УТВЕРЖДАЮ
Директор _________.»
____________
«___»_______________
ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему в ………….» подготовки и качественного оформления документов по кадровому делопроизводству, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.
1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ………………».
1.3. Работа по учету персонала осуществляется в соответствии с Конституцией Украины, Законами Украины, Кодексом законов о труде, Постановлениями Верховной рады Украины, указами и распоряжениями Президента Украины, Постановлениями Кабинета Министров Украины, нормативными документами Министерства труда и социальной политики Украины.
1.4. Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:
· распорядительные документы по личному составу;
· учетные документы по кадрам.
К распорядительным документам по личному составу относятся приказы руководителя предприятия о:
· приеме, переводе и увольнении работников;
· предоставлении отпусков;
· поощрениях и взысканиях;
· внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, изменение записей и т. д.).
К учетным документам по кадрам предприятия относятся:
· личная карточка;
· личное дело;
· штатно-должностная книга;
· алфавитная книга;
· книга учета движения трудовых книжек;
· график отпусков;
· книга (журнал) учета отпусков.
2. Регистрация документов
2.1. Кадровые приказы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.
2.2. Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, предоставление отпуска) обязательно регистрируются в журнале регистрации приказов, в которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ.
2.3. Для индексации к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав), «О» (отпуск).
3. Порядок документирования приема на работу
3.1. При приеме на работу работник должен предъявить:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
· страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
· мед. справка о профосмотре;
3.2. При приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
3.3. Работник заполняет личный листок по учету кадров или анкету. Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.
3.4. Работник подписывает заполненную анкету и ставит дату. Инспектор отдела кадров, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.
3.5. На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
3.6. В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия труда сотрудника, занимаемая должность.
К обязательным условиям, без достижения соглашения по которым трудовой договор не может быть заключен, относятся соглашения:
· о работе по одной или нескольким специальностям (должностям) соответствующей квалификации;
· о месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение);
· о сроке действия и виде трудового договора;
· об условиях оплаты труда.
Согласно статье 26 КЗоТ Украины при заключении трудового договора может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев.
В соответствии со статьей 23 КЗоТ Украины трудовые договоры заключаются:
· на неопределенный срок, т. е. на постоянную работу;
· на определенный срок, не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Фактом приема на работу является подписание трудового договора — документа, который фиксирует согласие сторон на установление трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник. В случае возникновения конфликтной ситуации письменная форма трудового договора будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.
3.7. Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора, и оформляется в отделе кадров на всех работников. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора, на основании приказа сотрудник отдела кадров заполняет личную карточку и делает соответствующие записи в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный ему документ. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
3.8. При приеме на работу инспектор отдела кадров обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, с условиями труда на рабочем месте, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
3.9. Инженер по охране труда в первый рабочий день обязан провести первичный инструктаж по технике безопасности и по противопожарной профилактике с отметкой в соответствующих журналах.
4. Порядок оформления увольнения
4.1. Приказ о прекращении трудового договора применяется при увольнении работника и оформляется сотрудником отдела кадра в двух экземплярах и подписывается начальником структурного подразделения и руководителем предприятия, один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия осуществляет расчет с работником.
4.2. Причины увольнения могут быть:
· по собственному желанию работника (на основании поданного работником личного заявления);
· в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок;
· по инициативе работодателя.
4.3. Увольнение по собственному желанию производится на основании статьи 38 КЗоТ Украины. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.
4.4. Увольнение работника по инициативе работодателя может быть связано со следующими причинами:
- сокращение штата; несоответствие работника занимаемой должности; неисполнение обязанностей; прогулы без уважительных причин; появление на работе в состоянии алкогольного или токсического опьянения; восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу,
· грубые нарушения обязанностей и пр. (согласно КЗоТ Украины).
4.5. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения согласно нормам КЗоТ Украины. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и личном деле.
4.6. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка, акты) и копия приказа об увольнении.
4.7. Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).
4.8. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, и произвести с ним окончательный расчет.
4.9. Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.
5. Порядок оформления перемещения
5.1. Перевод сотрудника на другую работу осуществляется, как правило, с его письменного согласия.
5.2. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. При производственной необходимости или в случае простоя согласие работника на перевод не требуется. Основанием для перевода работника являются: докладные записки руководителей структурных подразделений; приказы по основной деятельности; акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.
5.3. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ Украины), изменение оплаты труда (если оно возникает).
