Управление документами (стр. 5 )

(обязательное)

Ф–ДП 4.2.3/1-05

Содержание разделов СТО ДП

1. Назначение и область применения

В содержании раздела указывается:

·  назначение СТО ДП;

·  выполнение каких требований (или требований каких разделов, пунктов) ISO 9001:2008 обеспечивает настоящий СТО ДП;

·  область действия данного СТО ДП (следует перечислить названия структурных подразделений и должностных лиц, если действие данного СТО ДП не распространяется на всю организацию в целом).

2. Ответственность

В содержании раздела указывается лицо, назначенное приказом ректора и несущее ответственность за:

·  разработку, внедрение, применение в Финансовом университете и внесение изменений в настоящий СТО;

·  полноту изложенных в данном стандарте процедур и требований для обеспечения качества;

·  регулярный анализ соответствия настоящего стандарта требованиям российского законодательства, международных стандартов и Финансового университета, проведение корректировок настоящего СТО.

Ответственность за выполнение требований данного СТО ДП на уровне структурного подразделения несет его руководитель.

Ответственность других должностных лиц по применению настоящего стандарта определена в разделе 5.

3. Нормативные ссылки

В содержании раздела перечисляются все документы, на которые есть ссылки по тексту данного СТО ДП.

Такими документами являются международные стандарты ISO 9001:2008 и ISO 9000:2005, документы СМК, разрабатываемые в Финансовом университете; законодательные и нормативно-правовые акты внешнего происхождения, а также локальные нормативные документы, имеющие отношение к разрабатываемому СТО ДП.

4. Определения, обозначения и сокращения

В содержании раздела указываются:

·  утвержденные в организации сокращенные обозначения названий структурных подразделений и должностей с их расшифровкой;

·  утвержденные в организации сокращенные обозначения документов с расшифровкой их названий;

Продолжение приложения Д

·  определение основных терминов (по ISO 9000:2005), связанных с системой менеджмента качества;

·  определение специфических терминов, встречающихся в тексте документа, связанных с описываемой данным СТО ДП деятельностью, требующих однозначного понимания;

·  обозначения структурных элементов блок-схем (алгоритмов) приведены в подразделе 4.3 СТО ДП 4.2.3/1 Управление документами.

5.  Описание процедуры

В содержании раздела указываются:

·  этапы осуществления описываемой в данном СТО ДП деятельности (этапы выполнения процедуры);

·  ответственные лица и исполнители на всех этапах;

·  документы, регламентирующие выполнение каждого этапа;

·  записи, подтверждающие выполнение действия (шага, этапа).

Описание действий в рамках СТО ДП рекомендуется выполнять с помощью алгоритма и матрицы, представленной в таблице 1.

Таблица 1. Алгоритм и матрица документированной процедуры

Алгоритм	Перечень шагов (действий)	Ответственный	Исполнитель	Документ, регламентирующий действие	Запись, подтверждающая действие
1	2	3	4	5	6

После табличного описания действий ДП рекомендуется давать необходимые пояснения в форме примечаний к шагам (действиям) алгоритма.

6.  Записи по качеству

В разделе перечисляются записи по качеству, возникающие в процессе выполнения работ по данной ДП.

Управление записями по качеству осуществляется в соответствии с СТО ДП 4.2.4/1 Управление записями.

При определении срока хранения документа следует руководствоваться:

·  «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации .

·  "Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения", утвержденными Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11.05.1999.

·  Номенклатурой дел структурного подразделения.

Форма записи по качеству ДП представлена в таблице 2.

Продолжение приложения Д

Таблица 2. Записи по качеству СТО ДП

№ п/п	Название записей	Форма	Ответственный за ведение записей	Хранение контрольного экземпляра
ответственный	место	срок
1	2	3	4	5	6	7

7.  Порядок внесения изменений

В содержании раздела указывается:

·  кто может инициировать изменения в настоящий документ;

·  кто может разрабатывать изменения в настоящий документ;

·  каков порядок действий по внесению изменений в документ;

·  как идентифицируются изменения в документе;

·  кто осуществляет идентификацию измененных документов и изымает из обращения отмененные документы;

·  кто осуществляет контроль за внесением изменений в документ;

·  кто несет ответственность за использование в работе только актуальных документов.

В тексте раздела необходимо сделать ссылку на обязательное приложение к СТО ДП – форму листа регистрации изменений.

8.  Рассылка и хранение

В содержании раздела указывается:

·  в какие структурные подразделения и каким должностным лицам рассылается настоящий документ;

·  кто осуществляет рассылку настоящего документа;

·  где хранится контрольный экземпляр настоящего документа;

·  кто несет ответственность за сохранность документа.

9.  Приложения

Название приложения

Название приложения

Название приложения

Приложение Е

(обязательное)

Ф–ДП 4.2.3/1-06

Содержание разделов СТО КП

1.  Назначение и область применения

В содержании раздела СТО КП указывается:

·  наименование процесса, описываемого в стандарте;

·  назначение стандарта;

·  процедуры, входящие в процесс (если таковые имеются);

·  выполнение, каких требований (или требований каких разделов, пунктов) ISO 9001:2008 обеспечивает настоящий СТО КП;

·  область применения (указывается какие структурные подразделения, и должностные лица Финансового университета участвуют в данном процессе).

2.  Ответственность

В содержании раздела СТО КП указывается владелец соответствующего процесса (должность), который несет ответственность за:

·  разработку, внедрение, применение и внесение изменений в настоящий стандарт;

·  полноту изложенных в настоящем стандарте процедур и требований для обеспечения качества;

·  определение технологии процесса;

·  установку требований к ресурсам, информации, входным и выходным данным, управляющим воздействиям, осуществление взаимосвязи с другими процессами;

·  достижение целей процесса;

·  мониторинг, контроль и анализ, разработку корректирующих и предупреждающих действий, постоянное улучшение процесса.

Владелец процесса назначает оперативного управляющего, который осуществляет оперативное управление процессом.

Ответственность за применение данного СТО КП на уровне подразделения несет руководитель структурного подразделения.

Ответственность других должностных лиц по применению СТО КП определена в документированных процедурах, описывающих настоящий процесс (раздел 5).

3.  Нормативные ссылки

В содержании раздела перечисляются все документы, на которые есть ссылки по тексту СТО КП.

Такими документами являются законодательные и нормативно-правовые акты внешнего происхождения, международные стандарты ISO 9001:2008 и ISO 9000:2005, документы СМК, разрабатываемые в Финансовом университете, а также локальные нормативные документы, имеющие отношение к разрабатываемому СТО КП.

Продолжение приложения Е

4.  Определения, обозначения и сокращения

В содержании раздела указываются:

·  утвержденные в организации сокращенные обозначения названий структурных подразделений и должностей с их расшифровкой;

·  утвержденные в организации сокращенные обозначения документов с расшифровкой их названий;

·  определение основных терминов (по ISO 9000:2005), связанных с системой менеджмента качества;

·  определение специфических терминов, встречающихся в тексте документа, связанных с описываемой данным СТО КП деятельностью, требующих однозначного понимания;

·  обозначения структурных элементов блок-схем (алгоритмов) приведены в подразделе 4.3 СТО ДП 4.2.3/1 Управление документами.

5.  Описание процесса

Описание процесса рекомендуется выполнять с помощью заполнения формы описания процесса, изображенной на рисунке 1.

Содержание формы описания процесса включает:

·  название, владельца и оперативного управляющего;

·  цель;

·  назначение;

·  область применения;

·  обеспечение требований ISO 9001:2008 (выполнение требований каких пунктов стандарта обеспечивает процесс);

·  сроки исполнения (указывать при необходимости);

·  входы;

·  основные действия;

·  процедуры процесса;

·  выходы;

·  процессы-поставщики;

·  процессы-потребители;

·  ресурсы для обеспечения;

·  хранение и архивация;

·  показатели и критерии оценки результативности;

·  методы и средства контроля и анализа;

·  предупреждающие действия;

·  корректирующие действия.

Кроме указанной формы, рекомендуется давать текстовое описание действий процесса. Степень описания действий определяется достаточностью для понимания их основного содержания.

В раздел СТО КП «Описание процесса» после схематичного и текстового описания процесса дается схематичное и текстовое описание процедур, которые являются частью описываемого в СТО КП процесса. Описание процедур выполняется в формате, установленном в настоящем стандарте в приложении Е, раздел «Описание процедуры».

Продолжение приложения Е

5.1. Цель процесса

В данном подразделе определяются ожидаемые результаты конкретного направления реализации стратегии Финансового университета по удовлетворению требований и ожиданий потребителя (желаемые ключевые показатели процесса и критерии оценки его результативности).

Продолжение приложения Е

Процессы-поставщики:

Рисунок 1. Форма описания процесса

Продолжение приложения Е

5.2. Входы процесса

В содержании подраздела указываются исходные объекты и/или результаты процессов – поставщиков. Входы процесса оформляются в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1. Входы процесса

№ п/п	Вход	Поставщик	Потребитель
1	2	3	4

Данная и последующие таблицы при необходимости могут сопровождаться пояснениями в форме примечаний к соответствующим пунктам таблицы.

