Утверждена
на заседании Президиума
Республиканского комитета
Нефтегазстройпрофсоюза
протокол от 01.01.2001 г.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства, хранения документов, оперативного рассмотрения и контроля за их выполнением в первичных профсоюзных организациях.
1.2. Рекомендации соответствуют правилам по работе с документами и являются методическим пособием для профсоюзных комитетов при ведении делопроизводства.
1.3. Порядок ведения номенклатур дел, отбора документов на хранение и уничтожение определяется ведомственными инструкциями, действующими непосредственно на предприятии, в организации, при которых находятся профсоюзные комитеты.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, организации и включает в себя регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов, ведение протокольного хозяйства, формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.
2.2. Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.
2.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.
Порядок работы с входящей корреспонденцией
2.4. Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем после ее регистрации в журнале или карточке.
Рекомендуемая форма журнала регистрации входящей корреспонденции
Входя- щий номер | Дата поступ- ления | Откуда корреспон- денция | Краткое содержание | Кому на- правлено на исполнение и резолюция | Расписка за полу- чение и дата |
2.5. В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена первой в адресате.
2.6. На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции.
2.7. Нумерация документов (начиная с № 1) ведется в пределах календарного года.
2.8. Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.
2.9. Письменные предложения, заявления и обращения трудящихся регистрируются в отдельном журнале "Предложения, заявления и обращения трудящихся, поступившие в профком" по следующей форме:
Вхо- дя- щий но- мер | Ф. И.О. адрес, место работы заявителя | Дата поступ ления | Крат- кое содер- жание письма | Откуда посту- пило письмо | Кому пору- чено подго- товить ответ | Крат- кое содер- жание ответа | Дата закры- тия | Кому дан ответ | Под- пись |
2.10. К номеру документа через тире добавляется первая алфавитная буква фамилии автора письма, например: .
2.11. Передача письма исполнителю осуществляется с приложенным конвертом, в котором оно поступило.
2.12. Предложения, заявления и обращения, высказанные на личном приеме (устные) регистрируются в специальном журнале по аналогичной форме.
Контроль за исполнением документов
2.13. Контролю за исполнением подлежат документы, поставленные на контроль председателем профкома или решением исполнительного органа (президиум, профком). На таких документах проставляется штамп "Контроль" или отметка "К" (контроль).
2.14. За своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в профсоюзный комитет, отвечает председатель и его заместитель.
2.15. Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки "К" (контроль) на документах и в регистрационном журнале.
2.16. Началом срока исполнения считается день регистрации документа. Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или устанавливаются резолюцией руководства. Срок исполнения предложений, заявлений, ходатайств и обращений граждан рассматриваются в сроки, установленные Законом РБ "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан" ( предложения в срок до 1 месяца, заявления - до 15 дней, ходатайства - до 15 дней, обращения - до 1 месяца).
2.17. В тех случаях, когда для разрешения заявлений и обращений трудящихся требуется дополнительное изучение и проверка, подготовка справок и обоснований, а также рассмотрение и обсуждение их на заседании профкома, сроки рассмотрения могут быть продлены в порядке исключения, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается лицу, подавшему заявление.
2.18. Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) необходимо сделать отметку на нем об исполнении, заверить подписью с проставлением даты.
Регистрация и отправка исходящих документов
2.19. Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
Рекомендуемая форма журнала регистрации исходящей корреспонденции
Исходя- щий номер | Дата | Куда и кому отправлено | Краткое содержание | Исполнитель (Примечание) |
2.20. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу. Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
2.21. Ответы на предложения, заявления и обращения трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении.
2.22. Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также документы финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
2.23. К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро и профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.
2.24. Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть подписаны председателем профсоюзного комитета или заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
2.25. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.
3.ОФОРМЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ПРОФСОЮЗНЫХ СОБРАНИЙ, КОНФЕРЕНЦИЙ И ЗАСЕДАНИЙ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА
3.1. Протоколы отчетно-выборных профсоюзных собраний и конференций оформляются в соответствии с Приложением № 1.
Протоколы профсоюзных собраний (конференций) оформляются секретарем собрания (секретариатом конференции).
