· Переименуйте один из пустых рабочих листов вашей книги в рабочий лист Валюта:
Ÿ выполните двойной щелчок по ярлычку листа;
Ÿ наберите новое имя.
Ÿ нажмите Enter.
· Расположите на рабочем листе Валюта таблицу курсов валют в интервале ячеек A1:F3.
· Сделайте активной одну из ячеек интервала, содержащего таблицу курсов.
· Щелкните по инструменту Мастер Диаграмм.
· На шаге 1 выберите тип диаграммы, например, Гистограмма на панели Стандартные в поле Тип.
· На шаге 1 в поле Вид выберите вид гистограммы, например, "Обычная гистограмма….".
· На шаге 2 Мастера Диаграмм проверьте, правильно ли Excel воспринял диапазон данных для построения диаграммы (должно стоять $A$1:$F$3).
· На шаге 2 проследите, как будет меняться вид диаграммы, если выбрать ряды данных В строках или В столбцах. Оставьте флажок В строках.
· На шаге 3 на панели Заголовки введите название диаграммы, например, "Курсы доллара", и названия осей, например, "Курс" и "Банк".
· На шаге 3 проследите, как будет изменяться диаграмма, если изменять флаг Добавить легенду? Разберитесь, что собой представляет легенда диаграммы, выберите место ее расположения.
· Щелкните по Готово.
4.2. Редактирование диаграмм
В этом разделе мы отработаем приемы изменения внешнего вида графиков и диаграмм на примере построенной в предыдущем разделе диаграммы изменения курсов валют.
· Измените размеры диаграммы таким образом, чтобы названия банков по оси Х записывались в одну строку.
Ÿ Щелкните по зоне диаграммы.
Ÿ Растяните ее вправо до момента, когда названия банков уместятся в одной строке.
· Измените название одного из банков.
Ÿ Измените в таблице курсов валют название банка "СБС-Агро" на банк "СКА-банк". Проследите за изменениями на диаграмме
· Самостоятельно измените один из курсов.
· Измените цвет фона, на который выводится диаграмма.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы (для нахождения зоны области диаграммы установите указатель мыши на диаграмму и дождитесь появления контекстной подсказки).
Ÿ Выполните команду Формат области диаграммы.
Ÿ В поле Заливка панели Вид выберите цвет фона.
Ÿ Для получения красочных эффектов выполните команду Способы заливки и самостоятельно разберитесь с диалогом Заливка.
Ÿ Щелкните по ОК
· Самостоятельно добавьте тень для рамки диаграммы.
· Измените цвет фона, на который выводятся собственно столбцы гистограммы.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мыши по области построения диаграммы.
Ÿ Выполните команду Формат области построения.
Ÿ В поле Заливка панели Вид выберите цвет фона.
Ÿ Щелкните по ОК
· Установите разную, черно-белую штриховку (для черно-белого принтера) столбцов данных на диаграмме.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мышки по любому из столбцов курса покупки (в центре столбцов появятся крупные точки).
Ÿ Выполните команду Формат рядов данных.
Ÿ В поле Заливка панели Вид выберите цвет заливки фона штриховки (белый).
Ÿ Выполните команду Способы заливки, перейдите на панель Узор.
Ÿ На панели Узор установите требуемую штриховку.
Ÿ Щелкните по ОК.
Ÿ Аналогично установите штриховку для столбцов курса продажи.
· Самостоятельно измените цвет легенды.
· Измените толщину осей координат диаграммы.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мышки по оси Х (ось будет выделена прямоугольниками на концах).
Ÿ Выполните команду Формат оси.
Ÿ В поле Ось панели Вид выберите большую толщину линии.
Ÿ Щелкните по ОК
Ÿ Аналогично установите новую толщину линии для оси Y.
· Добавьте координатную сетку для диаграммы.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мыши по зоне диаграммы.
Ÿ Выполните команду Параметры диаграммы.
Ÿ На панели Линии сетки установите флажки для основных линий сетки осей Х и У.
Ÿ Щелкните по ОК
· Выведите на диаграмму метки числовых значений курсов продажи и покупки.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мыши по зоне диаграммы.
Ÿ Выполните команду Параметры диаграммы.
Ÿ На панели Подписи данных установите флаг Значение.
Ÿ Щелкните по ОК
· Переместите название оси Y в верхнюю часть оси (прямо над ней), изменив ориентацию вывода названия оси на горизонтальную.
Ÿ Щелкните мышкой по названию оси Y.
Ÿ Перетащите мышкой название оси на новое место.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мышки по названию оси Y.
Ÿ Выполните команду Формат названия оси.
Ÿ Перейдите на панель Выравнивание.
Ÿ Выберите ориентацию в поле Ориентация.
Ÿ Щелкните по ОК
· Самостоятельно поместите название оси Х справа от нее (для того, чтобы освободить место справа от оси Х, уменьшите размеры области построения диаграммы).
· Выведите на диаграмму линейный тренд для курсов продажи валюты.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мышки по любому из столбцов курса продажи (в центре столбцов появятся крупные точки).
Ÿ Выполните команду Добавить линию тренда.
Ÿ На панели Тип выберите Линейный.
Ÿ Щелкните по ОК
Ÿ Обратите внимание на появление в легенде новой информации с названием тренда.
Ÿ Попробуйте сформулировать для себя определение тренда.
· Самостоятельно подберите размеры частей диаграммы таким образом, чтобы изменившаяся легенда была полностью видна и не закрывала диаграмму.
· Самостоятельно измените цвет линии тренда на красный.
· Измените тип диаграммы.
Ÿ Щелкните правой кнопкой мыши по зоне диаграммы.
Ÿ Выполните команду Тип диаграммы.
Ÿ Выберите понравившийся вам тип диаграммы.
Ÿ Щелкните по ОК
4.3. Контрольные вопросы
30. Как в Excel создаются графики и диаграммы.
31. Какие типы графиков и диаграмм вы знаете?
32. Как внести изменения в данные, выводимые на диаграмму?
33. Что такое легенда и как ее получить на диаграмме?
34. Каким образом можно изменить формат области построения диаграммы?
35. Как изменить формат осей диаграммы?
36. Каким образом можно добавить координатную сетку на график или диаграмму?
37. Что такое линия тренда и как ее получить?
5. Подготовка к печати и печать рабочих листов Excel
5.1. Проверка орфографии
В Excel, в отличие от Word, можно проверить только орфографию, проверка грамматики не предусмотрена.
Проверка орфографии в Excel осуществляется в текущем рабочем листе, в выделенных ячейках и примечаниях к ним, во внедренных диаграммах и надписях, а также в кнопках и колонтитулах.
Орфография не проверяется на защищенных листах, в формулах или в тексте, возвращаемом формулой.
Чтобы начать проверку орфографии на всем листе сделайте активной ячейку А1 (если вы хотите провести проверку только в диапазоне ячеек, предварительно выделите их). Затем нажмите инструмент Орфография на панели Стандартная.
При обнаружении ошибки (напомним, что проверка орфографии заключается в нахождении проверяемого слова в словаре), программа проверки выведет на экран диалог Проверка орфографии.
Диалоговое окно Проверка орфографии несколько отличается от диалога Правописание, который разворачивается при проверке орфографии в документах Word.
· В случае появления слова, отсутствующего в словаре, введите правильное слово в поле Заменить на и выполните Заменить.
· Если в написании слова возможны варианты, установите флажок Предлагать варианты и выберите правильное слово в списке Варианты.
· Для пополнения дополнительного словаря, выбранного в поле Добавлять слова в, выполните Добавить.
Как вы уже знаете (см. раздел Работа с дополнительным словарем в главе Редактор текста MS Word), для программ пакета MS Office предусмотрен основной дополнительный словарь Custom. dic. Можно создать и свой дополнительный словарь. Для того чтобы он был доступен в списке поля Добавлять слова в надо, чтобы ваш дополнительный словарь находился в той же папке, что и словарь Custom. dic.
Дополнительные словари обычно размещаются в папках: C:\ Windows \ Msapps\ Proof или C:\Program Files \ Common Files \Microsoft Shared \ Proof или c:\ Microsoft Office \ Office.
¿ Практикум
ü Проведите проверку орфографии на рабочем листе Объемы продаж.
5.2. Разметка страниц и вывод на печать
В MS Excel распечатать можно либо выделенную часть рабочего листа (ячейки или объекты), либо отдельные рабочие листы, либо всю книгу целиком (подробнее об этом смотри в подразделе Вывод на печать).
В любом случае, сначала необходимо подготовить для печати рабочий лист в отдельности. Можно порекомендовать следующую последовательность действий для организации вывода на печать рабочих листов Excel.
5.2.1. Установка области печати
· Сделайте активным предназначенный для распечатки рабочий лист.
· Установите режим Разметка страницы, для этого выполните команду Разметка страницы меню Вид.
· Если вам не требуется распечатать весь рабочий лист, маркируйте ту часть листа, которую надо вывести на печать.
· Щелчком правой кнопки по одной из выделенных ячеек вызовите контекстное меню и выполните команду Задать (возврат к выводу на печать всего рабочего листа осуществляется по команде Сброс области печати).
При выделении, держа нажатой клавишу Ctrl, можно выделять несмежные участки рабочего листа.
Каждая область печати на одном листе распечатывается на отдельной странице. Если требуется распечатать части рабочего листа подряд, то надо сбросить установку области печати, а те участки рабочего листа, которые не надо выводить на печать – просто сделать скрытыми (сделать это можно, выполнив последовательность команд Формат, затем Строка / Столбец, затем Скрыть).
5.2.2. Вставка номера страницы
· Установите начальный номер страницы.
Этот номер требуется изменять, если вы печатаете не один, а несколько рабочих листов или всю книгу со сквозной нумерацией страниц, в этом случае для каждого рабочего листа должен быть свой начальный номер первой страницы:
Ÿ выполните команду Параметры страницы меню Файл.
Ÿ на панели Страница установите номер в поле Номер первой страницы.
· Задайте формат и место номера страницы.
Номер страницы выводится в один из колонтитулов, как правило, нижний, а верхний колонтитул по умолчанию содержит имя рабочего листа. Перечисленные ниже действия позволяют очистить нижний и верхний колонтитулы, и в центр верхнего колонтитула вставить номер страницы.
Ÿ Перейдите на панель Колонтитулы диалога Параметры страницы.
Ÿ Выполните команду Создать верхний колонтитул
Ÿ В диалоге Верхний колонтитул очистите содержимое полей Слева, В центре, Справа (если верхний колонтитул содержал название рабочего листа, то в поле В центре должен был находиться код &[Лист]).
Ÿ Добавьте в поле В центре код &[Страница], для этого установите курсор в поле В центре, а затем щелкните мышкой по кнопке Номер страницы (вторая кнопка слева).
Ÿ Щелкните по Ok. Таким образом вы вставите номер страницы в центр верхнего колонтитула.
Ÿ Выполните команду Создать нижний колонтитул
Ÿ В диалоге Нижний колонтитул очистите содержимое полей Слева, В центре, Справа.
Ÿ Щелкните по Ok.
5.2.3. Разметка страницы
· Выполните команду Параметры страницы меню Файл.
· В диалоге Параметры страницы:
Ÿ на панели Страница установите размер бумаги;
Ÿ на панели Поля установите размер полей и центрирование положения участка рабочего листа на странице;
Ÿ на панели Лист установите последовательность вывода страниц, и, если требуется, задайте вывод на печать сетки таблицы и заголовков строк и столбцов.
· Просмотрите, как будут выглядеть страницы при распечатке, для этого в диалоге Параметры страницы выполните команду Просмотр.
· В режиме просмотра.
Ÿ Выполняя команды Далее и Назад, просмотрите все страницы. Для изменения масштаба просмотра щелкайте по команде Масштаб.
Ÿ Если небольшая часть рабочего листа не поместилась на странице, можно попробовать уменьшить размеры полей, Для этого выполните команду Поля и перетащите мышкой линии разметки полей.
· Для выхода из режима просмотра выполните команду Закрыть.
· Если на этом этапе вы еще не удовлетворены разметкой на страницы, попробуйте улучшить разметку, самостоятельно установив места разбивки на страницы. В режиме Разметка страницы это можно сделать, перемещая синие горизонтальные границы страниц.
· Последняя возможность добиться нужной разметки, если предыдущие действия не помогли, - изменить масштаб вывода на печать содержимого рабочего листа:
Ÿ выполните команду Параметры страницы меню Файл.
Ÿ на панели Страница установите новый масштаб в % от номинальной величины, или сразу задайте количество страниц, на которых вы хотите разместить распечатку.
5.2.4. Вывод на печать
· Выполните команду Печать меню Файл.
· В диалоге Печать задайте диапазон выводимых на печать страниц и число копий.
· В области Вывести на печать диалога Печать:
Ÿ выберите выделенный диапазон для печати выделенных на рабочем листе ячеек или объектов;
Ÿ выберите выделенные листы для печати предварительно выделенных рабочих листов (каждый рабочий лист начинает печататься с новой страницы, если для рабочего листа определена область печати, то будет выведена на печать только эта область);
Ÿ выберите всю книгу для печати всех листов, а не только выделенных.
Ÿ щелкните по Ok.
P. S. Выделение рабочих листов выполняется щелчками мышкой по их ярлычкам, при этом, если держать нажатой клавишу Ctrl, то можно выделить несмежные рабочие листы, а если держать Shift, – то все листы подряд.
¿ Практикум
ü Подготовьте к печати и распечатайте рабочие листы Объемы продаж и Валюта со сквозной нумерацией страниц.
5.3. Контрольные вопросы
38. Как осуществить проверку орфографии в рабочих листах?
39. Что нужно сделать, чтобы можно было пополнять новыми словами свой дополнительный словарь?
40. Что такое область печати, и как она определяется?
41. Каким образом в Excel устанавливаются жесткие разделители страниц?
42. Что можно сделать, чтобы добиться требуемой разбивки на страницы?
43. Каким образом можно распечатать разные участки рабочего листа, чтобы они выводились подряд, а не на отдельных страницах?
44. Назовите последовательность действий, которую необходимо выполнить для вставки номера страницы?
45. Как вывести на печать всю книгу со сквозной нумерацией страниц?
6. ФОРМАТЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ
Мы уже познакомились в разделе "Формат данных, основные типы форматов" с наиболее часто используемыми форматами представления данных. Рассмотренные форматы лишь малая часть того многообразия форм представления данных, которое позволяет получить Excel. Остановимся на этом вопросе подробнее.
6.1. Задание формата данных
Все многообразие форматов представления данных доступно через диалог Формат ячеек.
· Выделите ячейки, формат представления данных в которых вы хотите определить.
· Выполните команду Ячейки меню Формат.
· Перейдите на панель Число.
· В списке Числовые форматы выберите группу формата.
· В правой части диалога установите требуемые для выбранного числового формата параметры (например, количество значащих цифр в дробной части числа ) или выберите одну из разновидностей формата в списке Тип.
· Щелкните по Ок.
В поле Образец можно увидеть, как в выбранном формате будут выглядеть данные из активной ячейки. Если ячейка пуста, то пример выведен не будет.
Если вас не удовлетворяет ни один из встроенных форматов, вы можете создать собственный формат. Для этого на панели Число диалогового окна Формат ячеек (вызывается по команде Ячейки меню Формат):
· В списке Числовые форматы выберите группу Все форматы.
· В поле Тип наберите шаблон своего формата.
· Щелкните по Ок.
Шаблоны представляют собой символическую запись формата.
Созданный формат останется в группе Все форматы, и им потом можно будет при желании еще раз воспользоваться.
6.2. Общие коды форматов
При записи шаблонов форматов используются специальные коды. Ниже описаны коды, общие для всех категорий форматов.
$ - + / ( ) : Отображают эти символы. Чтобы вывести отличный от перечисленных символ, нужно напечатать перед ним символ "обратная косая черта" (обратный слэш), или заключить его в двойные кавычки (" "). Можно также использовать символ "косая черта" (слэш) для определения форматов отображения рациональных дробей.
\ Отображает следующий за ним символ формата. Microsoft Excel не отображает сам символ "обратная косая черта". Действует так же, как если бы следующий за ним символ был заключен в двойные кавычки. Если Вы введете один из следующих символов, Microsoft Excel автоматически подставит перед ними обратный слэш: ! ^ & ` (левая одиночная кавычка) ' (правая одиночная кавычка) ~ { } = < >
* Повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть более одного символа "звездочка".
Подчеркивание ( _ ) Делает пробел, ширина которого равна ширине следующего символа шаблона.
"Текст" Отображает любой текст, заключенный в двойные кавычки.
@ Текстовый шаблон. Если в ячейке имеется текст, то этот текст отображается в том месте формата, где помещен символ @.
[Черный] Отображает символы в ячейке черным цветом. [Синий] Отображает символы в ячейке синим цветом. [Циан] Отображает символы в ячейке голубым цветом. [Зеленый] Отображает символы в ячейке зеленым цветом. [Фиолетовый] Отображает символы в ячейке фиолетовым цветом. [Красный] Отображает символы в ячейке красным цветом. [Белый] Отображает символы в ячейке белым цветом. [Желтый] Отображает символы в ячейке желтым цветом. [Цвет n] Отображает символы соответствующим цветом палитры, где n - это число от 0 до 56.
Остальные коды описаны в разделах, посвященных соответствующим категориям форматов.
6.3. Форматы “Числовой”, ”Денежный”, ”Финансовый”
Для создания шаблонов данных форматов используются следующие базовые коды:
· Основной Отображает число в основном, используемом по умолчанию, формате.
· # Цифровой шаблон. Если число имеет большее количество цифр справа от десятичной запятой, чем указано знаков # в правой части формата, Microsoft Excel округляет число до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет большее количество десятичных знаков слева от запятой, чем знаков # в левой части формата, Microsoft Excel выводит большее количество цифр.
· 0 (ноль) Цифровой шаблон. Справедливы те же правила, что и для знака #, но кроме этого, если справа или слева от запятой в числе меньшее количество цифр, чем указано знаков 0 в шаблоне, Microsoft Excel выводит недостающие нули. Например, если Вы хотите, чтобы число 8.9 было отображено как 8.90, введите #.00 в качестве формата.
· ? Цифровой шаблон. Справедливы те же правила, что и для знака 0, описанные выше, за исключением того, что Microsoft Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, так что число оказывается выравненным по десятичной запятой. Можно также использовать этот символ для рациональных дробей, имеющих различное число десятичных знаков.
· Запятая Десятичная запятая. Этот символ определяет, сколько цифр (в соответствии с количеством символов 0 и #) Microsoft Excel выводит справа и слева от десятичной запятой. Если формат содержит слева от запятой только символы #, Microsoft Excel начинает отображать числа, которые меньше единицы, начиная с десятичной запятой. Чтобы избежать этого, используйте 0 в качестве первого слева от запятой символа шаблона. Можно также использовать запятую в форматах времени дня, для того, чтобы создать форматы времени дня, отображающие доли секунды.
· Пробел Разделитель тысяч. Microsoft Excel разделяет тысячи пробелами, если формат содержит пробелы, окруженные с обеих сторон знаками # или 0. Пробел, следующий за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч. Например, формат, в котором за знаком # следует один пробел, округляет число до тысяч, а формат, в котором за знаком # следует два пробела, округляет число до миллионов. Формат, в котором за символами 0,0 следует два пробела, будет отображать числокак 12,2.
Рассмотрим действие кодов на примерах ( в примерах сначала указано число, затем шаблон формата и результат применения формата к числу). Напомним, что применение формата лишь изменяет отображение числа в ячейке, само число при этом не изменяется.
12,2567 | ##,## | 12,26 |
256,4 | #,## | 256,4 |
256,4 | #,000 | 256,400 |
12,2567 | #,000 | 12,257 |
В следующем примере число будет выровнено по десятичной запятой.
256,4 | ?,??? | 256,4 |
12561,2 | # #,00 | 12 561,20 |
При вводе в ячейку числа из следующего примера вы можете получить последовательность #####. Это значит, что ширина ячейки меньше, чем размер числа, и ширину ячейки в этом случае необходимо увеличить.
12 | # # #,00 | 1 ,20 |
Excel автоматически отличает отрицательные числа от положительных и присваивает им формат, стоящий в списке форматов после точки с запятой.
1125,1 | # #,#;- # #,00 | 1 125,1 |
- 1125,1 | # #,#;- # #,00 | ,10 |
В списке форматов может быть три шаблона форматов, перечисленных через точку с запятой. Если число больше нуля, к нему будет применен первый в списке формат. Если число меньше нуля, - второй в списке формат. Если число равно нулю - третий в списке формат.
25 | “Больше” ; ”Меньше”; ”Равно” | Больше | |
-34 | “Больше”; ”Меньше”; ”Равно” | Меньше | |
0 | “Больше”; ”Меньше”; ”Равно” | Равно | |
25 | “Больше или равно”, ”Меньше ” | Больше или равно | |
-34 | “Больше или равно”, ”Меньше ” | Меньше | |
0 | “Больше или равно”, ”Меньше ” | Больше или равно |
Часто при оформлении бухгалтерской документации используется прием, когда отрицательные числа выводятся красным цветом.
1125343 | # # # р. ;[Красный] - # # # р. | 1 р. |
- 1125343 | # # # р. ;[Красный] - # # # р. | р. |
Если вам потребуется заполнять таблицу суммами в валюте, то можно использовать следующий шаблон.
1125 | # # “ £” | 1 256 £ |
Для того чтобы набрать символ £ или ¥ следует перед созданием пользовательского формата установить шрифт Arial. Затем при вводе шаблона, когда надо вставить символ £, включить индикатор NumLock и, держа клавишу Alt, набрать на правом цифровом поле клавиатуры код 0163 (символу ¥ соответствует код 0165). Не обращайте внимания, если вместо символа £ вы получите какой-нибудь другой символ. Правильность набора шаблона проверьте, применив его к какой-либо ячейке с числом.
Если вы работаете только с определенной валютой, можно глобально изменить формат валюты в Windows, установив соответствующую этой валюте страну в программе Язык и Стандарты из Панели управления Windows. Только не забудьте после этого перезапустить Excel.
¿ Практикум
ü Проверьте действие всех представленных выше примеров шаблонов форматов.
ü Создайте пользовательский шаблон, который выводит в ячейку положительное число синим цветом, отрицательное - красным, а в случае, если число равно нулю, - выводит в ячейку сообщение “Нулевой результат” желтым цветом.
ü Задайте для ячеек таблицы 1, содержащих числовые данные, один из форматов категории Денежный”.
6.4. Форматы “Экспоненциальный”, “Процентный”, ”Дробный”
Для создания шаблонов форматов “Экспоненциальный”, “Процентный”, ”Дробный” используются следующие коды:
· % Проценты.
Microsoft Excel умножает число на 100 и добавляет знак %.
· E - E+ e - e+ Экспоненциальный формат.
Если формат содержит 0 или # справа от символов E-, E+, e-, или e+, Microsoft Excel отображает число в экспоненциальном формате и помещает символы E или e. Число символов шаблона 0 или # справа от них определяет количество цифр показателя степени. E - или e - выводят знак минус перед отрицательным показателем степени. E+ или e+ выводят знак минус перед отрицательными и знак плюс перед положительными показателями степени.
Ниже представлены примеры действия кодов ( в примерах сначала указано число, затем шаблон формата и результат применения формата к числу).
2346532 | 0,00E+00 | 2,35E+06 |
0, | 0,00E+00 | 2,35E-06 |
2346532 | 0,00E-00 | 2,35E06 |
0, | 0,00E-00 | 2,35E-06 |
0,345 | 0% | 35% |
0,345 | 0,00% | 34,50% |
Форматы “Дробный” предназначены для перевода десятичных дробей в простые. Количество вопросительных знаков указывает здесь на количество цифр в знаменателе и числителе дроби. Чем больше вы укажете “?”, тем точнее простая дробь опишет десятичную. | ||
0,01 | ?/? | 0/1 |
0,01 | ?/??? | 1/100 |
0,345 | ?/? | 1/3 |
0,345 | ??/?? | 10/29 |
0,345 | ??/??? | 69/200 |
¿ Практикум
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
