¿ Практикум
ü Сохраните набранную таблицу в вашей рабочей папке в файле под любым именем.
ü Задайте свойства файла, включив несколько ключевых слов.
ü Закройте окно вашей рабочей книги (команда Закрыть меню Файл).
2.3.2. Открытие файла, поиск файла
Чтобы загрузить файл рабочей книги в окно Excel, надо выполнить команду Открыть меню Файл. В развернувшемся диалоговом окне Открытие документа следует выбрать папку (в поле Папка), затем выделить ярлычок файла и щелкнуть по Открыть.
При возникновении затруднений с поиском файла, щелкните в диалоговом окне Открытие документа по кнопке Отбор.
В развернувшемся диалоге Расширенный поиск файлов следует проставить условия поиска. Прежде всего, установите режим Просмотреть вложенные для поиска файла не только в текущей папке, но и во всех папках, входящих в текущую.
Для поиска файла по имени:
· в поле Свойство установите Имя файла;
· в поле Отношение установите начинается или содержит;
· в поле Значение наберите имя или маску имени файла;
· выполните Добавить;
· убедитесь в правильности заданного условия, просмотрев поле Найти файлы, отвечающие набору условий;
· выполните Найти.
Можно сузить диапазон поиска, добавив требование найти файл еще и по ключевым словам:
· в группе Условие установите режим И;
· в поле Свойство установите Ключевые слова;
· в поле Отношение установите содержит слова;
· в поле Значение наберите в произвольном порядке ключевые слова (можно набрать только часть ключевых слов);
· выполните Добавить;
· убедитесь в правильности заданного условия, просмотрев поле Найти файлы, отвечающие набору условий;
· выполните Найти.
¿ Практикум
ü Откройте файл, содержащий созданную вами таблицу 1.
ü Произведите поиск вашего файла, сначала по имени, затем по ключевым словам.
ü Откройте найденный файл.
ü Закройте все открытые окна рабочих книг.
2.3.3. Сохранение с ограничением доступа
Диалоговое окно Сохранение документа имеет команду Параметры, при выполнении которой разворачивается вторичное диалоговое окно Параметры сохранения. Данное окно позволяет установить пароль (поле пароль для открытия файла) и таким образом защитить ваш файл от несанкционированного просмотра и редактирования. Защищенный паролем файл невозможно загрузить в Excel без ввода пароля. После набора пароля в поле пароль для открытия файла следует нажать Enter и продублировать пароль еще раз.
Кроме того, в диалоговом окне Параметры сохранения вы можете задать пароль в поле пароль разрешения записи и таким образом защитить свой файл только от несанкционированного редактирования. Человек, не знающий пароля, сможет открыть ваш файл, но не сможет ничего в нем изменить (режим только для чтения). Чтобы внести изменения в защищенный файл, необходимо ввести пароль при его открытии.
Для того чтобы снять пароль, надо при сохранении файла по команде Сохранить, как в диалоговом окне Параметры сохранения очистить поле, содержащее пароль (это поле пароль для открытия файла или поле пароль разрешения записи). Сделать это можно, например, при помощи клавиши Delete.
¿ Практикум
ü Сохраните ваш файл с паролем на разрешение записи.
ü Откройте файл в режиме "только для чтения".
ü Внесите изменения, например в название таблицы.
ü Попытайтесь сохранить файл по команде Сохранить. Почему вам не удалось этого сделать?
ü Снимите пароль на разрешение записи.
2.4. Выделение ячеек
2.4.1. Выделение блока ячеек
Выделять одну ячейку не имеет смысла, т. к., сделав ее активной, вы тем самым ее и выделите.
Чтобы выделить блок ячеек с помощью мыши:
· установите указатель мыши в левый верхний угол блока;
· держа левую кнопку мыши, переместите ее указатель в правый нижний угол блока, затем отпустите мышь.
