Таким образом, предварительный анализ динамики развития холдинга позволит спрогнозировать возможность системы поддерживать быстро меняющуюся сложную организационную структуру холдинга, схему управления многоуровневым доступом к базам данных и документам, управлять всем массивом растущего объема документов, а также спланировать примерное количество процессов, подлежащих автоматизации.
В ходе диссертационного исследования был рассмотрен ряд материалов, содержащих различные методологические подходы при проведении выбора и оценки СЭД, включая методологию, предложенную независимым экспертом в области автоматизации документооборота [248]. В своих публикациях она выделяет в качестве отдельной стадии «предпроектное обследование организации-заказчика», в ходе которой предлагает провести детальное пошаговое изучение состояния документооборота, внутренних нормативных документов, организационной структуры, а также действующих в организации информационных систем.
Анализируя содержательную часть стадии проведения обследования, независимый эксперт особо отмечает необходимость составления перечня и структуры основных подразделений учреждения (с выделением удаленных подразделений), выделение возможных «узких» мест в организации документооборота; определения количества потенциальных пользователей системы с разбивкой по подразделениям и выполняемым функциям (ролям), и так далее[249].
Кроме того, рекомендует на предпроектной стадии определить цели и задачи внедрения СЭД, определить состав рабочей группы, а также границы проекта, что носит непринципиальные отличия от рекомендаций других экспертов и ученых, например, от мнения , которая относит вопрос определения целей и задач внедрения проекта к стадии разработки решения. Вместе с тем, не смотря на разницу в подходе к детализации и оценке предпроектной работы, оба исследователя практически сходятся в том, что следующей стадией является разработка решения, которая заключается в подготовке комплексных требований к СЭД.
Для глубокого изучения вопроса формирования требований к информационным системам компаний был проведен анализ ряда публикаций и исследований в области проектного управления и внедрения систем электронного документооборота, что позволило выделить рекомендации о формировании комплексных требований к корпоративным системам с привлечением экспертов от заинтересованных подразделений-участников проектов путем создания проектных команд или групп.
Как отмечает один из экспертов в области электронного документооборота , «Команда проекта должна четко понимать, какие стратегические цели перед собой ставит организация и каким образом достижению этих стратегических целей должны способствовать конкретные изменения в документационном обеспечении управления. Повторимся, что при этом документационное обеспечение должно восприниматься не как ОРД, а как более широкая комплексная задача работы сотрудников организации с самой разной информацией[250].
Поддерживая такое мнение, мы отмечаем, что принятие коллегиального решения о составе требований к СЭД позволяет не только провести всесторонний анализ области автоматизации и действующих процессов холдинговой компании, но и подготовить обоснованный и детализированный документ, содержащий необходимые критерии оценки системы корпоративного уровня, учитывающий требования концепции комплексного управления корпоративными информационными ресурсами.
Как ранее отмечалось в нашем диссертационном исследовании, требующей внимания представляется первичная оценка вариантов решений для автоматизации корпоративного документооборота, когда производится выбор программных платформ, на которых должна быть реализована СЭД, а также потенциальных компаний-поставщиков. Согласно мнению , «При выборе системы, как правило, принимается во внимание то, на какой платформе она построена и какие технологии используются. И здесь приоритет отдается скорее не новизне, а стабильности и надежности»[251]. На практике такая оценка позволяет не только сократить количество рассматриваемых систем, но и выбрать тех поставщиков, которые обладают необходимым опытом внедрения сложных технических решений в территориально распределенных компаниях со сложной организационной структурой и ИТ-архитектурой. Проведение такой оценки до момента изучения функциональной и технической части каждой рассматриваемой в рамках проекта СЭД, позволяет оптимально использовать время и ресурсы для детального изучения выбранных систем.
Всесторонний анализ методической литературы, а также научных исследований и прикладных материалов, содержащих информацию о содержательной части требований к СЭД организации, позволяет выделить два основополагающих подхода, на которых большая часть ученых и практиков предлагают построить данную работу.
Поскольку «одна из главных задач, стоящих перед СЭД, - управление процессами движения и обработки документов»[252], ученые-документоведы делают акцент на необходимости ориентироваться в требованиях «на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой»[253]. Безусловно, такой подход обеспечивает соответствие выбираемой системы традициям отечественного делопроизводства, максимально учитывает требования по работе с документами.
