Для приема и передачи дел создается комиссия, состоящая из мирового судьи судебного участка и работников аппарата судебного участка, а также приглашается работник районного суда по согласованию с председателем районного суда. Комиссией составляется акт приема-передачи дел (далее - акт).
В акте отражается наличие дел, находящихся в производстве мирового судьи, а также дел, хранящихся в архиве мирового судьи.
Акт составляется в трех экземплярах, один из которых передается председателю районного суда, два экземпляра хранятся у секретаря суда до назначения мирового судьи и передачи ему дел и одного экземпляра акта. Один экземпляр акта хранится у секретаря суда.
16.6.2. Для приема и передачи дел при увольнении работника аппарата мирового судьи создается комиссия, состоящая из мирового судьи и работников судебного участка, которая также составляет акт.
В акте увольняющимся работником, в соответствии с замещаемой должностью, должно быть отражено: наименование, номера передаваемых журналов, книг по номенклатуре дел, перечень судебных дел и материалов, перечень вещественных доказательств, приобщенных к судебным делам, количество бланков исполнительных листов, перечень передаваемых штампов и печатей.
При обнаружении утраты судебных дел, документов, вещественных доказательств мировой судья готовит докладную записку на имя начальника Управления, который назначает служебное расследование.
16.6.3. При увольнении, ежегодном отпуске, ином длительном отсутствии секретарь суда судебного участка г. Н.Новгород должен проверить наличие и сдать все запрошенные архивные дела в отдел учета, обработки и хранения документов судебных участков г. Н.Новгород.
17. Составление и оформление служебных документов
17.1. Служебные документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указывают события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т. п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
17.2. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.
Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "MS Word" с использованием шрифта Times New Roman Cyr размеромкеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
- 20 - левое;
- 10 - правое;
- 20 - верхнее;
- 20 - нижнее.
17.3. Бланки документов.
17.3.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).
17.3.2. В аппарате мирового судьи Нижегородской области применяется угловой бланк письма. Форма углового бланка письма утверждается приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области.
Гербовый бланк письма должен использоваться строго по назначению, и без соответствующего разрешения не может передаваться сторонним организациям и лицам.
17.3.3. При изготовлении сопроводительных писем на бумаге форматом А5 проставляется штамп судебного участка.
17.4. Реквизиты документов.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс (номер) документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа или его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
17.4.1. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2009 - полное проставление даты, 1 октября 2010 года - словесно-цифровое проставление даты).
В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстояниимм от верхнего края листа.
17.4.2. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и номером документа-ответа.
17.4.3. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например: - О направлении материалов по подсудности
"чего?" ("кого?"), например: - Должностной регламент ведущего специалиста
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок допускается не указывать.
Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
17.4.4. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения.
Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей,
адвокатуры и нотариата
Нижегородской области
Начальнику управления
Если в качестве адресата выступает руководитель органа исполнительной власти (организации), то наименование органа исполнительной власти (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Начальнику управления
по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
местного самоуправления
Нижегородской области
При адресовании документа должностному лицу органа исполнительной власти области наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:
- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т. п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Нижегородский областной суд
Б. Покровская ул., д.17
г. Н.Новгород, 603950
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и на 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - на 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
17.4.5. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа и отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
!
Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например, "Просим Вас...", "Направляем..."), от третьего лица единственного числа (например, "Управление не возражает..."). В случае оформления письма на должностном бланке текст излагается от первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю...").
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
17.4.6. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на _____ л. в _____ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области
от 17.10.2005 "Об аппарате Губернатора и Правительства
Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в аппарате Губернатора и
Правительства Нижегородской области за IV квартал 2005 г.
на 5 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: ______________________________________________________
(название документа и наименование организации
______________________________________________________________ или автора, дата и индекс документа)
и приложение к нему, всего на _____ л. в _____ экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа.
17.4.7. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, кроме внутренней переписки, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке, при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Мировой судья
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий обязанности...".
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.
Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Подпись отделяется от текста приложения тремя одинарными межстрочными интервалами.
