМЭВ, способ поступления проставляется автоматически. | На предварительной обработке | Возможные значения: почта / курьер/ факс / электронная почта / МЭДО / СМЭВ / сайт[323]. Список классификатора может пополняться. |
В других случаях заполняется путем выбора значения из внутреннего классификатора (выпадающий список). | Черновик | ||||
11. | Место регистрации | Да | Автоматически при регистрации документа указывается подразделение, в котором производилась регистрация. | Зарегистрировано | Поле содержит информацию о подразделении регистратора в соответствии со значениями внутреннего справочника организации. При регистрации у пользователя с расширенными правами должна быть возможность изменять значение поля. |
12. | Регистратор | Да | Поле заполняется автоматически при регистрации документа указывается пользователь, осуществивший регистрацию. | Зарегистрировано | В соответствии с правами доступа. |
13. | Регистрационный номер документа и дата документа | Да | Поле заполняется автоматически при поступлении документа из МЭДО и СМЭВ. | На предварительной обработке | Поле должно позволять вводить регистрационные номера любых форматов с любым количеством знаков. |
Поле заполняется в ручном режиме, проставляется номер документа. Дата выбирается из календаря. Допускается выбор для поля значения «без номера». | Черновик | ||||
14. | Входящий номер документа | Да | Заполняется при вызове функции «Зарегистрировать» в меню. | Зарегистрировано | Формат регистрационного номера должен формироваться в специальном справочнике (нумератор или справочник регистрационных номеров), в котором должна быть возможность создавать любые форматы регистрационных номеров, в том числе с большим количеством «лидирующих нулей», аббревиатурой. В указанном справочнике должна быть возможность изменить порядок регистрации (вернуть на один / несколько номеров назад) в случае, если документ был зарегистрирован, а затем его РКК была удалена. |
15. | Дата регистрации | Да | Автоматически с возможностью выбора другого значения из календаря. | Зарегистрировано | Поле содержит дату. |
16. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | Нет | Автоматически при поступлении документа из МЭДО и СМЭВ. | На предварительной обработке | Желательно, чтобы поле содержало интерактивную ссылку на РКК документа, позволяющую одним кликом открыть карточку документа. При установлении ссылки на документ автоматически должна добавляться информация о связанном документе в поле «Связанные документы». |
В других случаях поле заполняется путем выбора исходящего номера документа из соответствующей базы данных. | Черновик | ||||
17. | Заголовок | Да | Текстовое поле. Поле может автоматически заполняться, если документ поступил из МЭДО, СМЭВ, или через сайт, а также, если РКК создана на основании шаблона. | На предварительной обработке / Черновик | |
18. | Текст документа | Поле для размещения текста / прикрепления ссылок на файлы | При поступлении документа через СМЭВ, МЭДО, сайт, факс-сервер, поле должно заполняться в автоматическом режиме (должен прикрепляться файл, размещаться текст). | На предварительной обработке | Требования к формату файла отсутствует. В случае замены файла в РКК, запись об операции должна сохраняться в Журнале событий. У администратора СЭД должна быть возможность просмотра удаленного файла. |
Должна быть возможность автоматического заполнения поля при поточном сканировании входящих документов и при применении технологии штрих-кодирования. | Черновик | ||||
В момент регистрации документа файл должен помещаться для хранения в Цифровое хранилище электронных документов (ЦХЭД). В случае отсутствия файла и размещения в поле текста документа, при регистрации он должен конвертироваться в файл и также помещаться на хранение в ЦХЭД. | Зарегистрировано | ||||
19. | Индекс дела | Да | Выбор дела из доступных номеров Номенклатуры дел. | На предварительной обработке / Черновик / Зарегистрировано / На исполнении | |
20. | Сведения о переадресации документа | Нет | Поле заполняется путем выбора значения из справочника сторонних организаций / внутреннего справочника организации. | На предварительной обработке | Если нужного значения внешнего адресата нет в справочнике, должна быть возможность внести его, открыв карточку справочника из РКК. После внесения информации система должна автоматически сохранить данные в поле РКК. |
Черновик | |||||
21. | Количество листов основного документа | Да | Цифровое поле | На предварительной обработке / Черновик | |
22. | Количество приложений | Да | Цифровое поле для указания количества приложений. Допустимо значение «Нет» | На предварительной обработке / Черновик | |
23. | Общее количество листов приложений | Да, если в поле «Количество приложений» указано значение, отличное от «Нет» | Цифровое поле | На предварительной обработке / Черновик | |
