Виды документов; классификация.
Организационно-распорядительные документы (ОРД).
Документы могут классифицироваться (делиться по наиболее общим признакам сходства и различия).
Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание.
В соответствии с этим признаком различают:
- организационно-распорядительные;
- плановые;
- кадровые;
- финансово-расчетные и другие документы.
Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С этой документацией работают сотрудники всех структурных подразделений предприятия. С помощью этих документов определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие группы ОРД:
- Организационные;
- Распорядительные;
- Справочно-информационные;
- Документы по личному составу предприятия;
- Документы предпринимательской деятельности.
Финансово-расчетная документация обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Отличительной чертой этого вида документов является строгая стандартизация, использование типовых форм документов. Для стандартных документов устанавливается состав реквизитов, место их расположения, формат, цвет и качество бумаги. Поскольку правила составления этой документации тесно связаны со знанием бухгалтерского учета, то в данном учебном пособии они не рассматриваются.
Значительное место в общем объеме занимает документация материально - технического снабжения и сбыта (ДМТС). Ее особенность состоит в том, что многие документы этого вида можно отнести также к другим видам документации, например, к плановой, статистической, бухгалтерской и др.
Можно выделить следующие группы ДМТС:
- договорные;
- переписка между коммерческими службами и органами снабжения и сбыта;
- сопроводительная по отгрузке и транспортировке;
- претензионные;
- рекламные.
По месту составления документа:
Внутренние документы создаются данным учреждением и обеспечивают его потребности. Оформление внутренних документов регулируется внутренними нормами данного учреждения.
К внешним документам относятся документы, полученные извне или направленные в адрес других организаций.
По форме:
Индивидуальные документы создаются в произвольной форме, например, документы личного характера.
Типовые документы представляют собой текст – образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия.
Трафаретные документы содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста вписывается при его составлении. Как правило, такие документы создаются на бланках.
По средствам фиксации:
Рукописно-печатные документы изготавливаются на бумаге рукописным, машинописным, типографским способом или на множительных аппаратах.
Фото- и кино-документы фиксируют информацию на фото - и кинопленке и позволяют запечатлеть процессы, которые невозможно или затруднительно фиксировать другим путем.
Электронные документы применяют для записи информации на магнитные и оптические носители, а для воспроизведения используют компьютер, магнитофон, видео-магнитофон, при этом содержание документа может быть любым: текст, графика, речь, фотография или кино.
По форме информации:
Текстовый документ содержит в основном текст с небольшим включением иллюстраций. Гипертекстом называется документ, включающий в себя интерактивные ссылки на другие документы. С их помощью читатель, указав на какое-либо слово или фразу, немедленно получает дополнительную информацию по соответствующему предмету.
К графическим документам относятся чертежи, схемы, карты, рисунки. Звуковые документы позволяют фиксировать живую речь: заседания коллегиальных органов, протокол допроса и др.
Звуковые. Документы мультимедиа наряду с текстом и графикой включают в себя звук и видео-изображения.
Гипермедиа документы объединяют в себе гипертекст и мультимедиа, то есть, информация представлена в них в любой форме (в виде текста, рисунков, звука и кино) и встречаются ссылки на другие документы. Особо широкое распространение гипермедиа документы получили в последнее время в связи с использованием компьютерных сетей в качестве средств связи.
По срокам хранения:
- Постоянного (вечного) хранения
- Долговременного хранения (более 10 лет)
- Временного хранения (до 10 лет)
По стадиям создания:
Оригиналы. Оригиналом называется документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными и имеют каждый одинаковую юридическую силу.
Копии. Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Различают несколько видов копий:
- дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа, она имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;
- выписка – это копия, воспроизводящая часть текста документа;
- отпуск – это полная копия отосланного документа, подшиваемая в дела отправителя.
Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой “верно” и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
Билет № 8
Электронный документ и электронный документооборот
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;
- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:
- на экране дисплея;
- бумажном носителе.
При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.
Преимущества использования электронных документов:
- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
- хранение электронных документов позволяет сохранить на носителях (малых по размеру) большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.
Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:
- прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;
- исправления вносятся в проект документа;
- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.
К недостаткам электронных документов можно отнести:
- недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
- необходимость наличия технических средств для прочтения;
- возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).
