Управление документами (стр. 1 )

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет)

 

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

 

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УТВЕРЖДАЮ Ректор Финансового университета «____»________________201___г. «____» _____________201___г.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

СТО ДП 4.2.3/1

Москва 2012

СОДЕРЖАНИЕ

1.  Назначение и область применения………………………………………………………….........	4
2.  Ответственность ……………………………………………………………………......................	4
3.  Нормативные ссылки ………………………………………………………………......................	4
4.  Определения, обозначения и сокращения …………………………………………………........	5
5.  Описание процедуры …………………………………………………………………..................	8
5.1.  Алгоритм и матрица процедуры управления документами второго уровня…………........ 5.1.1. Правила оформления СТО ДП и СТО КП………………………………………………….. 5.2.  Управление документами базового уровня………………………………………………….. 5.2.1. Управление организационной структурой Финансового университета…………………. 5.2.2. Управление организационно-распорядительной документацией……………………….. 5.2.2.1.  Управление положениями о структурных подразделениях…………………………... 5.2.2.2.  Управление должностными инструкциями……………………………………………. 5.2.3.  Управление нормативной документацией (НД) внешнего происхождения……………. 5.2.4.  Управление копиями документов…………………………………………………………. 5.3.  Требования к ресурсам………………………………………………………………………. 6.  Записи по качеству………………………………………………………………………………... 7.  Порядок внесения изменений……………………………………………………………………. 8.  Рассылка и хранение……………………………………………………………………………… 9.  Приложения ………………………………………………………………………………………. Форма титульного листа…………………………………………………. Форма второго листа СТО ДП и СТО КП…………………………........ Форма листа регистрации изменений в документе…………………….. Форма листа ознакомления с документом и изменениями в нем…….. Содержание разделов СТО ДП………………………………………….. Содержание разделов СТО КП…………………………………………. Форма отчета по оценке результативности процесса СМК…………... Форма перечня нормативных документов внешнего происхождения………………………………………………………………………… Форма реестра стандартов СМК и изменений к ним………………… Лист регистрации изменений в документе…………………………….. Лист ознакомления с документом изменениями в нем………………..	9 15 17 17 18 19 20 21 21 22 22 23 24 24 25 26 27 28 29 32 43 44 45 46 47
Разработал	Проверил	Согласовано
Начальник отдела сертификации СМК Управления менеджмента качества Подпись: Дата:	Начальник Управления менеджмента качества Подпись: Дата:	Представитель ректора по качеству, первый проректор по учебной и методической работе Подпись: Дата: Руководитель секретариата Подпись: Дата: Начальник Правового управления Подпись: Дата:

1. Назначение и область применения

1.1. Настоящий стандарт устанавливает порядок разработки, контроля, согласования, утверждения, распределения, учета, хранения, внесения изменений и изъятия документов системы менеджмента качества (СМК) федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» (Финансовый университет), включает описание документированных процедур и карт процессов.

Все документы СМК Финансового университета, кроме записей, управляются в соответствии с настоящим стандартом.

Управление записями регламентируется отдельной документированной процедурой СТО ДП 4.2.4/1 Управление записями.

Документы СМК, используемые в работе Финансового университета, исполняются на бумажном и электронном носителях. По мере разработки и внедрения системы электронного документооборота в Финансовом университете должен быть разработан стандарт по управлению документами в электронном виде.

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой и разработан в соответствии с требованиями п. 4.2.1, 4.2.3 ISO 9001:2008.

1.2. Настоящий стандарт распространяется на структурные подразделения, охваченные СМК, и является обязательным для исполнения работниками этих структурных подразделений.

2. Ответственность

2.1. Начальник Управления менеджмента качества Финансового университета несет ответственность за:

·  разработку, внедрение и применение в Финансовом университете настоящего СТО;

·  полноту изложенных в данном стандарте процедур и требований для обеспечения качества;

·  регулярный анализ соответствия настоящего стандарта требованиям российского законодательства, международных стандартов и Финансового университета, проведение корректировок настоящего СТО.

2.2. Ответственность за выполнение требований настоящего стандарта в каждом подразделении несут руководители структурных подразделений.

2.3. Ответственность других должностных лиц по применению настоящего стандарта определена в разделе 5, таблица 1.

3. Нормативные ссылки

ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.

ISO 9000:2005 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9004:2009 Менеджмент с целью достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества.

ISO/TR 10013:2001 Рекомендации по документированию систем менеджмента качества.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

ГОСТ 2.105–95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам».

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании» – Ф3.

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» (ред. от 01.01.2001).

Приказ Министерства культуры Российской Федерации «Об утверждении «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

"Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения", утвержденные Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11.05.1999.

Устав федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации». Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации .

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», утвержденная приказом ректора -1/о.