Нумерация протоколов ведется единая в течение всего срока полномочий и заканчивается отчетно-выборным собранием (конференцией).
Протоколы хранятся в профсоюзном комитете организации и могут быть по просьбе членов профсоюза, представителей вышестоящих профорганов даны на ознакомление только по месту их нахождения. В случае необходимости делается выписка из протокола.
Протоколы отчетно-выборных собраний (конференций) по истечении 10 лет сдаются в архив предприятия. В номенклатуре архивных дел на них определяется отдельный номер.
3.2. Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется согласно Приложения № 2.
Оформление протоколов заседаний профкома (цехкома) может возлагаться на одного из его членов, но подписываются протоколы председателем профкома (цехкома) (или тем, кто вел заседание в его отсутствие), он же отвечает за правильность оформления.
Нумерация протоколов ведется в течение срока полномочий и начинается с первого заседания профкома (цехкома) после его выбора.
Если член профкома выбыл из профсоюза (по собственному желанию или исключен), или снялся с профсоюзного учета в связи с уходом с предприятия или организации, то протокольно фиксируется информация о его выводе из состава профкома. Кворум в этом случае определяется без его участия.
В случае, если член профкома был избран путем прямого делегирования, то замена представителя в составе профкома также фиксируется протокольно с последующим утверждением решения о его избрании на очередном профсоюзном собрании (конференции).
Протоколы хранятся, как документы строгой отчетности в профсоюзном комитете. По просьбе вышестоящих профсоюзных или юридических органов копии или выписки из них направляются по месту запроса.
В протоколах профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов, справок, выступлений и принятые постановления.
Протоколы отчетно-выборных собраний (конференций) по истечении 10 лет сдаются в архив предприятия. В номенклатуре архивных дел на них определяется отдельный номер.
Приложения к протоколам формируются в последовательности, принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены (наличие подписей, виз, дат и т. д.).
3.3. При оформлении постановления, прилагаемого к протоколу, как образец рекомендуется использовать Приложение .
3.4. Проекты постановлений (решений), по которым в ходе обсуждения были сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются исполнителями в 2-3-дневный срок или в срок, установленный профсоюзным комитетом.
3.5. Постановлениям, принятым между заседаниями профсоюзного комитета в рабочем порядке, присваивается очередной номер протокола. В дело формируются подлинники постановлений, принимаемых в рабочем порядке, и материалы по их рассмотрению.
3.6. По вопросам оперативного характера могут приниматься постановления и решения в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, визированием членами профсоюзного комитета (президиума) и соответствующими должностными лицами или методом их опроса. Примерный перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным комитетом по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом. Постановления, принятые между заседаниями профсоюзного комитета в рабочем порядке, включаются в очередной протокол.
3.7. Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзных комитетов и их президиумов ведется в течение всего срока полномочий профсоюзного органа. Протоколу очередного заседания профсоюзного комитета присваивается следующий порядковый номер.
3.8. Отдельные приложения бухгалтерского и финансово-хозяйственного порядка (счета, акты значительного объема, штатные расписания, заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы) в протокол не формируются, а вместе с постановлением или выпиской из протокола передаются по назначению и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел.
4. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
4.1.Номенклатура дел представляет собой перечень конкретных наименований заводимых по делопроизводству дел, систематизированных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения. Примерная номенклатура дел профкома и цехкома прилагаются (Приложение ).
4.2. В номенклатуру дел включается весь объем документации, создаваемой в профсоюзном комитете, в том числе все регистрационные журналы. Не включаются в номенклатуру дел брошюры, справочники, реферативные журналы, и другие информационные и периодические издания.
4.3. Оформленные и систематизированные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой.
4.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь установленный номер. В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.
4.5. Номенклатура или перечень формирования дел профсоюзного комитета ежегодно утверждается на заседании профкома (президиума) или по решению профкома - на срок его полномочий.
4.6. Расположение документов внутри дел производится по хронологическому принципу. Документы формируются в деле со всеми приложениями и дополнительными материалами.
4.7. По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности всего профсоюзного комитета.
Подготовка дел к последующему хранению и уничтожению.
