Примерная инструкция по делопроизводству в редакциях районных газет, издательских домах (стр. 7 )

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

Научные отчеты по темам;

Нормы расходов материалов;

Планово-финансовые документы;

Печатные издания (брошюры, журналы, неправительственные бюллетени);

Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты;

Прейскуранты;

Претензии;

Программы конференций, совещаний;

Рекламные материалы (проспекты, извещения, плакаты, листовки и т. п.);

Технические условия;

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

Сводки и информации, присланные для сведения;

Учебные планы, программы;

Формы и бланки (кроме бланков строго учета и отчетности).

Приложение

к п. 4.1.1

Форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

Входящий № и дата регистрации	Исходящий № и дата получения документа	От кого поступил документ	Количество листов и экземпляров
1	2	3	4

Краткое содержание ______________________________________________

________________________________________________________________

Резолюция руководителя, дата ______________________________________

_________________________________________________________________

Оборотная сторона

Дата передачи на выполнение	Срок исполнения	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ	Дата и индекс ответа
1	2	3	4	5	6	7

Отметка о контроле и исполнении (напоминание исполнителю) __________

Кем и когда документ снят с контроля ________________________________

_________________________________________________________________

Приложение

к п. 4.1.1

Журнал регистрации поступающих документов

Дата поступления	Регистрационный номер	Название вида	Корреспондент (автор) документа	Дата и регистрационный номер документа	Заголовок или краткое содержание документа	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Форма журнала регистрации поступающих документов

Приложение

к п. 4.1.1

Журнал регистрации отправляемых документов

Дата отправления	Регистрационный номер	Адресат	Заголовок (краткое содержание документа)	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6

Форма журнала регистрации отправляемых документов

Приложение

к п. 4.1.1

Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

(граф журнала)

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Дата поступления	Дата поступления документа в организацию переносится с регистрационного штампа
Регистрационный номер документа (индекс) поступления	Индекс, присвоенный документу организацией - получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица)–корреспондента. Допускается применение сокращенного названия учреждения
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией - автором: число, месяц, год арабскими цифрами
Регистрационный номер документа (индекс) документа	Индекс, присвоенный документу организацией - автором, переносится с поступившего или отправляемого документа
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа
Заголовок документа или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция	Переносится с документа основное содержание поручения, исполнитель, автор и дата резолюции
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении	Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа
Местонахождение документа	Индекс дела, в котором находится документ в соответствии с номенклатурой дел

Приложение

к п. 5.5.7

Примерная форма сводки учета объема документооборота

Должностные лица и структурные подразделения	Поступившие	Отправленные	Внутренние
по группам документов	по корреспондентам	по группам документов	по корреспондентам	по группам документов

Приложение

к п. 6.1

Журнал регистрации обращений граждан

Регистрационный номер	Фамилия, имя, отчество, место работы или место жительства	Краткое содержание запроса	Кому направлен документ на исполнение, срок исполнения	Кем исполнено, дата возврата	Каткое содержание ответа	Дата отправки ответа, индекс дела, где находится документ и копия ответа
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнала регистрации обращений граждан

Приложение

к п. 6.1

Журнал регистрации устного приема граждан

№ п/п. и дата приема	Должность, фамилия и инициалы ведущего прием	Фамилия, имя, отчество, место работы и место жительства	Краткое содержание заявления	Кому, когда и что поручено по заявлению	Кому поручен контроль за исполнением	Какие меры приняты по заявлению и дата ответа заявителю
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнала регистрации устного приема граждан

Приложение