В процессе выделения в поле имени будет указываться размер блока. Выделенные ячейки окрашиваются в темный цвет, кроме текущей ячейки (левой верхней ячейки блока), которая останется белой.
Если вы хотите изменить уже сделанное выделение, нажмите клавишу Shift и щелкните мышью по новой правой нижней ячейке блока.
Чтобы выделить блок с помощью клавиатуры, надо нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, с помощью клавиш управления курсором перемещать выделяемую область в требуемом направлении.
2.4.2. Выделение несмежных блоков
Выделите блок ячеек, затем нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, произведите выделение несмежного (не имеющего общих столбцов или строк с ранее выделенным блоком) блока ячеек.
Перед тем, как нажать клавишу Ctrl, можно переместиться в любое место рабочего листа.
2.4.3. Выделение строк и столбцов
Для выделения полной строки электронной таблицы щелкните мышью по номеру-заголовку строки. Если необходимо выделить несколько строк, следует, держа нажатой левую кнопку мыши, переместить ее указателем по номерам выделяемых строк.
Аналогично выделяются полные столбцы, только в этом случае следует щелкать мышью по букве-заголовку столбца.
С помощью клавиатуры выделить текущую строку можно, нажав комбинацию клавиш Shift+Space. Для выделения текущего столбца следует использовать комбинацию Ctrl+Space. Для дальнейшего расширения выделения одновременно нажимайте клавишу Shift и клавиши управления курсором.
2.4.4. Выделение всего рабочего листа
Для выделения всего рабочего листа щелкните мышью по кнопке, находящейся на пересечении столбца номеров-заголовков и строки букв-заголовков в левом верхнем углу электронной таблицы. С помощью клавиатуры эту же операцию можно проделать, нажав Shift+Ctrl+Space или Ctrl+A.
2.4.5. Нестандартное выделение
Чтобы произвести “экзотическое” выделение, например, выделить влияющие ячейки, на которые ссылается формула в активной ячейке, следует вывести на экран диалог Выделение группы ячеек. Диалог вызывается после выполнения следующей цепочки действий:
· выполните команду Перейти меню Правка;
· в диалоге Переход выполните команду Выделить.
Диалог Выделение группы ячеек позволяет произвести выделение текущей области данных, что часто требуется на практике. Сделать такое выделение можно быстрее с использованием клавиатуры.
Для выделения текущей области данных нажмите Ctrl+Shift+* .
¿ Практикум
Все пункты задания выполните двумя способами: с помощью клавиатуры и с использованием мышки.
ü Выделите строку 5, затем столбец С электронной таблицы активного рабочего листа. Снимите выделение.
ü Выделите весь рабочий лист. Снимите выделение.
ü Выделите блок ячеек в таблице 1, содержащий объемы продаж за 2-ой и 3-ий квартал. Снимите выделение.
2.5. Изменение формата таблицы
2.5.1. Изменение высоты строк и ширины столбцов
Высота строки может регулироваться от 0 до 409 пунктов. Для изменения высоты строки:
· выделите строку или несколько строк;
· выполните команду Строка \ Высота меню Формат;
· в диалоговом окне Высота строки установите высоту строки в пунктах (если набрать 0, строка станет скрытой).
Целесообразно устанавливать высоту строки примерно на 25% больше размера шрифта. Например, если строка таблицы содержит строку текста с размером шрифта в 10 пунктов, то высота строки таблицы должна составлять не менее 12 пунктов (точное значение, которое используется в Excel как стандартное составляет 12,75 пт при высоте шрифта в 10 пт; нетрудно подсчитать, что это будет 27,5%).
Ширина столбца может составить от 0 до 255 символов ( стандартное значение 8,43). Для изменения ширины столбца:
· выделите столбец или несколько столбцов;
· выполните команду Столбец \ Ширина меню Формат;
· в диалоговом окне Ширина столбца установите ширину столбца в символах ( если набрать 0, столбец станет скрытым).
