Управление документами (стр. 2 )

Шаг 1 – решение о разработке, внесении изменений или изъятии документа

Решение о разработке, внесении изменений или изъятии документа принимается в случаях необходимости документирования процессов и процедур Финансового университета, а также их изменений. Решение принимает ректор или представитель ректора по качеству с учетом предложений по разработке, изменению или изъятию документов со стороны владельцев процессов, начальника Управления менеджмента качества или руководителей структурных подразделений.

Шаг 2 – разработка проекта документа или изменений

При разработке документов в Финансовом университете учитываются:

·  требования нормативно-правовых документов;

·  указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, иные подзаконные акты органов государственной власти;

·  требования потребителей-заказчиков, отраженные в текстах договоров, соглашений, письмах, и т. п.;

·  решения, принятые в Финансовом университете;

·  нормативные документы внешнего происхождения: национальные и международные стандарты, технические условия, строительные нормы и правила, другие документы.

Ответственными за разработку проекта документа в структурных подразделениях Финансового университета являются специально назначенные лица, а в случае их отсутствия руководители структурных подразделений.

В Финансовом университете установлены дополнительные требования к оформлению и содержанию документов СМК с целью соблюдения требований п. 4.2.3 ISO 9001:2008.

Требования к оформлению СТО:

·  в конце номера СТО точка не ставится, например: СТО ДП 4.2.3/1;

·  титульный лист каждого СТО оформляется в строгом соответствии с Ф–ДП 4.2.3/1-01 (приложение А настоящего СТО);

·  в приложения к СТО выносят формы документов и справочный материал;

·  приложения к СТО обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с буквы А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ъ, Ы, Ь;

·  начиная со второго листа и до последнего, в каждом СТО для четкой идентификации документа оформляется верхний колонтитул, в котором указывается номер документа, его название, номер текущей страницы и общее количество страниц, номер редакции документа, количество изменений документа;

·  в нижней части второго листа СТО обязательно оформляется таблица, содержащая сведения о разработчиках, проверяющих и согласующих документ лицах, их подписи и даты, в соответствии с Ф–ДП 4.2.3/приложением Б настоящего СТО).

Каждый СТО ДП, как имеющийся в наличии, так и разрабатываемый, должен включать следующие разделы:

·  титульный лист с указанием номера СТО ДП (присваивается номер пункта ISO 9001: 2008, в соответствии с которым преимущественно осуществляется деятельность, описанная в данном СТО ДП);

·  содержание (разделы и приложения, список приложений указывается после разделов стандарта);

·  назначение и область применения;

·  ответственность;

·  нормативные ссылки;

·  определения, обозначения и сокращения;

·  описание процедуры;

·  записи по качеству процедуры;

·  порядок внесения изменений;

·  рассылка и хранение;

·  приложения;

·  лист регистрации изменений в документе (приложение В, Ф–ДП 4.2.3/1-03, является всегда предпоследним приложением);

·  лист ознакомления с документом и изменениями в нем (приложение Г, Ф-ДП 4.2.3/1-04, является всегда последним приложением).

Содержание разделов СТО ДП представлено в приложении Д настоящего СТО ДП.

Каждый СТО КП, как имеющийся в наличии, так и разрабатываемый, должен включать следующие разделы:

·  титульный лист (с указанием номера СТО КП (присваивается номер пункта ISO 9001: 2008, в соответствии с которым преимущественно осуществляется деятельность, описанная в данном СТО КП). Оформляется в соответствии с приложением А;

·  содержание (разделы и приложения), оформляется в соответствии с приложением Б;

·  назначение и область применения;

·  ответственность;

·  нормативные ссылки;

·  определения, обозначения и сокращения;

·  описание процесса:

·  цель процесса;

·  входы процесса;

·  выходы процесса;

·  ресурсы процесса;

·  информация;

·  входная информация;

·  выходная информация;

·  алгоритм и матрица процесса;

·  показатели и критерии;

·  мониторинг;

·  анализ (оценка) результативности процесса;

·  определение значения критерия на плановый период;

·  оценка динамики (развития) показателя за плановый период;

·  ранжировка критериев по их важности (удельному весу) в оценке процесса;

·  оценка результативности процесса;

·  улучшение функционирования процесса;

·  записи по качеству процесса;

·  порядок внесения изменений;

·  рассылка и хранение;

·  приложения;

·  лист регистрации изменений в документе (приложение В, Ф–ДП 4.2.3/1-03, является всегда предпоследним приложением);

·  лист ознакомления с документом и изменениями в нем (приложение Г, Ф-ДП 4.2.3/1-04, является всегда последним приложением).