24. | Отметка о контроле | Нет | В ручном режиме проставляется маркер. Визуально в карточке появляется надпись (штамп) «Контроль». | Зарегистрировано | Проставление маркера означает, что документ находится на контроле у регистратора и имеет срок исполнения. |
Если в РКК создано хотя бы одно поручение, маркер проставляется автоматически. | Зарегистрировано | ||||
25. | Резолюция | Нет | Текстовое поле. Может содержать графический образ резолюции, если она была сделана в графическом редакторе с переносного устройства, например, в I-Pad. | Черновик / Зарегистрировано | |
26. | Ход Исполнения | Да, если есть резолюция и поручения | Поле, отображающее иерархию поручений и отчетов об исполнении. | Зарегистрировано / На исполнении / Исполнено | |
27. | Исполнитель (-и) | Да, если есть поручения | Поле заполняется автоматически, если в РКК есть поручения и в них указаны исполнители. | Черновик / Зарегистрировано / На исполнении | В поле содержится информация о ФИО и должности исполнителей поручений. При изменении исполнителей в поручениях информация в поле должна обновляться. |
Также поле может заполняться путем выбора необходимых значений из внутреннего справочника организации. После сохранения информации об исполнителях в РКК, СЭД через системный диалог должна предложить создать поручения каждому из исполнителей. Если пользователь подтверждает создание поручений, система автоматически создает поручения, в которых указывается Резолюция (и РКК) и исполнитель. Система должна создать поручения по каждому исполнителю. Если исполнителей несколько, первый должен указываться как Ответственный. | |||||
28. | Ознакомление (Лист ознакомления) | Да, если есть хотя бы одно поручение, созданное в РКК или есть список ознакомления для определенного вида документа (шаблон). | Заполняется путем выбора значений из внутреннего справочника организации. Содержит ФИО и должности пользователей. Должна быть возможность фиксировать факт прочтения (открытия) и ознакомления пользователей с документом. | Черновик / Зарегистрировано / На исполнении / Исполнено / На хранении | Должна быть возможность указывать не только конкретных пользователей, но и функциональные роли (из соответствующего справочника), подразделения из внутреннего справочника организации. В этом случае должна делаться системная рассылка всем пользователям, входящим в функциональную группу (роль), либо входящих в состав выбранного подразделения. |
29. | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | Да, при изменении статуса РКК на «Исполнено» | Формируется автоматически. | Исполнено | Визуализация информации об исполнении документа. |
30. | Отметка о конфиденциальности (Гриф ограничения доступа) | Да | Автоматически при поступлении документа из МЭДО / СМЭВ с возможностью корректировки в сторону повышения уровня конфиденциальности. | На предварительной обработке | Доступные для выбора значения: без грифа / ДСП / конфиденциально / Строго конфиденциально[324]. Должна быть возможность дополнять значения внутреннего справочника. При наличии грифа в карточке документа, доступ к ней должны получить только пользователи, имеющие соответствующий разрешенный уровень доступа в СЭД. |
В других случаях заполняется путем выбора значений из внутреннего справочника. | Черновик | ||||
31. | Связанные документы | Да, если в РКК есть ссылка на исходящий документ | Поле содержит информацию о том, что данный документ имеет смысловую связь с другими документами текущей или других баз данных СЭД. У регистратора должна быть возможность установить дополнительные ссылки на связанные документы. | Черновик / Зарегистрировано / На исполнении | При добавлении новой связи в РКК документа пользователю система должна предлагать выбрать список БД, из которых может быть выбран связанный документ, затем - выбрать документы из списка документов выбранной базы данных. При необходимости по каждой связи должна быть возможность создать и сохранить комментарий. Тип создаваемых связей – двусторонний. |
32. | Журнал событий | Да | Заполоняется автоматически, в поле отображаются все события (создание РКК, редактирование, прикрепление или удаление файла, установление связей, создание поручений, добавление пользователей (исполнителей или для ознакомления), изменение статуса). Информация не доступна для корректировки. | Все | В поле должна содержаться информация о пользователе, работавшего с РКК, его действиях, дате и времени. |
33. | Обсуждения | Нет | Аналог форума. Сохраняется информация, созданная пользователями, имеющими доступ к РКК документа (автор текста, дата, время, текст). | Черновик / На исполнении / Отложено / Исполнено | Должна быть возможность просмотра всей иерархии обсуждения. |
В СЭД должна быть возможность настраивать автоматическое заполнение некоторых полей РКК входящего документа для определенных видов документов путем создания шаблонов.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 |