4.8. В целях правильного отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Для осуществления экспертизы документов постановлением профкома (президиума) образовывается экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) в составе не менее 3-х человек. Порядок и сроки проведения экспертизы документов устанавливаются Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.
4.9. Дела, содержащие документы временного срока хранения (до 10 лет), хранятся в скоросшивателях, без нумерации листов и заверительной подписи.
4.10. На все дела отобранные при проведении экспертизы ценности документов на постоянное и временное (10 лет и свыше) хранение, составляются приемо-сдаточные описи по установленной форме для передачи их в архив предприятия, учреждения, организации.
4.11. Дела временного срока хранения (до 10 лет) профсоюзного комитета, цехкомов (профбюро) учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение. Акт на документы, подлежащие уничтожению, утверждается председателем профсоюзного комитета после согласования его с архивной службой предприятия, а в случае отсутствия ее - с местными архивными органами.
4.12. При переизбрании председателя профсоюзного комитета составляется акт приема-передачи дел одного руководителя другому в двух экземплярах, один из которых вместе с актом ревизионной комиссии направляется в вышестоящий профсоюзный орган. Приложение .
4.13. Дела, отобранные для постоянного и долговременного (10 лет и свыше) хранения, подшиваются в твердую обложку согласно ГОСТ или переплетаются.
4.14. При формировании обложки дела на ней указываются:
- наименование вышестоящего профсоюзного органа;
- номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
- дата начала и окончания заведенного дела (даты первого и последнего из документов, подшитых в дело);
- срок хранения и ссылка на статью перечня документов, образующихся в деятельности профсоюзных органов, с указанием сроков хранения;
- количество листов в деле (цифрами и прописью).
Перечисленные сведения оформляются на обложке дела без сокращения черными (синими) чернилами или черной тушью.
4.15. В конце дела на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего листа) делается заверительная подпись, в которой цифрами указывается количество пронумерованных листов в деле, а также подпись работника, ответственного за формирование дела с указанием его должности и фамилии.
Порядок передачи дел на дальнейшее хранение
4.16. Дела постоянного и долговременного (10 лет и свыше) срока хранения после завершения их в делопроизводстве передаются по описям не позднее, чем через 3 года, в архив предприятия, организации, а затем - в соответствующий государственный архив в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде Российской Федерации.
4.17. Факт передачи дел удостоверяется подписями принимающего и сдающего с указанием их должностей, фамилий и даты приема-передачи дел. Один экземпляр описи остается в делах профкома для справочной работы. Один экземпляр описи передается в вышестоящий профсоюзный орган. Во всех экземплярах описей указывается фактическое количество переданных дел (цифрами и прописью).
5. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
5.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или запирающихся металлических шкафах у лица, ответственного за делопроизводство.
5.2. Лица, персонально ответственные за хранение и применение печатей, штампов, бланков строгой отчетности, назначаются постановлением профсоюзного комитета.
5.3. Заказ и изготовление печатей и штампов производится в соответствии с установленным порядком.
5.4. Печати и штампы по миновании надобности или при замене новыми передаются или уничтожаются в установленном порядке.
При утрате печатей и штампов работник, ответственный за их хранение, обязан немедленно сообщить председателю или заместителю председателя профкома.
5.5. Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, грамот, все виды пропусков, справок, учитываются в журналах. Их выдача производится под расписку. Выдача незаполненных бланков запрещается.
Приложение
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ БАШКОРТОСТАНА ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ НЕФТЯНОЙ, ГАЗОВОЙ ОТРАСЛЕЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И СТРОИТЕЛЬСТВА РФ
ПЕРВИЧНАЯ ПРОФСОЮЗНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
__________________________________________________________
ПРОТО КОЛ №__
г.__________________ «___» ______ 20__ года
отчетно-выборного собрания (конференции) первичной профсоюзной организации
Председательствующий: Ф И. О. открывающего собрание (конференцию)
В первичной профсоюзной организации на учете состоит
(избрано делегатов): ______чел.
Присутствуют на собрании (конференции): ______чел.
Отсутствуют по уважительной причине (отпуск, болезнь, командировки) : _____ чел.
Приглашенные: Ф. И.О., должность приглашенных в алфавитном порядке (если приглашенных свыше 15 чел.— указать «список прилагается»)
Голосование по открытию собрания (конференции):
(ЗА - ___, ПРОТИВ - ___, ВОЗДЕРЖАЛИСЬ - __).
Выборы рабочих органов собрания (конференции):
(Президиум или Председатель и секретарь, Секретариат, Редакционная, Мандатная и Счетная комиссии)
Голосование:
Председательствующий: (Ф. И.О., должность)
Президиум собрания (конференции): (Ф. И.О. в алфавитном порядке, должность)
Секретариат собрания (конференции): (Ф. И.О. в алфавитном порядке, должность)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Отчет о работе профсоюзного комитета за период с (месяц, год) по (месяц, год).
2. Отчет о работе контрольно-ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации за период с (месяц, год) по (месяц, год).
3. Выборы председателя профсоюзной организации.
4. Выборы профсоюзного комитета.
5. Выборы контрольно-ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации.
6. О создании комиссий.
7. Об избрании уполномоченных по охране труда.
8. О делегировании представителя в состав Республиканского комитета РОБ Нефтегазстройпрофсоюза России.
Примечание:
Если на собрании (конференции) избираются делегаты
на профсоюзную конференцию, то этот вопрос включается в повестку дня и протокол.
Утверждение Повестки дня собрания (конференции).
Голосование:
Утверждение Регламента собрания (конференции).
Голосование:
1. СЛУШАЛИ: Отчет о работе профсоюзного комитета за период с (месяц, год) по (месяц, год). Докладывает __________________ (Ф. И.О., должность)
(Доклад на ___ листах прилагается).
ВЫСТУПИЛИ: (Ф. И.О. и должность выступающих).
ПОСТАНОВИЛИ: Признать работу профсоюзного комитета за отчетный период ____________ (удовлетворительной, неудовлетворительной)
Голосование;
Принятие постановления по отчетному докладу профкома.
Ф. И.О. (представителя от редакционной комиссии) о проекте постановления отчетно-выборного профсоюзного собрания (конференции)
Обсуждение проекта постановления.
Голосование:
Постановление принимается.
(Текст постановления печатается в протоколе или указывается, что на ___ листах прилагается).
2. СЛУШАЛИ: Отчет о работе контрольно-ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации за период с (месяц, год) по (месяц, год). Докладывает ___________________ (Ф. И.О., должность)
(Доклад на ___ листах прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ: Отчет контрольно-ревизионной комиссии утвердить.
Голосование:
3. СЛУШАЛИ: О выборах председателя профсоюзной организации.
ВЫСТУПИЛИ: (Ф. И.О. и должность выступающих).
Выдвижение и обсуждение кандидатур.
ПОСТАНОВИЛИ: Избрать председателем профсоюзной организации, председателем профсоюзного комитета _________________________________,
Поручить заключить срочный трудовой договор с председателем профсоюзной организации ____________________________ (Ф. И.О., должность).
Голосование.
4. СЛУШАЛИ: О выборах профсоюзного комитета.
ПОСТАНОВИЛИ: Избрать профсоюзный комитет (с учетом уже избранного председателя ПК) в количестве ____ человек в следующем составе: __________________
__________________
__________________ и т. д.
Персонально: (указывается Ф. И.О., должность избираемого в состав профкома и результаты голосования по каждой кандидатуре)
Ф. И.О. – должность. Голосование: ЗА - ___ ПРОТИВ - ___ (либо единогласно)
Голосование:
5. СЛУШАЛИ: О выборах контрольно-ревизионной комиссии первичной профсоюзной организации.
ПОСТАНОВИЛИ: Избрать контрольно-ревизионную комиссию в количестве ___ человек, персонально: __________________
__________________
__________________ и т. д.
Голосование:
(Членами контрольно-ревизионной комиссии профсоюзной организации не могут быть избраны лица, являющиеся членами иных выборных профсоюзных органов, а также работники аппарата данной профсоюзной организации – п.12.4 Устава Нефтегазстройпрофсоюза России).
6. СЛУШАЛИ: О создании комиссий.
ПОСТАНОВИЛИ: (при численности членов профсоюза боле 50 % от общего количества работающих)
1. Предложить работодателю для ведения коллективных переговоров, подготовке проекта, заключению и контролю выполнения коллективного договора образовать постоянно действующую комиссию на равноправной основе (ст.35 ТК РФ), включив в нее по ___ представителей от работников и работодателей.
Утвердить представителей работников в Комиссию в следующем составе:
1. _________________________;
2. _________________________;
3. _________________________ и т. д.
2. В целях рассмотрения и разрешения индивидуальных трудовых споров предложить работодателю создать на равноправной основе комиссию по трудовым спорам (ст.384 ТК РФ), включив в нее по ___ представителей от работников и работодателей.
Утвердить представителей работников в Комиссию в следующем составе:
1. _________________________;
2. _________________________;
3. _________________________ и т. д.
3. Для совместных действий работодателя и работников по обеспечению требований охраны труда, предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний предложить работодателю создать на равноправной основе совместный комитет (комиссию) по охране труда (ст.218 ТК РФ), включив в нее по ___ представителей от работников и работодателей.
Утвердить представителей работников в Комиссию в следующем составе:
1. __________________________;
2. __________________________;
3. __________________________ и т. д.
4. Предложить работодателю включить в комиссию по социальному страхованию представителя работников ______________________________________.
7. СЛУШАЛИ: Об избрании уполномоченных по охране труда.
ПОСТАНОВИЛИ: Избрать уполномоченных по охране труда
персонально: (указывается Ф. И.О., должность и результаты голосования по каждой кандидатуре)
Ф. И.О. – должность. Голосование: ЗА - ___ ПРОТИВ - ___ (либо единогласно)
8. О делегировании представителя в состав Республиканского комитета РОБ Нефтегазстройпрофсоюза России.
ПОСТАНОВИЛИ: Делегировать в состав Республиканского комитета РОБ Нефтегазстройпрофсоюза России председателя первичной профсоюзной организации _____________________________.
Направить копию настоящего протокола в Республиканский комитет Нефтегазстройпрофсоюза.
Председатель собрания (конференции):
Секретарь:
Приложение
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ БАШКОРТОСТАНА ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ НЕФТЯНОЙ, ГАЗОВОЙ ОТРАСЛЕЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И СТРОИТЕЛЬСТВА РФ
ПЕРВИЧНАЯ ПРОФСОЮЗНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
__________________________________________________________
П Р О Ф С О Ю З Н Ы Й К О М И Т Е Т
ПРОТОКОЛ №__
заседания профсоюзного комитета
г. _____________ «___» _________ 20__ г.
Председательствующий: ______________
Секретарь: _______________
Количество членов профкома: ___ человек.
Присутствовали: (Ф. И.О. членов профкома в алфавитном порядке)
Приглашенные: (Ф. И.О. приглашенных в алфавитном порядке с указанием должности)
П О В Е С Т К А Д Н Я:
1. (наименование вопроса, без указания докладчика)
2.
3.
_________
1. СЛУШАЛИ:
Ф. И. О. докладчика — текст доклада прилагается на ___ листах
(текст доклада может включаться непосредственно в протокол)
ВЫСТУПИЛИ:
Ф. И. О. выступившего — краткое содержание выступления
Ф.И. О. выступившего — краткое содержание выступления
Вопросы и ответы:
1.
2.
…
(Раздел выступлений и ответов на вопросы может не оформляться, если рассмотрение вопроса шло без обсуждения)
ПОСТАНОВИЛИ:
(если текст постановления прилагается к протоколу, после
слова ПОСТАНОВИЛИ: указывается — прилагается
на ____ л.)
Голосование: принято единогласно.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Голосование: принято единогласно.
Председатель: Подпись Расшифровка подписи (Ф. И.О.)
Приложение
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ БАШКОРТОСТАНА ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ НЕФТЯНОЙ, ГАЗОВОЙ ОТРАСЛЕЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ И СТРОИТЕЛЬСТВА РФ
ПЕРВИЧНАЯ ПРОФСОЮЗНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
__________________________________________________________
П Р О Ф С О Ю З Н Ы Й К О М И Т Е Т
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
ПРОТОКОЛ №__
г. _____________ «___» _________ 20__ г.