Содержание разделов СТО КП представлено в приложении Е настоящего СТО ДП.

Содержание разделов СТО РК представлено в нем самом.

Шаг 3 – присвоение идентификационного номера

В Финансовом университете приняты дополнительные требования к установке идентификационных номеров документов СМК с целью соблюдения требований п. 4.2.3 ISO 9001:2008.

Названия стандарта организации состоит из обозначений:

·  СТО – вид документа;

·  двух букв, обозначающих сокращенное наименование документа (ДП – документированная процедура; КП – карта процесса);

·  двух и трех цифр, обозначающих принадлежность к подразделу или пункту международного стандарта ISO 9001:2008 и через дробь порядковый номер СТО из серии документов СМК, принадлежащих к данному подразделу или пункту международного стандарта ISO 9001:2008.

В правом верхнем углу приложения, содержащего форму документа, который относится к документам регистрации записей о качестве, указывают индекс формы документа.

При обозначении индексации формы записи поступают следующим образом: в названии документа название стандарта (СТО) заменяется буквой Ф, обозначающей вид записи; через дефис добавляется сокращенное название вида документа и через дефис – порядковый номер формы в документе СМК.

Пример первой записи индекса формы документа СТО ДП 4.2.3/1:

·  Ф–ДП 4.2.3/1-01, где Ф – форма;

·  ДП (КП) – вид документа;

·  4.2.3/1 – пункт ISO 9001:2008 и порядковый номер СТО из серии документов СМК;

·  01 – номер формы.

Шаг 4 – проверка документа на соответствие установленным требованиям

Исполнителями проверки документа на соответствие установленным требованиям могут быть владелец процесса или ответственное лицо по его поручению и ответственный исполнитель за актуализацию или разработку от ОС СМК Управления менеджмента качества. В случае соответствия документа установленным требованиям проверяющие ставят отметку в соответствии с Ф–ДП 4.2.3/1-02.

Шаг 5 - согласование документа

Далее проект документа или документ с изменениями передается на согласование владельцу процесса, начальнику Правового управления и представителю ректора по качеству, которые подтверждают соответствие документа по форме Ф–ДП 4.2.3/1-02. В случае согласования документа должностными лицами университета – переход к шагу 7. Если требуется доработка документа – переход к шагу 6.

Шаг 6 - доработка документа

В случае несоответствия установленным требованиям документ передается на доработку разработчику – ответственному исполнителю структурного подразделения. После доработки проекта документа он повторно проверяется на соответствие установленным требованиям и согласовывается.

Шаг 7 - документ согласован и соответствует установленным требованиям?

Документ, соответствующий требованиям, подписанный и согласованный должностными лицами университета передается на утверждение ректору.

Шаг 8 – утверждение документа

После согласования проекта документа должностными лицами университета он передается через общий отдел Управления делопроизводства и архива на подпись ректору.

Шаг 9 –документ утвержден?

Утвержденный ректором документ (СТО) вводится в действие приказом. На основании приказа ректора считается утратившей силу предыдущая редакция документа (СТО).

Шаг 10 – внесение документа в реестр стандартов СМК

Утвержденный приказом ректора документ (СТО) или изменение к стандарту учитывается в реестре стандартов СМК.

Шаг 11 – рассылка, внесение изменений, хранение, изъятие документа

Рассылка и хранение документов СМК осуществляется в соответствии с требованиями раздела 8 «Рассылка и хранение» настоящего СТО.

Внесение изменений в документированную процедуру осуществляется в соответствии с требованиями раздела 7 «Порядок внесения изменений» настоящего СТО.

Использование в текущей работе утративших силу документов не допускается.

Утратившие силу документы подлежат особой идентификации, изъятию из документооборота и отдельному хранению или уничтожению в соответствии с разделом 8 инструкции по делопроизводству.

При выявлении утратившего силу документа руководитель структурного подразделения или по его поручению ответственный за делопроизводство, ставит на его титульном листе соответствующую отметку «отменен», свою подпись и дату. Это является необходимым и достаточным условием для идентификации таких документов.

Идентифицированные отмененные документы хранятся в структурном подразделении по месту их формирования в соответствии с указанным в номенклатуре дел сроком хранения, но не менее одного года, а затем уничтожаются по актам.

Шаг 12 – подготовка документа к уничтожению, архивному хранению и передача в архив университета

Подготовка документа к уничтожению, архивному хранению и передача в архив университета осуществляется на основании номенклатуры дел структурного подразделения и в соответствии с разделом 8 инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ректора Финансового университета -1/о.

5.1.1. Правила оформления СТО ДП и СТО КП

При оформлении СТО КП и СТО ДП учитываются требования международных стандартов, нормативных документов Российской Федерации и инструкции по делопроизводству Финансового университета.

5.1.1.1. Реквизит - гриф утверждения

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа и печатают шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала.

УТВЕРЖДАЮ Ректор Финансового университета «____»___­­­­_____________201___г. «____» _____________201___г.

Например:

5.1.1.2. Реквизит – текст документа

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

В работе над документом рекомендуется использовать маркеры для начала маркированного списка, нумерацию для начала нумерованного списка и многоуровневый список для начала многоуровневого списка.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее;

20 мм – левое;

10 мм – правое.

Текст документа отделяется от заголовка и подзаголовка одним межстрочным интервалом, печатаетcя рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 12 через один межстрочный интервал от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Заголовки и подзаголовки разделов печатаются с прописной буквы шрифтом полужирного начертания. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

В текстах документов должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения.

В текстах документов наименования структурных подразделений и коллегиальных органов Финуниверситета следует печатать:

а)  с прописной буквы с согласованием вида подразделения и его названия в родительном падеже, за исключением наименований подразделений, в составе структурного подразделения и наименований кафедр и факультетов, названных по учебным специальностям, направлениям и т. п.

Например: Факультет (чего?) учета и аудита, Отдел ученых советов, Управление закупок и т. п.

б)  со строчной буквы с согласованием вида подразделения и его названия в родительном падеже:

- наименование подразделений, в составе структурного подразделения.

Например: центр (чего?) маркетинга и PR Института делового администрирования и бизнеса, группа учета и отчетности Управления кадрового обеспечения и т. п.

в) с прописной буквы с согласованием названия подразделения в качестве прилагательного и его вида за исключением наименований подразделений, в составе структурного подразделения.

Например: Ученый совет, Методический совет, Учебно-методический центр, Юридический факультет, Планово-финансовое управление, Научное студенческое общество и т. п.

г) со строчной буквы с согласованием названия подразделения в качестве прилагательного и его вида:

- наименования подразделений, в составе структурного подразделения.

Например: информационно-аналитический центр Института финансово-экономических исследований, отдел сертификации СМК Управления менеджмента качества и т. п.

д) с прописной буквы в одно слово, за исключением наименований подразделений, в составе структурного подразделения.

Например: Ректорат, Пресс-служба.

е) со строчной буквы в одно слово:

- наименования подразделений, в составе структурного подразделения.

Например: бизнес-инкубатор Управления инновационного развития и т. п.

ж) с прописной буквы в именительном падеже в кавычках после указания вида подразделения, которое печатается со строчной буквы:

- наименования кафедр и факультетов, названных по учебной специальности, направлению и т. п., например: кафедра « Международные валютно-кредитные и финансовые отношения», факультет «Финансы и кредит» и т. п., исключение – Военная кафедра, название которой печатается с прописной буквы без кавычек.

В текстах документов наименования должностей руководителей структурных подразделений и коллегиальных органов Финансового университета должны печататься со строчной буквы, например: ректор, проректор, декан, директор, заведующий, главный бухгалтер, начальник, руководитель и др.

Таблицы:

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовок таблицы печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 9 полужирного начертания через один межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст в рисунке «Форма описания процесса» в СТО КП печатается нежирным шрифтом Times New Roman № 9, но в зависимости от объема информации может изменяться, при этом единообразно во всем рисунке. Текст печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст в таблице «Алгоритм и матрица процедуры» печатается нежирным шрифтом Times New Roman № 10 через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Алгоритм (столбец 1) в таблице «Алгоритм и матрица процедуры» выполняется посредством вставки готовых фигур, таких как прямоугольники, круги, стрелки, линии, элементы блок-схем в Microsoft Office Word.

Текст в таблицах «Входы процесса», «Выходы процесса» и т. п. печатается нежирным шрифтом Times New Roman № 11 через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Символ < -- >, формулы и цифровые значения в таблицах выравниваются по центру.

Пробелы употребляются:

·  после знака номер «№», например: № 000;

·  после числительных, например: 15 марта 2010 г.;

·  между инициалами и фамилией, например: .

Пробелы отсутствуют:

·  перед названиями населенных пунктов после сокращенного обозначения, например: г. Москва;

·  между номером документа и его индексом, например: 127/о;

·  перед числительными, например: п.1,.

5.1.2. Правила представления проектов разрабатываемых СТО ДП и СТО КП в Управление менеджмента качества.

Для проверки разработанных проектов СТО ДП и СТО КП на соответствие единых требований международных стандартов, нормативно-правовых документов Российской Федерации и инструкции по делопроизводству Финансового университета владельцам процессов и разработчикам документированных процедур необходимо совместно с проектом документа представлять нормативные документы внутреннего происхождения, регламентирующих их деятельность.

Перечень представляемых в отдел стандартизации СМК Управления менеджмента качества копий документов на бумажном или электронном носителе совместно с проектом разрабатываемого документа:

·  положение о структурном подразделении;

·  регламент (например: «Регламент создания малых инновационных предприятий…»);

·  должностную инструкцию (при необходимости);

·  инструкцию по направлению деятельности (например: «Инструкция о порядке проведения научно-исследовательских работ в Финансовом университете»);

·  приказ по направлению деятельности (например: приказ ректора «Об утверждении форм договоров для учета результатов интеллектуальной деятельности…»);

·  номенклатуру дел;

·  другие документы (при необходимости).

5.2. Управление документами базового уровня

5.2.1. Управление организационной структурой Финансового университета

Управление федеральным государственным образовательным бюджетным учреждением высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Финансового университета на принципах единоначалия и коллегиальности.

В целях решения важнейших вопросов жизнедеятельности Финансового университета Ученым советом Финансового университета созывается конференция научно-педагогических работников, а также представителей других категорий работников и обучающихся (конференция).

К компетенции конференции относятся:

·  принятие Устава Финансового университета и внесение в него изменений;

·  избрание Ученого совета Финансового университета;

·  избрание ректора Финансового университета;

Организационная структура Финансового университета включает:

·  филиалы;

·  институты, в том числе научно-исследовательские;

·  факультеты;

·  кафедры;

·  аспирантуру и докторантуру;

·  учебные, научные, информационно-аналитические подразделения;

·  библиотечно-информационный комплекс;

·  издательство;

·  центры;

·  подразделения дополнительного профессионального образования;

·  подразделение внеаудиторной работы со студентами;

·  подготовительные отделения;

·  иные структурные подразделения, осуществляющие образовательную, научную, информационно-аналитическую, методическую, редакционно-издательскую, финансово-экономическую, правовую и иную деятельность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и Уставом Финансового университета.

В организационную структуру Финансового университета также входят объекты социальной инфраструктуры, общежития, студенческие столовые и другие структурные подразделения.

Финансовый университет самостоятельно формирует свою организационную структуру, за исключением создания, переименования и ликвидации филиалов.

Общее руководство Финансовым университетом осуществляет выборный представительный орган – Ученый совет Финансового университета. Непосредственное управление Финансовым университетом осуществляет ректор Финансового университета.

Ректор Финансового университета:

·  утверждает организационную структуру Финансового университета по согласованию с Ученым советом Финансового университета;

·  утверждает штатное расписание Финансового университета и его филиалов;

·  утверждает положения о структурных подразделениях Финансового университета;

·  определяет трудовые обязанности и ответственность проректоров и других должностных лиц Финансового университета;

·  утверждает состав Совета по качеству Финансового университета;

·  назначает представителя (уполномоченного) ректора Финансового университета по качеству, владельцев процессов СМК и главного аудитора СМК Финансового университета, уполномоченных по качеству филиалов и структурных подразделений;

·  утверждает реестр внутренних аудиторов в области качества.

Предложения по изменению организационной структуры Финансового университета могут вноситься ректором Финансового университета, проректорами и руководителями структурных подразделений.

Изменения в организационной структуре Финансового университета утверждаются ректором и вносятся в структурно-логическую схему управления Финансовым университетом.

Ответственным за своевременную актуализацию структурно-логической схемы управления Финансовым университетом является начальник Планово-финансового управления.

5.2.2. Управление организационно-распорядительной документацией

Разработка организационно-распорядительной документации (ОРД) определяется актуальной необходимостью документального фиксирования решений (мероприятий) по осуществлению деятельности Финансового университета.

Организационно-распорядительная документация разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, инструкцией по делопроизводству Финансового университета, а также в соответствии с настоящим СТО ДП.

Перед утверждением ректором, в зависимости от назначения, ОРД в области качества рассматриваются и согласовываются начальником Управления менеджмента качества, начальником Правового управления, при необходимости владельцем процесса, представителем ректора по качеству.

В протоколах первый пункт повестки дня рекомендуется посвящать анализу выполнения ранее принятых решений (по предыдущим протоколам).

5.2.2.1. Управление положениями о структурных подразделениях

Проект положения о структурном подразделении разрабатывается структурным подразделением по поручению руководства Финансового университета или по собственной инициативе на основании соответствующего документа.

Положение о структурном подразделении оформляется с учетом требований ГОСТ 2.105–95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» и инструкции по делопроизводству Финансового университета.

Положение о структурном подразделении имеет унифицированную структуру текста и включает разделы:

1.  Общие положения

2.  Цели и задачи

3.  Функции

4.  Права и ответственность

5.  Взаимоотношения с другими подразделениями

В разделе «Общие положения» указываются:

·  полное официальное наименование структурного подразделения;

·  дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение;

·  чем руководствуется в своей деятельности;

·  кем возглавляется и кому подчиняется;

·  порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения.

Если руководитель структурного подразделения является владельцем процесса (процессов) СМК, указывается наименование курируемого процесса (процессов).

В разделе «Цели и задачи» формулируются цели, стоящие перед структурным подразделением, и задачи, которые призвано решать структурное подразделение.

В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которые должно выполнять структурное подразделение для реализации поставленных целей и задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности структурного подразделения.

В разделе «Права и ответственность» определяются:

·  полномочия, которыми наделен руководитель структурного подразделения для выполнения возложенных на него функций;

·  виды ответственности, которую может нести руководитель структурного подразделения в случае невыполнения структурным подразделением своих функций.

Если руководитель структурного подразделения является владельцем процесса (процессов) СМК, указывается также его ответственность в соответствии с разделом 2 курируемого стандарта карты процесса.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» регламентируется:

·  с какими структурными подразделениями осуществляется взаимодействие;

·  какую информацию получает и представляет структурное подразделение, периодичность и сроки представления (при необходимости);

·  в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия (при необходимости).

Если руководитель структурного подразделения является владельцем процесса (процессов) СМК, указывается с владельцами каких процессов СМК он взаимодействует.

Положение о структурном подразделении согласовывается с начальником Правового управления, проректором, курирующим работу структурного подразделения, и утверждается ректором Финансового университета.

Подлинник положения о структурном подразделении хранится в Управлении кадрового обеспечения.

5.2.2.2. Управление должностными инструкциями

Проект должностной инструкции разрабатывается по поручению руководства Финансового университета или по инициативе структурного подразделения в соответствии с организационной структурой Финансового университета и штатным расписанием на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России (ред. от 01.01.2001).

Форма титульного листа и структура текста должностной инструкции определена инструкцией по делопроизводству Финансового университета, раздел 4.3., приложение 12.

Текст должностной инструкции имеет унифицированную структуру текста и включает разделы:

1.  Общие положения

2.  Функции

3.  Обязанности

4.  Права

5.  Взаимоотношения (связи по должности)

6.  Ответственность

Раздел «Общие положения» включает:

·  наименование должности;

·  компетентность персонала (уровень образования, стаж работы по профилю);

·  требования к специальным знаниям и навыкам;

·  порядок назначения на должность и освобождения от должности;

·  кому непосредственно подчиняется сотрудник;

·  перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность.

Если работник является владельцем или оперативным управляющим процесса (процессов) СМК, указывается наименование курируемого процесса (процессов).

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника.

В разделе «Обязанности» отражается содержание и организационно-правовой характер деятельности работника:

·  участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

·  виды работ по содержанию и организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т. п.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» указывается:

·  от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник (при необходимости);

·  кому, какую информацию и в какие сроки представляет (при необходимости);

·  с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов (при необходимости);

·  с кем осуществляет совместную подготовку документа и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, работниками.

Если работник является владельцем процесса (процессов) СМК, указывается, с владельцем каких процессов он взаимодействует.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной, уголовной.

Если работник является владельцем или оперативным управляющим процесса (процессов) СМК, указывается также его ответственность в соответствии с разделом 2 курируемого стандарта карты процесса.

Если работник является уполномоченным по качеству структурного подразделения в соответствии с приказом ректора, то он осуществляет функции, права и ответственность, определенные в «Положении об уполномоченном по качеству структурного подразделения».

Если работник является уполномоченным по качеству филиала в соответствии с приказом ректора, то он осуществляет функции, права и ответственность, определенные в «Положении об уполномоченном по качеству филиала».

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с начальником Правового управления и утверждается проректором, курирующим работу структурного подразделения.

После утверждения должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Копия должностной инструкции с визой ознакомления хранится в структурном подразделении.

Подлинник должностной инструкции хранится в Управлении кадрового обеспечения.

5.2.3. Управление нормативной документацией (НД) внешнего происхождения

Нормативные документы внешнего происхождения – стандарты ISO, ГОСТы, ТУ приобретаются Финансовым университетом в отделениях Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в установленном порядке.

Для учета и управления НД внешнего происхождения работниками отдела сертификации СМК Управления менеджмента качества составляется и обновляется по мере приобретения и актуализации новых НД внешнего происхождения специальный перечень (приложение И, Ф–ДП 4.2.3/1-08). Перечень может вестись в электронном виде. Актуализованные документы внешнего происхождения размещаются на сайте управления. Уполномоченный по качеству структурного подразделения в своей работе должен руководствоваться нормативными документами СМК внешнего происхождения, которые доводятся до структурных подразделений через сайт Управления менеджмента качества.

Проверка на действие НД внешнего происхождения осуществляется по мере поступления информационного указателя стандартов или другой информации по нормативной и законодательной документации. Полная ревизия НД внешнего происхождения осуществляется один раз в год до 20 декабря текущего года.

5.2.4. Управление копиями документов

Управление копиями документов осуществляется в соответствии с нормативными документами:

·  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», пункты 3.25, 3.26;

·  Инструкцией по делопроизводству в федеральном государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», утвержденной приказом ректора -1/о, пункты 3.3. (реквизит 27), 4.15. и 5.15.

5.3. Требования к ресурсам

5.3.1. Вид и объем ресурсов, необходимых для разработки документированной процедуры, планируются в ходе разработки документов и согласовываются с руководителями соответствующего уровня.

5.3.2. Требования к системе электронного документооборота

В дополнение к установленным в настоящем СТО правилам для системы электронного документооборота устанавливаются следующие требования:

·  Необходимо установить доступ всех работников, работающих с документами на персональном компьютере к работе в системе электронного документооборота в несколько уровней и разграничить доступ:

- на работу с поступающими документами;

- на работу с отправляемыми документами;

- на работу с организационно-распорядительными документами;

- на согласование и утверждение документов;

- на регистрацию и создание внутренних документов в структурных подразделениях;

- на удаление документов, а также на другие действия в случае необходимости;

·  Необходимо установить доступ всех работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении к работе в системе электронного документооборота на:

- прием и учет документов внутреннего происхождения;

- передачу документов непосредственно исполнителям;

- регистрацию документов, подлежащих регистрации в структурном подразделении;

- контроль сроков исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;

- составление, редактирование и согласование номенклатуры дел структурного подразделения;

- составление описи дел постоянного и временного хранения;

- оформление обложки дел постоянного и временного хранения;

- оформление листа – заверителя дела;

- составление внутренней описи документов дела;

- составление акта о выделении к уничтожению документов, а также другие действия в случае необходимости.

·  Лист ознакомления с документом и изменениями в нем ведется до особого распоряжения на бумажном носителе по форме, приведенной в приложении Г.

6.  Записи по качеству

В разделе перечисляются записи по качеству, возникающие в процессе выполнения работ по данной ДП.

Управление записями по качеству осуществляется в соответствии с СТО ДП 4.2.4/1 Управление записями.

При определении срока хранения документа следует руководствоваться:

·  «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации .

·  "Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения", утвержденными Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11.05.1999.

·  Номенклатурой дел структурного подразделения.

Форма записи по качеству ДП представлена в таблице 2.

Таблица 2. Записи по качеству СТО ДП 4.2.3/1

№ п/п	Название записей	Форма	Ответственный за ведение записей	Хранение контрольного экземпляра
Ответственный	Место	Срок
1	2	3	4	5	6	7
1.	Приказ по основной деятельности	Приложение № 10 ИД	Руководитель СП	Начальник отдела архива УДиА	Отдел архива УДиА	Постоянно ст.19а
2.	Реестр рассылки	Приложение № 28 ИД	Руководитель СП	Начальник общего отдела УДиА	Общий отдел УДиА	2 г. ст.259б
3.	Описи дел, переданных в архив университета; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Приложения № 33, 39 ИД	Руководитель СП	Ответственный за делопроизводство СП	Структурное подразделение	3 г. после уничтожения дел ст.248в(4)

7. Порядок внесения изменений