Управление документами (стр. 6 )

Для показателей, отражающих желаемую тенденцию к повышению, оценка их динамики определяется следующим образом:

а) при отклонении фактического значения критерия от планового более трех допусков (3D) вниз – оценка динамики (OD=1) – показатель не результативен;

Продолжение приложения Е

б) при отклонении фактического значения критерия от планового вниз от 1 до 3D-OD =2 – показатель преимущественно результативен;

в) при попадании фактического значения критерия в интервал ± D-OD=3 – показатель результативен;

д) при отклонении фактического значения критерия от планового более 3D вверх - OD=5 – показатель превосходный.

Для показателей, отражающих желаемую тенденцию к понижению, характер оценки их динамики меняется на противоположный. ОД уменьшается при увеличении значения критерия относительно планового.

5.9.3.  Ранжировка критериев по их важности (удельному весу) в оценке процесса

Ранжировка критериев по их важности в оценке процесса определяется в баллах (от 1 до 10 баллов) согласно методике, указанной в таблице 9.

Данные, характеризующие значимость критериев в оценке результативности процессов, заносятся в таблицу 10.

Таблица 9. Ранжировка критериев процесса

Важность критерия в баллах	Категория критерия
10, 9, 8	Важный
7, 6	Значительный
менее 6	Малозначимый

5.9.4.  Оценка результативности процесса

Перед оценкой результативности процесса определяются фактические значения критериев соответствующих показателей за анализируемый период времени (квартал, полугодие (семестр), год), которые заносятся в таблицу 10.

Путем сравнения фактического значения критерия с плановым значением даются оценки динамики показателя за анализируемый период, в соответствии с разделом 5.9.2 настоящего приложения.

Фактический балл критерия вычисляется умножением оценки динамики на важность критерия.

Максимально возможная сумма баллов по критериям процесса (max ΣБ) вычисляется путем суммирования произведений максимальной оценки динамики каждого показателя на важность критерия.

Степень результативности процесса в процентах определяется делением суммы фактических баллов на максимально возможную сумму баллов по процессу с умножением частного от деления на 100 %.

Оценку результативности процесса определяют по таблице 11 с занесением данных в таблицу 10.

При окончательной оценке результативности процесса необходимо учитывать степень достижимости важных критериев результативности показателей.

Если не достигается определенное значение одного из важных критериев (показатель не результативен), то общая оценка результативности процесса в соответствии с таблицей 11 снижается на одну ступень.

Продолжение приложения Е

Если не достигаются определенные значения двух и более важных критериев, то общая оценка результативности процесса снижается до оценки «не результативен». В этом случае владелец процесса обязан принимать корректирующие действия для улучшения (повышения) динамики соответствующих показателей процесса.

Таблица 10. Оценка результативности процесса

Показатель результативности	Ед. измерения	Планируемые значения критерия с допусками	Важность критерия (В)	Анализируемый период
ФЗК	ОД	ФБ
1	2	3	4	7	8	9
ΣФБ
Max ΣБ
Степень результативности процесса = (ΣФБ/max ΣБ)× 100 %
Оценка результативности процесса
Подготовил _________________________________________________ (должность, фамилия и инициалы, подпись, дата)
Владелец процесса ___________________________________________ (должность, фамилия и инициалы, подпись, дата)

Обозначения:

В – важность;

ФЗК – фактическое значение критерия;

ОД – оценка динамики;

ФБ – фактический балл, где ФБ=ОД×В;

ΣФБ – сумма фактических баллов;

Max ΣБ – максимально возможная сумма баллов по процессу.

Таблица 11. Оценка степени результативности процесса

Степень результативности процесса	Оценка степени результативности процесса
Свыше 80 до 100%	Результативен с существенными улучшениями
Свыше 70 до 80% включительно	Результативен с улучшениями
Свыше 60 до 70% включительно	Результативен
Свыше 50 до 60% включительно	Преимущественно результативен
От 50% и ниже	Не результативен

При оценке результативности процессов владельцы процессов должны отражать в текстовом режиме в обязательном порядке:

а) комментарии по анализу динамики показателей и критериев результативности процессов;

б) рекомендации по улучшению показателей и критериев результативности процессов.

Продолжение приложения Е

Данные оценки результативности процесса направляются владельцами процессов в Управление менеджмента качества по форме, представленной в приложении Ж настоящего стандарта (Ф-ДП 4.2.3/1-07).

