Учебно-практическое пособие «офисные компьютерные технологии». Часть II (стр. 9 )

¿  Практикум

ü  Для ячеек таблицы 1, содержащих числовые данные, а также для заголовков столбцов, установите горизонтальную ориентацию по центру ячейки.

ü  Для заголовков строк таблиц 1 и 2 установите ориентацию по левому краю.

ü  Отцентрируйте названия таблиц, а слова “Таблица 1” и “Таблица 2” прижмите к правому краю.

8.7.  Заполнение фона ячеек

Отдельные части таблицы можно выделить, используя заполнение фона ячеек цветом или узором:

·  Выделите блок ячеек.

·  Выполните команду Ячейки меню Формат.

·  Перейдите на панель Вид.

·  Выберите Цвет и Узор в поле Заливка ячеек.

При изменении фона заполнения не следует увлекаться темными тонами, т. к. при выводе на печать такие участки таблицы будут плохо читаемы.

¿  Практикум

ü  Оттените серым цветом ячейки, содержащие названия таблиц 1 и 2., а также ячейки таблицы 1, содержащие итоговые данные по филиалам и кварталам.

8.8.  Обрамление ячеек

По умолчанию границы ячеек в Excel разделены пунктирными линиями - сеткой. Для того чтобы таблица приняла подобающий ей вид, следует определить, какими линиями будет заменена сетка таблицы:

·  Выделите блок ячеек, для которого задается обрамление.

·  Выполните команду Ячейки меню Формат.

·  Перейдите на панель Граница:

Ÿ  в группе Линии задайте тип линии и ее цвет;

Ÿ  в группе Все укажите тип границы: внешние (заданным видом линии выделенная область будет обрамлена по внешнему контуру), или внутренние (заданным видом линии будут обрамлены внутренние ячейки выделенной области);

Ÿ  в группе Отдельные можно заданный тип линии установить для отдельных границ ячеек выделенной области.

При желании можно убрать разделительные линии сетки рабочего листа. Для этого:

·  Выполните команду Параметры меню Сервис.

·  Перейдите на панель Вид.

·  Сбросьте флажок Сетка.

Для воспроизведения сетки флажок Сетка следует снова включить.

¿  Практикум

ü  Выполните обрамление таблиц 1 и 2 линиями различного стиля по своему вкусу.

ü  Уберите и снова включите разделительные линии сетки рабочего листа.

8.9.  Перенос формата ячеек

На панели стандартных инструментов имеется кнопка Формат по образцу с изображением кисточки. С помощью этой кнопки, так же как и в редакторе Word, можно переносить форматы представления и оформления данных из одних ячеек в другие:

·  Выделите отформатированную ячейку.

·  Щелкните по инструменту Формат по образцу, при этом указатель мыши превратится в крестик с кисточкой.

·  Щелкните по ячейке, в которую вы хотите перенести формат, или, если вы переносите формат на блок ячеек, выделите указателем-кисточкой этот блок.

¿  Практикум

ü  Измените стиль шрифта названия таблицы 1.

ü  Перенесите формат шрифта названия таблицы 1 на название таблицы 2.

8.10.  Условное форматирование ячеек

Условное форматирование ячеек предоставляет более богатые возможности для изменения формата ячеек, в зависимости от значений содержащихся в них данных, по сравнению с возможностями, которые предоставляют форматы с заданным условием (см. раздел "Форматы с заданным условием").

Условное форматирование ячеек позволит, например, привлечь ваше внимание к нежелательному результату (отрицательный баланс при выполнении финансовых расчетов, невысокая точность расчетов и т. д.).

Условное форматирование выполняется по команде Условное форматирование меню Формат.

Рассмотрим его использование на следующем примере.

Пример 8.1.

Пусть в вашу задачу входит формирование списка товаров, находящихся на складе.

	A	B	C	D	E
1	Товар	Единица упаковки	Цена единицы, у. е.	Остаток на складе	Сумма, у. е.
2	Дискеты Verbatium	кор.10шт.	8.26	100	826
3	Дискеты 3M	кор.10шт.	8.31	100	831
4	Принтер HP DJ 400	шт.	203	60	230
5	Монитор ViewSonic 15	шт.	200	30
6

Для того чтобы привлечь внимание к низкому уровню запасов, для ячеек столбца "Остаток на складе" зададим условный формат, устанавливающий красный фон для ячейки, если ее значение оказывается меньше 50 единиц, и оранжевый фон, если ее значение – меньше 100, но больше или равно 50 единиц.