5.3. Выходы процесса

В этом подразделе указываются результаты процесса, имеющие существенное значение для достижения цели процесса. Выходы процесса оформляются в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2. Выходы процесса

№ п/п	Выход	Поставщик	Потребитель
1	2	3	4

5.4. Ресурсы процесса

В данном подразделе отражаются данные о составе необходимых ресурсов (людских, материальных, финансовых, информационных, временных), требования, предъявляемые к ним, указываются поставщики ресурсов. Данный структурный элемент процесса оформляется в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3. Ресурсы процесса

№ п/п	Наименование	Требования	Поставщик
1	2	3	4

5.5. Информация

Подраздел «Информация» должен включать в себя два подпункта: входная информация и выходная информация.

5.5.1. Входная информация

В этом подпункте определяется информация, необходимая для планирования и осуществления процесса. Оформляется в соответствии с таблицей 4.

Продолжение приложения Е

Таблица 4. Входная информация

№ п/п	Наименование	Требования	Поставщик
1	2	3	4

5.5.2. Выходная информация

В этом подпункте отражается состав информации, которая формируется в рамках данного процесса, необходимая для осуществления других процессов и важная для внешних потребителей. Оформляется в соответствии с таблицей 5.

Таблица 5. Выходная информация

№ п/п	Наименование	Требования	Поставщик
1	2	3	4

5.6. Алгоритм и матрица процесса

В данном подразделе представляется описание порядка выполнения процесса. Оно представляется в виде алгоритма и матрицы, которые оформляются в соответствии с таблицей 6. Обозначения структурных элементов блок-схем (алгоритмов) приведены в разделе 4.3 настоящего СТО.

Таблица 6. Алгоритм и матрица процесса

Алгоритм	Перечень шагов ( действий)	Ответственный	Исполнитель	Документ, регламентирущий действие	Запись, подтверждающая действие
1	2	3	4	5	6

Каждый шаг алгоритма и действия должны быть пронумерованы.

После табличного описания действий КП рекомендуется давать необходимые пояснения в форме примечаний к шагам (действиям) алгоритма.

При наличии процедур, входящих в соответствующий процесс, последние описываются в соответствии с приложением Д, раздел 5 настоящего СТО.

5.7. Показатели и критерии

Данный подраздел содержит информацию о показателях и критериях, а также об источниках, методах получения (расчета) критерия. Данный структурный элемент оформляется в соответствии с таблицей 7.

Таблица 7. Показатели и критерии процесса

№ п/п	Наименование показателя	Наименование критерия	Источник, метод получения (расчета) критерия
1	2	3	4

Продолжение приложения Е

Примечания

к столбцу 2: отражаются аккредитационные показатели и показатели, наиболее важные для оценки результативности процесса;

к столбцу 3: отражаются критерии, соответствующие показателю, указанному в столбце 2;

к столбцу 4: критерии могут определяться нормативно-правовыми документами или устанавливаться владельцем процесса.

5.8. Мониторинг

В данном подразделе определяются порядок и ответственность за сбор данных, необходимых для получения значений критериев, их критического значения, а также состав управляющих воздействий (мер) при достижении критической величины значения критерия. Данные мониторинга оформляются в соответствии с таблицей 8.

Таблица 8. Мониторинг процесса

№ п/п	Обозначение	Наименование критерия	Периодичность сбора данных	Форма сбора данных	Ответственный за сбор и хранение	Критиче- ское значение	Управленческое воздействие (меры)
1	2	3	4	5	6	7	8

5.9. Анализ (оценка) результативности процесса

5.9.1. Определение значения критерия на плановый период

Базой для определения планового значения критерия является среднее значение критерия за предыдущие годы (не менее 5 лет).

Среднее значение критерия за прошедшие n-лет определяется как сумма значений критерия за n-лет, деленное на число лет:

Кср. =	К1 + К2 + К3 + К4 + …Кn
n

Значение допуска определяется как частное от деления разности максимального и минимального значения критерия за прошедший период на шесть (исходя из шестисигмового интервала).

Значения критериев с допусками на плановый период (квартал, полугодие (семестр), год) заносятся в таблицу 10.

5.9.2. Оценка динамики показателя за плановый период

Оценка динамики (развития) показателя за плановый период осуществляется путем определения степени отклонения фактического значения критерия от планового в шестисигмовом интервале.