Операцию изменения размеров столбцов и строк можно выполнить и при помощи мыши. Для этого при изменении высоты строки переместите указатель мыши на нижнюю линию сетки строки в поле заголовков строк (указатель при этом примет вид двунаправленной по горизонтали стрелки). Затем, держа нажатой левую кнопку мыши, переместите линию сетки в нужном вам направлении. При изменении ширины столбца с помощью мыши следует перетаскивать правую границу столбца в поле заголовков столбцов.
Если вы передумали и хотите вернуть размеры столбцов и строк к стандартным, то:
· выделите строки ( столбцы);
· выполните команду Строка \ Автоподбор высоты (Столбец \ Автоподбор ширины) меню Формат.
¿ Практикум
ü Увеличьте в Таблице 1 в два раза высоту строк, содержащих сведения по филиалам в Н. Новгороде и в Екатеринбурге.
ü Измените ширину столбцов таблицы таким образом, чтобы максимально уменьшить ее размер по ширине.
ü Верните стандартный размер строк и столбцов.
2.5.2. Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов
Перед тем как вставить пустые строки \ столбцы в уже существующую таблицу, выделите то количество строк \ столбцов, которое вы собираетесь вставить. При этом строки следует выделять ниже того места, куда вы намереваетесь произвести вставку, а столбцы - справа от этого места. Затем выполните соответственно команду Строки или Столбцы меню Вставка. Формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек столбца, первого слева от вставляемого. Соответственно строки перенимают формат у полей первой лежащей выше строки.
Для вставки блока ячеек, после выделения однотипного по размеру блока, выполните команду Ячейки меню Вставка. При этом на экране появится диалоговое окно Добавление ячеек, в котором вы можете указать, куда следует сдвинуть выделенные ячейки: вправо, вниз или должна быть вставлена целая строка или столбец.
При удалении предназначенный к удалению участок таблицы также предварительно необходимо выделить. Затем выполните команду Удалить меню Правка. Если для удаления помечен только блок ячеек, а не полностью столбцы или строки, то на вашем экране предстанет диалоговое окно Удаление ячеек, которое позволит вам указать, какие из ячеек, расположенных рядом с помеченным блоком, передвинуть на его место. Здесь же можно указать, что следует удалить целую строку или столбец.
¿ Практикум
ü В таблице 1:
ü В середине столбца "2-ой кв." вставьте три пустых ячейки со сдвигом остальных ячеек столбца вниз.
ü Отмените произведенную вставку.
ü Добавьте справа от столбца "Филиал" столбец "Руководитель филиала". Заполните его.
ü Добавьте пустую строку перед строкой "Тюмень".
2.5.3. Объединение ячеек
Если вас смущает, что информация, которую вы вводите в ячейку, в ней не помещается, и как бы занимает соседние ячейки, то вы можете выполнить операцию объединения ячеек электронной таблицы.
· Выделите блок ячеек, который вы хотите объединить.
· Выполните команду Ячейки меню Формат.
· В диалоге Формат ячеек перейдите на панель Выравнивание и включите режим Объединение ячеек.
· Щелкните по Ok.
Чтобы снова разъединить ячейки, надо сделать объединенную ячейку текущей, выполнить команду Ячейки меню Формат, и на панели Выравнивание отключить режим Объединение ячеек.
Для объединения выделенных ячеек, можно также просто щелкнуть по инструменту Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование.
Адрес ячейки, полученной объединением, совпадает с адресом, который имела ячейка, находящаяся в левом верхнем углу объединенного блока.
Например, после объединения блока ячеек D3:I3 в одну ячейку, она будет иметь адрес D3.
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | |
1 | |||||||||||||||
2 | |||||||||||||||
3 | |||||||||||||||
4 | |||||||||||||||
5 |
¿ Практикум
ü В таблице 1 объедините ячейки, которые занимает название таблицы.
2.6. Операции с блоками
2.6.1. Копирование.
