4.2.2 Основные поисковые и сервисные возможности
Можно выделить три основных вида поиска в компьютерных справочных системах:
- поиск по реквизитам документов;
- полнотекстовый поиск;
- поиск по специализированным классификаторам.
Современные СПС предоставляют возможность эффективно работать с любым из этих видов поиска. Возможности мгновенного поиска с помощью комплекса поисковых инструментов - действительно совершенно новый уровень работы с информацией, который обеспечили компьютерные технологии.
Важнейшее свойство программных технологий заключается в том, что они позволяют не просто в сотни раз быстрее искать конкретный фрагмент текста документа по тому или иному признаку, но и одновременно сочетать несколько поисковых инструментов. Это свойство позволяет прекратить споры о том, какой вид поиска более удобен и точен.
В действительности каждый вид поиска имеет свои достоинства и недостатки, преимущества и ограничения при использовании. Оптимальный же результат может быть получен только при сочетании различных видов поиска и их параллельном использовании. Проанализируем каждый из этих видов поиска более подробно.
4.2.3 Организация поиска документов в системах "КонсультантПлюс"
Одной из причин, по которой системы "КонсультантПлюс" используются как опытными, так и начинающими пользователями, является легкость и простота в работе, системы "КонсультантПлюс" представляют богатейшие возможности для поиска документов и анализа законодательства, интуитивно понятные принципы общения с системой позволяют даже неподготовленному пользователю освоить базовые операции работы с системой после непродолжительного времени.
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать запрос - заполнить некоторые поля Карточки реквизитов. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если же какое-то поле Карточки реквизитов не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Например, поиск по пустой Карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, включающего все документы информационного банка.
Указанная особенность вовсе не означает необходимость заполнять все поля Карточки реквизитов. Наоборот, для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.
При заполнении полей Карточки реквизитов следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки реквизитов. В ней содержится информация о количестве документов из информационной базы, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Как уже было сказано, нужно стараться заполнять не более двух-трех полей. Информационная строка поможет принять решение: или сформировать список найденных документов, или уточнить запрос.
Методика организации поиска
Необходимо различать два вида поиска.
Поиск конкретного документа. В этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа: вид документа, принявший орган, примерное название, примерная дата принятия, реже (но это самый хороший вариант) - номер документа.
При таком виде поиска следует начинать с введения тех данных о документе, в правильности которых мы наиболее уверены. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу, по информационной строке в нижней части Карточки реквизитов. Если нужный документ не находится, то варьируются данные запроса. Наличие же точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Поиск информации по определенному вопросу надо начинать с максимально широкого запроса и использовать тематический поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обязательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости слов, делать перестановку слов в словосочетаниях.
Сформировав список документов по тому или иному варианту запроса, полезно изучить имеющиеся в этих документах ссылки на другие документы.
Здесь снова можно провести аналогию с поиском нужной литературы в библиотеке.
В случае поиска конкретного документа мы, если необходимо, справляемся по алфавитному каталогу для уточнения реквизитов, осуществляя поиск в нем по предполагаемым реквизитам (автору, названию, номеру, году издания и т. д.).
В случае же поиска не отдельного документа, а литературы по какому-то конкретному вопросу мы обращаемся к систематическому каталогу и формируем предполагаемый список литературы, исходя из нужной тематики.
Резюмируя сказанное, еще раз из перечисленных выше случаев:
- при поиске конкретного документа надо внести известные его реквизиты в Карточку. Если сформированный таким образом список будет слишком большим, следует уточнить запрос, например, заполнением поля "Текст документа", используя слова, которые, скорее всего, должны содержаться в тексте документа;
- при поиске документов в целом по какому-либо вопросу (то есть когда реквизиты документов неизвестны, а имеется лишь их общая тематическая направленность) следует начинать с максимально широкого запроса, используя поля "Тематика", "Текст документа", "Ключевые слова", а затем рассмотреть различные варианты уточнения запроса и сужения списка найденных документов.