5.4. Приказ о переводе на другую работу (должность) визируется руководителями структурных подразделений предыдущего и нового места работы и подписывается руководителем предприятия.
5.5. Изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2, в лицевой счет по заработной плате.
6. Порядок предоставления отпуска
Приказ о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются работнику в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, трудовым договором, графиком отпусков. Данный приказ оформляется в двух экземплярах и подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем предприятия, один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию.
На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия делает расчет отпускных.
При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием количества дней отпуска делается отметка "без оплаты".
7. Учетные документы
7.1. К учетным документам по кадрам предприятия относятся:
· личная карточка;
· личное дело;
· штатно-должностная книга;
· алфавитная книга;
· книга учета движения трудовых книжек;
· график отпусков;
· книга (журнал) учета отпусков.
7.2. Личная карточка по форме № Т-2 ведется на всех работников предприятия и заполняется на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании учебного заведения, при этом все записи приводятся без сокращений. На лицевой стороне карточки указываются полное наименование предприятия, пол работника, номер личной карточки, табельный номер, а в графе "алфавит" - начальная буква фамилии работника. Личные карточки комплектуются в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения – по фамилиям работников в алфавитном порядке. Записи в личной карточке заверяются подписями работника.
7.3. Личное дело ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия. В личном деле находятся:
· опись документов;
· заявление о приеме на работу;
· приказ о приеме на работу (копия);
· копии документов об образовании;
· копии свидетельств о рождении детей;
· копия трудового договора и т. д.
По мере издания приказов они накапливаются в личном деле в хронологическом порядке. Личные дела работников хранятся как секретные документы предприятия. К ним могут иметь доступ только определенные должностные лица, круг которых ограничен и определяется распоряжением директора предприятия.
7.4. Штатно-должностная книга ведется на основании штатного расписания предприятия для отслеживания вакантных должностей и, как правило, заполняется карандашом.
7.5. Алфавитная книга ведется на всех работников предприятия с указанием Ф. И.О работников предприятия в алфавитном порядке, места работы и должности, а также №№ всех приказов по каждому работнику.
7.6. Книга учета движения трудовых книжек по форме № П-10, в которой регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные трудовые книжки и вкладыши к ним. Кроме того, в этой книге указываются данные о выдаче трудовых книжек работникам при их увольнении, причем при такой выдаче работники должны поставить подпись и дату получения трудовой книжки.
7.7. График отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" составляется в начале года на каждом предприятии для предоставления основных и дополнительных отпусков, утверждается директором предприятия до 5 января текущего года.
7.8. Журнал учета отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен вестись на каждом предприятии с указанием в ней номера приказа, которым работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а также даты начала и окончания отпуска.
8. Оформление трудовых книжек
8.1. Согласно статье 48 КЗоТ Украины трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию работника запись в трудовую книжку может производиться.
8.2. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.
8.3. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками КЗоТ Украины.
8.4. В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.
При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).
8.5. Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.
Раздел Сведения о работе представляют собой таблицу из 4 граф: графа 1 – # записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 – на каком основании внесена запись (документ, его дата и номер).
8.6. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
8.7. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров, самого работника и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
8.8. Если работник выходит на пенсию, то производится на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжек, по данным личной карточки и трудовой книжки – уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного, регистрация заявления работника, консультации уходящего на пенсию, запись в заявлении о предоставляемых документах, заполнение и подпись Представления, комплектование документов для представления в органы социального обеспечения, запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.
В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе «Ведение о назначении пенсии».
8.9. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен.
8.10. Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
8.11. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись.
8.12. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки.
Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.
8.13. В целях обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Ответственность за хранение трудовых книжек возлагается на начальника отдела кадров предприятия.
9. Оперативное хранение документов
9.1. Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом), подшиваются в специальные папки, оформленные в установленном порядке, пронумерованные, прошнурованные, подписанные руководителем и заверенные печатью предприятия.
9.2. Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке.
9.3. Приказы и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив. Такой же порядок соблюдается и при ликвидации предприятия.
9.4. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
9.5. Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.
9.6. Ответственность за сохранность документов несет начальник отдела кадров.
10. Личные дела
10.1. Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
10.2. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
10.3. На документы личного дела составляется внутренняя опись.
11. Оформление документов воинского учета
11.1. Основным нормативно-правовым документов, регламентирующим учет военнообязанных и призывников является Закон Украины «Об общей воинской обязанности и воинской службе» от 01.01.01 года (с изменениями). Персональный учет военнообязанных и призывников ведется на предприятии.