СТО РК 4.2.2/1 Руководство по качеству.

СТО ДП 4.2.4/1 Управление записями.

СТО КП 5.1/1 Стратегический менеджмент.

СТО КП 7.3/1 Проектирование и разработка основных образовательных программ высшего профессионального образования.

СТО КП 7.5/1 Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования – обучение.

СТО КП 7.5/3 Проектирование и реализация программ дополнительного профессионального образования.

СТО КП 7.1/1 Довузовская и дополнительная подготовка.

4. Определения, обозначения и сокращения

4.1. В данном СТО используются следующие сокращения:

В – важность показателя результативности

ВПО – высшее профессиональное образование

ДИ – должностная инструкция

ДП – документированная процедура

ДПО – дополнительное профессиональное образование

ИД – Инструкция по делопроизводству

КП – карта процесса

НД – нормативная документация

ОИ – оценка исполнения по направлению деятельности

ООП – основные образовательные программы

ОРД – организационно-распорядительная документация

ОС СМК – отдел сертификации СМК Управления менеджмента качества

П – процедура

РК – руководство по качеству

РСП – руководитель структурного подразделения

СМК – система менеджмента качества

СП – структурное подразделение

СТО – стандарт организации

УДиА – Управление делопроизводства и архива

Университет – Финансовый университет

Ф – фактический балл результативности процесса

ФЗ – федеральный закон

ФЗК – фактическое значение критерия

ISO – международная организация по стандартизации.

4.2. В настоящем СТО используются термины и определения из международного стандарта ISO 9000:2005, национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 1548и другие определения, принятые в Финансовом университете. Наиболее значимые из них приведены ниже:

Адекватность – соответствие документов установленным требованиям

Алгоритм – последовательность и содержание конкретных (дискретных) шагов работы

Актуальность – действенность, современность документа

Документированная процедура – документ, устанавливающий порядок (последовательность) осуществления деятельности или процесса в системе менеджмента качества

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности

Должностная инструкция – документ, устанавливающий требования к квалификации работника, его функции, обязанности, права, взаимоотношения (связи по должности) и ответственность

Запись – документ, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий свидетельства выполненной деятельности

Идентификация – признание тождественности, опознание

Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации

Карта процесса – нормативный документ, описывающий процесс

Контроль действий – процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом

Критерий – мерило оценки развития объекта или процесса

Менеджмент качества – скоординированная деятельность, нацеленная на то, чтобы направлять организацию и управлять ею применительно к качеству

Мониторинг – специально организованное систематическое наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза

Несоответствие – невыполнение требования

Образовательная услуга – процесс и результат передачи и усвоения систематизированных знаний, умений и навыков

Отбор и передача – процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение

Осуществлять мониторинг – следить, надзирать, держать под наблюдением; периодически измерять или проверять с целью регулирования или управления

Показатель – обобщенная характеристика свойств объекта или процесса

Политика руководства в области качества – общие намерения и направления деятельности Финансового университета в области качества, официально принятые Советом по качеству.

Положение о структурном подразделении – документ, определяющий цель и задачи структурного подразделения Финансового университета, его функции, внутреннюю структуру, права и ответственность, а также взаимодействие с другими структурными подразделениями

Продукция (услуга) – результат процесса

Потребитель (заказчик) – организация или лицо, заказывающее и получающее услуги (продукцию)

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса

Процесс – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют «входы» в «выходы»

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему

Результативность – степень, в какой реализована запланированная деятельность и достигнуты запланированные результаты

Руководство по качеству – документ, устанавливающий систему менеджмента качества организации

Система – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов

Система менеджмента – система для разработки политики, целей и достижения этих целей

Система менеджмента качества – система менеджмента для того, чтобы направлять организацию и управлять ею применительно к качеству

Соответствие – выполнение требования

Статус ­– положение, состояние

Стандарт – документ, в котором с целью добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, характеристики и правила осуществления процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции, выполнения работ или оказания услуг

Требование – потребность или ожидание, которое установлено (задано), обычно предполагается или является обязательным

Форма - документ, в который вносятся данные, требуемые системой менеджмента качества. После заполнения форма становится записью

Университет – Финансовый университет

Уничтожение – процесс уничтожения документов без какой-либо возможности восстановления

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций

Услуга – деятельность организации, направленная на удовлетворение потребителя, не производящая материально-вещественного продукта

Цель процесса – желаемые конечные или промежуточные состояния процесса, имеющие количественные и/или качественные характеристики

Цель в области качества – то, чего добиваются или к чему стремятся относящееся к качеству

4.3. В настоящем СТО используются следующие обозначения структурных символов (элементов), применяемых для построения алгоритмов, блок-схем, потоковых диаграмм, структурных схем:

	– начало и конец процедуры в алгоритме
	– шаг, действие
	– принятие решения, утверждение
	– точка перехода на следующую страницу
	– направление информации

5. Описание процедуры

Все документы системы менеджмента качества Финансового университета, управляемые настоящим стандартом, условно подразделяются на 4 уровня:

А. Документы первого уровня включают в себя:

·  политику в области качества;

·  цели в области качества;

·  руководство по качеству (является стандартом организации).