4.2.4 Краткий алгоритм работы с системой "КонсультантПлюс"
Поиск документа
Поисковые возможности систем КонсультантПлюс позволяют найти документ или подборку документов по любым характеристикам: от официальных реквизитов документов до отдельных слов, встречающихся в текстах. Поэтому успешно работать с системой могут и юристы-профессионалы, и пользователи без специального юридического образования.
Предусмотренная в системах КонсультантПлюс возможность одновременного использования всех видов поиска позволяет найти все необходимые документы.
Поиск по реквизитам
Заполняется Карточка запроса по одному или нескольким реквизитам:
- тематика документа;
- вид документа;
- принявший орган;
- дата принятия;
- номер документа;
- дата регистрации в Минюсте;
- регистрационный номер присвоенный в Минюсте;
- название документа.
Поиск по тематике
Позволяет найти документ по тематическому рубрикатору, основанному на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства и имеющему четыре уровня детализации (604 рубрики).
Интеллектуальный поиск по текстам документов
При поиске документов, наряду с их реквизитами, можно задавать произвольные слова и словосочетания, встречающиеся в текстах.
Поиск по названию
Позволяет найти необходимый документ по любым словам или словосочетаниям, встречающимся в его названии.
Поиск по ключевым словам
Вспомогательный вид поиска по выбранным специалистами словам, описывающим основные понятия.
Одновременный поиск документов по нескольким базам
Если у пользователя установлено несколько систем КонсультантПлюс, то поиск документов возможен в нескольких базах одновременно.
Формирование собственного рабочего места
Пользователь может самостоятельно сформировать удобное для себя рабочее пространство, используя возможности КонсультантПлюс.
Папки документов
Пользователь может создавать свои собственные постоянные подборки документов по какой-либо проблеме. При этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам. В системах реализованы операции пересечения и объединения папок документов.
Закладки
Закладка представляет собой выделенную строку, которую можно поставить в любом месте документа. Потом по списку закладок пользователь может моментально вернуться в выбранный им документ, в отмеченное закладкой место.
Индивидуальные настройки
По своему вкусу пользователь может выбрать привычный шрифт, цвет и размер.
Работа с текстами
Строка предупреждения
Верхняя часть окна с текстом документа содержит специальную выделенную строку с указанием текущего состояния документа.
Многооконный режим просмотра
Дает возможность одновременного анализа и работы с несколькими документами в разных окнах.
Поиск фрагмента текста
Указав любое слово, словосочетание или символ, можно моментально найти интересующее место в тексте документа.
Справка
Каждый документ снабжен подробной справкой, которая содержит все библиографические реквизиты документа и списки прямых и обратных ссылок с указанием характера юридической взаимосвязи между документами.
Ссылки
Расставленные в текстах документов ссылки позволяют моментально переходить в тексты документов, на которые ссылается законодатель. При этом пользователь попадает именно в ту главу, часть, параграф, статью, к которой относится ссылка.
Печать и запись в файл
Любой фрагмент можно распечатать или записать в файл текст документа. Печать возможна на любом принтере: матричном, струйном или лазерном.
Встроенный редактор для DOS
DOS - версии систем снабжены встроенным редактором, который по всем возможностям работы и оформления документов не уступает промышленным редакторам.
Постоянная подсказка
Вся информация, необходимая для работы с системами КонсультантПлюс, постоянно находится на экране компьютера. Меню избавляет от необходимости запоминать функциональные клавиши.
4.2.5 Преимущества СПС “КонсультантПлюс”.
Опрос, проведенный на крупнейшей российской специализированной выставке “Бухгалтерский учет и аудит ’98” фирмой “Бизнес-Программы-Сервис”, показал, что более 50% бухгалтеров используют в работе справочные правовые системы. Особое внимание посетителей: бухгалтеров, аудиторов, руководителей предприятий - привлекли программные продукты, способные обеспечить комплексную правовую информатизацию бухгалтерии. А это значит: предоставить документы федерального законодательства, акты и постановления местных властей, консультации специалистов. Показательно, что 53% опрошенных специалистов отдали свое предпочтение именно системам “КонсультантПлюс”, включающим всю эту информацию.
