ПРОБЛЕМА ЭФФЕКТИВНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО
ХОЗЯЙСТВА РБ
,
ФГБОУ ВПО Башкирский государственный аграрный университет, г. Уфа
Автоматизация управленческого документооборота и делопроизводства в государственных органах направлены на ускорение согласования и утверждения документов, использование электронной подписи, ограничение доступа к конфиденциальной информации, контроль выполнения задач каждого работника, а также использование быстрого доступа к любому утвержденному документу.
Для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства была разработана система БОСС-Референт, которую ввели в 1996 году. На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более пользователей, и в компании МТС - система объединяет болеесотрудников [3].
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании.
В данной статье будут рассмотрены проблемы использования системы БОСС – Референт в Министерстве сельского хозяйства РБ.
Министерство сельского хозяйства Республики Башкортостан является республиканским органом исполнительной власти, осуществляющим в пределах своей компетенции, в соответствии с Законом «О развитии сельского хозяйства» РБ и Положением о Министерстве сельского хозяйства, государственную аграрную политику и управление в сфере агропромышленного комплекса республики/
Министерство осуществляет свою деятельность под общим руководством Президента Республики Башкортостан и непосредственным руководством и контролем Правительства Республики Башкортостан.
В своей деятельности Министерство руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Республики Башкортостан, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Республики Башкортостан, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Башкортостан, а также Положением о Министерстве.
Министерство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами государственной власти Республики Башкортостан, органами местного самоуправления в Республике Башкортостан, общественными объединениями и иными организациями по вопросам, отнесенным к ведению Министерства.
Финансирование деятельности Министерства осуществляется за счет средств бюджета Республики Башкортостан [1].
Систему БОСС – Референт Министерство начало использовать как основную программу электронного документооборота и делопроизводства в апреле 2012 года [2]. До этого работала система электронного документооборота «Дело». В связи с переходом большинства государственных органов на новую систему для эффективной работы были произведены изменения и в работе Министерства сельского хозяйства РБ. Нововведения оставили прежние положительные возможности (повышение качества оказания государственных услуг; улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости; повышение прозрачности и открытости деятельности; снижение расходов на обеспечение работы органов власти), а также позволили организовывать согласованную работу Министерства с государственными и муниципальными органами власти.
Кроме положительных сторон использования автоматизированных систем делопроизводства в Министерстве сельского хозяйства РБ, а также и в других органах власти, существуют и проблемы во внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства. Это такие проблемы, как консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота довольно часто встречаются и требуют обособленного решения для эффективной работы государственного аппарата. Если говорить о них конкретнее, то стоит отметить, что неумение пользоваться нововведенной программой «БОСС-Референт» приводит к сбою работы в отделах Министерства, т. к. государственные служащие не до конца освоили технологию пользования новой системой. Также особо можно выделить такую проблему, что не все специалисты знакомы с программой «БОСС-Референт», т. к., зачастую, для уменьшения объема своей работы поручают всю работу в системе младшим специалистам. Впоследствии, если их подчиненные уходят в отпуск, специалисты по причине неумения пользоваться программой не могут выполнить работу всего отдела. Все это влечет за собой приостановление деятельности подразделения, а затем и всего Министерства, что негативно сказывается на работе всего государственного аппарата Республики Башкортостан.
Выявленные проблемы не стоит оставлять нерешенными. Таким образом, мы считаем, что руководству Министерства сельского хозяйства РБ необходимо поставить перед собой задачу улучшить навыки пользования системой «БОСС - Референт». Для этого нужно организовывать обучение в нерабочее время, а также проводить встречи сотрудников со специалистами на собраниях. Помимо этого, стоит мотивировать государственных служащих, для того, чтобы привлечь их к самообучению. Все эти мероприятия позволят повысить квалификацию всех сотрудников Министерства, тем самым благодаря системе «БОСС-Референт» организовать эффективную работу с договорами, сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным, автоматизировать документооборот Министерства, обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей, повысить эффективность работы с обращениями, реализовать возможность коллективной работы.
Список литературы
1) Положение о Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан [Электронный ресурс]: от 01.01.2001г.: // СПС «Консультант Плюс ». Версия Проф.
2) Сайт Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан: [Электронный ресурс] / Режим доступа: *****
3) Сайт системы БОСС-Референт: [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www. *****/