·  Выделите столбец D.

·  Выполните команду Условное форматирование меню Формат.

·  В диалоге Условное форматирование:

Ÿ  в группе Условие 1 установите "значение", "между", "50" и "99";

Ÿ  выполните команду Формат и в диалоге Формат ячеек на вкладке Вид установите заливку ячеек оранжевым цветом, затем щелкните по Ok.

Ÿ  щелкните по кнопке А также;

Ÿ  в группе Условие 2 установите "значение", "между", "0" и "49";

Ÿ  выполните команду Формат и в диалоге Формат ячеек на вкладке Вид установите заливку ячеек красным цветом, затем щелкните по Ok.

·  Выйдите из диалога Условное форматирование, щелкнув по Ok.

¿  Практикум

ü  Создайте рабочий лист "Условное форматирование".

ü  Отработайте на этом листе пример 8.1.

ü  Проверьте, происходит ли изменение цвета фона на красный и оранжевый при вводе в ячейки столбца "Остаток на складе" чисел соответственно в диапазоне от 0 до 49 и в диапазоне от 50 до 99.

8.11.  Автоформатирование

Версии Excel от 5.0 и выше имеют функцию автоформатирования, которая позволяет без лишнего труда отформатировать выделенный блок ячеек, выбирая оформление из предложенных вариантов:

·  Выделите блок ячеек.

·  Выполните команду Автоформат меню Формат.

·  В диалоговом окне Автоформат в списке Список форматов выберите шаблон формата, просматривая пример результата его применения в поле Образец.

Диалоговое окно Автоформат имеет кнопку с командой Параметры. Щелчок по этой кнопке выводит в нижнюю часть диалогового окна, в поле Изменить несколько дополнительных переключателей, которые позволяют установить, к каким элементам выделенного блока ячеек применить текущий шаблон. Таким образом можно выборочно перенести форматы чисел, рамки, шрифта, узора, выравнивания, ширины и высоты.

¿  Практикум

ü  Примените несколько наиболее понравившихся вам шаблонов автоформатирования к таблицам 1 и 2.. При переносе форматов в поле Изменить диалогового окна Автоформат отключите флажки формат чисел, выравнивание, ширину и высоту.

ü  Оставьте наиболее удачный, по вашему мнению, вариант.

8.12.  Вставка рисунков

Используя возможности встроенного графического редактора MS Office, в Excel можно создавать достаточно сложные и красивые рисунки, которые разнообразят внешний вид рабочих листов.

Инструменты графического редактора расположены на панели инструментов Рисование. Подробно возможности редактора рассмотрены в разделе " Формирование собственных графических изображений" части I данного пособия.

Если возможности встроенного графического редактора вас не удовлетворяют, можно вставить более сложный рисунок, созданный вами в среде профессионального графического редактора, или уже готовый рисунок, содержащийся в графическом файле.

Для вставки рисунка из коллекции Clip Gallery:

·  выполните в меню Вставка команду Рисунок, затем Картинки;

·  в диалоговом окне Microsoft Clip Gallery выберите предметный раздел, затем рисунок и щелкните по команде Вставить.

Для вставки рисунка из графического файла:

·  установите курсор в место текста, выше которого надо вставить картинку;

·  выполните в меню Вставка команду Рисунок, затем Из файла;

·  в диалоговом окне Добавить рисунок:

Ÿ  задайте в поле Тип файлов формат файла или оставьте Все рисунки;

Ÿ  в поле Папка установите папку, где находится файл рисунка;

Ÿ  выберите имя файла рисунка;

Ÿ  щелкните по кнопке Добавить.

Вставленный рисунок будет иметь для Excel статус графического объекта. Его можно переместить, изменить размеры, настроить изображение. Однако возможности редактирования самого рисунка ограничены (можно изменить цвет фона рисунка, подредактировать границу). Выполняются эти действия в диалоге Формат рисунка (вызывается по команде Формат рисунка из контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по рисунку).

Чтобы более радикально изменить рисунок, следует использовать наложение на него других графических объектов. Например, можно наложить на рисунок поле с текстом.