Показатели результативности процесса и критериев их оценки должны быть пересмотрены в случае, если наблюдается:

·  стабильное выполнение и/или перевыполнение показателей результативности в течение 3-х анализируемых периодов;

·  стабильное невыполнение показателей результативности в течение 2-х анализируемых периодов;

·  показатели результативности не характеризуют процесс в полном объеме. В этом случае владелец процесса обязан пересмотреть систему показателей;

·  отрицательная тенденция результативности процесса в течение 2-х анализируемых периодов;

·  недостижение определенного значения важного критерия показателя результативности в течение 2-х анализируемых периодов.

5.10. Улучшение функционирования процесса

В данном разделе определяются основные направления деятельности по улучшению функционирования процесса в соответствии с ISO 9004:2009 «Менеджмент с целью достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества», а также видением владельца и предложениями участников процесса.

Примерами улучшения процесса могут быть следующие направления:

·  повышение квалификации и обучение персонала, участвующего в процессе;

·  повышение среднего значения планового критерия показателя (Кср);

·  уменьшение допусков среднего значения планового критерия показателя (±D);

·  другие направления улучшения.

6. Записи по качеству

В разделе перечисляются записи по качеству, возникающие в процессе выполнения работ по соответствующему СТО КП.

Управление записями по качеству осуществляется в соответствии со СТО ДП 4.2.4/1 Управление записями.

При определении срока хранения документа следует руководствоваться:

·  «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации .

·  "Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения", утвержденными Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11.05.1999.

·  Номенклатурой дел структурного подразделения.

Форма записи по качеству КП представлена в таблице 12.

Продолжение приложения Е

Таблица 12. Записи по качеству СТО КП

№ п/п	Название записей	Форма	Ответственный за ведение записей	Хранение контрольного экземпляра
ответственный	место	срок
1	2	3	4	5	6	7

7. Порядок внесения изменений

В содержании раздела указывается:

·  кто может инициировать изменения в настоящий документ;

·  кто может разрабатывать изменения в настоящий документ;

·  каков порядок действий по внесению изменений в документ;

·  как идентифицируются изменения в документе;

·  кто осуществляет идентификацию измененных документов и изымает из обращения отмененные документы;

·  кто осуществляет контроль за внесением изменений в документ;

·  кто несет ответственность за использование в работе только актуальных документов.

В тексте раздела необходимо сделать ссылку на обязательное приложение к СТО КП – форму листа регистрации изменений.

8. Рассылка и хранение

В содержании раздела указывается:

·  в какие структурные подразделения и каким должностным лицам рассылается настоящий документ;

·  кто осуществляет рассылку настоящего документа;

·  где хранится контрольный экземпляр настоящего документа;

·  кто несет ответственность за сохранность документа.

9. Приложения

Название приложения

Название приложения

Название приложения

Приложение Ж

(обязательное)

Ф-ДП 4.2.3/1-07

Форма

отчета по оценке результативности процесса СМК

Оценка результативности процесса

___________________________________________________________________________

(наименование процесса СМК)

___________________________________________________________________________

Показатель результативности	Ед. измерения	Планируемые значения критерия с допусками	Важность критерия (В)	Анализируемый период
ФЗК	ОД	ФБ
1	2	3	4	7	8	9
ΣФБ
maxΣБ
Степень результативности процесса = (ΣФБ/max ΣБ)× 100 %
Оценка результативности процесса
Подготовил _________________________________________________ (должность, фамилия и инициалы, подпись, дата)
Владелец процесса ___________________________________________ (должность, фамилия и инициалы, подпись, дата)

Обозначения:

В – важность;

ФЗК – фактическое значение критерия;

ОД – оценка динамики;

ФБ – фактический балл, где ФБ=ОД×В;

ΣФБ – сумма фактических баллов;

Max ΣБ – максимально возможная сумма баллов по процессу.

Комментарии по анализу динамики показателей и критериев результативности процесса:

Меры по улучшению показателей и критериев результативности процесса:

Владелец процесса ________________________ ___________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Приложение И

(рекомендуемое)

Ф–ДП 4.2.3/1-08

Форма перечня нормативных документов внешнего происхождения

ПЕРЕЧЕНЬ

нормативных документов внешнего происхождения

№ п/п	Обозначе-ние документа	Полное название документа	Дата регистрации документа	Место хранения документа	Статус документа	Причина изъятия из обращения	Взамен какого документа введен	Подпись ответственного лица за храненне документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение К