ул. Садовая, ,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
5.1.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Счетной палаты
Личная подпись
00.00.0000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов: УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕН (план, график)
УТВЕРЖДЕНА (инструкция)
УТВЕРЖДЕНО (положение)
решением Коллегии Счетной
палаты Владимирской области
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом председателя Счетной
палаты Владимирской области
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
5.1.17. Резолюция (поручение) оформляется в соответствии с п.4.2 настоящего Стандарта.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
5.1.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: О чем (о ком)?, например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
Чего (кого) ?, например:
Должностной регламент
начальника правового отдела
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
5.1.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К» или словом «Контроль».
5.1.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Счетная палата не возражает», «Счетная палата считает возможным»).
5.1.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива -6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановление, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу председателя Счетной палаты
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 00
к приказу председателя Счетной палаты
5.1.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель Личная подпись
Счетной палаты
Владимирской области
или на бланке
Председатель Личная подпись
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Председатель Счетной палаты Личная подпись
Владимирской области
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель Личная подпись
Аудитор Личная подпись
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Аудитор Аудитор
Личная подпись Личная подпись
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
5.1.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления делопроизводства
администрации Владимирской области
Личная подпись
00.00.0000
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, решением и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение Коллегии Счетной палаты
Владимирской области
.
5.1.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
Начальник правового отдела
Личная подпись
00.00.0000
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового отдела
Личная подпись
00.00.0000
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
5.1.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют гербовой печатью Счетной палаты, которая хранится в отделе финансового учета и отчетности Счетной палаты (далее – ОФУО).
5.1.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» главный специалист-эксперт, заведующий канцелярией ООХТО проставляет печать «Копия верна», личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
5.1.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
5.1.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.1.29. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
5.1.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе и инициалы (Ф. И.О.) специалиста-эксперта ООХТО.
5.2. Печатание (размножение) документов производится на бумаге стандартных размеров (формат А4), на одной стороне (допускается с двух сторон) красками насыщенного цвета
Тексты документов, как правило, готовятся в структурных подразделениях или специалистом-экспертом ООХТО Счетной палаты с применением персональных компьютеров в формате Microsoft Word для Windows и должны удовлетворять следующим требованиям:
- поля документа (левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм);
- гарнитура текста – Times New Roman;
- размер шрифта основного текста – 14 пт.; аннотации – 12 пт.;
- межстрочный интервал основного текста – полуторный (допускается одинарный), аннотации – одинарный.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
5.3. Начальник отдела информатизации и анализа (далее – ОИА) Счетной палаты обеспечивает закрытость информации, помещаемой в память персональных ЭВМ, от несанкционированного доступа другим лицам, кроме сотрудника Счетной палаты, ответственного за эксплуатацию конкретного персонального компьютера, определяемого приказом председателя Счетной палаты.
Кроме того, начальник и главный специалист-эксперт ОИА Счетной палаты обеспечивают дублирование информации, имеющейся на сервере Счетной палаты, не реже одного раза в неделю.
6. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ
ДОКУМЕНТОВ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ
6.1. В деятельности Счетной палаты создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, стандарты, решения Коллегии Счетной палаты, протоколы заседаний Коллегии Счетной палаты, письма, записки (докладные, служебные, объяснительные).
Настоящий Стандарт по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
6.2 Приказ
6.2.1. Приказы председателя Счетной палаты являются индивидуальными правоприменительными актами, содержащими решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Счетной палаты, рассчитанные на разовое выполнение.
6.2.2. Председатель Счетной палаты издает приказы по различным вопросам текущей деятельности Счетной палаты и входящих в компетенцию контрольной и экспертно-аналитической работы должностных лиц Счетной палаты. При подготовке проектов приказов председателя исполнители руководствуются настоящим Стандартом.
6.2.3. Проекты приказов по основной деятельности готовятся в подразделениях Счетной палаты и имеют заголовок, раскрывающий содержание распорядительной части (о проведении контрольного мероприятия, о введении в действие …).
6.2.4. Проекты приказов о проведении контрольных и экспертно-аналитических мероприятий оформляются в соответствии с Регламентом Счетной палаты на бланке, согласно приложению № 1.
В соответствии с приказом председателя Счетной палаты о проведении контрольного мероприятия оформляется удостоверение на бланке установленной формы (приложение № 10). В них указываются цель проведения контрольного мероприятия, кому поручается его проведение, сроки его начала.
