УТВЕРЖДЕН | |
Приказом от _______г. № ________ |
Регламент процесса
«Организация делопроизводства с материальными носителями информации, составляющими коммерческую тайну и иную конфиденциальную информацию компании
Ответственный за применение НД:
Руководитель Канцелярии Аппарата Президента компании
Содержание
1. Информация о документе.. 3
2. Назначение документа.. 3
3. Цели процесса.. 3
4. ответственность и Область применения.. 3
5. Определения терминов и сокращения.. 3
5.1. Сокращения. 3
5.2. Определения терминов. 4
6. Выполнение процесса.. 7
6.1. Схема процесса. 7
6.2. Этапы процесса. 8
Таблица 2. Этапы процесса. 8
6.3. Продолжительность выполнения процесса. 11
6.4. Расширенное описание процесса. 11
Оформление приложений. 15
Регистрация электронных носителей конфиденциальной информации. 16
7. Нормативные ссылки.. 20
7.1. Внешние нормативные документы.. 20
7.2. Внутренние нормативные документы.. 20
8. Контроль версий документа.. 21
Приложение 1. показатели процесса.. 22
Приложение 2 «Журнал регистрации входящих кд». 22
Приложение 3 «Журнал регистрации исходящих кд». 22
Приложение 4 «Журнал регистрации внутренних кд». 22
Приложение 5 «Журнал учета электронных носителей кд». 22
Приложение 6 «реестр передачи кд ». 22
Приложение 7 «Журнал регистрации конфиденциальных договоров». 22
Приложение 8 «Акт приема-передачи конфиденциальных договоров». 22
Приложение 9 «акт уничтожения кд». 22
Приложение 10 «акт проверки наличия кд». 22
1. Информация о документе
Тип документа: | Регламент процесса | ||
Аннотация: | Устанавливает порядок работы с документами конфиденциального характера на материальных носителях | ||
Максимальная периодичность пересмотра: | 1 год | Минимальная периодичность пересмотра: | 3 месяца |
Доступ: | В соответствии с областью применения настоящего документа (см. п. 4) |
2. Назначение документа
Настоящий документ устанавливает порядок выполнения процесса «Организация делопроизводства с материальными носителями информации, составляющими коммерческую тайну и другую конфиденциальную информацию компании и предназначен для обеспечения сохранности конфиденциальных документов, организации их учета и контроля, текущего и архивного хранения, а также последующего уничтожения.
3. Цели процесса
Данный процесс направлен на достижение следующих целей:
§ Своевременное и качественное исполнение поручений
§ Совершенствование управленческой деятельности
§ Повышение ответственности сотрудников
§ Укрепление исполнительской дисциплины
4. ответственность и Область применения
Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе следующие подразделения и должностные лица:
5. Определения терминов и сокращения
5.1.Сокращения
5.2.Определения терминов
Владелец процесса – должностное лицо, управляющее процессом и несущее ответственность за результаты процесса. Термин применим только к регламентам процесса, для остальных нормативных документов используется термин «Ответственный за применение НД». «Владелец процесса» и «Ответственный за разработку НД» могут совпадать.
Ответственный за применение НД - должностное лицо, ответственное за внедрение и применение нормативного документа. Термин применим к нормативным документам, кроме регламента процесcа, для регламента процесса используется термин «Владелец процесса». «Ответственный за применение НД» и «Ответственный за разработку НД» могут совпадать.
Ответственный за разработку НД – должностное лицо или структурное подразделение, ответственное за создание и поддержание нормативного документа в актуальном состоянии. Ответственный за разработку НД отвечает за плановый пересмотр документа и за внесение внеочередных изменений в соответствии с данным регламентом.
Структурное подразделение – официально выделенная в организационной структуре Компании группа работников, выполняющая определенные функции и задачи, предусмотренные Положением о структурном подразделении.
Процесс – деятельность под управлением Владельца процесса, направленная на достижение эффективных результатов.
Внешний процесс – процесс, являющийся внешним по отношению к рассматриваемому процессу. Внешние процессы могут быть двух категорий: а) бизнес-процессы Компании, б) бизнес-процессы сторонних организаций или физических лиц.
Этап процесса – логически законченная часть процесса, используется для выделения в процессе основных составных частей процесса.
Шаг процесса – логически законченная часть этапа процесса, используется для детализации этапа процесса.
Вход – материальный или информационный объект или услуга, входящий в процесс (этап, шаг процесса).
Выход – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса (этапа, шага процесса).
Документ – информация в виде текста, звукозаписи или изображения с набором реквизитов, позволяющих ее идентифицировать.
Поставщик – подразделение или должностное лицо, сторонняя организация, физическое лицо, предоставляющее входы процесса.
Потребитель – подразделение или должностное лицо, сторонняя организация, физическое лицо, получающее результат выполнения процесса.
Показатели процесса – показатели, характеризующие ход выполнения процесса, результаты процесса и удовлетворенность потребителей результатом процесса.
Входящая корреспонденция – вся документация, поступающая в офис Компании одним из следующих способов: по почте, с курьером, по факсу, по электронной почте.
Исходящая корреспонденция – документация, отправляемая сотрудниками Компании в сторонние организации или другие офисы Компании одним из следующих способов: по почте, с курьером, по факсу, по электронной почте.
Внутренняя документация – документы, создаваемые сотрудниками Компании и предназначенные для внутреннего использования (не отправляемые в сторонние организации).
(Ответственный) Исполнитель – лицо, занимающееся непосредственной подготовкой проекта документа и осуществляющее контроль за его согласованием в рамках утвержденных нормативных документов.
Исполнитель поручения (по документу) – сотрудник Компании, назначенный непосредственным руководителем в качестве исполнителя поручения по документу.
Подписант – должностное лицо, имеющее право подписи конкретного документа.
Поручение по документу – резолюция, направленная подчиненному сотруднику с перечнем действий (с указанием на действия), которые надлежит выполнить по документу (в рамках профессиональной компетенции) с указанием сроков исполнения.
Регистрация документа - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в регистрационный журнал с присвоением документу соответствующего регистрационного номера.
6. Выполнение процесса
6.1.Схема процесса
6.2. Этапы процесса
Таблица 2. Этапы процесса
№ п/п | Наименование этапа/шага процесса | Длительность и начало выполнения | Вход | Выход | Подразделение/Должность | |
Ответственный | Участвует | |||||
1 | Прием, обработка и распределение входящих КД (Этап 1) | |||||
1.1 | Получение входящего КД и проверка правильности адресации | · Вх. событие: Входящий КД доставлен в офис Общий вход: · КД получен | · КД доставлен по назначению КД доставлен ошибочно: · Исх. событие: Входящий документ возвращен отправителю | · компания/Секретарь-ресепшионист | ||
1.2 | Предварительная обработка входящего документов | · КД доставлен по назначению (из 1.1) | · Запись в Журнале входящей корреспонденции (в 1.3) · Отметка о получении в реестре внутренней корреспонденции (в 1.3) | · компания/Секретарь-ресепшионист | ||
1.3 | Передача входящего КД на регистрацию | · Запись в Журнале входящей корреспонденции (из 1.2) · Отметка о получении в реестре внутренней корреспонденции (из 1.2) | · КД передан на регистрацию (в 1.4) | · компания/Делопроизводитель | · компания /Секретарь-ресепшионист | |
1.4 | Регистрация входящего КД | · КД передан на регистрацию (из 1.3) | · КД зарегистрирован в Журнале регистрации входящих КД (в 1.5) | · компания /Делопроизводитель | ||
1.5 | Передача зарегистрированного КД руководителю | · КД зарегистрирован в Журнале регистрации входящих КД (из 1.4) | · КД передан руководителю структурного подразделения (в 1.6) | · компания /Делопроизводитель | · компания / Руководитель структурного подразделения | |
1.6 | Рассмотрение входящего КД | · КД получен руководителем (из 1.5) | КД рассмотрен: · КД рассмотрен и передан на текущее хранение (в 3.1) · Дана резолюция и КД передан исполнителю (в 2.1) | · компания /Руководитель структурного подразделения | · компания /Исполнитель | |
2 | Создание КД | |||||
2.1 | Разработка исх./внутр. КД | · КД передан исполнителю (из 1.6) Входящее событие: · Возникла необходимость создания исх./внутр. КД | · КД взят в работу (в 2..2) · Подготовлен проект КД (в 2.2) | · компания /Исполнитель | ||
2.2 | Передача на регистрацию исх./внутр. КД | · Подготовлен проект КД (из 2.1) | · КД передан на регистрацию (в 2.3) | · компания /Исполнитель | ||
2.3 | Регистрация КД | · КД передан на регистрацию (из 2.2) | КД зарегистрирован: · в Журнале регистрации исходящих КД · в Журнале регистрации внутренних КД (в 2.5) | · компания /Делопроизводитель | ||
2.4 | Отправка исходящего КД | · КД зарегистрирован в Журнале регистрации исходящих КД (из 2.3) | Выход процесса/этапа: · КД отправлен | · компания /Делопроизводитель | · компания /Секретарь-ресепшионист | |
2.5 | Передача внутреннего КД исполнителю и организация работы с ним | · КД зарегистрирован в журнале регистрации внутр. КД (из 2.3) | · КД передан на текущее хранение (в 3.1) | · компания /Исполнитель | ||
3 | Хранение КД | |||||
3.1 | Организация текущего хранения КД | · КД передан на текущее хранение (из 2.5) | · КД подшит в папку «КД» (в 3.2) · КД подлежит контролю (в 5.1) | · компания /Делопроизводитель | ||
3.2 | Подготовка КД к архивному хранению | · КД подшит в папку «КД» (из 3.1) | · КД сформирован в Дело (в 3.3) | · компания /Делопроизводитель | ||
3.3 | Передача КД на архивное хранение | · КД сформирован в Дело (из 3.2) | Выход процесса/этапа: · Дело с КД передано на архивное хранение | · компания /Делопроизводитель | ||
4 | Уничтожение КД | |||||
4.1 | Подготовка КД к уничтожению | Входящее событие: · Истек срок хранения КД | · Экспертная комиссия создана (в 4.2) · Акт об уничтожении КД подготовлен | · компания /Делопроизводитель | · компания /Структурные подразделения | |
4.2 | Уничтожение КД | · Экспертная комиссия создана (из 4.1) · Акт об уничтожении КД подготовлен | Выход процесса/этапа: · КД уничтожен · Акт об уничтожении КД подписан | · компания /Делопроизводитель | · компания /Структурные подразделения | |
5 | Организация контроля за состоянием и наличием КД | |||||
5.1 | Подготовка к осуществлению контроля за КД | · КД подшит в папку «КД» (из 3.1) | · Контролирующая комиссия создана | · компания /Делопроизводитель | · компания /Структурные подразделения | |
5.2 | Контроль за КД | · Контролирующая комиссия создана | Выход процесса/этапа: · Акт проверки наличия КД подписан | · компания /Делопроизводитель | · компания /Структурные подразделения |
6.3. Продолжительность выполнения процесса
Продолжительность выполнения процесса с момента поступления документа в офис и до момента его исполнения/поступления на текущее хранение составляет в среднем 20 рабочих дней.
6.4. Расширенное описание процесса
Регламент «Организация конфиденциального делопроизводства» является составной частью режима коммерческой тайны и устанавливает общие требования, предъявляемые к регистрации, учету, оформлению, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению КД и других материальных носителей информации. Соблюдение данного регламента является обязательным для всех сотрудников компании, доступ к конфиденциальным сведениям Компании.
К разработке конфиденциальных документов и ведению конфиденциальной переписки следует прибегать лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения или когда существующими положениями предусмотрено представление (изготовление) письменного конфиденциального документа.
Все конфиденциальные документы, изготовленные в Компании или полученные Компанией, подлежат обязательному учету, который ведется:
-
-
-
-
-
Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях Компании возлагаются на лиц, осуществляющих ведение общего делопроизводства.
Учет конфиденциальных документов включает в себя: присвоение и проставление в журналах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, исполнителе, заголовке, количестве листов, местонахождении и пр.). Регистрация КД осуществляется однократно.
Директора департаментов назначают своими приказами лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, и сообщают эти сведения в Канцелярию Аппарата Президента и в Службу безопасности.
Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.
Общий контроль за организацией работы с КД осуществляется Службой безопасности.
Ответственность за организацию работы с КД в структурных подразделениях, а также за их своевременное исполнение и обеспечение сохранности возлагается на руководителей структурных подразделений Компании.
Обработка КД в структурных подразделениях Компании организуется в соответствии с требованиями Регламента процесса «Организация документооборота входящих и исходящих документов» и Регламента процесса «Организация документооборота служебной переписки в Компании».
Этап 1. Прием, обработка и распределение входящих КД
Шаг 1.1. Получение входящего КД и проверка правильности адресации
Доставка КД в Компанию осуществляется одним из следующих способов:
§ почтовой связью;
§ курьерской доставкой;
§ спецсвязью.
Прием документов производится секретарем-ресепшионистом (администратором офиса), либо помощником директора либо лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении.
Полученные КД проверяются на правильность адресации: адрес офиса, ФИО получателя. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения.
Шаг 1.2. Предварительная обработка входящего КД
При предварительной обработке входящей конфиденциальной корреспонденции:
§ на конверте штампом проставляется отметка о поступлении: порядковый номер, дата получения документа и адрес офиса;
§ информация о КД заносится в Журнал учета входящей корреспонденции – порядковый номер, дата, название компании-отправителя и подпись курьера.
Шаг 1.3. Передача входящего КД на регистрацию
Вся поступающая корреспонденция с грифом конфиденциальности, адресованная Президенту, Вице-президентам, руководителям структурных подразделений, передается в Канцелярию КЦ, где полученные конверты (пакеты) проверяются на правильность адресации и целостность упаковки.
Секретарь-ресепшионист обязан организовать доставку КД в Канцелярию в период времени, не превышающий 2-х часов с момента получения конфиденциального документа и его первичной обработки. В случае получения срочных документов их доставка осуществляется незамедлительно.
Шаг 1.4. Регистрация входящего КД
Поступившие конверты с КД вскрываются сотрудником Канцелярии в день их поступления, кроме конвертов (пакетов) с грифом конфиденциальности, адресованные Президенту Компании с пометкой «ЛИЧНО». Пакеты (конверты) от входящих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Входящие КД регистрируются Канцелярией КЦ в «Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов» (Приложение 1 «Журнал регистрации входящих КД»): указывается название документа, от кого поступил документ, кому направлен и тема документа (при этом полное содержание текста не указывается).
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение к файлам запрещается.
Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, адресованные Президенту Компании с пометкой «ЛИЧНО», без вскрытия регистрируются в Канцелярии КЦ и передаются по «Журналу регистрации входящих КД» помощнику Президента Компании.
Конверты (пакеты) с конфиденциальными документами, адресованные руководителям структурных подразделений и содержащие дополнительную ограничительную отметку «ЛИЧНО», также без вскрытия регистрируются в Канцелярии КЦ и передаются непосредственному получателю. В этих случаях конверты вскрываются только адресатом, указанным на конверте, который на первый лист документа переносит номер и дату регистрации конверта (пакета).
Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении.
Регистрация входящих КД осуществляется следующим образом: в правом нижнем углу последнего листа поступившего документа проставляется регистрационный номер, дата и количество листов.
Учетный (регистрационный) номер состоит из:
- индекса структурного подразделения (в соответствии с Регламентом «Организация документооборота входящих и исходящих документов»),
- буквенного обозначения – «КТ-Б» (для коммерческой тайны) или «КИ-Б» (для иной конфиденциальной информации), где «Б» – бумажный носитель;
- порядкового номера документа на бумажных носителях;
- буквенного обозначения «вх».
Например:
11-3/КТ-Б/07 вх
или
01/КИ-Э/015 вх
где 11-3 или 01 – делопроизводственный индекс руководителя структурного подразделения,
КТ – признак коммерческой тайны, КИ – признак конфиденциальной информации,
Б – бумажный носитель, Э – электронный носитель,
07 или 015 – порядковый номер носителя,
вх – входящий документ.
Буквенное обозначение «КТ» или «КИ» проставляется на основании грифа конфиденциальности, указанном на входящем КД.
Договоры, контракты, соглашения, коммерческие предложения, заключаемые Компанией со сторонними организациями и содержащие конфиденциальные сведения, также подлежат регистрации в Канцелярии КЦ – в «Журнале регистрации договоров, контрактов, соглашений, коммерческих предложений, содержащих конфиденциальную информацию» (Приложение 6 «Журнал регистрации конфиденциальных договоров»).
После их регистрации заполняется «Паспорт конфиденциальности» (в соответствии с приложением 2 к «Положению о режиме безопасности информации компании), который также регистрируется в «Журнале регистрации договоров, контрактов, соглашений, коммерческих предложений, содержащих конфиденциальную информацию».
После окончания действия договора, контракта, соглашения, коммерческого предложения заполненный «Паспорт конфиденциальности» возвращается в Канцелярию КЦ. Второй экземпляр «Паспорта конфиденциальности» вместе с договором передается в архив.
При передаче договоров, контрактов, соглашений, коммерческих предложений, содержащих конфиденциальную информацию, сторонним организациям, составляется акт приема-передачи, который включает в себя сведения о передаваемом договоре, ссылке на соглашение о конфиденциальности, информацию о получаемой стороне и пр. (Приложение 4 «Соглашение о конфиденциальности») .
Шаг 1.5. Передача зарегистрированного входящего КД руководителю
Зарегистрированный КД передается адресату-руководителю структурного подразделения через делопроизводителя, который ставит свою подпись в Журнале регистрации входящих КД.
Шаг 1.6. Рассмотрение входящего КД и вынесение резолюции
Руководитель, ознакомившись с документом, либо составляет резолюцию на исполнение КД, либо принимает данную конфиденциальную информацию к сведению и передает КД на текущее хранение.
В случае вынесения резолюции КД возвращается через делопроизводителя обратно в Канцелярию, которая фиксирует резолюцию руководителя в Журнале регистрации входящих КД и передает КД непосредственному исполнителю под роспись.
Этап 2. Создание КД
Шаг 2.1. Разработка исходящего/внутреннего КД
При разработке документа конфиденциального характера исполнителем документа, руководителем Подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляется необходимый гриф конфиденциальности:
«Коммерческая тайна» – с указанием полного наименования и места нахождения Компании (Коммерческая тайна и копыта» ) как обладателя этой информации - на документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну в соответствии с Перечнем сведений, относящихся коммерческой тайне, составляющих коммерческую тайну Компании (Приложение 3 к Политике «Положение о режиме безопасности информации (конфиденциальности) компании);
«Конфиденциально» – с указанием полного наименования и места нахождения Компании (Конфиденциальная информация и копыта» ) как владельца этой информации – на документах, содержащих иную конфиденциальную информацию согласно Перечня сведений, относящихся к конфиденциальной информации (Приложение 4 к Политике «Положения о режиме безопасности информации (конфиденциальности) компании).
«Для служебного пользования» – оформляется аналогично вышеуказанным грифам «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Проставляется только на тех документах, которые направляются в органы государственной власти (п. 8.3.4. Политики ________).
Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра и адресат.
Например:
Коммерческая тайна
и копыта»
ул. Ленина д.1, Москва
Экз. № __
Адресат:
Отметка об исполнителе документа проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, где указывается: учетный номер носителя информации, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа.
Например:
Уч. №___ (по Журналу учета документов на бумажных носителях конфиденциальной информации);
Отп: 2 экз., на 5 л. каждый;
Экз. № 1 - в адрес;
Экз. № 2 - в адрес;
Исп. ;
Тел.: 9-28-45;
Дата 23.04.2007.
Учетный номер бумажного носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа.
Оформление приложений:
Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:
Приложение: 1. Сведения о запасах..., коммерческая тайна, № ___, экз.№1, на 4 л.
Приложение 2. Справка..., Экз. N___, на 3 л.
Всего на_____л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, то указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес».
Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).
Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».
Шаг 2.2 Передача на регистрацию исходящего/внутреннего КД
После проставления грифа конфиденциальности соответствующим сотрудником структурного подразделения, конфиденциальные документы подлежат учету, регистрации и контролю наличия:
-
-
Внешние электронные накопители (дискеты, CD-RV-диски и другие накопители), используемые для хранения конфиденциальной информации, также подлежат учету – в Журнале учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (Приложение 4 «Журнал учета электронных носителей КД»).
При хранении конфиденциальной информации на дискетах проставляется гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации, который указывается на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть также на CD-RV дисках и других внешних электронных накопителях, используемых для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером.
Шаг 2.3 Регистрация исходящего/внутреннего КД
Регистрация исходящих КД осуществляется в Журнале регистрации исходящих КД (Приложение 2 «Журнал регистрации исходящих КД»), после чего производится отправка документа. Конфиденциальные документы внутреннего характера регистрируются в Журнале регистрации внутренних КД (Приложение 3 «Журнал регистрации внутренних КД») и передаются исполнителям в работу.
Для исходящих конфиденциальных документов, а также для КД внутреннего пользования регистрационный номер проставляется аналогично процессу, описанному в Шаге 1.4, только вместо буквенного обозначения «вх» проставляется либо «и», либо «вн».
Например:
12-2/КИ-Б/123 и
или
02/КТ-Б/52 вн
где 12-2 и 02 – индекс структурного подразделения,
КИ – признак конфиденциальной информации,
КТ – признак коммерческой тайны,
Б – бумажный носитель,
123 или 52 – порядковый номер документа,
и – исходящий документ,
вн – внутренний документ.
Регистрация электронных носителей конфиденциальной информации
Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из:
- делопроизводственного индекса руководителя структурного подразделения;
- буквенного обозначения «КТ-Э» – признак коммерческой тайны, «КИ-Э» – признак конфиденциальной информации, где «Э» – электронный носитель;
- порядкового номера электронного носителя.
Например:
19/КТ-Э/021
где 19 – индекс структурного подразделения;
КТ – признак коммерческой тайны;
Э – электронный носитель информации;
021 – порядковый номер носителя.
На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.
Шаг 2.4. Отправка исходящего КД
Отправка всех КД в Компании осуществляется Канцелярией Аппарата Президента. Исходящие КД передаются сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, в Канцелярию Аппарата Президента в незапечатанном конверте.
В его присутствии сотрудник Канцелярии Аппарата Президента проверяет правильность оформления и адресации документа, комплектность отправляемого документа после чего запечатывает конверт.
Документы, оформленные с нарушением данного Регламента, подлежат возврату.
Запрещается совместно с отправляемыми КД пересылать не конфиденциальные документы, если они не являются приложением к этим документам.
Перед отправкой конверта проверяется правильность оформления адреса на конверте. После чего в правом верхнем углу конверта проставляется гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» (отступив 3-4 см от верхней кромки). В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа (номера документов), вложенного в конверт.
Пересылка материалов с конфиденциальной информацией Компании в другие организации производится спец. связью или курьерской службой, а также заказными, либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями, они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.
Организация доставки пакетов с КД адресатам, расположенным в пределах Москвы и ближнего Подмосковья, осуществляется курьерами Компании. Документы выдаются курьерам сотрудниками Канцелярии Аппарата Президента под роспись в Журнале регистрации исходящих КД.
Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру (Приложение 5 «Реестр передачи КД»), в котором, кроме подписи в получении пакетов, проставляется печать получателя.
КД запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет без использования мер защиты.
При направлении КД по нескольким адресам составляется список рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения.
Шаг 2.5. Передача внутреннего КД исполнителю и организация работы с ним
После получения зарегистрированного внутреннего КД исполнитель организует соответствующие работы по данному документу.
В случае возникновения необходимости передачи КД из одного структурного подразделения в другое, исполнитель приносит КД в Канцелярию Аппарата Президента, которая ведет учет за перемещением всех КД внутри Компании.
После завершения всех работ по КД, он подшивается в папку и передается на текущее хранение делопроизводителю структурного подразделения, которое является автором данного документа.
Этап 3. Хранение КД
Шаг 3.1. Организация текущего хранения КД
Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях в сейфах или запираемых шкафах (ящиках). За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает сотрудник, получивший данный документ в пользование под роспись.
При перемещении (увольнении) такого сотрудника, числящиеся за ним конфиденциальные документы подлежат передаче по акту вновь назначенному работнику или другому работнику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения, который также утверждает акт приема-передачи.
Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними вне офиса.
В необходимых случаях исполнитель или другие сотрудники Компании имеют право на вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписания и т. п. в организациях, находящихся в пределах Москвы и Московской области с разрешения:
-
-
-
Командируемым работникам под их личную ответственность с разрешения руководителя Канцелярии Аппарата Президента и по согласованию со Службой безопасности разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы. Разрешение оформляется письменно и хранится в Канцелярии до возвращения сотрудника из командировки.
О фактах утраты КД, дел и других материалов, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель, Канцелярия Аппарата Президента и Служба безопасности.
По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в данных материалах, проводится служебное расследование в соответствии с действующим Регламентом процесса «Проведение служебного расследования».
Шаг 3.2. Подготовка КД к архивному хранению
После исполнения все конфиденциальные документы подшиваются в дела, которые формируются в Компании децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за ведение КД.
КД группируются в дела отдельно от документов открытого характера.
Делу с КД присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуры дел Канцелярии Аппарата Президента в обязательном порядке включаются дела с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально». В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «КТ» или «КИ».
Дела формируются по предметному (тематическому) признаку и важности (с учетом того, чтобы каждый исполнитель мог знакомиться с минимальным объемом конфиденциальной информации). Дело начинается по мере поступления документов на подшивку. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одно дело в хронологической последовательности. В дело подшиваются только исполненные, правильно оформленные и учтенные документы. Подшивать неучтенные и неисполненные документы запрещается.