Напомним, что при выполнении операции копирования содержимое копируемого блока остается на прежнем месте в таблице и появляется на новом:
· Выделите блок ячеек, содержимое которого необходимо скопировать.
· Выполните команду Копировать меню Правка или щелкните мышкой по инструменту Копировать с изображением двух листов бумаги.
· Сделайте активной ячейку, которая будет левым верхним углом вставляемого блока.
· Выполните команду Вставить меню Правка или щелкните по инструменту Вставить с изображением папки и листа бумаги.
Для копирования с использованием технологии drag&drop:
· Выделите блок ячеек.
· Установите указатель мыши на рамку выделенного блока (указатель при этом должен иметь свою обычную форму стрелки).
· Нажмите Ctrl и левую кнопку мыши (при этом рядом с указателем мыши появится символ +) и перетащите рамку туда, куда предполагаете вставить блок.
2.6.2. Перемещение.
При перемещении выделенный фрагмент появляется на новом месте, исчезая со старого:
· Выделите блок ячеек, содержимое которого необходимо переместить.
· Выполните команду Вырезать меню Правка или щелкните мышкой по инструменту Вырезать с изображением ножниц.
· Сделайте активной ячейку, которая будет левым верхним углом вставляемого блока.
· Выполните команду Вставить меню Правка или щелкните по инструменту Вставить с изображением папки и листа бумаги.
Для перемещения с использованием технологии drag&drop:
· Выделите блок ячеек.
· Установите указатель мыши на рамку выделенного блока ( указатель при этом должен иметь свою обычную форму стрелки).
· Нажмите левую кнопку мыши и перетащите рамку туда, куда предполагаете вставить блок.
При копировании \ перемещении выделенный блок будет вставлен на выбранное место и, если данный участок таблицы содержит какие-то данные, они будут потеряны!!!
Кроме того, не забывайте, что скопированный или вырезанный блок сохраняется в буфере обмена Windows и может еще неоднократно быть использован для вставки в любое другое место таблицы.
2.6.3. Заполнение смежных блоков.
В Excel существует возможность быстро скопировать содержимое блока ячеек (или одной ячейки) в рядом расположенные ячейки (слева, справа, вверху или внизу):
· Выделите блок ячеек.
· Установите указатель мыши на маленький черный квадрат в правом нижнем углу рамки выделенного блока (при этом указатель мыши примет форму крестика).
· Перетаскивая мышью крестик (тащить можно только по горизонтали или вертикали), распространите выделение на ячейки, куда вы хотите скопировать содержимое выделенного блока.
Операцию заполнения смежных блоков очень удобно использовать для копирования однотипных формул, например, при суммировании по столбцам или строкам.
Если в ячейку поместить число, а затем выполнить операцию заполнения смежных блоков держа нажатой клавишу Ctrl, то при движении вниз \ вправо ячейки будут заполняться числами на 1 большими числа из соседней ячейки. При движении вверх \ влево будет происходить уменьшение чисел на 1.
¿ Практикум
ü Потренируйтесь с выполнением операции заполнения смежных блоков, это нам впоследствии очень пригодится:
· введите в одну из ячеек символ *.
· заполните символами * блок ячеек в пять строк и четыре столбца.
ü Заполните столбец A1:A10 числами от1 до 10:
· введите в ячейку A1 число 1;
· держа нажатой клавишу Ctrl, выполните операцию заполнения смежных блоков от ячейки A1 до ячейки A10.
2.6.4. Очистка.
Операция очистки, в отличие от операции удаления, не удаляет выделенные ячейки из таблицы, а просто освобождает их от хранящихся в них данных:
· Выделите блок ячеек, которые необходимо очистить.
· Выполните команду Очистить меню Правка.
· Выполните команду Все (можно ограничиться очисткой только содержимого ячейки, видимого на экране, не удаляя формат ячейки, записанные в нее формулу или примечания).
Очистить выделенный блок можно, еще и просто нажав клавишу Delete.
¿ Практикум
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