6.2.5. Проекты приказов председателя Счетной палаты по кадровым вопросам подготавливаются начальником ООХТО совместно со структурными подразделениями Счетной палаты на основании соответствующих представлений и имеют, как правило, заголовок «По личному составу».
6.2.6. Текст приказа по основной деятельности состоит, как правило, из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи со служебной необходимостью" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю".
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
6.2.7. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста (при необходимости) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
6.2.8. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает председатель Счетной палаты, а в его отсутствие – заместитель председателя.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
Страницы текста приказа и приложений к нему нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы. Страницы приказа и приложений имеют самостоятельную (не сквозную) нумерацию.
6.2.9. Поручение председателя Счетной палаты подготавливается главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией ООХТО по установленной форме (приложение № 26) в двух экземплярах, подлинник вручается под роспись лицу, ответственному за исполнение поручения, не позднее следующего за подписанием поручения дня, копия находится в канцелярии Счетной палаты для контроля за его исполнением.
В случае если должностное лицо Счетной палаты отказывается по какой-либо причине от подписи и принятия поручения председателя Счетной палаты к исполнению, это должностное лицо в день получения извещения и поручения делает на нем запись «возражаю», ставит дату и подпись, а также прилагает письменное мотивированное возражение, которое главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией ООХТО в тот же день передается с поручением председателю Счетной палаты. Если председатель Счетной палаты считает возражение должностного лица на поручение необоснованными, председатель Счетной палаты направляет поручение с возражениями в правовой отдел (далее – ПО) на заключение. Начальник ПО Счетной палаты в течение 2-х рабочих дней со дня получения соответствующих документов готовит заключение. Если в соответствии с заключением начальника ПО поручение председателя Счетной палаты не противоречит действующим нормативно-правовым актам, начальник ПО готовит приказ о возложении исполнения обязанностей, изложенных в поручении председателя Счетной палаты, на должностное лицо, которому давалось поручение.
Подготовка, оформление, уведомление и контроль за исполнением приказа осуществляется в соответствии с настоящим Стандартом.
6.2.10. Проекты приказов визируются исполнителем, непосредственным руководителем исполнителя (при наличии), начальником ООХТО, начальником ПО заместителем председателя Счетной палаты.
Приказы по основной деятельности нумеруются в канцелярии ООХТО порядковым номером в пределах календарного года.
Приказы по личному составу имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года. К порядковому номеру (через дефис) добавляется буквенный индекс «к» (например: 1-к).
6.2.11. Ознакомление с приказами, а в некоторых случаях их рассылка, производится главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией ООХТО в соответствии с пунктом приказа, со списком рассылки, составленным исполнителем, либо по указанию председателя Счетной палаты.
6.2.12. Подлинники приказов хранятся в канцелярии и по истечении установленного срока передаются в Архив.
6.3 Стандарты
Разработка, оформление и принятие стандартов осуществляется на сновании «Общих требований по разработке стандартов Счетной палаты» от 15.06.12 №09/25.
6.4 Решение Коллегии Счетной палаты
6.4.1 Проекты решений Коллегии, отчеты и другие справочные материалы к заседанию Коллегии готовятся аудиторами, инспекторами, в подразделениях Счетной палаты на основании плана работы, приказов и поручений председателя Счетной палаты, по окончанию проверочных мероприятий. Порядок подготовки и внесения вопросов в Коллегию осуществляется в соответствии с Регламентом Счетной палаты.
6.4.2. Отпечатанные материалы подписываются исполнителем и (или) визируются у аудитора по подчиненности и сдаются в ООХТО, проходят процедуру согласований в соответствии с Регламентом Счетной палаты.
6.4.4. После рассмотрения и согласования председателем Счетной палаты проекта повестки заседания Коллегии Счетной палаты специалист-эксперт ООХТО размещает его и необходимые материалы по вопросам повестки на сервере Счетной палаты для ознакомления членов Коллегии Счетной палаты.
Указанные документы не подлежат опубликованию и представлению иным лицам до рассмотрения Коллегией Счетной палаты.
6.5 Протокол заседания Коллегии Счетной палаты
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколирование заседаний Коллегии ведется в соответствии с Регламентом Счетной палаты.
6.6 Письма
6.6.1. Письма готовятся:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
