Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов («Разная переписка», «По разным вопросам» и т. п.), запрещается.
Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.
14.7. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.
Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
14.8. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
14.9. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.
15. Порядок хранения гербовой печати мирового судьи
15.1. Обязанность по хранению гербовой печати лежит на мировом судье.
15.2. Гербовая печать мирового судьи должна храниться в кабинете мирового судьи в металлическом запираемом сейфе, исключающем возможность доступа к гербовой печати кого-либо, кроме мирового судьи.
15.3. Мировой судья не вправе передавать гербовую печать кому бы то ни было, кроме уполномоченного им работника своего аппарата.
На период отсутствия на судебном участке мирового судьи (отпуск, болезнь) он обязан обеспечить сохранность гербовой печати.
15.4. При длительном отсутствии мирового судьи (в случае прекращения полномочий, отпуск по беременности и родам, длительная болезнь и др.) мировой судья передает гербовую печать на хранение в департамент. Передача на хранение гербовой печати оформляется соответствующим актом.
16. Ведение архива судебного участка
16.1. Ведение архива судебного участка осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ , Методическими указаниями и информационными письмами по ведению архива, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. № 000, а также положением об архиве судебного участка мирового судьи Кировской области, утверждаемым мировым судьей.
16.2. Законченные судебные дела, наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив судебного участка.
16.3. При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются требования, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций, Единой государственной системой делопроизводства, а также настоящей Инструкцией.
16.4. В судебных делах и нарядах, подлежащих сдаче в архив судебного участка, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов с указанием количества листов в деле заверяется подписью работника аппарата мирового судьи, ответственного за организацию работы архива.
16.5. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел судебного участка, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров.
16.6. Разрешение на передачу судебного дела в архив дает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.
Разрешив сдачу дела в архив, судья заверяет справочный лист (формы № 19, № 19а, № 19г), а также в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа «Архив» ставит дату и свою подпись, а также определяет год, по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись «постоянно», если дело подлежит постоянному хранению.
Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.
Указанный на деле год хранения переносится секретарем судебного участка в учетно-статистическую карточку.
17. Составление и оформление служебных документов
17.1. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указывают события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т. п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
17.2. Документы могут быть изготовлены на компьютере, или рукописным способами. Служебные документы для печатания на компьютере должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.
В них должны быть четко выделены абзацы.
В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.
17.3. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:
- наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;
- при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;
- почтовый адрес указывается полностью: улица, номер дома, город, область, край, республика, индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта);
- документ не должен содержать более четырех адресов; при направлении документа более чем в четыре адреса на каждом документе указывается только один адрес.
17.4. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
17.5. В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова «Приложение» указывается наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.
Отметка о наличии приложения печатается на три интервала ниже текста.
17.6. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.
Внизу на обороте последнего листа указывается фамилия исполнителя и дата изготовления документа.
17.7. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности.
После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.
17.8. Все служебные документы подписываются судьей.
При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.
Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.
Дату подписания документа и, если необходимо, надпись «Лично» или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.
17.9. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
17.10. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.
Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.
17.11. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.
В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.
На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
17.12. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.
Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.
17.13. Все подписанные документы отправляются только через канцелярию судебного участка в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Работник аппарата мирового судьи, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции, перед отправкой документа:
- проверяет правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркивает адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма;
- проставляет на документе исходящие дату и номер, который состоит из индекса, номера дела (материала, наряда), по которому ведется переписка, и через дробь - порядковый номер по книге исходящей корреспонденции. Например, 1-20/150, где 1 - индекс уголовных дел, 20 - номер уголовного дела, 150 - порядковый номер по книге исходящей корреспонденции, или 2/150, где 2 - номер наряда «Переписка с департаментом» и 150 - порядковый номер по книге исходящей корреспонденции.
Данная информация также указывается в верхнем левом углу копии документа;
- составляет опись о направлении документа, в которой проставляется дата и исходящий номер.
18. Помещения для ведения делопроизводства
на судебном участке. Хранилища дел и документов.
