Учебно-практическое пособие «офисные компьютерные технологии». Часть II (стр. 3 )

Интервал ячеек, содержащих данные и окруженный пустыми ячейками, называется областью данных.

Область данных - С1:G3

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

1

Команды

Игры

Выигрыши

Ничьи

Очки

2

Спартак

5

3

1

10

3

Динамо

4

2

2

8

4

Одна из ячеек обязательно является текущей. Текущая ячейка выделяется рамкой. При этом столбец, где находится текущая ячейка, называется текущим столбцом, а соответствующая строка - текущей строкой. Соответственно текущая область данных - область данных, где находится текущая ячейка. Иногда термин текущий заменяют на активный. Мы будем пользоваться обоими терминами.

Используя поле электронной таблицы можно в различных ее частях создавать разные таблицы, вставлять графические изображения, диаграммы и графики. Но более удобно разносить таблицы, графики и диаграммы по разным рабочим листам.

Рабочий лист - это отдельная электронная таблица. Каждый рабочий лист может содержать собственно таблицы пользователя, графики и диаграммы, а также программы на языке Visual Basic. Количество рабочих листов может быть любым, и ограничено только объемом доступной памяти компьютера. По умолчанию в Excel рабочие листы имеют имена "Лист 1", "Лист 2" и т. д. При желании можно переименовать рабочие листы, присвоив им более информативные имена, например, "Таблица расходов на командировку" или "Диаграмма затрат".

Рабочие листы, относящиеся к одной сфере деятельности целесообразно объединить в одну рабочую книгу.

Рабочая книга - это файл табличного процессора Excel. Рабочая книга должна содержать минимум один рабочий лист. По умолчанию вновь создаваемой рабочей книге присваивается имя "Книга" с порядковым номером, например "Книга1". Впоследствии название рабочей книги можно изменить, придерживаясь правил образования имен файлов. При записи на диск рабочей книги будет создан одноименный файл, например, для рабочих книг, содержащих таблицы, с расширением. XLS. В дальнейшем, загрузив в Excel такой файл, вы получите возможность работать со всеми таблицами, диаграммами и программами, которые содержит одноименная рабочая книга.

Каждая рабочая книга помещается в отдельном вторичном окне Excel. В Excel, как, например и в текстовом редакторе Word, можно одновременно открыть несколько вторичных окон, каждое из которых будет содержать свою рабочую книгу.

1.2.  Запуск Excel

Самый простой способ запуска - выполнить двойной щелчок по ярлыку Excel, если он присутствует на Рабочем Столе Windows.

Второй способ - запуск из Панели Задач:

·  щелкните по кнопке Пуск в левом нижнем углу экрана Windows;

·  выберите пункт Программы и далее Microsoft Excel.

Если на Рабочем Столе присутствует панель Microsoft Office, загрузить Excel можно щелчком по инструменту Microsoft Excel на этой панели.

¿  Практикум

ü  Запустите табличный процессор Excel.

1.3.  Экран Excel

1.3.1.  Элементы экрана

Окно Excel содержит элементы, которые присущи как всем Windows-приложениям, так и Windows-приложениям, разработанным компанией Microsoft (например, вы уже знакомы с текстовым редактором Word, поэтому вам будет легче освоить среду Excel). Это:

·  верхняя строка-заголовок с именем программы Excel и именем рабочей книги;

·  строка-меню (вторая сверху строка);

·  панель стандартных инструментов (третья строка сверху);

·  панель инструментов форматирования (четвертая строка сверху)

·  строка состояния (нижняя строка).

Основную часть экрана Excel занимает поле рабочего листа. Верхняя строка рабочего листа содержит заголовки столбцов, а левый столбец рабочего листа - заголовки строк электронной таблицы. Текущая ячейка выделена двойной рамкой.

Пятая сверху строка экрана Excel называется строкой формул. В левой части строки формул в поле имени выводится адрес текущей ячейки. В остальную часть строки формул выводится содержимое текущей ячейки или, если эта ячейка является вычисляемой, то выводится формула, по которой производятся вычисления.

