Документоведение (стр. 3 )

Нормативные правовые акты и документы:

1.  Федеральный конституционный закон от 01.01.01 г. «О государственном гербе Российской Федерации». // СЗ РФ№52 (часть I). - Ст.5021.

2.  Федеральный закон от 01.01.01 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». // СЗ РФ№8. - Ст.609.

3.  Закон РФ от 01.01.01 г. «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». // Ведомости РФ№42. - Ст.2322.

4.  Закон РФ от 01.01.01 г. «О стандартизации». // Ведомости РФ№25. - Ст.917.

5.  Закон РФ от 01.01.01 г. «О статусе столицы Российской Федерации». // Ведомости РФ№19. - Ст.683; СЗ РФ№30. - Ст.2863.

6.  ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Официальное издание. - М., 1997.

7.  ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело, термины и определения, утверждено Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. №28. Официальное издание. - М., 1998.

Научная и учебная литература:

1.  Андреева . Практическое пособие. - М., 2000.

2.  Бондырева дело: Практическое пособие. - М., 2000.

3.  Виноградова нотариальных документов. - М., 2000.

4.  Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Сост. . - М., 2000.

5.  , Маховикова словарь делового человека. - М., 2000.

6.  Куницын судебных документов (с комментариями законодательства и судебной практики): Практическое пособие /Отв. ред. . - М., 2002.

7.  Настольная книга секретаря-референта. Контракты, деловая корреспонденция, документация на английском и русском языках /Сост. - М., 2000.

8.  Настольная книга хозяйственного руководителя, предпринимателя, коммерсанта, бизнесмена. - М., 2000.

9.  Новые информационные технологии в финансово-кредитной сфере /Научный руководитель . - М., 2004.

10.  Основные гражданско-правовые документы: образцы /Составитель и автор комментариев . - М., 2004.

11.  и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М., 1999.

12.  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., 2004.

13.  Стандарты по издательскому делу /Сост.: , . - М., 2004.

14.  Стенюков . Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М., 2001.

15.  Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М., 2000.

16.  , Янковая документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. - М., 2000.

VIII. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ КУРСА

«ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

1.  Автоматизированная информационная система - информационная система, реализуемая с использованием современных средств электронно-вычислительной техники и связи.

2.  Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

3.  Адресат - лицо или организация - получатель документа.

4.  Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

5.  Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

6.  Анкета - документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

7.  Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

8.  Баланс предприятия (организации) - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (его расходов и доходов).

9.  Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

10.  Ведомость - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

11.  Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

12.  Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

13.  Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документа, их индексов, названий, дат, номеров листов.

14.  Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

15.  Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

16.  Выписка из документа - заверенная копия части документа.

17.  Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

18.  Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

19.  Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий, в частности, нормативно-правовой характер его содержанию.

20.  Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

21.  Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

22.  Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

23.  Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия /организации/ или гражданина).

24.  Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

25.  Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

26.  Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

27.  Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

28.  Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

29.  Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

30.  Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий, как правило, равную с ним юридическую силу.

31.  Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

32.  Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

33.  Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

34.  Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: «эмблема организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту».

35.  Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.

36.  Индекс дела (номер дела) - цифровое и или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

37.  Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

38.  Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и обслуживающих их информационных технологий.

39.  Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

40.  Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

41.  Коммерческая тайна - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

42.  Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей недостачу, порчу, хищение груза.

43.  Контрагент - одна из сторон контракта, договора.

44.  Контракт - см. договор.

45.  Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

46.  Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

47.  Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий, как правило, юридической силы.

48.  Копия документа заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

49.  Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т. п.

50.  Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

51.  Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий юридические нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

52.  Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

53.  Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

54.  Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.

55.  Оферта - письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.

56.  Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

57.  Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

58.  Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

59.  Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные, как правило, с финансовыми средствами.

60.  Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

61.  Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

62.  Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

63.  Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов, имеющих в дальнейшем, как правило, юридическую силу.

64.  Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

65.  Проект документа - предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

66.  Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

67.  Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

68.  Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

69.  Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

70.  Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

71.  Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

72.  Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения предприятия (организации), основной функцией которых является работа с документами.

73.  Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

74.  Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.

75.  Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

76.  Тайна переписки - конституционное право граждан и юридических лиц, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).

77.  Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

78.  Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись уполномоченного лица на документах.

79.  Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

80.  Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

81.  Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

82.  Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

83.  Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

84.  Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

IX. ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ

1.  Делопроизводство и документационное обеспечение управления (ДОУ).

2.  Документ, документирование, общие и специальные функции официальных документов.

3.  Требования действующих нормативно-правовых актов РФ к документационному обеспечению деятельности предприятия (организации).

4.  Цели, задачи и функции служб ДОУ.

5.  Классификация документов.

6.  Распределение административных документов по видам, их краткая характеристика.

7.  Унификация документов, ее цели и задачи.

8.  Общие требования к оформлению документов.

9.  Определение и общее понятие организации работы с документами.

10.  Примерное содержание инструкции по организации делопроизводства на предприятии.

11.  Организация работы поступающими документами.

12.  Организация работы с внутренними документами.

13.  Организация работы с отправляемыми документами.

14.  Систематизация дел, порядок составления номенклатуры дел.

15.  Архивное хранение документов, порядок подготовки дел к передаче в ведомственный архив.

16.  Классификация документов по степени гласности, видам и важности информации.

17.  Условия отнесения информации к коммерческой тайне.

18.  Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной.

19.  Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

20.  Понятие и содержание исполнения документов.

21.  Место и цели контроля исполнения документов в системе управления предприятия.

22.  Основные этапы контроля исполнения.

23.  Роль исполнителя документов в постановке делопроизводства, требования предъявляемые к исполнителю.

24.  Использование персонального компьютера в делопроизводстве, возможности основных программ (текстовых редакторов).

25.  Недостатки документов, созданных и оформленных с помощью персональных компьютеров, по сравнению с традиционными документами.

Итоговой формой контроля является зачет, который проходит как собеседование по выше указанным вопросам. При сдаче зачета учитывается и работа на семинарских занятиях, и выполнение домашних работ.

IX. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ (МАТЕРИАЛЫ) ПРЕПОДАВАТЕЛЮ

Обучение студентов по курсу «Документоведение» предполагает чтение лекций, проведение семинарских занятий, а также самостоятельную работу студента. На семинарских занятиях разбираются теоретические вопросы документоведения, а также решаются практические задания (например, использование ситуационных задач составлению документов, проверке правильности их оформления).

Поскольку речь идет о подготовке будущих юристов, постольку при изучении каждой темы желательно акцентировать внимание на правовых вопросах, требованиях ГОСТа. Необходимо сформировать у студентов навыки ведения делопроизводства в компьютерной среде, для чего познакомить студентов с программами автоматизированного делопроизводства. Справочные, обучающие, контролирующие и расчетные компьютерные программы можно также найти в программах «Консультант Плюс» и «Гарант».

X. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ СТУДЕНТАМ

Овладение знаниями по курсу «Документоведение» предполагает не только посещение лекций и семинарских занятий, проводимых под руководством преподавателя, но и активную самостоятельную работу. Некоторые разделы курса прямо рассчитаны на индивидуальное самостоятельное изучение.

Кроме того, к некоторым темам курса предусмотрено выполнение практических заданий по оформлению документации, а также выполнение иных практических заданий. Цель курса - не только овладеть знаниями в области документоведения, но и приобрести практические навыки по ведению делопроизводства.

XI. КОМПЬЮТЕРНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

В последнее время персональный компьютер и связанные с ним новые информационные технологии становятся незаменимыми в практике документооборота. ПК помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними.

Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 7.0, Word 97, Word 98, Word 2000, Word 2003, Лексикон-XL).

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея ПК и в него можно внести необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т. п.

Составление документа можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно сокращается и упрощается.

В текстовой редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного письма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить измененные реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т. п. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранить с новым именем. Необходимо учитывать, что текстовый редактор содержит великолепные варианты текстов различных документов, но оформлены их реквизиты (дата, адресат, подпись) по западным стандартам, что не всегда применимо в российской действительности.

Команда «Автотекст», находящаяся в меню «Правка» позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов «Автотекста». Элементы «Автотекста» могут содержать:

-  традиционные начальные фразы письма;

-  часто употребляемы обороты текста;

-  общепринятые окончания писем;

-  почтовые адреса предприятий-контрагентов;

-  стандартные положения контрактов (договоров);

-  выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;

-  отдельные, наиболее часто используемые положения «Инкотермс» (для контрактов с иностранными фирмами);

-  схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления документа и т. п.

Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии, грамматики и даже стилистики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные и логические ошибки в документах.

Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним - другое слово с тем же или близким значением - для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось слишком часто.

В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить текст документа, придать ему разнообразие, колорит, нужную эмоциональную окрашенность и точность.

При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД).

При использовании баз данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия. Документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку. Облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.

Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК. При этом такие реквизиты, как номер, дата регистрации, проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т. п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.

Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.

В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение.

СУБД позволяют относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.

Широкое распространение получила СУБД «Microsoft Access 7.0», уникальная, как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе новейших информационных технологий с использованием электронных сетей.

Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем «Lotus Notes», «DOCS Open», «Microsoft Office» и пр.

Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них.

Современные офисные системы при всей сложности средств и методов автоматизации имеют простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю и другим специалистам, ежедневно имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства, обладают следующими возможностями:

-  ввода, подготовки и редактирования документов;

-  ввода и обработки сведений о документах (их регистрации);

-  осуществления контроля исполнения документов;

-  систематизация документов, формирования папок (дел);

-  хранение и поиск документов;

-  обмена документами с руководителем и сотрудниками;

-  пересылки документов адресату (абоненту);

-  экспертизы ценности документов и их архивирования;

-  составление отчетных данных о работе с документами.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур позволяет получить дополнительные возможности в делопроизводстве. Речь идет о:

-  систематизации и анализе результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии;

-  уменьшении потерь документов;

-  более полном и точном обосновании принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации;

-  повышении исполнительской дисциплины и производительности труда штатных сотрудников предприятия за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.

В настоящее время наиболее известными офисными программами являются:

·  Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные и офисные системы»;

·  Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интер Траст»;

·  «Босс-Референт» - система автоматизации делопроизводства небольших и средних предприятий, разработанная компанией «Ай Ти»;

·  Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе «DOCS Open» и «Work Route» компании «Вест Метатехнология».

Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы на практике решился-таки вопрос с надлежащим удостоверением подлинности электронных сообщений. В соответствии с действующим законодательством РФ документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной информационной системы, имеет юридическую силу лишь при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица, уполномоченного его подписывать. Юридическая сила электронной подписи де-юре признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и специальной лицензии, что, как правило, де-факто встречается достаточно редко.

XП. Задания по выполнению контрольной работы студентов очно - заочной и заочной формы обучения.

Для студентов очно - заочной и заочной формы обучения рекомендуется выполнить контрольные задания по курсу: «Документоведение». Студентам предлагается пятнадцать вариантов заданий. Студенты выполняют контрольные задания в письменном виде. Преподаватель осуществляет оценку полученных знаний на основе анализа проверки контрольных работ, а при необходимости, проводит личное собеседование со студентами.

ВАРИАНТ №1

Используя модели-образцы, составить проекты конкретных управленческих документов:

·  постановление;

·  приказ (или распоряжение) по основной деятельности;

·  протокол постоянно действующего коллегиального органа;

·  акт;

·  инициативное письмо и письмо-ответ на него;

·  докладная записка;

·  объяснительная записка.

ВАРИАНТ №2

Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов; предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущность; набор базовых операций, производимых с управленческими документами; связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями; технология работы с документами.

ВАРИАНТ № 3.

Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: группировка управленческих документов; понятие дела, его назначение и состав; правила формирования дел; понятие о номенклатуре дел; виды и состав номенклатуры дел. определение индекса дела; определение срока хранения дела; правила разработки и ведения номенклатуры дел; оформление но­менклатуры дел; поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел.

ВАРИАНТ № 4.

Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: маршрутизация движения документов; маршрутные карты; отслеживание движения документов на маршруте; учет движения документов; отличительные особенности оперативного хранения документов выполненных на различной материальной основе.

ВАРИАНТ № 5.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: регистрационный индекс документа; струк­тура регистрационного индекса, правила его об­разования и нанесения; формы регистрации документов, их виды и назначения; журнальная форма регистрации; регистрационно-контрольные карточки.

ВАРИАНТ № 6.

Контроль исполнения документов

В ответе должны быть приведены следующие основные сведения: контроль исполнения управленческих документов, его виды и значение; виды и типовые сроки исполнения управленческих документов; организация контроля исполнения документов; этапы контроля исполнения документов, их со­держание.

ВАРИАНТ № 7.

Экспертиза ценности документа

В ответе должны приведены следующие основные сведения: понятие экспертизы ценности документов; критерии определения ценности документа; этапы проведения экспертизы; составы и функции экспертных комиссий; организация и правила проведения экспертизы. Исполь­зование Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.02. для определения сроков хранения документов.

ВАРИАНТ № 8.

Управление документационным обеспечением деятельности организации

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: содержание управленческих функций и виды работ в документационном обеспечении управления организацией; виды организационных структур в документационном обеспечении управления организацией в зависимости от документооборота; основные задачи службы документационного обеспечения управления; организа­ционная структура службы; функции, выполняемые структурными подразделениями службы; состав руководителей и специалистов служ­бы; функции секретарей и помощников руко­водителей. Организация труда работников службы и их рабочих мест. Укрупненные нормативы вре­мени по делопроизводственному обслуживанию.

ВАРИАНТ № 9.

Архивное дело в России

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: Понятие архива. Архивный документ. Виды архивов. Определение и структура архивного фонда России, архивного фонда организации.

ВАРИАНТ № 10.

Подготовка документов к хранению и передача документов в архив

В ответе приводятся следующие основные сведения: подготовка документов к помещению в архив; оформление дел для архивного хранения документов; порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

ВАРИАНТ № 11.

Компьютеризация работы с документами

В ответе приводятся следующие основные сведения: принципы построения компьютерных систем управления документами; обзор компьютерных систем управления документами; компьютеризация работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

ВАРИАНТ № 12.

Организация подготовки постановлений, распоряжений и решений органов государственной власти и местного самоуправления

В ответе приводятся основные сведения: этапы процесса организации подготовки постановлений, распоряжений и решений органов государственной власти и местного самоуправления: инициирование решения, создание рабочей группы, сбор и анализ информации, выработка и обоснование вариантов, подготовка проекта документа, согласование проекта, издание распорядительного документа и доведение его до исполнителей.