17.5. Применение печатей.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.
17.6. Все подписанные документы отправляются только через секретаря судебного участка в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Секретарь судебного участка перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, фамилии имени и отчества адресата, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.
17.7. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.
18. Архив мирового судьи
Оформление и передача судебных дел и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архив судебного участка, порядок определения сроков хранения судебных дел, нарядов и журналов, учет документов в архиве судебного участка, осуществляется ответственным работником аппарата суда и производится в соответствии Номенклатурой дел и Инструкцией по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области.
19. Заключительные положения
19.1. Порядок и условия проведения проверки единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства на судебных участках Нижегородской области, учета и ведения документооборота, единых требований к оформлению процессуальных и иных документов, порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядка текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив, в судебном участке мирового судьи определяются Положением о проведении проверок организации судебного делопроизводства на судебных участках мировых судей Нижегородской области, утвержденным приказом Управления .
Форма № 1. Журнал учета входящей корреспонденции.
Форма . Журнал учета исходящей корреспонденции.
Форма . Журнал учета уголовных дел, назначенных к рассмотрению.
Форма . Журнал учета гражданских дел, назначенных к рассмотрению.
Форма . Журнал учета дел об административных правонарушениях,
назначенных к рассмотрению.
Форма № 3. Акт об отсутствии документов или вложений в почтовых отправлениях.
Форма № 4. Разносная книга для местной корреспонденции.
Форма № 5. Учетно-статистическая карточка на уголовное дело.
Форма . Алфавитный указатель к уголовным делам.
Форма . Журнал учета заявлений по делам частного обвинения.
Форма № 6. Учетно-статистическая карточка на гражданское дело.
Форма . Алфавитный указатель к гражданским делам.
Форма № 7. Учетно-статистическая карточка по делу об административном
правонарушении.
Форма . Алфавитный указатель к делам об административных
правонарушениях.
Форма № 8. Журнал учета сумм, взысканных принудительно, по решениям
прошлых лет.
Форма № 9. Журнал учета документов, переданных с судебного участка
отсутствующего судьи на судебный участок замещающего судьи.
Форма № 10. Журнал учета материалов, разрешаемых судом в порядке
исполнения приговоров (единая форма журнала).
Форма № 11. Журнал учета исполнения определений о принудительном
приводе.
Форма № 12. Журнал учета денежных взысканий и штрафов, налагаемых
в процессуальном порядке, по уголовным делам.
Форма № 13. Журнал учета судебных штрафов, налагаемых по гражданским
делам.
Форма № 14. Журнал учета материалов по заявлениям о порядке
исполнения судебных постановлений (по гражданским делам).
Форма № 15. Обложка дела (уголовное дело, гражданское дело).
Форма № 16. Справочный лист (общий).
Форма . Справочный лист по уголовному делу.
Форма . Справочный лист по гражданскому делу.
Форма . Справочный лист по делу об административном
правонарушении.
Форма № 17. Обложка дела об административном правонарушении.
Форма № 18. Журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб на работу
судебного участка, не подлежащих рассмотрению в порядке,
установленном уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством.
Форма № 19. Подписка о невыезде и надлежащем поведении.
Форма № 20. Подписка о личном поручительстве.
Форма № 21. Журнал учета дел и материалов, переданных судом прокурору,
органам предварительного следствия и дознания.
Форма № 22. Протокол о принятии залога.
Форма № 23. Судебная повестка по уголовному делу.
Форма № 24. Судебная повестка по гражданскому делу.
Форма № 25. Судебная повестка по делу об административном
правонарушении.
Форма № 26. Извещение.
Форма № 27. Требование о доставке подсудимого в судебное заседание.
Форма № 28. Извещение.
Форма № 29. Поручение о вручении документа.
Форма № 30. Список дел, назначенных к рассмотрению.
Форма № 31. Требование для повторного вызова подсудимых, содержащихся
под стражей.
Форма № 32. Подписка о явке в уголовно-исполнительную инспекцию.
Форма № 33. Подписка об оплате штрафа.
Форма № 34. Подписка о невыезде.
Форма № 35. Извещение о принесении жалобы (представления).
Форма № 36. О направлении дела в апелляционную инстанцию.
Форма № 37. Распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора (СИЗО).
Форма № 38. Распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора (ОВД).
Форма № 39. Журнал учета дел, направленных в апелляционную инстанцию.
Форма № 40. Распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора (УИИ).
Форма № 41. Справка о судимости.
Форма № 42. Журнал учета гражданских дел, направленных на экспертизу.
Форма № 43. Журнал учета судебных поручений других судов.
Форма № 44. Алфавитный указатель к журналу учета исполнительных
документов, переданных судебным приставам-исполнителям.
Форма № 45. Журнал учета исполнительных документов, переданных
судебным
приставам-исполнителям.
Форма № 46. Заверительная надпись на наряд, журнал.
Форма № 47. Расписка.
Форма № 48. Журнал учета вещественных доказательств.
Форма № 49. Журнал учета дел, направленных по запросу в вышестоящие
суды
и другие инстанции.
Форма № 50. Алфавитный указатель дел, преданных в архив.
Форма № 51. Журнал регистрации приема граждан
Форма № 52. Журнал учёта исполнительных документов, переданных
взыскателям.
Форма № 53. Журнал учета принятых и направленных телефонограмм.
Форма № 54. Журнал учета выдачи бланков исполнительных листов.
Приложение
к Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области
Форма № 1.
Журнал
учета входящей корреспонденции
№ п/п (вх. номер) | От кого поступил документ | Краткое содержание документа | Другие отметки |
1 | 2 | 3 | 4 |
* «__» ____________________ 20___ г.
(дата поступления корреспонденции
в аппарат мирового судьи указывается по середине листа
с названием месяца прописью)
Форма .
Журнал учета исходящей корреспонденции
№ п/п | Регистр. № | Наименование документа | Кому направлен | Адрес получателя | Другие отметки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
* «__» ____________________ 20___ г.
(дата направления корреспонденции
от аппарата мирового судьи указывается по середине листа
с названием месяца прописью)
Форма .
Журнал учета уголовных дел, назначенных к рассмотрению
№ п/п | Ф. И.О. подсудимого | ст. УК РФ | Дата и результат рассмотрения дела (или дело отложено, причина) | Дата передачи дела секретарю суда. Роспись в получении дела | Примечание | |
Срок хранения дела | Дата сдачи в архив | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма .
Журнал учета гражданских дел, назначенных к рассмотрению
№ п/п | Наименование сторон | Предмет спора | Дата и результат рассмотрения дела (или дело отложено, причина) | Дата передачи дела секретарю суда. Роспись в получении дела | Примечание | |
Срок хранения дела | Дата сдачи в архив | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма .
Журнал учета дел об административных правонарушениях, назначенных к рассмотрению
№ п/п | Ф. И.О. привлекаемого лица | ст. КоАП РФ и д. р. | Дата и результат рассмотрения дела (или дело отложено, причина) | Дата передачи дела секретарю суда. Роспись в получении дела | Примечание | |
Срок хранения дела | Дата сдачи в архив | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма № 3.
______________________________________________
(полное наименование судебного участка)
А К Т
об отсутствии документов или вложений в почтовых отправлениях
«___»________________20__г.
Мировой судья судебного участка _______________________________________________________________,
(полное наименование судебного участка, Ф. И.О. судьи)
работники аппарата мирового судьи_______________________________________________________________________
(должности, Ф. И.О)
свидетельствуют нижеследующее:
В ______________________________________________ поступило __________________________________________ (наименование судебного участка) (письмо, бандероль, посылка и т. п.)
с ____________________________________________________________________________________________________
(указывается документ: исковое заявление, жалоба, письмо, обращение или др.)
с исходящим регистрационным № __________ от «___»________________20___ г.
При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось _____________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
(самого документа или материалов, каких именно, указанных в приложении)
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 |