Второй подход, о котором также часто упоминается в различных источниках, включая материалы научно-практических конференций и форумов, научных публикациях, исследованиях независимых экспертов – применение при формировании требований к СЭД положений спецификации MoReg2 и переводного стандарта 15489. Так, говоря о спецификации, отмечает: «Данный документ впервые дал возможность всем заинтересованным сторонам-пользователям, разработчикам систем, специалиста по управлению документами применять на практике типовую модель функцильных требований к автоматизированным системам электронного документооборота (системам управления документами… MoReg2 учитывает технологические изменения, новые стандарты и опыт, накопленный за последние годы…».[254]
Необходимо отметить важность учета комплексных требований национальных и международных стандартов при формировании требований к корпоративной СЭД, поскольку только комплексный подход обеспечит точное формирование требований, учитывающих отечественный и мировой опыт, позволит минимизировать ошибки и исключить риски при выборе и внедрение СЭД.
Изучая мнение российских ученых в части выбора потенциального решения для автоматизации документооборота, необходимо отметить, что многие из них, например, , предлагают детализировать функциональные требования «по основным традиционным делопроизводственным функциям: регистрация документов, контроля исполнения, поиска в базе данных, учета передачи подлинников и копий документов»[255].
Кроме того, рекомендует «среди функциональных критериев выделить обеспечение задач электронного документооборота, в том числе: работу с электронными файлами документов; регистрацию документов, поступающих по электронной почте; возможность использования средств криптографической защиты информации ЭЦП)»[256]. При этом она обращает внимание на то, что «на выполнение определенных видов работ фирмы-разработчики должны иметь соответствующие лицензии[257]». Такое мнение соответствует требованиям законодательства в части применения средств криптографической защиты информации. «В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 №63-ФЗ «Об электронной подписи» документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравнены к подписанным собственноручно. Такое решение обеспечивает возможность использования этого аспекта криптографической защиты информации в СЭД не только для установления правомочности документации, хранимой в СЭД организации, но и полноценного обмена электронными документами как с другими организациями, так и с органами власти»[258].
Вопрос защиты информации, распределения прав доступа в СЭД является обязательным аспектом большего числа требований к системе. В качестве примера можно рассмотреть мнение , которая в своей публикации «Составление технического задания на разработку СЭД: основные этапы и участие службы ДОУ» говорит о том, что «рабочая группа проекта определит функциональный состав будущей СЭД, а именно:
- распределение прав доступа к документам;
- возможность импортирования документов из различных электронных систем (к примеру, электронной почты);
- необходимость и политику разграничения полномочий пользователей в системе;
- создание документов с использования утвержденных шаблонов;…»[259]
- и так далее.
Считаем необходимым отметить, что хотя материалы, подготовленные специалистами, занимающимися прикладными вопросами автоматизации документооборота, зачастую носят общий характер, тем не менее они могут содержать детализированные критерии оценки принципиальных моментов, на которые необходимо обращать внимание при подготовке требований к СЭД, например, требования по миграции данных.
Основываясь на изучении публикаций и иных источников, касающихся вопроса внедрения информационных систем, необходимо сделать акцент на мнении многих исследователей, что сформированные и согласованные в компании требования к потенциальной системе являются основой для выбора конкретного решения, в том числе для применения таких методов выбора, как разработка весовых коэффициентов (баллов) или ранжирование.
Так, рассматривает проведение такой работы обособленно, а рамках обязательных действий указывает следующее:
«На данном этапе:
- производится оценка соответствия функциональных возможностей систем требованиям и задачам заказчика;
- критериям присваивается весовой балл по степени их значимости»[260].
отмечает, что «в ходе экспертной оценки желательно использовать заранее выбранную систему весовых коэффициентов (баллов) или применять ранжирование»[261]. При этом ученый обращает внимание на то, что «из числа показателей, оцениваемых с применением весовых коэффициентов, будет логичным исключить стоимостные характеристики, так как они уже имеют свое количественное выражение и их сопоставительный анализ будет выполняться на другом этапе»[262].
Изучение и анализ практического применения многокритериального метода оценки потенциальной системы для автоматизации документооборота, описываемого многими учеными и экспертами, позволяет обобщить полученную информацию и акцентировать внимание на важных для холдинговых компаний моментах выбора системы.