Если же вам потребуется постоянно вносить изменения в рисунок, для его вставки в таблицу лучше использовать технологию OLE (“Object linking and embedding” , “связь и внедрение объектов”). Для редактирования внедренного таким образом объекта достаточно произвести по нему двойной щелчок мышью и для его редактирования будет вызвана “родная” программа, например, редактор Paint. Внедрение производится с помощью диалога Вставка объекта, вызываемого командой Объект меню Вставка.

Злоупотреблять технологией OLE не стоит, так как файлы, содержащие объекты OLE, обычно очень велики по объему, вследствие того, что в них хранятся все сведения об объекте.

¿  Практикум

ü  Создайте логотип компании, торгующей компьютерной техникой, и поместите его на рабочем листе, где находятся таблицы 1 и 2. При создании логотипа за основу возьмите один из рисунков коллекции MS Clip Gallery. Используя возможности встроенного графического редактора MS Office (панель инструментов Рисование), внесите изменения в рисунок, в частности наложите на него реквизиты компании (название, адрес, телефон, факс и т. д.).

8.13.  Контрольные вопросы

58.  Какие уровни включает структура модели ячейки в Excel? Как задать и просмотреть содержимое каждого уровня?

59.  Как задать тип, размер, и цвет шрифта, расскажите о установках панели Шрифт? Какие возможности по заданию порядка расположения текста в пределах ячейки предоставляет панель Выравнивание диалога Формат ячеек?

60.  Расскажите, как в Excel заполнить фон ячеек, выполнить их обрамление? Как убрать сетку электронной таблицы рабочего листа?

61.  Какие возможности предоставляет для пользователя условное форматирование ячеек?

62.  Каким образом можно перенести формат с одних ячеек на другие? Переносится ли при этом формат данных? Что такое автоформатирование и как им воспользоваться?

63.  Как вставить рисунок в рабочий лист Excel? В каких случаях следует использовать для вставки рисунка технологию OLE? В чем ее недостаток?

9.  БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL

9.1.  Понятие базы данных в Excel

Современные табличные процессоры, к которым, несомненно, следует отнести и Excel, имеют свои встроенные средства для управления базами данных (БД). Конечно, база данных в Excel несравнима с базой в профессиональной системе управления базами данных (СУБД), такой как, например, Access, FoxPro или Oracle. Однако основные задачи СУБД, связанные с созданием и эксплуатацией БД, благодаря наличию специальных функций и команд, Excel позволяет выполнять достаточно комфортно.

В терминах Excel база данных часто называется списком. Мы будем пользоваться как термином список, так и термином база данных.

Список ( list ) в Excel - последовательность строк с метками в верхней строке, содержащая однотипные данные в столбцах.

Строки должны быть заполнены данными непрерывно. Метки в верхней строке - это имена полей БД. Строки - это записи, а столбцы - совокупность полей с данными одного типа.

Любая таблица Excel по структуре совпадающая со списком может быть интерпретирована Excel как база данных. Пример базы данных представлен в таблице 9.1.

Таблица 9.1.

	A	B	C	D
1	Список	студентов	факультета
2	Номер группы	Ф. И.О.	Год рождения	Адрес
3	М2		1977	Кирова, 4-26
4	М2		1978	Багратиона, 22-43
5	М1		1978	Строителей, 25-3
6	М1		1977	Фрунзе, 15-31
7	М2		1977	Твардовского, 4-10

Данная база имеет поля: Ф. И.О., Номер группы, Год рождения и Адрес. Интервал ячеек A3:D3 образует запись базы, содержащую сведения о студенте Сидорове. Интервал ячеек С3:С7 содержит данные поля Год рождения для всех записей базы.

Заголовки столбцов Excel сам интерпретирует как имена полей. К базе данных в целом можно обратиться, задав интервал ячеек, в которых хранятся данные. Более удобный способ - присвоить интервалу ячеек имя. Это имя можно интерпретировать как имя базы данных.

9.2.  Создание базы данных в Excel

9.2.1.  Ручной ввод

Создать БД можно вручную, как обычную таблицу Excel. При этом следует помнить, что каждый столбец списка должен содержать данные одного типа. К какому типу данных относится вводимая информация, Excel определяет по виду данных, например:

·  123 – целое число;

·  25,6 – действительное число;

·  текст – строка символов;

·  1 р. – денежный тип;

·  01.01.97 – тип даты;

·  15:25:34 – тип времени;

·  истина, ложь – логический тип.

