Документоведение (стр. 4 )

ВАРИАНТ № 13.

Управление документооборотом в органах государственной власти и местного самоуправления

В ответе должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие документооборота; схемы документооборота; методы учета и сокращения документооборота; учет и количественные характеристики документооборота.

ВАРИАНТ № 14.

Роль государства и органов местного самоуправления в развитии и совершенствовании документационного обеспечения управления

В ответе приводятся следующие сведения: основные этапы развития делопроизводства в России до 1917 г. и в годы советской власти; современное состояние организации работ в органах государственной власти и местного самоуправления по развитию и совершенствованию документационного обеспечения управления; подготовка кадров для делопроизводственных служб; организационное и нормативно-методическое обеспечение документационного обеспечения управления.

ВАРИАНТ № 15.

Анализ проектов управленческих документов

Используя нижеприведенные тексты, проанализировать их на соответствие требованию конкретности и доработать их по результатам анализа:

«Примите участие в семинаре по применению гл.25 Налогового кодекса РФ при составлении бухгалтерских отчетов».

«Для проверки готовности школ к новому учебному году прошу об укомплектованности штата учителей».

«Примите меры по охране объекта. В прошлом году у объекта трижды задерживались подозрительные личности».

«Заместителю главы администрации обеспечить координацию оперативной работы с основными инвесторами».

«Главам администраций районов г. Новосибирска обеспечить контроль целевого использования средств городского бюджета по статье ЖКХ».

«Прошу провести проверку санитарных условий продажи продуктов питания в магазинах города и завершить ее составлением отчета».

«Загрязнение воздуха в городе приняло угрожающие размеры. Прошу принять меры по снижению выбросов в атмосферу вредных веществ».

«Председателю комитета по связям с общественностью организовать широкую разъяснительную кампанию о профилактике гриппа».

«Прошу принять участие в составлении прогнозов социально-экономического развития муниципальных образований».

XШ. ГРАФИКИ, СХЕМЫ

Общие функции официальных документов:

1. информационная (документ является хранителем информации);

2. социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с удовлетворением определенной социальной потребности);

3. коммуникативная (документ является средством связи между организациями и другими структурами

4. культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

управленческая (документ является инструментом управления);

правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм, регулирующих определенные общественные отношения);

историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества и государства после выполнения своих оперативных функций).

Функции службы ДОУ:

·  разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

·  обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

·  доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись (утверждение, согласование) руководству;

·  контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в назначенные сроки;

·  изготовление и размножение (тиражирование) документов;

·  разработка номенклатуры дел, хранение дел;

·  контроль над работой с документами в структурных подразделениях;

·  организация работы архива;

·  повышение квалификации работников службы ДОУ.

Состав реквизитов документов, их содержание и расположение

в документе на формате А4 (размеры - в мм):

73 78

 

01

06

04 05

08

09 10

19

 

20 21 24

22 23 25

26

27 28 29

 

35 94 30

210

В разделе 2 ГОСТ Р 6.30-97 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

·  01- Государственный герб Российской Федерации;

·  02 - герб субъекта Российской Федерации;

·  03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

·  04 - код организации;

·  05 - код формы документа;

·  06 - наименование организации;

·  07 - справочные данные об организации;

·  08 - наименование вида документа;

·  09 - дата документа;

·  10 - регистрационный номер документа;

·  11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

·  12 - место составления или издания документа;

·  13 - гриф ограничения доступа к документу;

·  14 - адресат;

·  15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция;

·  17 - заголовок к тексту;

·  18 - отметка о контроле;

·  19 - текст документа;

·  20 - отметка о наличии приложения;

·  21 - подпись;

·  22 - гриф согласования документа;

·  23 - визы согласования документа;

·  24 - печать;

·  25 - отметка о заверении копии;

·  26 - отметка об исполнителе;

·  27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

·  28 - отметка о поступлении документа в организацию;

·  29 - отметка для автоматического поиска документа.