Б. Документы второго уровня – карты процессов и документированные процедуры (являются стандартами организации).

В. Документы третьего уровня – записи по качеству.

Г. Документация базового уровня включает следующие документы:

·  внутренние:

а) устав;

б) правила внутреннего распорядка;

б) положения о структурных подразделениях;

в) должностные инструкции;

г) организационная структура Финансового университета;

д) ОРД: приказы, распоряжения, указания, решения, договоры, планы мероприятий и т. п.;

·  внешние:

а) лицензии и сертификаты;

б) нормативно-правовые акты: федеральные законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, подзаконные акты;

в) нормативные документы внешнего происхождения: национальные и международные стандарты, технические условия, строительные нормы и правила и т. д.

Процедура разработки, согласования и утверждения политики в области качества и целей описана в СТО КП 5.1/1 Стратегический менеджмент.

5.1. Алгоритм и матрица процедуры управления документами второго уровня

Алгоритм и матрица процедуры управления документами второго уровня приведены в таблице 1.

Управление документами третьего уровня структуры документов СМК (записями) осуществляется в соответствии с СТО ДП 4.2.4/1 Управление записями.

Требования к управлению документами базового уровня структуры документов СМК содержатся в:

·  Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ректора Финансового университета -1/о;

·  ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

·  Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» – Ф3 и

·  п.5.2. настоящего стандарта.

Управление документами по учебной деятельности осуществляется в соответствии с требованиями стандартов Финансового университета:

·  СТО КП 7.3/1 Проектирование и разработка основных образовательных программ высшего профессионального образования;

·  СТО КП 7.5/1 Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования – обучение;

·  СТО КП 7.5/3 Проектирование и реализация программ дополнительного профессионального образования;

·  СТО КП 7.1/1 Довузовская и дополнительная подготовка.

Таблица 1. Алгоритм и матрица процедуры управления документами второго уровня СМК

Алгоритм	Перечень шагов (действий)	Ответственный	Исполнитель	Документ, регламентирующий действие	Запись, подтверж- дающая действие
1	2	3	4	5	6
1	1. Решение о разработке, внесении изменений или изъятии документа	Ректор (представитель ректора по качеству)	Начальник Управления менеджмента качества Начальник ОС СМК	ISO 9001:2008	__
2	2. Разработка проекта документа или изменений	Начальник Управления менеджмента качества Начальник ОС СМК	Ответственный исполнитель СП и ОС СМК	ISO 9001:2008	__
3	3. Присвоение идентификацион-ного номера	Начальник Управления менеджмента качества	Начальник ОС СМК	ISO 9001:2008	Ф–ДП 4.2.3/1-01
	4. Проверка документа на соответствие установленным требованиям	Начальник Управления менеджмента качества Начальник ОС СМК	Ответственный исполнитель СП (разработчика) и ОС СМК	ISO 9001:2008 СТО ДП 4.2.3/1 ИД	Ф–ДП 4.2.3/1-02
5	5. Согласование документа	Разработчик документа Начальник ОС СМК	Ответственный исполнитель СП и ОС СМК	__	Ф–ДП 4.2.3/1-02
6   нет	6. Доработка документа	Начальник ОС СМК	Ответственный исполнитель СП и ОС СМК	ISO 9001:2008 СТО ДП 4.2.3/1 ИД	__
да	7. Документ согласован и соответствует установленным требованиям?	Представитель ректора по качеству	Начальник Управления менеджмента качества Начальник ОС СМК	ИД	__
8	8. Утверждение документа	Ректор	Начальник ОС СМК	ИД	Ф–ДП 4.2.3/1-01
нет   да	9. Документ утвержден?	Ректор	Начальник ОС СМК	ИД	Приказ по основной деятельности
10	10. Внесение документа в реестр стандартов СМК	Начальник ОС СМК	Работник ОС СМК	__	Ф–ДП 4.2.3/1-09
1	2	3	4	5	6
11	11. Рассылка, внесение изменений, хранение, изъятие документа	Начальник ОС СМК	Работник ОС СМК	ИД	Реестр рассылки
12	12. Подготовка документа к уничтожению, архивному хранению и передача в архив университета	Начальник Управления менеджмента качества Начальник ОС СМК	Работник ОС СМК	ИД	Описи дел, переданных в архив университета; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Примечания к шагам алгоритма