Электронный документооборот – процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Участники обмена электронными документами – физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.
Отравитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адресполучателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.
При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП.
Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки ЭЦП.
Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.
Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.
Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.
Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель.
С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).
Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.
Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.
Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования – 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:
- защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
- возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
- возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
- возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.
Билет № 9
Правила оформления управленческих документов. Реквизиты.
Формат документа. Единые требования и правила оформления документов управления - стандарты.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Несмотря на то что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т. д. – должны создаваться на бланках документов.*
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 000 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Классифицируются бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:
- расположению реквизитов; по автору документа; виду документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:
- угловой; продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:
- бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:
- общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Рис. 2. Классификация бланков документов
Формат бланка документа
Устанавливаются два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).
Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Размеры полей
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.
Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.
Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.
При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.
Нумерация страниц
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире.
Билет № 10
Язык служебных документов.
Общие требования к текстам документов управления.
Для официальных документов средством делового языка является официально-деловой стиль, к особенностям которого относятся: нейтральный тон, ясность и точность изложения, лаконичность, краткость текста.
Официально-деловой стиль, характерный для текста документа, складывается из множества деталей. Эмоциональная окраска, личные, субъективные моменты исчезают при использовании, в основном, простых (как правило, повествовательных, распространенных, полных) предложений; из односоставных активно употребляются только безличные или определенно-личные предложения; вопросительные и восклицательные предложения практически не употребляются. Нейтральный тон достигается также отсутствием просторечных или диалектных слов и оборотов, образной фразеологии.
Ясности и точности изложения, «читаемости» текста способствуют и такие особенности, как:
- принятая для конкретного документа форма изложения информации;
- единообразное оформление дат и употребление терминов и сокращений;
- употребление общепринятых обозначений единиц счета и физических величин;
- правильно оформленные числительные и знаки препинания и др.
Продуманно и осторожно следует включать в текст термины и заимствованные слова.
Термины, используемые в тексте, должны быть понятны и автору и адресату, и при необходимости следует раскрыть содержание термина (дать официальное определение термина, расшифровать его словами нейтральной лексики или заменить общепонятным словом или выражением).
Использование заимствованных слов целесообразно, когда для обозначения предмета или понятия не существует русского эквивалента. Если эквивалент существует, употреблять заимствованные слова недопустимо (пролонгировать — продлить, анонс — объявление).
В текстах документов не рекомендуется употреблять архаизмы и историзмы, необходимо заменять их современными словами и оборотами (вместо означенный — названный, сего года — этого (текущего) года, настоящим сообщаем — сообщаем).
Также в документах следует избегать тавтологий и плеоназмов.
Тавтология – повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания.
Например: адресовать в адрес, явление проявляется и др.
Плеоназм – использование в словосочетаниях избыточных, не нужных с точки зрения смысла слов.
Например:
главная суть («суть» — это и есть главное),
20 тыс. р. денег (в рублях исчисляются только деньги),
своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos — сам),
тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от французского nuance — оттенок, тонкое отличие),
март месяц («март» — название месяца) и др.
Однако существуют устоявшиеся, принятые в языке тавтологии и плеоназмы: учащиеся обучаются, реальная действительность и др.
Деловая речь, а тем более письменная, отличается ограниченной сочетаемостью слов (то есть ограничением возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами). В документах желательно употреблять следующие словосочетания.
Например:
передать в управление вместо передать для управления,
осуществлять контроль вместо вести контроль,
вносить предложения вместо давать предложения,
обладать правом вместо владеть правом и др.
Характерно для деловой речи использование языковых формул, то есть устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде:
Контроль за выполнением приказа возложить на...
Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...
В текстах документов употребляются такие словосочетания, которые в устной речи обычно заменяют глаголом:
оказать содействие вместо посодействовать,
произвести уборку вместо убрать,
провести учет вместо учесть,
оказать поддержку вместо поддержать,
произвести ремонт вместо отремонтировать и др.
В документах ограничено употребление глаголов в личной форме. Изложение информации от первого лица единственного или множественного числа возможно в текстах:
распорядительных документов (приказ, указание, распоряжение);
документов, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка): приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения;
писем — от первого лица множественного числа: просим предоставить, считаем целесообразным;
от первого лица единственного числа: прошу направить, считаю необходимым,
Во всех остальных случаях текст излагают от третьего лица.
В текстах документов допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные в нормативных документах.
Различают два вида сокращений:
графические — применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: экз., шт., т. д.;
лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова: Минобразование, т. п.
К графическим сокращениям относятся названия единиц измерения (при цифрах): грамм – г, килограмм – кг, метр – м, секунда – с, и др.
Существуют и другие общепринятые графические сокращения:
год – г. (при цифрах);
годы – гг. (при цифрах);
город – г. (при названии; перед указанием столиц и городов, в названии которых имеется слово «город» (Волгоград, Новгород) сокращение г. не ставится),
господин – г-н (при фамилии);
дом – д. (при цифрах);
доцент – доц. (при фамилии);
другой (другие) – др.;
и так далее – и т. д.;
и тому подобное – и т. п.;
копейка – к., коп. (при цифрах);
миллиард – млрд (при цифрах);
миллион – млн (при цифрах);
миллион рублей – млн. р. (при цифрах);
область – обл. (при названии);
подпункт – подп. (при цифрах);
поселок – п. (при названии);
поселок городского типа – пгт. (при названии);
профессор – проф. (при фамилии);
пункт – п. (при цифрах);
пункты – пп. (при цифрах);
раздел –разд. (при цифрах);
район – р-н (при названии);
рисунок – рис. (при цифрах);
рубль – р., руб. (прицифрах);
село – с. (при названии);
смотри – см.;
таблица – табл. (при цифрах);
товарищ – г. (при фамилии, в начале предложения – Тов.);
тысяча – тыс. (при цифрах);
тысяча рублей – тыс. р. (при цифрах).
Не допускаются сокращения: ед. изм. – единица измерения; напр. – например, п/упр. – под управлением, т. н. – так называемый, т. о. – таким образом.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.
Аббревиатуры, в отличие от графических сокращений, функционируют как самостоятельные слова.
Главное требование к выбору способа оформления даты состоит в том, что все даты в тексте документа должны быть оформлены одним способом.
В текстах документов применяют уже описанные выше способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является более экономичным, так как сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами без пробелов, без переносов в последовательности: число, месяц, год, например: 01.10.2001. После цифрового обозначения даты сокращение «г.» не употребляется.
Словесно-цифровой способ используют обычно при оформлении документов, содержащих сведения финансового характера: 01 октября 2001 года или 01 октября 2001 г.
Обозначение периода времени, начинающегося в одном году и заканчивающегося в следующем, оформляется таким образом: 1999/2000 учебный год. Длительный период времени обозначается так: гг.
Если при обозначении времени в тексте необходимо указать только год, то слово «год» пишется полностью: в 2000 году; если кроме года указывают число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно: март 2001 г.
При написании многозначных чисел цифры группируются по три справа налево и разделяются пробелом: 45 267 319.
В десятичных дробях цифры до запятой группируются справа налево, после запятой — слева направо: 2,694 035. Простые дроби пишутся через косую черту: 2/5.
Номера телефонов также разбиваются на группы цифр: семизначные — 355 26 78; шестизначные — 68 34 70; пятизначные — 4и т. д.
Числа в обозначении марок технических устройств, машин не разделяются на группы и пишутся слитно, если цифры стоят перед буквами, и через дефис — если буквы стоят перед цифрами.
Двойные номера домов при написании адресов пишутся слитно через косую черту: ул. Садовая, д. 42/17; литерные обозначения пишутся слитно:,д.36а.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращениями через дефис (например: 2-е классы).
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут без наращения: IV четверть, / семестр.
Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (30-летие, 5-этажный).
Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 70 т; 15 м; 30 см.
Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 800 кг.
В случае, когда числа пишутся словами, обозначения единиц измерения не сокращают и также пишут словом: двадцать процентов, сорок метров и т. п.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Первое Новый год, День учителя (но: День Победы).
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово, порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.
Билет № 11
Организационно-распорядительные документы
Группы ОРД
Документы, фиксирующие вопросы в сфере управления, называют организационно – распорядительными документами.
Условно их можно разделить на следующие группы документов (с соответствующими каждой группе подвидами документов) – см. рис. 3.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
Под уставом – как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
Рис. 3. Состав организационно-распорядительных документов
Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Справка:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