Напомним, что форматы валюты, даты и времени можно глобально переустановить в программе Язык и Стандарты из Панели управления Windows.

Для упорядочивания отображения хранимой в ячейках информации и чтобы уменьшить вероятность ошибочного ввода в ячейку информации другого типа, целесообразно для ячеек каждого столбца назначить один и тот же формат представления данных. Порядок задания формата данных и основные шаблоны форматов рассмотрены в разделе “Форматы представления данных”.

Вероятность ошибочного ввода данных существенно снижается при использовании предлагаемого Excel инструмента проверки данных. Для каждого столбца списка можно задать ограничения на тип и значения вводимых данных, создать сообщение–подсказку, которое будет появляться при вводе данных, определить действие Excel при вводе ошибочных значений.

Таким образом, при ручном создании базы данных необходимо выполнить следующие действия:

·  Создать структуру базы данных:

Ÿ  набрать заголовок базы данных и задать имя интервалу ячеек, который вы выделяете под базу;

Ÿ  установить требуемые размеры строк и столбцов;

Ÿ  набрать заголовки столбцов (имена полей);

Ÿ  назначить формат для ячеек каждого столбца;

Ÿ  задать установки проверки данных для ячеек каждого столбца.

·  Ввести данные в каждую ячейку списка.

9.2.2.  Ввод с использованием формы данных

Процесс ввода данных в базу можно автоматизировать, если использовать так называемую форму данных.

·  Создайте структуру базы данных (см. предыдущий раздел).

·  Выделите ячейки с заголовками полей и выполните команду Форма меню Данные.

Если вы вручную уже набрали несколько записей в базу, то выделите строку заголовков вместе с областью данных. В случае если БД не содержит записей, Excel выдает сообщение “Не удается определить строку списка или выделенного фрагмента с необходимыми для команды подписями столбцов.” Чтобы использовать данные выделенной строки в качестве имен полей, щелкните по Ок.

В результате перед вами развернется диалог формы данных. В заголовок диалога выносится название рабочего листа.

Диалог имеет следующие команды.

·  Добавить. Подготавливает диалог к созданию новой записи в базе. После ввода данных в поля новой записи выполнение команды Добавить приводит к добавлению новой записи в конец списка.

·  Удалить. Удаляет текущую запись, остальные записи списка сдвигаются. Удаленные записи нельзя восстановить.

·  Вернуть. Восстанавливает отредактированные поля, если не была еще выполнена команда Добавить, не нажата клавиша Enter и не осуществлен переход к другой записи.

·  Назад \ Далее. Переход к предыдущей \ следующей записи.

·  Критерии. Вызывает диалог задания критериев для поиска нужного подмножества данных.

Для ввода новой записи:

·  наберите данные в соответствующих полях списка;

·  выполните команду Добавить.

Новая запись добавляется в конец списка и ей присваивается текущий номер. В верхней части линейки диалога формы данных находится Индикатор номера записи, который показывает номер текущей записи и общее количество записей в списке (например, 2 из 10). При вводе новой записи индикатор показывает Новая запись.

¿  Практикум

ü  Наберите представленную ниже таблицу курсов валют, используя форму данных.

ü  Сделайте копию набранной таблицы где-нибудь на этом же рабочем листе, копия пригодится вам в дальнейшем при выполнении заданий к разделам “Функции баз данных” и “Элементы управления”.

Таблица 9.2.

	A	B	C	D
1	Банк	Валюта	Курс	Дата
2	Альфа	Доллар	29	1.02.2000
3	Альфа	Марка	13	1.02.2000
4	Бета	Доллар	29,3	1.02.2000
5	Бета	Марка	13,5	1.02.2000
6	Альфа	Доллар	29	2.02.2000
7	Альфа	Марка	12,9	2.02.2000
8	Бета	Доллар	29,4	2.02.2000
9	Бета	Марка	13,8	2.02.2000
10	Альфа	Доллар	29,2	3.02.2000
11	Альфа	Марка	13,3	3.02.2000
12	Бета	Доллар	29,5	3.02.2000
13	Бета	Марка	13,5	3.02.2000

9.2.3.  Проверка данных

Как уже отмечалось выше, проверка данных позволяет уменьшить вероятность ввода оператором ошибочных данных в базу. В Excel можно задать: