РЕГЛАМЕНТ
ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО УЧЕТА
И КАДРОВОГО ДЕЛОПОИЗВОДСТВА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Используемые термины и сокращения:
РЕГЛАМЕНТ - регламент оказания услуг по ведению кадрового учета и кадрового делопроизводства;
УСЛУГИ - услуги по ведению кадрового учета и кадрового делопроизводства;
ЛНА - локальные нормативные акты организации;
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – документы, издаваемые на основании заключённого трудового договора.
ПЕРСОНАЛ, ЛИЧНЫЙ СОСТАВ – работники организации Заказчика.
ИСПОЛНИТЕЛЬ – консалтинговая компания «ПономаревКонсалт».
ЗАКАЗЧИК – организация-заказчик услуги по ведению кадрового учета и кадрового делопроизводства.
СТОРОНЫ – Заказчик и Исполнитель.
2. Статус Регламента.
2.1. Настоящий Регламент определяет условия, на которых Исполнитель оказывает Заказчику услуги по ведению кадрового делопроизводства и кадрового учета, а также иные сопутствующие услуги. В своей деятельности Исполнитель руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами, подзаконными актами, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти, регламентирующими трудовые отношения.
2.2. Отношения Сторон, вытекающие из настоящего Регламента или в связи с ним, регулируются действующим законодательством РФ.
II. УСЛУГИ ИСПОЛНИТЕЛЯ
3. В соответствии с Регламентом Исполнитель принимает на себя обязательства оказать Заказчику за вознаграждение услугу, в объеме, на условиях и в порядке, предусмотренных настоящим Регламентом:
3.1. создание системы работы с документами по личному составу
- ежегодная разработка номенклатуры дел по личному составу;
- разработка образцов бланков документов по личному составу, включая личные заявления работников;
- заведение книг (журналов) регистрации документов по личному составу;
- оформление регистрационных книг (журналов) документов по личному составу;
- оформление законченных производством дел по личному составу.
3.2. ознакомление работников с локальными нормативными актами;
3.3. заполнение трудовых договоров, подготовка соглашений о внесение изменений в трудовой договор и о расторжении трудового договора;
3.4. подготовка приказов по личному составу:
- о приеме на работу;
- о переводе;
- о предоставлении отпуска;
- о внесении изменений в условия трудового договора, в том числе об изменении персональных данных работника, об изменении режима работы;
- о поощрении;
- о привлечении к сверхурочной работе;
- об установлении надбавок;
- о совмещении профессий (должностей);
- о прекращении трудового договора.
3.5. подготовка иных документов:
- командировочное удостоверение;
- записка-расчет при предоставлении отпуска;
- записка-расчет при прекращении трудового договора.
3.6. заведение и заполнение личных карточек по форме Т-2;
3.7. учет, заведение и заполнение трудовых книжек работников;
3.8. подготовка уведомлений работникам:
- уведомление о предстоящем увольнении;
- уведомление о сокращении штата;
- уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;
- уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;
- уведомление о получении трудовой книжки;
3.9.изготовление копий документов (трудовая книжка, приказы по личному составу), связанных с работой (по заявлению работников);
3.10. подготовка различных списков работников;
3.11. выдача работникам справок, связанных с работой.
3.12. Приведенный в настоящем разделе список услуг Исполнителя, оказываемых Заказчику, не является исчерпывающим. В случаях, предусмотренных законодательством РФ и дополнительным соглашением Сторон, Исполнитель оказывает Заказчику иные услуги по ведению кадрового учета и кадрового делопроизводства.
4. Результатом оказания услуги является получение Заказчиком:
- информации по вопросам кадрового учета;
- рекомендаций по вопросам организации кадрового учета;
- документы, оформленные согласно требованиям законодательства.
III. ОБОРУДОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА
5. Услуги могут оказываться на территории Заказчика, на территории Исполнителя, или в смешанном режиме.
6. Если Исполнитель оказывает услуги на территории Заказчика, то Заказчик обязуется обеспечить беспрепятственный доступ Исполнителя в служебные помещения Заказчика. На территории Заказчика оборудуется рабочее место по следующим параметрам:
- соблюдение требований санитарно-гигиенических условий;
- письменный стол;
- стул;
- компьютерная техника, с доступом к сети Интернет;;
- принтер;
- копир;
- запираемые шкафы для хранения документов по личному составу;
- канцтовары (бумага, скоросшиватели, регистры, файлы, ручки, карандаши, линейки, клей ПВА, бумага для записей, степлер, дырокол, шило, нитки, иголка и др.);
- печати и штампы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства;
- уничтожитель для бумаг.
7. Если Исполнитель оказывает услуги на своей территории, то оборудование рабочего места осуществляется за счет Исполнителя.
8. В смешанном режиме определяются дни недели или события, когда Исполнитель должен присутствовать на территории Заказчика.
9. Заказчик обязан предоставлять Исполнителю сведения, документы, полномочия, необходимые для выполнения им своих обязательств, в соответствии с письменными и устными запросами Исполнителя
IV. ПРАВИЛА И СПОСОБЫ ОБМЕНА
СООБЩЕНИЯМИ И ДОКУМЕНТАМИ
10. В целях исполнения условий настоящего Регламента, Заказчик определяет уполномоченных лиц из числа работников для:
- постановки задач перед Исполнителем;
- подписания документов;
- ведения переговоров,
- уточнения информации;
- обмена информацией и документами.
11. В целях исполнения условий настоящего Регламента Исполнитель определяет уполномоченных лиц из числа работников для:
- ведения переговоров;
- уточнения информации;
- выполнения поставленных задач;
- обмена информацией и документами.
12. Обмен любыми сообщениями между Заказчиком и Исполнителем осуществляется с соблюдением следующих принципов:
- обмен сообщениями осуществляется способом (способами), согласованными Сторонами в порядке, установленном настоящим Регламентом;
- обмен сообщениями осуществляется только через уполномоченных лиц;
- сообщения могут направляться только в соответствии с адресными данными (иными данными, используемыми для обмена сообщениями) Сторон, зафиксированными в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
13. Сообщения, направленные с нарушением перечисленных выше принципов, не имеют юридической силы и не порождают правовых последствий.
14. Обмен сообщениями между Заказчиком и Исполнителем может производиться следующими способами:
- путем предоставления оригиналов письменных сообщений на бумажных носителях лично, посредством почтовой связи или с нарочным;
- путем обмена факсимильными сообщениями;
- путем обмена устными сообщениями по телефону;
- путем обмена электронными документами и иными сообщениями с использованием системы удаленного доступа, предусмотренной Регламентом и/или приложениями к нему, а также в случаях, прямо предусмотренных Регламентом, с использованием электронной почты.
15. При обмене оригиналами письменных сообщений на бумажных носителях между Исполнителем и Заказчиком применяются следующие общие обязательные правила:
15.1. любое такое письменное сообщение может быть представлено Исполнителю лично уполномоченным лицом, направлено с нарочным или посредством почтовой связи;
15.2. обмен такими письменными сообщениями может производиться только по месту нахождения Заказчика или Исполнителя, либо по месту нахождения уполномоченных лиц Сторон.
15.3. Во всех случаях письменные сообщения должны быть подписаны Заказчиком или Исполнителем и оформлено в соответствии с требованиями, установленными для документов данного вида.
16. При получении одной из Сторон сообщения по средствам электронной почты, Стороне-отправителю направляется подтверждение получения сообщения.
17. На электронное сообщение Сторона-получатель должна ответить не позднее следующего рабочего дня.
V. ФОРМЫ, МЕТОДЫ И ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГ
18. Исполнитель представляет Заказчику следующую информацию об оказываемых услугах:
- требования законодательства по данному вопросу;
- требования к оформлению документации по кадровому учету;
- о последствиях принятых решений.
19. Исполнитель обязан оказать услуги, качество которых соответствует обязательным требованиям нормативных документов и условиям заказа.
20. Исполнитель обязан предоставить Заказчику возможность контроля оказываемых услуг.
21. Наряду с оказанием услуг, определенных Договором, Исполнитель вправе предложить Заказчику другие возмездные услуги.
22. Исполнитель не вправе без согласия Заказчика выполнять дополнительные услуги за плату.
23. При нарушении сроков оказания услуг Заказчик вправе по своему выбору:
- назначить исполнителю новый срок;
- потребовать уменьшения цены за оказываемую услугу;
- отказаться от исполнения договора об оказании услуги.
24. Требования Заказчика не подлежат удовлетворению, если исполнитель докажет, что нарушение сроков оказания услуги произошло вследствие непреодолимой силы или по вине Заказчика.
25. Заказчик при обнаружении недостатков оказанной услуги вправе по своему выбору потребовать:
- безвозмездного устранения недостатков оказанной услуги;
- соответствующего уменьшения цены оказанной услуги;
26. Заказчик вправе отказаться от исполнения договора об оказании услуги и потребовать полного возмещения убытков, если в установленный указанным договором срок недостатки оказанной услуги не устранены исполнителем. Заказчик также вправе отказаться от исполнения договора об оказании услуги, если им обнаружены существенные недостатки оказанной услуги или иные существенные отступления от условий договора.
Заказчик вправе в любое время отказаться от заказанной им услуги при условии оплаты исполнителю фактически понесенных расходов, связанных с исполнением обязательств по договору.
27. Исполнитель вправе отказаться от выполнения услуги, если Заказчик поручает Исполнителю задание, выходящее за рамки полномочий Исполнителя, и/или характер запрашиваемых Заказчиком услуг не соответствует специализации Исполнителя, и/или квалификации Исполнителя. Отказ от оказания услуг должен быть обоснован и предоставлен не позднее 2 дней с момента получения задания Заказчика.
28. При подготовке документов по личному составу, имеющих унифицированную форму, Исполнитель руководствуется Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
29. При подготовке документов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, исполнитель руководствуется стандартами делопроизводства Заказчика, а при отсутствии таких стандартов - Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
30. При автоматизации кадрового учета Исполнитель оказывает услуги по ведению кадрового учета в регламентированном учете программы 1С: Предприятие конфигурация «Зарплата и Управление персоналом», являющейся собственностью Заказчика. Ввод начальных данных, настройка программы, ведение управленческого учета является дополнительной услугой и определяется дополнительным соглашением Сторон.
31. При создании системы работы с документами по личному составу Исполнитель руководствуется Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
31.1. система документов по личному составу создается на бумажных носителях и в электронном виде.
31.2. Исполнитель обязан передать Заказчику все документы по личному составу, подготовленные в электронном виде.
32. При работе с трудовыми книжками работников Заказчика, Исполнитель руководствуется Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках, Постановлением Минтруда России «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Приказом Минфина РФ н «О трудовых книжках». Пересылка трудовых книжек работникам почтовым отправлением осуществляется за счет средств Заказчика. Вид почтового отправления оговаривается при отправке корреспонденции.
33. Ознакомление работников с документами по личному составу под роспись является обязанностью Заказчика.
34. Сроки подготовки документов по личному составу:
34.1. график отпусков подготавливается не позднее 10 декабря, утверждается не позднее 14 декабря;
34.2. трудовые договоры подготавливаются не позднее дня начала трудовых отношений.
34.3. приказы о приеме на работу подготавливаются не позднее дня начала трудовых отношений;
34.4. приказы о предоставлении отпуска:
- подготавливаются не позднее 14 дней до начала отпуска, при предоставлении ежегодного отпуска согласно графику отпусков;
- не позднее дня, следующего за подачей заявления и дня начала отпуска, при предоставлении отпусков иных видов.
34.5. приказы об увольнении подготавливаются не позднее дня, следующего за оформлением документов, являющихся основанием для издания приказа о прекращении трудового договора;
34.6. иные виды приказов подготавливаются не позднее дня, следующего за оформлением документов, являющихся основанием для издания приказа.
34.7. уведомления работникам подготавливаются в сроки, установленные трудовым законодательством для данного вида уведомлений.
35. трудовые книжки заводятся на работников, проработавших в организации Заказчика более 5 дней. Выдаются трудовые книжки в последний день работы, за исключением случаев, когда работник не явился за получением трудовой книжки по месту нахождения Заказчика и трудовая книжка направляется работнику по почте.
36. Заказчик не вправе осуществлять мероприятия по личному составу без оформления соответствующих документов. Заказчик обязан ставить в известность Исполнителя обо всех намеченных изменениях по личному составу в срок, достаточный для подготовки необходимых документов.
37. Заявления работников Заказчик обязан направить Исполнителю в день подачи заявления.
38. При решении спорного вопроса по личному составу или вопроса, не урегулированного законодательством, Исполнитель ставит в известность Заказчика о ситуации, предлагает варианты решения и разъясняет последствия решений. Исполнитель не вправе самостоятельно принимать решение по спорному вопросу. Во всех случаях принятия решений Исполнитель руководствуется интересами Заказчика.
VI. ОТЧЕТНОСТЬ
39. Исполнитель ежемесячно представляет Заказчику акт выполненных работ.
40. По требованию Заказчика Исполнитель представляет различную отчетность по кадровому учету в установленные сроки.
VII. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
41. Исполнитель обязуется соблюдать требования законодательства по защите персональных данных работников организации Заказчика.
42. Исполнитель обязуется хранить в тайне коммерческую, финансовую и иную конфиденциальную информацию, полученную от Заказчика при оказании услуг.
43. Исполнитель несет ответственность за соответствие оказанных услуг по настоящему договору требованиям трудового законодательства Российской Федерации, в виде:
- штрафных санкций, наложенных на Заказчика при проверке исполнительными органами и учреждениями тех документационных блоков, которые по условиям настоящего договора формировались и оформлялись в соответствии с консультациями Исполнителя;
- обязанности исправить все допущенные при оказании услуг ошибки (если таковые имелись) безвозмездно.
44. В остальных случаях за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей по настоящему договору стороны несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ.
45. Стороны освобождается от ответственности за частичное или полное неисполнение требований настоящего Регламента, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, которые стороны не могли ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами или следствием действия (бездействия) другой стороны.
46. Все споры и разногласия, возникающие в процессе исполнения настоящего Регламент, разрешаются Сторонами путем переговоров.
47. Положения настоящего Регламента могут быть изменены или дополнены только на основании письменного соглашения между Заказчиком и Исполнителем, оформленного в качестве дополнительного соглашения к настоящему Регламенту, подписанного уполномоченными представителями Сторон.
Заказчик ________________________ | Исполнитель _________________________ |