Гриф конфиденциальности дела устанавливается по грифу конфиденциальности документов, которые в него подшиты. Разрешается подшивать не конфиденциальные документы вместе с конфиденциальными, если они имеют к ним прямое отношение.
Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела – дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нем. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него подшивается последний документ.
Все подшитые в дело (том) КД нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые КД составляется внутренняя опись, которая заполняется по мере подшивки в дело документов.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с распорядительными конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в Канцелярии Аппарата Президента или в МР. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском штампа компании, которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).
По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Экспертной комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.
Шаг 3.3. Передача КД на архивное хранение
После проведения всех необходимых работ по подготовке и формированию дел, содержащих КД, к сдаче в архив, данные документы передаются на хранение в архив.
Прием дел с грифом конфиденциальности на хранение в архив оформляется актом приема-передачи. Дела передаются в архив с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
Изымать КД из архивных дел, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (для приобщения к уголовному делу и др.) изъятие документов производится на основании распоряжения Вице-президента по безопасности. В этом случае на место изъятого документа подшивается его копия с указанием на обороте последнего листа основания и даты изъятия подлинного документа, его учетного номера и местонахождения (куда отправлен, в какое дело подшит).
Этап 4. Уничтожение КД
Шаг 4.1. Подготовка КД к уничтожению
Конфиденциальные документы, дела, книги и журналы учета, утратившие практическое значение, а также с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в конце календарного года.
Отбор и уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится Экспертной комиссией в составе представителей следующих структурных подразделений:
-
-
-
Перед уничтожением КД по акту Экспертная комиссия сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета. В актах на уничтожение не должно быть никаких исправлений
Шаг 4.2. Уничтожение КД
Уничтожение КД производится после утверждения акта в присутствии всех членов Экспертной комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.
Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании в присутствии вышеуказанной Комиссии. Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем полного форматирования носителя.
Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе, либо уничтожения носителей механическим способом, они передаются:
-
-
-
После уничтожения конфиденциальных материалов всеми членами Экспертной комиссии подписывается акт в трех экземплярах (Приложение 8 «Акт уничтожения КД»). Первый экземпляр акта направляется в Канцелярию Аппарата Президента или помощнику директора, второй – в Службу безопасности, третий остается в структурном подразделении.
После уничтожения КД в журналах их учета и регистрации, а также в номенклатурах и описях дел проставляется отметка «Уничтожено. Акт №__(дата)».
Этап 5. Организация контроля за состоянием и наличием КД
Шаг 5.1. Подготовка к осуществлению контроля за КД
На основании приказа Президента Компании по окончании календарного года в Компании проводится сверка наличия документов, содержащих Конфиденциальную информацию и Коммерческую тайну и находящихся в работе или на текущем хранении.
Созданная на основании данного приказа Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие КД, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в данных журналах с актами и реестрами.
В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете КД заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.
Шаг 5.2. Контроль за КД
К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров.
По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (Приложение 9 «Акт проверки наличия конфиденциальных документов»), который утверждается:
-
-
-
7. Нормативные ссылки
7.1.Внешние нормативные документы
Таблица 3. Внешние нормативные документы
№ п/п | Наименование документа |
1 | Федеральный закон от 01.01.2001 «Об информации, информатизации и защите информации» |
2 | Федеральный закон от 01.01.2001 «О коммерческой тайне» |
3 |
7.2.Внутренние нормативные документы
Таблица 4. Внутренние нормативные документы
№ п/п | Номер документа | Наименование документа |
1 | ||
2 | ||
3 | ||
4 |
8. Контроль версий документа
Номер версии | Дата создания версии | Должность Ответственного за разработку | ФИО Ответственного за разработку | Краткое описание изменений документа |
1 | ||||
2 | ||||
Приложение 2 «Журнал регистрации входящих кд»
Приложение 3 «Журнал регистрации исходящих кд»
Приложение 4 «Журнал регистрации внутренних кд»
Приложение 5 «Журнал учета электронных носителей кд»
Приложение 6 «реестр передачи кд »
Приложение 7 «Журнал регистрации конфиденциальных договоров»
Приложение 8 «Акт приема-передачи конфиденциальных договоров»
Приложение 9 «акт уничтожения кд»
Приложение 10 «акт проверки наличия кд»
Изменение приложений 2-9 согласуется и утверждается в Упрощенном порядке.