«тема постановления»
(Констатирующая часть)
ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1.
2.
3. …
Председатель профсоюзного комитета Подпись Расшифровка подписи (Ф. И.О.)
Приложение
«УТВЕРЖДЕНО» На заседании профкома «___»____________200__г протокол №____________ |
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Профсоюзного комитета
______________________________________________________________
(наименование профсоюзной организации)
Индекс дела | Наименование дела | Сроки хранения | Прим. |
2 | 3 | 4 | 5 |
01. Основная деятельность | |||
01-1. | Постановления, директивные письма и рекомендации вышестоящих профсоюзных и хозяйственных органов и органов государственной власти | ДМН | |
01-2. | Протоколы и другие материалы конференций, собраний профактива | Пост. | Архив |
01-3. | Протоколы заседаний профкома (президиума) и материалы к ним | Пост. | Архив |
01-4. | Планы работы профкома и его постоянных комиссий. Планы работ вышестоящих профсоюзных органов | Пост. | Архив |
01-5. | Справки и информация по основной деятельности профкома | Пост. | Архив |
01-6. | Предложения, заявления, обращения трудящихся, поступившие в профком | 5 лет | |
01-7. | Годовые статистические отчеты профкома и подведомственных организаций | Пост. | Архив |
01-8. | Материалы по подбору, обучению и поощрению кадров и актива | 5 лет | |
01-9. | Структура профорганизации. Переписка и постановления о профобслуживании | Пост. | |
01-10. | Материалы комиссии по организационно-массовой работе | 5 лет | |
01-11. | Материалы комиссии по экономической и правовой защите | 5 лет | |
01-12. | Материалы комиссии по социально-бытовым вопросам | 5 лет | |
01-13. | Материалы, информации по организации досуга трудящихся и детей | 5 лет | |
01-14. | Материалы комиссии по охране труда | Пост. | Архив |
01-15. | Материалы по заключению и проверке выполнения коллективных договоров и соглашений | Пост. | Архив |
01-16. | Материалы комиссии по социальному страхованию | 10 лет | |
01-17. | Журнал регистрации обращений работников и пенсионеров | 3 года | |
01-18. | Книга учета приема граждан по личным вопросам | 3 года | |
01-19. | Журнал регистрации входящей корреспонденции | 3 года | |
01-20. | Журнал регистрации исходящей корреспонденции | 3 года | |
01-21. | Номенклатура дел профкома. Акты на уничтожение, сдачу дел в архив и др. | Пост. | Архив |
02. Финансовая работа | |||
02-1. | Инструкции, указания по финансовым вопросам, бухгалтерскому учету и отчетности. | До замены новыми | |
02-2. | Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности профкома | 5 лет | |
02-3. | Приемо-сдаточные акты при смене председателя, бухгалтера (казначея) профкома | 5 лет | |
02-4. | Финансовые отчеты об исполнении профбюджета | Пост. | Архив |
02-5. | Авансовые отчеты о расходовании подотчетных сумм | 5 лет | |
02-6. | Кассовые приходно-расходные документы | 5 лет | |
02-7. | Оборотные и контрольные ведомости по счетам журнала-ордера | 5 лет | |
02-8. | Книга учета расчетов по оплате труда работников | 75 лет | |
02-9. | Табель учета рабочего времени штатных работников | 5 лет Ст. 586 | |
02-10. | Штатное расписание | Пост. Ст.71-а | Архив |
02-11. | Акты списания основных средств (хозяйственного имущества и материалов) | 3 года | |
02-12. | Обязательства о материальной ответственности | 3 года | |
03. Кадры | |||
03-1. | Распоряжения по личному составу (командировки, отпуска) | 5 лет Ст. 19-б | |
03-2. | Распоряжения по основной деятельности аппарата ППО | 75 лет Ст.19 | |
03-3. | Распоряжения по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 75 лет ЭПК ст.19А | Архив |
03-4. | Личные дела работников аппарата ППО | 75 лет Ст.656-б | |
03-5. | Личные дела уволенных работников аппарата ППО | 75 лет Ст.656 | |
03-6. | Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним выдачи (учета, движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 лет. ст.695-в | |
03-7. | Должностные инструкции работников аппарата ППО | 3 года ПЗН Ст.80-б | |
03-8. | Личные дела председателей и штатных работников структурных профорганизаций | 75 лет | |
03-9. | Наградные материалы (характеристики, списки, ходатайства, постановления ) | 75 лет ст. 735 | |
03-10. | Графики предоставления отпусков | 1 год Ст. 693 | |
03-11. | Материалы по воинскому учету и бронированию | 5 лет Ст.691 |
ДМН - до минования надобности
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия
Пост. – постоянно
В теч. срока полн. – в течение срока полномочий
ИТОГО:
Постоянного хранения :
До 10 лет:
75 лет
Примерная номенклатура дел цехкома (профбюро):
№ | Наименование дела | Срок хранения |
1 | Постановления профсоюзного комитета (копии) | ДМН |
2 | Протоколы собраний цеховой профсоюзной организации | ДМН |
3 | Протоколы заседаний цехкома | ДМН |
4 | Списки членов цехкома (профбюро), комиссий и профгрупоргов | ДМН |
5 | Материалы комиссий цехкома (профбюро) | 3 года |
6 | Учетные карточки членов профсоюза | До снятия с учета (не востребованные – 1 год) |
7 | Акты об уничтожении учетных карточек (передаются в профком) | 1 год |
8 | Протоколы профсоюзных собраний (профгрупп) | 3 года по истечении срока полномочий |
Приложение
Примерная форма
А К Т
приема-передачи дел профкома
__________________________________
(наименование профсоюзной организации)
г.____________________ «___»_____________ 20__г.
Мы, нижеподписавшиеся, (Ф. И.О.) __________________ - бывший председатель профсоюзной организации и __________________ вновь избранный председатель профсоюзной организации составили настоящий акт в том, что нами в присутствии члена контрольно-ревизионной комиссии профсоюзной организации _________________ произведена передача дел профсоюзного комитета ______________________ по состоянию на «__»_________ 20__г.
На день передачи дел число членов профсоюза составляет ___ человек.
План поступлений членских профсоюзных взносов на «__»_______ 20__г. выполнен на __% к годовому плану.
Смета профорганизации на ___ год была утверждена на сумму ______________________________________________ рублей «__»________ 20__г.
На «__»_________ 20__г. исполнение профбюджета составило:
Доходы выполнены на ____% к годовому плану, что составляет ___________________________________________________________ рублей.
Финансовое состояние по балансу на «__»__________ 20__г.:
- остаток денежных средств в кассе _______________________ рублей;
- средств на т/сч. № ____ в сумме _______________________ рублей;
- ценных бумаг на сумму:
- чековая книжка с использованными чеками №№ ______________________;
-основные средства (оргтехника, культтовары, оборудование, книги и т. д. согласно данным бухгалтерского учета) на сумму _______________ рублей;
- бланки профсоюзных билетов ____ шт. на сумму ________________ рублей.
Остатки денежных средств в кассе подтверждается актом ревизии №___ от ___________________.
Переданы печать, штамп и следующие дела профсоюзного комитета:
1. Учетные карточки членов профсоюза (для профкома).
2. Постановления, письма-рекомендации вышестоящих органов.
3. Протоколы собраний, конференций.
4. Протоколы заседаний профсоюзного комитета за период с ____________ по ___________.
5. Планы работ профоргана.
6, Отраслевое соглашение, коллективный договор и материалы проверок его исполнения, состав представителей в комиссии по КД
7. Материалы комиссий по индивидуальным и коллективным трудовым спорам.
8. Материалы постоянных комиссий профкома и молодежного совета профорганизации.
9. Формы статистической и финансовой отчетности (раздельно).
10. Материалы по финансовой деятельности профоргана.
11. Входящая и исходящая документация в профорган (раздельно).
12. Журнал учета жалоб, предложений и заявлений членов профсоюза.
Другие материалы.
Подписи ________________ / /
________________ / /
________________ / /