Охрана помещений и хранилищ
18.1. Помещения и хранилища, в которых ведется делопроизводство и хранятся судебные дела, документы, вещественные доказательства в рабочее и нерабочее время, должны отвечать требованиям, обеспечивающим их сохранность. К таким помещениям и хранилищам относятся кабинет мирового судьи, помощника мирового судьи, кабинеты секретаря судебного участка, секретаря судебного заседания, помещение архива судебного участка. Их размещение и оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в этих помещениях и хранилищах судебных дел, документов и вещественных доказательств.
18.2. В помещения и хранилища допускаются мировой судья, а также лица, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях и хранилищах работам. Доступ других лиц в помещения и хранилища может быть разрешен мировым судьей только в случае служебной необходимости.
В помещениях и хранилищах запрещается хранение посторонних предметов.
18.4. Дела, документы, вещественные доказательства должны храниться в сейфах и металлических шкафах.
Разрешается хранение архивных дел и вещественных доказательств на открытых стеллажах при условии надежной изоляции хранилища от других помещений судебного участка и надлежащих мер против бесконтрольного проникновения в это хранилище.
18.5. Ключи от сейфов, металлических шкафов, помещений и хранилищ (за исключением ключей от сейфов и металлических шкафов, находящихся в кабинетах судей, а также ключей от кабинетов судей) в нерабочее время хранятся в одном из сейфов или металлических шкафов. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и ключ от входной двери помещения передаются секретарю судебного участка.
Запрещается хранить ключи от сейфов, металлических шкафов в рабочих столах.
18.6. Порядок сдачи и хранения ключей от помещений судебного участка определяется мировым судьей.
18.7. При обнаружении повреждения запоров или других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения посторонних лиц, помещения не вскрываются, а составляется акт и о случившемся немедленно ставится в известность мировой судья.
18.8. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях и хранилищах производятся только в присутствии работников, отвечающих за сохранность дел и документов.
18.9. Запрещается выносить из помещения судебного участка судебные дела и документы, за исключением случаев рассмотрения дела на выездной сессии.
18.10. Выданные для работы штампы, а также ключи от сейфов и металлических шкафов учитываются в журнале.
19. Порядок учета, хранения и уничтожения бланков
исполнительных листов
19.1. Обязанность по учету, хранению, ведению журнала учета бланков исполнительных листов, ведению журнала учета передачи исполнительных листов для принудительного исполнения, а также учет исполнительных листов, выданных взыскателям, лежит на секретаре судебного участка (ведущем специалисте) либо на лице, его замещающем. В случае обращения к исполнению решения суда другим сотрудником аппарата мирового судьи ответственное за учет лицо выдает бланки исполнительных листов под роспись в журнале учета бланков.
19.2. Бланки исполнительных листов должны храниться в металлических шкафах, сейфах и (или) в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня место хранения бланков опечатывается или пломбируется. В случае увольнения ответственного лица или его временного отсутствия (отпуск, болезнь и т. д.) передача бланков производится по акту замещающему лицу, о чем делается отметка в журнале учета бланков.
19.3. Бланки исполнительных листов подлежат учету (по серии и номерам) в журнале учета бланков. Журнал учета бланков прошивается, листы нумеруются работником, ответственным за ведение такого журнала. Количество листов в журнале заверяется на последней странице подписью секретаря судебного участка и оттиском печати мирового судьи.
19.4. Уничтожение испорченных бланков, а также списание утерянных бланков осуществляются по акту специальной комиссии, возглавляемой мировым судьей, о чем делается соответствующая запись в журнале учета бланков. Копия акта направляется в департамент.
19.5. Форма журнала учета бланков исполнительных листов:
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
N | Дата | Количе- | Серии и | Должность, | Подпись | Отметки о возврате |
8 | 9 | 10 |
Отметки о порче | Отметки об утрате бланков | Дополнительная информация |
19.6. В целях наиболее полного учета серия и номер исполнительного листа указывается в журнале учета исполнительных документов, переданных в службу судебных приставов для принудительного исполнения (форма № 50), а также в журнале учета исполнительных листов, выданных взыскателям (форма ). Журналы учета исполнительных документов должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью мирового судьи.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