Система “КонсультантПлюс” включает все законы и другие нормативные акты по бухучету и налогообложению, ведомственные письма и приказы Министерства финансов и Министерства по налогам и сборам, других ведомств. Кроме того, в систему входят консультации экспертов Минфина, Министерства по налогам и сборам, аудиторских фирм, разъясняющие применение законодательства в практике бухучета и налогообложения. Разработанные на высоком уровне системы “КонсультантПлюс” - единственные в своем классе, признанные компанией Microsoft совместимые с операционной системой Windows. Но все технические достижения реализованы только для того, чтобы работа с системой была простой и понятной. Подсчитано, что примерно после 20 минут предварительного обучения даже неподготовленный пользователь может освоить все базовые операции. Поисково-аналитический аппарат полностью адаптирован к работе бухгалтера.
За время существования в системах “КонсультантПлюс” появилось много полезных новшеств и большинство из них введено по просьбе тех, кто работает с системой. Одновременный поиск по нескольким базам, создание собственных тематических подборок, прямой перенос редактируемых текстов и таблиц в Word и другие редакторы – лишь малая толика тех преимуществ, которые получили пользователи системы.
Пользователь работает в едином информационном пространстве. И ему нет необходимости многократно “открывать” и “закрывать” различные базы. И нормативные документы, и консультации объединены ссылками. То есть, если пользователь столкнулся с какой-то непонятной проблемой, то сначала может получить консультацию. Затем, по ссылкам - все нормативные документы, которые использовал автор. Система дает пользователю возможность не просто слепо последовать совету, но и изучить всю относящуюся к делу нормативную базу.
Новая информация регулярно поступает в систему, доставляется прямо на рабочее место пользователя. Прямые договоры об информационном обмене с 50 федеральными министерствами и ведомствами, с региональными органами власти служат залогом того, что ни один сколько-нибудь важный документ “мимо не пройдет”. Выходит новый документ - и он сразу включается в систему. Если документ вызывает вопросы, вносит серьезные изменения, то в дальнейшем и консультация по нему появляется в системе. Поэтому появление новых нормативных актов, даже если они меняют принципы налогообложения, уже не вызывает шока.
Большинство тех, кто начал работать с системами “КонсультантПлюс”, отмечают, что получили самое главное - уверенность, что все документы и консультации - всегда под рукой. А именно в этом сейчас пользователи видят важнейшее качество справочных систем.
Вывод
Учитывая все указанные выше возможности и преимущества бухгалтерской компьютерной программы “1С:Бухгалтерия” и справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”, можно с уверенностью сказать, что их внедрение и использование значительно облегчит работу бухгалтера Кировской ТЭЦ-3 на исследуемом в дипломной работе участке и позволит рациональнее и эффективнее использовать рабочее время для решения всех учетных задач.
4.3 Определение экономической эффективности автоматизации
учетных задач
Определение экономической эффективности автоматизации учетных задач включает расчет следующих показателей:
- общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
- текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных задач (За);
- годовую экономию от ее использования (Эг);
- срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач, определяются по формуле:
КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр, (18)
где КЗбкп - затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП)
по рыночной цене с учетом удельного веса занятости БКП решением
задач, рассматриваемых в дипломной работе (3250 руб.);
КЗспп - капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы
(СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в
содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (4700 руб.);
КЗн - капитальные затраты на настройку компьютерных программ
(приняты в размере 2 МРОТ);
КЗтех - капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места
пользователя компьютерной программы;
КЗрм - капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя
компьютерной программы;
КЗпр - прочие капитальные затраты, связанные с внедрением
компьютерных программ.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет для архивных копий баз данных, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. (приняты в размере 5 МРОТ).
Капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя компьютерными программами определяются по формуле:
|
КЗрм = , (19)
где S - размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую
оргтехнику и специалист, работающий с помощью компьютера (принят
равным 5 кв. м);
Цпл - рыночная цена 1 кв. м. производственной площади на момент
автоматизации исследуемых задач (условно принята в размере 10 МРОТ);
КЗмеб - капитальные затраты на приобретение специальной мебели,
повышающей производительность и комфортность работы пользователя
компьютерной программы (спецстол под компьютер, принтер и другое
техническое оснащение, вращающееся и катающееся кресло, держатель
листов с информацией и др.) Эти затраты приняты в размере 15% от
рыночной цены компьютера, используемого для решения бухгалтерских задач;
Тм - время использования компьютера в течение года для решения
бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью
приобретенных программных продуктов;
Тоб - общее время использования компьютера в течение года.
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:
Тоб = dS * S * Др * Nм * Кис, (20)
где dS - длительность смены (8 часов);
S - число смен работы компьютера (1 смена);
Др - среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
Nм - число месяцев в году эксплуатации компьютера (12 месяцев);
Кис - средний коэффициент использования компьютера в течение смены
(принят равным 0,9).
По формуле (3)
Тоб = 8 * 1 * 21 * 12 * 0,9 = 1814 (час.).
Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью приобретенных программных продуктов определяется по формуле:
Тм = Вз * Др, (21)
где Вз - время решения исследуемых бухгалтерских задач с помощью
приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня
(6 часов);
Др - количество рабочих дней в году, в течение которых решаются
исследуемые бухгалтерские и аналитические задачи (252 дня).
Тогда по формуле (4)
Тм = 6 * 252 = 1512 (час.).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места пользователя компьютерной программой рассчитываются по формуле:
|
КЗтех = , (22)
где Цком - рыночная цена компьютера модели IBM Intel Pentium 233 MMX на момент покупки программного обеспечения (принимается равной 15000 руб.);
Цтех - рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема определенных моделей, равна 8000 руб.);
Кт - коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств (принят равным 0,01);
Киз - коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники. Так как приобретается новая вычислительная техника, то Киз=0.
По формуле (5)
|
КЗтех = = 19363 (руб.).
По формуле (2)
|
КЗрм = = 5355 (руб.).
Тогда по формуле (1)
КЗа = 3250 + 4700 + 167 + 19363 + 5355 + 417 = 33252 (руб.).
Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач и их состав представлены в таблице 9.
Таблица 9 – Капитальные затраты на автоматизацию учетных задач
Наименование статьи затрат | Буквенное обозначение | Сумма, руб. | % |
1. Капитальные затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы 2. Капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы 3. Капитальные затраты на настройку компьютерных программ 4. Капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя 5. Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места 6. Прочие капитальные затраты | КЗбкп КЗспп КЗн КЗрм КЗтех КЗпр | 3250 4700 167 5355 19363 417 | 9,77 14,13 0,50 16,11 58,23 1,26 |
Итого | КЗа | 33252 | 100 |
Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач (За), исследуемых в дипломной работе, рассчитываются по формуле:
За = Зком + Здр + Зкп + Зпр, (23)
где Зком - текущие затраты, связанные с использованием компьютера;
Здр - текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места пользователя (принтера, сканера, модема и др., приняты в размере 40% от Зком);
Зкп - текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;
Зпр - прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:
Зком = Тм * См, (24)
где См - стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии.
На предприятии нет данных о стоимости одного часа эксплуатации компьютера, поэтому она определена укрупненно по формуле:
|
См = (1 + Кнр) , (25)
где Ом - месячный оклад бухгалтера, занятого решением учетных задач, согласно
штатному расписанию предприятия составляет 2000 руб.;
Кнр - коэффициент, учитывающий накладные и другие расходы, связанные с
работой компьютера (принят равным 2).
Остальные буквенные обозначения указаны в формуле 3.
По формуле (8)
|
См = (1 + 2) = 36 (руб.).
По формуле (7)
Зком = 1512 * 36 = 54432 (руб.).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле:
|
Зкп = + Зп * , (26)
где Тс - планируемый полезный срок использования компьютерных программ
(принят 4 года);
Зп - затраты на пополнение справочно-правовой программы за год (приняты в
размере 30 МРОТ).
Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач (расходы на бумагу, на ремонт мебели, приняты в размере 20% от Зкп).
По формуле (9)
|
Зкп = + 2505 * = 4075 (руб.).