Вторичное окно рабочей книги ( в дальнейшем будем называть его просто окном рабочей книги) может быть выделено в отдельное Windows-окно со своим заголовком. Сделать это можно с помощью кнопки Восстановить окно (с изображением каскада двух окон справа в строке меню).

Нижняя строка окна рабочей книги содержит кнопки для перемещения по ярлычкам рабочих листов, ярлычки с именами рабочих листов данной рабочей книги и линейку горизонтальной прокрутки содержимого текущего рабочего листа. Линейка вертикальной прокрутки расположена на своем обычном месте - в правой части окна рабочей книги.

Замечание. Пользователь может по своему усмотрению менять вид экрана Excel, например, убирать и видоизменять панели. Варианты представления экрана могут быть получены через пункты меню Вид. Если на ваш экран не выведена нужная панель инструментов, выполните команду Панели инструментов меню Вид, затем установите флажок ( в виде галочки) перед названием нужной вам панели. Если же на вашем экране нет ярлычков рабочих листов, выполните команду Параметры меню Сервис, затем перейдите на панель Вид и установите флажок в поле Ярлычки листов.

¿  Практикум

ü  Выделите окно рабочей книги в отдельное окно.

ü  Уберите строку статуса и обе панели инструментов.

ü  Уберите ярлычки рабочих листов.

ü  Верните экран Excel к первоначальному виду.

1.3.2.  Перемещение по рабочему листу

На экране дисплея видна только часть рабочего листа, электронная таблица которого содержит 256 столбцов и 65536 строк. Просмотреть невидимую часть рабочего листа можно при помощи линеек прокрутки или клавиш управления курсором.

Как уже отмечалось, одна из ячеек рабочего листа является текущей и выделена рамкой. В начальный момент - это ячейка А1. Чтобы сделать текущей любую из ячеек видимой части рабочего листа достаточно щелкнуть по ней указателем мыши.

Ниже приведены комбинации клавиш, которые целесообразно применять для перемещения рамки по электронной таблице.

·  ­®¯ Перемещает на одну ячейку в направлении стрелки.

·  CTRL+­ Перемещает на верхнюю границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на верхней границе текущей области данных, то происходит перемещение на нижнюю границу стоящей выше области данных. Если выше нет других областей данных, то происходит переход в первую ячейку текущего столбца рабочего листа.

·  CTRL+¯ Перемещает на нижнюю границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на нижней границе текущей области данных, то происходит перемещение на верхнюю границу стоящей ниже области данных. Если ниже нет других областей данных, то происходит переход в последнюю ячейку текущего столбца рабочего листа.

·  CTRL+ Перемещает на левую границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на левой границе текущей области данных, то происходит перемещение на правую границу стоящей левее области данных. Если левее нет других областей данных, то происходит переход в первую ячейку текущей строки рабочего листа.

·  CTRL+ ® Перемещает на правую границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на правой границе текущей области данных, то происходит перемещение на левую границу стоящей правее области данных. Если правее нет других областей данных, то происходит переход в последнюю ячейку текущей строки рабочего листа.

·  HOME Перемещает в начало строки.

·  CTRL+HOME Перемещает в начало рабочего листа.

·  CTRL+END Перемещает в ячейку, которая лежит на пересечении правой границы самой правой области данных и нижней границы самой нижней области данных.

·  PAGE DOWN Перемещает на один экран вниз.

·  PAGE UP Перемещает на один экран вверх.

·  ALT+PAGE DOWN Перемещает на один экран вправо.

·  ALT+PAGE UP Перемещает на один экран влево.

Наиболее просто перейти к требуемой ячейке можно следующим образом:

·  щелкните мышью по полю Имя строки формул ( левое поле пятой сверху строки);

·  наберите адрес требуемой ячейки;

·  нажмите Enter.

¿  Практикум

ü  Сделайте текущей правую нижнюю ячейку рабочего листа. Каков ее адрес?

ü  Вернитесь на начало рабочего листа.

1.3.3.  Перемещение между рабочими листами

Для того чтобы переместиться на другой рабочий лист (сделать его окно активным) следует щелкнуть мышью по его ярлычку.

Если ярлычок нужного рабочего листа не виден, воспользуйтесь кнопками для перемещения по ярлычкам рабочих листов ( четыре кнопки в левом углу нижней строки окна рабочей книги).

·  Первая кнопка - сдвиг на ярлычок первого рабочего листа;

·  последняя кнопка - сдвиг на ярлычок последнего рабочего листа;

·  вторая кнопка - сдвиг на один ярлычок рабочего листа влево;

·  третья кнопка - сдвиг на один ярлычок рабочего листа вправо.

Для перемещения между рабочими листами можно использовать клавиатуру.

·  CTRL+PAGE DOWN Перемещает на следующий лист в рабочей книге.

·  CTRL+PAGE UP Перемещает на предыдущий лист в рабочей книге.

¿  Практикум

ü  Сделайте активным рабочий лист 5.

ü  Вернитесь к рабочему листу 1.

1.4.  Справочная система

Работа со справочной системы MS Excel полностью аналогична работе со справочной системой MS Word. Вы все же выполните самостоятельно предлагаемые задания, чтобы проверить свои так называемые "остаточные знания".

¿  Практикум

ü  Найдите справку по теме "Переход на другой лист книги" (подтема "Перемещение по книге" общей темы "Работа с книгами и листами").

ü  Используя контекстную подсказку, просмотрите назначение основных элементов экрана Excel.

ü  Используя контекстную подсказку, получите справку по действиям, выполняемым при запуске команды Создать меню Файл.

1.5.  Контрольные вопросы

1.  Дайте определение таких понятий, как табличный процессор, электронная таблица, ячейка.

2.  Каким образом задаются адреса ячеек электронной таблицы? Что такое интервал ячеек, как его задать? Как задать группу произвольно расположенных ячеек? Что такое область данных?

3.  Дайте определение таких понятий, как рабочий лист и рабочая книга. Сколько рабочих листов может содержать одна книга? Какая информация может быть записана на рабочих листах?

4.  Как запустить Excel на исполнение?

5.  Назовите основные элементы экрана Excel. Каким образом можно изменить вид экрана? Что такое окно рабочей книги?

6.  Как осуществляется перемещение в пределах одного рабочего листа, между рабочими листами? Что такое текущая ячейка, каким образом можно узнать, какая ячейка является текущей? Как быстро перейти к любой ячейке?

7.  Какие возможности предоставляет справочная система Excel? Как использовать контекстную помощь?

2.  СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ПРОСТЕЙШИХ ТАБЛИЦ

2.1.  Создание новой рабочей книги

При запуске Excel автоматически создает рабочую книгу под именем Книга1, а затем по мере открытия новых книг присваивает им имена Книга2, Книга3 и т. д. Уже сразу после запуска Excel можно начинать набор таблиц. В процессе работы, возможно, вам потребуется поместить таблицы в разных рабочих книгах, в результате у вас будет открыто несколько окон с малоинформативными заголовками. К тому же работа с несколькими окнами требует большего внимания и может показаться вам неудобной. Поэтому, если для работы вам нет необходимости держать открытыми несколько рабочих книг, целесообразно начинать создание новой рабочей книги с операции закрытия уже существующих ( закрываемые рабочие книги с важной информацией, конечно, предварительно следует записать на диск).

Для закрытия активной рабочей книги выполните команду Закрыть меню Файл.

Если вы закрыли все рабочие книги, то у вас останется чистое рабочее окно.

Для создания новой рабочей книги:

·  выполните команду Создать меню Файл;

·  на панели Общие выберите Книга;

·  щелкните по Ок.

При создании очередной рабочей книги Excel создает в ней столько рабочих листов, сколько задано в поле Листов в новой книге на панели Общие диалога Параметры (диалог вызывается из меню Сервис по команде Параметры).

Напомним, что рабочие листы в рабочей книге имеют по умолчанию названия Лист1, Лист2 и т. д. Названия рабочих листов можно изменить:

·  вызовите контекстное меню работы с рабочими листами, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку листа, название которого следует изменить;

·  выполните Переименовать;

·  введите новое название;

·  нажмите клавишу Enter.

