Управление документами (стр. 3 )

Инициировать и разрабатывать изменение в документ могут:

·  представитель ректора по качеству;

·  владелец процесса;

·  уполномоченный работник структурного подразделения;

·  начальник, заместитель начальника Управления менеджмента качества, начальники и работники отделов управления.

Изменения в документ имеют право вносить начальник, заместитель начальника Управления менеджмента качества, начальник отдела сертификации СМК или уполномоченный работник отдела.

Приказ о внесении изменений в стандарт Финансового университета вносится в реестр стандартов СМК, актуализированная версия которого размещается на сайте Управления менеджмента качества и является обязательной для использования в работе всеми структурными подразделениями, включенными в СМК.

При разработке очередной редакции стандарта Финансового университета начальник Управления менеджмента качества организует внесение изменений в документ на основании ранее изданных приказов ректора.

Контроль внесения изменений и использования в работе только актуальных документов несет руководитель структурного подразделения.

8. Рассылка и хранение

Адреса рассылки документа СМК определяются разработчиками документа по согласованию с начальником, заместителем начальника Управления менеджмента качества или начальником отдела сертификации СМК.

Оригинал документа вместе с реестром рассылки передается в Управление делопроизводства и архива для сканирования и рассылки в структурные подразделения преимущественно в электронном виде. Оригинал документа хранится в отделе сертификации СМК Управления менеджмента качества. Одновременно электронная версия документа размещается на Web-странице Управления менеджмента качества.

Рекомендуется хранение СТО КП и СТО ДП в структурных подразделениях в электронной версии. При этом, на бумажном носителе распечатываются:

·  приказ об утверждении документа;

·  лист ознакомления с документом и изменениями в нем (Ф-ДП-4.2.3/1-04), в котором работники структурного подразделения проставляют роспись и дату ознакомления с актуальной редакцией документа.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за ведение актуальных редакций документов СМК, включение их в номенклатуру дел подразделения и хранение документов.

Хранение документов осуществляется в доступных местах, обеспечивающих их защиту от порчи, потери и ухудшения состояния.

Хранение документов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству Финансового университета.

9. Приложения

Форма титульного листа (Ф–ДП 4.2.3/1-01)

Форма второго листа СТО ДП и СТО КП (Ф–ДП 4.2.3/1-02)

Форма листа регистрации изменений в документе (Ф–ДП 4.2.3/1-03)

Форма листа ознакомления с документом и изменениями в нем (Ф–ДП 4.2.3/1-04)

Содержание разделов СТО ДП (Ф–ДП 4.2.3/1-05)

Содержание разделов СТО КП (Ф–ДП 4.2.3/1-06)

Форма отчета по оценке результативности процесса СМК (Ф–ДП 4.2.3/1-07)

Форма перечня нормативных документов внешнего происхождения (Ф–ДП 4.2.3/1-08)

Форма реестра стандартов СМК и изменений к ним (Ф–ДП 4.2.3/1-09)

Лист регистрации изменений в документе (Ф–ДП 4.2.3/1-03)

Лист ознакомления с документом и изменениями в нем (Ф–ДП 4.2.3/1-04)

Приложение А

(обязательное)

Ф–ДП 4.2.3/1-01

Форма титульного листа

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет)

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

 

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УТВЕРЖДАЮ Ректор Финансового университета «____»________________201___г. «____» _____________201___г.

 

Полное наименование стандарта

СТО __________________ _______________________________________________________

(вид СТО: ДП или КП) (номер в соответствии с пунктом ISO 9001:2008/номер документа в серии)

Место и год издания СТО

Приложение Б

(обязательное)

Ф–ДП 4.2.3/1-02

Форма второго листа СТО ДП и СТО КП

СОДЕРЖАНИЕ

1.	………………………………………………………………………………………………………	3
2.	……………………………………………………………………………………………………….	5
N	……………………………………………………………………………………………………….	n

Разработал	Проверил	Согласовано
Должность Подпись: Дата:	Должность Подпись: Дата:	Должность Подпись: Дата

Приложение В

(обязательное)

Ф–ДП 4.2.3/1-03

Форма листа регистрации изменений в документе

Лист регистрации изменений в документе

Номер пункта	Номер и название раздела	Номер листа	Номер изменения	Причина изменения	Дата изменения	Фамилия, инициалы	Подпись

Приложение Г