Тогда по формуле (6)
За = 54432 + 21773 + 4075 + 815 = 81095 (руб.).
Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных задач, и их состав представлены в таблице 10.
Таблица 10 – Текущие затраты, связанные с автоматизацией учетных задач
Наименование статьи затрат | Буквенное обозначение | Сумма, руб. | % |
1. Затраты, связанные с использованием компьютера 2. Затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места 3. Затраты, связанные с использованием компьютерных программ 4. Прочие текущие расходы | Зком Здр Зкп Зпр | 54432 21773 4075 815 | 67,12 26,85 5,03 1,00 |
Итого | За | 81095 | 100 |
Годовая экономия от проведения автоматизации исследуемых учетных задач (Эг) определяется по формуле:
Эг = Зд - За, (27)
где Зд - текущие затраты, связанные с осуществлением учетных задач
действующим на предприятии ручным способом.
При ручном способе решения исследуемых учетных задач Зд определяется следующим способом:
|
Зд = Р * * (Ом + П + Врк + Осн) , (28)
где Р - число работников, участвующих в решении задач ручным способом в
течение года (2 человека);
Вуч - время участия каждого работника в решении задач ручным способом в
течение года, в часах;
П - премия, предусмотренная для работников, участвующих в решении
задач (принята в размере 30% от Ом);
Врк - выплаты по районному коэффициенту (15% от (Ом + П));
Осн - отчисления на социальные нужды (38,8% от (Ом + П + Врк)).
Остальные обозначения указаны в формуле 8.
Время участия каждого работника в решении задач ручным способом в течение года определяется по формуле:
Вуч = ds * Др * Nм * Ув, (29)
где Nм - число месяцев в году;
Ув - коэффициент, показывающий удельный вес занятости работника
решением исследуемых учетных задач в течение рабочего дня (принят
равным 1).
По формуле (12)
Вуч = 8 * 21 * 12 * 1 = 2016 (час.).
По формуле (11)
|
Зд = 2 * * (2000 + 600 + 390 + 1160) = 99600 (руб.).
Тогда по формуле (10)
Эг = 99= 18505 (руб.).
Срок окупаемости капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач рассчитывается по формуле:
|
Ток = , (30)
где Ток - расчетный срок окупаемости капитальных затрат.
По формуле (13)
|
Ток = = 1,8 (года).
Технико-экономические показатели, характеризующие эффективность автоматизации учетных задач, представлены в таблице 11.
Таблица 11 – Технико-экономические показатели, характеризующие
эффективность автоматизации учетных задач
Наименование показателя | Единица измерения | Значение показателя |
1. Технико-эксплуатационные показатели использования компьютера - микропроцессор класса Pentium - частота - системная плата с набором микросхем - звуковая карта - жесткий диск - монитор (SVGA) - оперативная память | шт. МГц Мбайт Гбайт дюйм Мбайт | 1 366 Intel Pentium 16 4-6 14 32 |
2. Техническая характеристика применяемых компьютерных программ 2.1 Бухгалтерской компьютерной программы “1С:Бухгалтерия 7.7” - операции - счетов, субсчетов - валют - разрядность - количество знаков в обозначении бухгалтерского счета - количество уровней аналитического учета на каждом счете - формирование итогов - количество баз данных на одном компьютере - количество уровней справочников 2.2 Справочно-правовой программы “КонсультантБухгалтер” - общее количество документов - объем на диске - периодичность сопровождения | шт. символ шт. сумм шт. шт. период шт. шт. шт. Мбайт раз в неделю | не ограничено 255 999 13+2 2+2 до 5 год, квартал, месяц, день или произвольный период не ограничено до 10 22150 150 1 |
Продолжение таблицы 11
Наименование показателя | Единица измерения | Значение показателя |
3. Экономические показатели - общие капитальные затраты на автоматизацию - годовые текущие расходы, связанные с внедрением автоматизации - годовая экономия от применения автоматизации - расчетный срок окупаемости капитальных затрат | руб. руб. руб. лет | 33252 81095 18505 1,8 |
Вывод
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 |