Так, немаловажным шагом в отборе программных продуктов является оценка адаптационных возможностей. предлагает в рамках такой оценки провести анализ простоты установки и настройки информационной системы, а также изучить потенциал ее развития[263]. Поскольку в качестве заказчика мы рассматриваем холдинговую компанию с территориально распределенной структурой, необходимо признать, что указанные критерии в значительной мере влияют на гибкость системы и возможность быстрой ее настройки под динамично меняющиеся процессы холдинга. Потенциал развития (дополнительные модули, простота настройки, возможность модификации) позволяют снизить итоговую стоимость владения программным продуктом, что является важным моментом при принятии решения.
Изучение мнения экспертов по оценке СЭД, также позволяет сфокусировать внимание еще на одном критерии выбора, на который ранее не обращалось пристальное внимание заказчиков, - на понятности и удобстве пользовательского интерфейса. При изучении указанного критерия считаем важным мнение экспертов компаний-разработчиков, которые на практике смогли обобщить и реализовать потребности заказчиков в этой части.
Так, , эксперт в области СЭД, отмечает в одной из своих публикаций: «… одним из важнейших факторов, демонстрирующих именно ориентированность на пользователя и его задачи, является индивидуализированный интерфейс для каждой из групп пользователей, с помощью которого руководитель организации может получать обработанные данные по автоматизированным управленческим процессам в целом, а делопроизводители подразделений – вводить и регистрировать документацию»[264]. Исследователь обращает внимание на тенденцию унификации элементов интерфейса для разных СЭД, на функциональную интуитивность, а также на персонализацию настроек, что позволяет пользователям быстро адаптироваться и эффективно использовать системы в работе. «Появление требований к интерфейсу пользователя систем электронного документооборота позволяет качественно сдвинуть акцент при выборе систем такого рода в сторону характеристик, обеспечивающих более эффективное внедрение и использование», - отмечает автор в своей статье.
Другой представитель компании-разработчика также отмечает сложность задач по разработке пользовательского интерфейса: «Главная проблема, стоящая перед создателями интерфейса СЭД, — баланс между простотой операций и понятностью интерфейса»[265].
Согласно мнению большей части исследователей и ученых-документоведов, наиболее полно оценить различные стороны рассматриваемых в качестве потенциальных СЭД возможно, если к работе в проекте привлечь предметных специалистов в области делопроизводства и архивного дела[266]. Их участие у проектной группе позволит не только уточнить требования к СЭД в части автоматизируемого функционала, но и предполагаемой нагрузки системы.
Безусловно, современные информационные системы корпоративного уровня должны сочетать в себе комплекс функциональных и технических возможностей, удобство интерфейса, но при этом они также должны строиться на технологиях, позволяющих работать с документами мобильно.
Как отмечают некоторые исследователи, бурное развитие технологических решений позволяет сегодня поднять корпоративную СЭД до уровня системы управления организацией. В частности, пишет: «Системы продолжают бурно развиваться, учитывая новые требования бизнеса и организации деятельности компаний. В частности, в силу увеличения мобильности топ-менеджеров и руководителей среднего звена все более востребованной становится возможность ознакомления этих специалистов с поступившей на их имя корреспонденцией не на стационарном компьютере, а на ноутбуке, смартфоне, планшетном устройстве»[267].
Как показывает практика, мнение некоторых экспертов, что «почти все проекты по автоматизации первых лиц носят, скорее, штучный характер»[268], на сегодняшний день все больше смещается в сторону широкого применения мобильных средств в организации работы с документами и информацией, а одним из ключевых критериев выбора СЭД все чаще становится наличие модуля, позволяющего использовать удобные для пользователей девайсы.
Основываясь на личном практическом опыте и мнении многих экспертов в области автоматизации документооборота, можно говорить о том, что детализация требований, разработка критериев и изучение различных характеристик систем на соответствие разработанным критериям будет неполным без проведения тестирования каждого из первоначально выбранных решений. Как отмечает , «Этап тестирования поможет оценить реализацию ключевых функций в системах, выявить серьезные недостатки каждого решения, оценить интерфейс, эргономику, сложность внедрения и поддержки, принципиальную возможность реализации поставленных задач»[269].
Вместе с тем необходимо отметить, что для организации тестирования необходимо привлекать значительное количество подготовленных специалистов, чтобы можно было организовать аналог реальной работы территориально распределенных подразделений в СЭД, при этом функциональное тестирование необходимо проводить по заранее разработанному сценарию, распределив участников по ролям, выполняемым в системе, а также разграничив их доступ. Также для корректной настройки тестовой версии системы потребуется привлечение специалистов со стороны поставщика программного продукта.