Реквизиты на бланке письма

1. сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и пр.;

2. ссылки на индексы отправителя /получателя/;

3. дата;

4. внутренний адрес, включающий наименование получателя письма /лица, организации/ и его почтовый адрес;

5. указание на конкретное лицо - «К сведению»;

6. вступительное обращение;

7. заголовок;

8. основной текст письма;

9. заключительная формула вежливости;

10. подпись;

11. указание на приложение;

12. указание на рассылку копий данного письма.

 

Полное оформление дела включает в себя:

нумерацию листов;

составление заверительной надписи;

составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

переплет или подшивку;

оформление обложки.

При частичном (неполном) оформлении допускается:

хранить дела в скоросшивателях;

не проводить пересистематизацию документов внутри дела;

листы не нумеровать;

заверительные надписи не составлять.

Классификации документов возможны по:

Видам

-  организационно-распорядительные;

-  справочно-информационные;

-  по личному составу

Форме

-  индивидуальные;

-  типовые;

-  трафаретные

Содержанию

-  простые;

-  сложные

Происхождению

-  официальные;

-  личные

Месту происхождения

-  внешние;

-  внутренние

Срокам хранения

-  постоянного хранения;

-  хранения свыше 10 лет;

-  хранения до 10 лет

По гласности

-  открытые;

-  закрытые (для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, конфиденциальные и пр.);

По средствам фиксации

-  рукописные;

-  машинописные;

-  графические;

-  звуковые;

-  фотодокументы и др.

По срочности

-  срочные;

-  несрочные

По стадиям

-  оригиналы (подлинники);

-  копии;

-  выписки и др.

Применение административной системы «ОРГО» электронного документооборота для корпоративного управления

Схема 1. Связь предприятия А с предприятиями В и С

Схема 2. Возвратные связи

Схема 3. Координационная схема делопроизводства

Схема 4. Работа ОРГО при координационной схеме

Таблица 1. Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.05 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки шагов в А и В)

Предприятие	Процесс	Шаг	Дата (прогноз выполнения)
А	1	1	13.02.05
А	1	2	14.02.05
А	1	3	15.02.05
А	1	4	15.02.05
А	2	1	23.02.05
А	2	2	24.02.05
А	2	3	28.02.05
В	1	1	17.02.05
В	1	2	19.02.05
В	1	3	21.02.05

Схема 5. Уведомительная схема делопроизводства

Схема 6. Работа ОРГО по уведомительной схеме

Таблица 2. Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.05 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки шагов в А всего процесса в В)

Предприятие	Процесс	Шаг	Дата (прогноз выполнения)
А	1	1	13.02.05
А	1	2	14.02.05
А	1	3	15.02.05
А	1	4	15.02.05
А	2	1	23.02.05
А	2	2	24.02.05
А	2	3	28.02.05
В	1	1 (*)	21.02.05

Схема 7. Автономная схема делопроизводства

Схема 8. Работа ОРГО при автономной схеме

Таблица 3-1

Дата регистрации документа 1ОА – 12.02.05 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании данных о длительности обработки только шагов в А)

Предприятие	Процесс	Шаг	Дата (прогноз выполнения)
А	1	1	13.02.05
А	1	2	14.02.05
А	1	3	15.02.05
А	1	4	15.02.05

Таблица 3-2

Дата регистрации документа 2ВА – 23.02.05 (даты прогноза выполнения рассчитываются на основании нормативных или согласованных длительностей обработки)

Субъекта	Процесс	Шаг	Дата (прогноз выполнения)
А	2	1	23.02.05
А	2	2	24.02.05
А	2	3	28.02.05

XII. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ

«Отлично» - знание базисных определений, основных разделов курса, демонстрация навыков решения практических задач, выполнение всех домашних заданий.

«Хорошо» - знание базисных определений, основных разделов курса, второстепенные недочеты при выполнении практических заданий.

«Удовлетворительно» - знание основных теоретических положений курса, отсутствие навыка выполнения практических заданий.

«Неудовлетворительно» - незнание теории и полное отсутствие навыков выполнения практических заданий.