11.2. Учет военнообязанных и призывников из числа инженерно-технических работников, рабочих, служащих, студентов и учеников на предприятии осуществляется по утвержденной Министерством статистики Украины личной карточке типовой формы № Т-2, в которой раздел II заполняется данными о воинском учете.
11.3. При заполнении раздела II личных карточек на солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса необходимо придерживаться таких требований:
· в строке «Группа учета» проставляется «НВО» (наземно-воздушная оборона), «ВМС» (Военно-Морские силы), «МВД» («Министерство внутренних дел»), «СБУ» (Служба безопасности Украины) (п. 22 военного билета);
· в строке «Состав» – солдаты, матросы, сержанты, старшины, мичманы, прапорщики (п. 23 военного билета);
· в строке «Военное звание» – звание (п. 19 военного билета);
· в строке «Военно-учетная специальность №» записывается номер военно-учетной специальности и ее кодовое обозначение (п. 24, 25 военного билета);
· в строке «Пригодность к службе» указывается «строевой», если в военном билете отсутствует запись о состоянии здоровья или имеется отметка о пригодности к строевой службе; «Непригодный в мирное время, пригодный к нестроевой в военное время за гр.___ № _________», если в военном билете есть об этом запись со ссылкой на соответствующие статью и приказ Министра обороны Украины;
· в строке «Наименование военкомата по месту жительства» указывается наименование военкомата, в котором военнообязанный находится на военном учете. Если военнообязанный находится на учете в исполкоме сельского (поселкового) Совета, то указывается наименование военкомата, которому подотчетен учетный орган;
· в строке «Находится ли на специальном учете» карандашом проставляют серию и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня, пункта и раздела перечня (постановления), по которым оформлено бронирование военнообязанного, а также дату оформления отсрочки военным комиссариатом.
11.4. Сведения о воинском учете генералов, адмиралов, офицеров запаса (далее – офицеры запаса) заполняются в таком же порядке, за исключением:
· строка «Группа учета» не заполняется;
· в строке «Категория учета» есть разряд запаса в соответствии с записью в военном билете офицера запаса;
· в строке «Состав» записывают профиль (командный, инженерный, технический, юридический, медицинский, ветеринарный);
· в строке «ВУС» записывается шестизначное цифровое обозначение (согласно с соответствующим пунктом военного билета офицера запаса);
· строка «Пригодность к воинской службе» на офицеров запаса, которые находятся на военном учете, не заполняется. На офицеров запаса, снятых с воинского учета, эта строка заполняется на основании записей в военном билете.
11.5. В личных карточках лиц, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе Вооруженных Сил Украины, по указанию военного комиссариата после 1 января вычеркиваются данные о военном учете и делается отметка: «Снят с исключением из военного учета за возрастом».
12. Учет и использование рабочего времени
12.1. Для учета использования рабочего времени применяются табели, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 г., № 000.
12.2. Табель представляет собой поименный список всех работников отдела, службы и другого структурного подразделения предприятия с отметками против каждой фамилии об использовании рабочего времени и ведется отдельно для каждого подразделения.
В табеле регистрируется отработанное время и отклонения от нормальной продолжительности дня (из-за болезни, командировок, прогулов, простоев, часов сверхурочной работы и пр.). При этом основанием для отметок в табеле о времени, не отработанном по уважительным причинам, являются листки нетрудоспособности, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, командировочные удостоверения и другие документы.
12.3. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров.
12.4. Оформленный надлежащим образом табель учета использования рабочего времени заверяется подписями лиц, ответственных за заполнение, и в установленный срок передается в бухгалтерию предприятия для начисления заработной платы.
13. Подготовка документов к сдаче в архив
13.1. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения документов».
13.2. Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.
13.3. Дела, отобранные на архивное хранение, необходимо оформить надлежащим образом:
· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке;
· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом;
· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
· на наиболее важные документы составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела;
· переплести дело или прошить его в четыре прокола;
· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
13.4. Дела временного хранения (до 10 лет) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов.
13.5. На каждую группу дел составляются отдельные описи (напр., опись № 1 л/с)
Опись составляется на документы одного года. В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
13.6. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.
13.7. Акты и описи рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
13.8. После передачи дел в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками предприятия.
13.9. Документы долговременного и постоянного хранения предприятия могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.