Кроме того, стоит сказать о том, что «сложность внедрения и поддержки» можно оценить исключительно путем изучения технических характеристик потенциальной системы, а также путем интервьюирования специалистов поставщика, осуществляющих установку и сопровождение программного продукта.
Безусловно, не вызывает сомнения важность рассмотренных выше критериев, однако наиболее сложным шагом оценки корпоративной СЭД, согласно мнению некоторых ученых, является оценка с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик. Как отмечает , «на этом этапе каждый из предварительно отобранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по критериям согласно составленному перечню».[270]
Профессор в научных публикациях также отмечает возможность оценки СЭД с применением компаративного метода, отмечая его простоту и доступность, в том числе с применением перекрестных оценок[271]. Необходимо отметить общую основу перечисленных методов с методом оценки путем присвоения критериям весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования, так как в основе указанных методов лежит формирование сводной таблицы или матрицы, проведение сравнения различных систем по выбранным критериям. Также необходимо подчеркнуть, что указанные методы получили широкое практическое применение, так как позволяют получить достаточно объективную оценку каждого из оцениваемых программных продуктов.
В итоге проделанной работы возможно получить «суммарную оценку по каждому варианту программного обеспечения, а также получить данные по группам критериев. Таким образом, можно выявить программные продукты, получившие наибольшую суммарную оценку»[272]. Однако, при проведении оценки путем присвоения критериям весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования, на практике можно получить результат, когда по различным критериям наибольшее количество баллов (или наивысший ранг) получают разные программные решения. Такие случаи нередки, а наглядный пример такого результата проиллюстрирован в книге «Системы электронного документооборота: анализ и выбор».
Многие ученые и исследователи рассматривают в качестве конечного результата проделанной работы по выбору корпоративной СЭД вариант, когда ни один из рассматриваемых решений не удовлетворяет сформированным требованиям. Говоря о таком варианте, пишет: «Тогда встает вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами данной организации»[273]. Однако такой вариант для холдингов является малоприменимым ввиду сложности и длительности заказной разработки, которая должна будет учесть весь спектр требований, а также иметь значительный запас надежности, позволяющий поддерживать все процессы компании с учетом развития.
Решая вопрос выбора единственного решения, ученые и исследователи, при получении в результате проведенной оценки нескольких вариантов решения, предлагают либо провести повторную оценку, либо рассмотреть дополнительные критерии, либо произвести сравнительный анализ систем.
Исходя из необходимости получения точной оценки, из потребности минимизировать временные затраты на получение нужного результата, а также из личного практического опыта, предлагаем для решения задач подобного рода применять метод анализа иерархий (далее МАИ)[274], разработанный
В современной отечественной и мировой практике указанный метод нашел самое широкое применение в различных областях деятельности от оценки недвижимости, до решения кадровых вопросов по замещению вакантных должностей.
Рассматривая практическое применения метода, на первым этапе предлагаем выполнить структурирование параметров выбора в виде иерархии или сети. В наиболее элементарном виде иерархия строится с вершины (цели), через промежуточные уровни-критерии (технико-экономические параметры) к самому нижнему уровню, который в общем случае является набором альтернатив. После иерархического воспроизведения проблемы устанавливаются приоритеты критериев и оценивается каждая из альтернатив по критериям. В МАИ элементы задачи сравниваются попарно по отношению к их воздействию на общую для них характеристику. Система парных сведений приводит к результату, который может быть представлен в виде обратно симметричной матрицы.
Элементом матрицы a(i, j) является интенсивность проявления элемента иерархии i относительно элемента иерархии j, оцениваемая по шкале интенсивности от 1 до 9, предложенной автором метода, где оценки имеют следующих смысл:
Шкала относительной важности | |
Интенсивность относительной важности | определение |
1 | Равная важность |
3 | Умеренное превосходство одного над другим |
5 | Существенное превосходство |
7 | Значительное превосходство |
9 | Очень сильное превосходство |
2, 3, 6, 8 | Промежуточное решение между двумя соседними суждениями |
Если при сравнении одного фактора i с другим j получено a(i, j) = b, то при сравнении второго фактора с первым получаемa(j, i) = 1/b.
Опыт показал, что при проведении попарных сравнений в основном ставятся следующие вопросы. При сравнении элементов А и Б:
- Какой из них важнее или имеет большее воздействие?
- Какой из них более вероятен?
- Какой из них предпочтительнее?