¿  Практикум

ü  Закройте все открытые на данный момент рабочие книги.

ü  Установите для вновь создаваемой рабочей книги количество рабочих листов, равное 5.

ü  Создайте новую рабочую книгу. Какое имя ей присвоил Excel?

ü  Переименуйте первый лист книги в "Объемы продаж".

2.2.  Набор таблицы

Как вы уже знаете, при создании таблиц используется все поле электронной таблицы рабочего листа. На одном рабочем листе можно расположить несколько таблиц вместе с заголовками и любым другим поясняющим текстом.

В ячейки электронной таблицы вводят данные или формулы. Вставка формул будет рассмотрена в отдельной главе. При вводе чисел необходимо следить, чтобы каждое число занимало отдельную ячейку. При наборе текста, если он длиннее, чем размер столбца, он будет вставлен в следующие столбцы текущей строки, если они пустые. Если же следующий столбец заполнен, то набранный текст будет запомнен полностью, однако в таблице видимой останется только часть текста, уместившаяся в пределах столбца. Полностью содержимое такой ячейки можно будет просмотреть в строке формул, сделав эту ячейку текущей.

Для ввода данных:

·  сделайте текущей ячейку, в которую будут введены данные, при этом адрес ячейки появится в поле имени строки формул;

·  наберите данные, при этом вводимые данные появятся в строке формул;

·  запомните набранные данные, это можно сделать несколькими способами:

Ÿ  нажав Enter;

Ÿ  щелкнув мышью в строке формул по кнопке с изображением зеленой галочки;

Ÿ  сделав текущей другую ячейку.

В процессе ввода данных вы можете отменить набранные данные, щелкнув мышью в строке формул по кнопке с изображением крестика.

Если вы хотите исправить уже заполненную ячейку, то сделайте ее текущей с помощью клавиш управления курсором и нажмите F2 или просто дважды щелкните по этой ячейке мышью. Теперь вы можете исправить введенные данные. Можно также просто ввести данные заново, как это описано выше.

¿  Практикум

ü  Создайте на первом рабочем листе представленную ниже таблицу (пока обрамление таблицы выполнять не надо).

Объемы продаж компьютерной техники по филиалам в 2000 году (тыс. руб.).

Таблица 1.

Филиал	1-ый кв.	2-ой кв.	3-ий кв.	4-ый кв.
Москва	110758	153267	143224	134567
С. Петербург	95678	89656	101678	105678
Н. Новгород	56789	76543	65789	76543
Екатеринбург	65432	78325	58043	71395
Новосибирск	70097	54341	69547	80547
Тюмень	63258	49875	63254	73567
Владивосток	51645	39543	60805	54675
Итого по кварталам	513657	541550	562338	596972

2.3.  Работа с файлами рабочих книг

2.3.1.  Сохранение файла на диске

Для того чтобы сохранить рабочую книгу в файле на диске, следует выполнить команду Сохранить меню Файл или щелкнуть мышкой в панели стандартных инструментов по кнопке с изображением дискеты (третья кнопка справа). Если вы выполняете сохранение первый раз, то развернется диалоговое окно Сохранение документа (описание диалогового окна смотри ниже). При последующих записях на диск сохранение будет производиться без разворачивания окна диалога.

Если вы хотите записать рабочую книгу в файл под новым именем или изменить место хранения файла, следует выполнить команду Сохранить как меню Файл. В развернувшемся диалоговом окне в соответствующих полях следует ввести новое имя файла (поле Имя файла), выбрать папку (поле Папка), предназначенную для хранения файла рабочей книги.

Поле выбора Тип файла позволяет сохранить рабочую книгу в другом формате, отличном от формата рабочих книг Microsoft Excel.

Перед первым сохранением рабочей книги Excel предоставляет возможность создать сводку файла.

·  выполните команду Свойства меню Файл.

В диалоговом окне Свойства на панели Документ вы можете ввести дополнительную информацию о вашем файле: тему, автора, комментарий и ключевые слова (ключевые слова вводятся через пробел), по которым в дальнейшем можно будет найти ваш файл на диске.