Пусть:
A1...An - множество из n элементов;
W1...Wn - соотносятся следующим образом:
|
|
| |
A1 | 1 | ... | W1/Wn |
... | ... | 1 | An |
An | Wn/W1 | ... | 1 |
Оценка компонент вектора приоритетов производится по схеме:
|
|
| |||
A1 | 1 | ... | W1/Wn | X1=(1*(W1/W2)*...*(W1/Wn))1/n | BEC(A1)=X1/СУММА(Xi) |
... | ... | 1 | An | ... | ... |
An | Wn/W1 | ... | 1 | Xn=((Wn/W1)*...*(Wn/Wn-1)*1)1/n | BEC(An)=Xn/СУММА(Xi) |
СУММА(Xi) |
«Приоритеты синтезируются, начиная со второго уровня вниз. Локальные приоритеты перемножаются на приоритет соответствующего критерия на вышестоящем уровне и суммируются по каждому элементу в соответствии с критериями, на которые воздействует элемент.
Весьма полезным побочным продуктом теории является так называемый индекс согласованности (ИС), который дает информацию о степени нарушения согласованности. Вместе с матрицей парных сравнений получаем меру оценки степени отклонения от согласованности. Если такие отклонения превышают установленные пределы, то тому, кто проводит суждения, следует перепроверить их в матрице.
ИС = (l max - n)/(n - 1)
Если разделить ИС на число, соответствующее случайной согласованности матрицы того же порядка, получим отношение согласованности (ОС). Величина ОС должна быть порядка 10% или менее, чтобы быть приемлемой. В некоторых случаях допускается ОС до 20%, но не более, иначе надо проверить свои суждения»[275].
Приведем пример применения метода анализа иерархий при выборе решения для автоматизации документооборота холдинговой компании.
Цель: выбор СЭД для территориально распределенного холдинга.
№ | Критерии |
1 | Технические требования к системе |
2 | Функциональные требования |
3 | Требования по безопасности |
4 | Стоимость владения программным продуктом на 5 лет |
5 | Техническая поддержка |
6 | Требования к инфраструктуре |
7 | Сроки реализации |
В данном случае к матрице должны быть приложены детальные требования к СЭД, разработанные в холдинге, поскольку точная оценка того или иного решения проставляется именно на соответствие данным требованиям.
Требования должны быть систематизированы и содержать подробные общие требования (это масштабируемость, модульность, возможность настроек и модификаций и т. п.), функциональные требования (наличие необходимых модулей, настраиваемости workflow, перечень автоматизируемого функционала и т. д.), детальные требования по безопасности (включая применение сертифицированных средств криптографии), а также немаловажные вопросы по внедрению и эксплуатации, такие как наличие технической поддержки после внедрения, итоговые сроки реализации (включая пилотный проект), а также общая стоимость проекта (включая приобретение серверов, командировки специалистов, проведение обучения задействованного в проекте персонала и т. д.). Также желательно от каждой компании-участника итогового этапа выбора СЭД получить коммерческое предложение, включающее не только детальное описание предмета договора на внедрение СЭД, но и технические требования к оборудованию и инфраструктуре, сроки реализации проекта, осуществление технической поддержки, возможность обучения пользователей, и так далее.
Если в результате предварительного выбора СЭД проектная группа получила для сравнения две системы, то альтернативы выбора будут выглядеть следующим образом:
Альтернативы | |
1 | СЭД 1 |
2 | СЭД 2 |
В нашем случае получилась матрица из семи значений:
Размер матрицы | 7 |
Случайная согласованность | 1,32 |
Если расставить веса, матрица (в зависимости от присвоенных значений) может принять следующий вид:
Критерии | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | 1 | 1 | 3 | 1 | 9 | 4 | 3 |
2 | 1 | 1 | 3 | 1 | 9 | 4 | 3 |
3 | 1/3 | 1/3 | 1 | 1 | 7 | 7 | 3 |
4 | 1 | 1 | 1 | 1 | 6 | 3 | 1 |
5 | 1/9 | 1/9 | 1/7 | 1/6 | 1 | 1/3 | 1/3 |
6 | 1/4 | 1/4 | 1/7 | 1/3 | 3 | 1 | 1/3 |
7 | 1/3 | 1/3 | 1/3 | 1 | 3 | 3 | 1 |
Отношение согласованности в данном случае будет равно 6,01% (веса расставлены корректно).[276]
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 |
