Стандарт организации деятельности счетной палаты Владимирской области (стр. 3 )

как ответы на запросы различных организаций, предприятий, граждан и частных лиц;

как сопроводительные письма и запросы;

как инициативные письма.

6.6.2. Письмо печатается на стандартном бланке (приложение № 3) с учетом требований настоящего Стандарта.

6.6.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов председателя Счетной палаты. Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем Счетной палаты, заместителем председателя Счетной палаты, руководителями подразделений отделов.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указаниях по исполнению документа председателя (заместителя председателя) Счетной палаты.

Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

6.6.4. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов председателя Счетной палаты.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Счетная палата Владимирской области считает...", "Счетная палата Владимирской области рассмотрела...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица (приложение № 18), то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "!" в начале письма над текстом и (или) "С уважением, ..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

6.6.5. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Счетной палаты.

В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

6.7 Записка (докладная, служебная, объяснительная)

Внутриведомственная переписка - докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Счетной палаты.

6.7.1 Записки (докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

1) адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

2) дата документа;

3) регистрационный номер;

4) вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т. д.);

5) название документа (заголовок к тексту);

6) текст документа;

7) отметка о наличии приложений;

8) подпись;

9) отметка об исполнителе.

6.7.2. В тексте докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т. п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

6.8. Рассылка решений Коллегии Счетной палаты, приказов председателя Счетной палаты осуществляется канцелярией в течение суток, срочных - незамедлительно.

Необходимые копии решений Коллегии Счетной палаты, информационные письма направляются не позднее, чем на следующий день после их подписания в Законодательное Собрание и Губернатору Владимирской области.

6.9. Подлинники документов Счетной палаты, справки, замечания и указатели (списки) рассылки остаются в ООХТО для последующей передачи в архив.

7. ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ И ПИСЕМ.

ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Телеграмма за подписью должностных лиц Счетной палаты подготавливается по поручению председателя Счетной палаты.

7.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт., тчк., двт., квч.) печатается на лицевой стороне листа без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

7.3. При оформлении проектов телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес в соответствии с требованиями настоящего Стандарта, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляется отметка об исполнителе. Копия письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем подразделения Счетной палаты в соответствии с настоящим Стандартом.

7.4. Подписанное письмо вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации и отправки в канцелярию ООХТО, где им присваивается исходящий номер.

7.5. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит в ООХТО упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа) и передачу на отправку.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в ООХТО с указанием телефона-факса адресата.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

8. КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ.

8.1. Контроль за исполнением документов по срокам и содержательной части осуществляют подразделения Счетной палаты в соответствии с их функциями.

Руководитель подразделения Счетной палаты определяет из числа ответственных сотрудников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых справок, запросов и других документов, соблюдая контрольный срок, исполнения документов.

8.1.1. Поручения председателя Счетной палаты ставятся на контроль и контролируются главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией ООХТО.

Поручения, данные на совещаниях, проводимых председателем Счетной палаты, фиксируются в протоколе совещания, который ведется в соответствии с Регламентом Счетной палаты Владимирской области, и передаются в канцелярию для оформления лицом ведущим протокол совещания, или в его отсутствие ответственным за проведение совещания.

8.1.2. Поручения, содержащиеся в решениях Коллегии Счетной палаты, контролируются аудиторами соответствующего направления или иными руководителями и сотрудниками Счетной палаты, указанными в решении Коллегии.

Сроки исполнения решения Коллегии Счетной палаты определяются решением Коллегии Счетной палаты, по истечению которых аудитор соответствующего направления подготавливает и вносит в Коллегию информацию о реализации конкретных пунктов решения Коллегии и проект решения о снятии принятого решения с контроля или путях дальнейшего исполнения.

По решениям Коллегии Счетной палаты, не содержащим конкретных сроков исполнения, аудитор (руководитель) направления Счетной палаты по истечении 6 месяцев информирует Коллегию о ходе его реализации.

Исполнение предписаний и представлений, информационных писем, направляемых по решениям Коллегии Счетной палаты, контролируется по срокам реагирования (совместно с ООХТО) и содержанию, в аудиторских направлениях, как правило, осуществляющим проверку инспектором, который по истечении срока контроля подготавливает проект информации о ходе реализации, передает ее аудитору для внесения на Коллегию Счетной палаты Владимирской области.

Решение Коллегии Счетной палаты считается снятым с контроля только после принятия соответствующего решения Коллегии Счетной палаты.

8.1.3. Выполнение планов работы Счетной палаты контролируется заместителем председателя Счетной палаты.

8.1.4. Ответственным за исполнением приказов председателя Счетной палаты является лицо, указанное в приказе, контроль за своевременным исполнением приказов возлагается на главного специалиста-эксперта, заведующего канцелярией Счетной палаты.

8.1.5. Контроль за исполнением поручений по кадровым вопросам ведет начальник ООХТО Счетной палаты.

8.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях в соответствии со ст. 2 Регламента Счетной палаты. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения документа, поручения, если он не определен в тексте, устанавливается в 14 календарных дней. Поручения с пометкой «Срочно», исполняются в 3-х дневной срок, из них требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

При необходимости изменения срока выполнения поручения, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

8.3. Документы и поручения считаются исполненными, если выполнение предусмотренных в них заданий принято должностным лицом, давшим поручение.

В справках, информациях, письмах о выполнении поручения, резолюции должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа, и содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) выполнено поручение.

Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

9. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ

ПРИЕМА ГРАЖДАН.

9.1. Работа с устными обращениями, личными и коллективными письмами граждан, адресованными в Счетную палату Владимирской области, ведется в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

9.2. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней со дня поступления в журнале регистрации и контроля за исполнением обращений и писем граждан путем заполнения карточки с указанием фамилии и инициалов заявителя (название коллектива, общественного объединения), даты поступления обращения, адреса, тематики обращения и в дальнейшем – результатов рассмотрения.

На обращениях указывается дата поступления и регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение календарного года).

9.3. Зарегистрированные обращения граждан направляются председателю Счетной палаты.

9.4. Обращения граждан, не относящиеся к компетенции Счетной палаты, рассматриваются председателем Счетной палаты и направляются в течение семи дней в соответствующие органы местного самоуправления, государственный орган или должностному лицу в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с извещением об этом заявителя в письменной форме.

9.5. В зависимости от содержания исполнение части обращений, направленных на рассмотрение сотрудникам Счетной палаты, ставится на контроль с последующим докладом о результатах.

9.6. Письма, обращения (телеграммы) рассматриваются, если иное не предусмотрено председателем Счетной палаты, в течение 30 календарных дней со дня их регистрации в канцелярии Счетной палаты.

9.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях Счетной палаты формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения Счетной палаты, осуществляют руководители этих подразделений.

9.9. Председатель, заместитель председателя, аудиторы Счетной палаты, может проводить прием посетителей в приемной администрации области, который организуется сотрудниками приемной по обращениям граждан. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется в карточках установленной формы.

Переданные посетителями письменные заявления через приемную по обращениям граждан учитываются и рассматриваются в порядке, определенном для рассмотрения писем граждан.

10. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-

МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ.

Машинописные работы

10.1. Печатание документов, направляемых из Счетной палаты, как правило, производится специалистом-экспертом ООХТО.

Отдельные машинописные работы могут выполняться непосредственно в подразделениях Счетной палаты с соблюдением установленных правил печатания.

10.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется на основании письменных заявок подразделений Счетной палаты.

10.3. Материалы для печати передаются их авторами специалисту-эксперту ООХТО Счетной палаты только через начальника ООХТО.

Печатание и форматирование документов, переданных в электронном виде, производится в порядке поступления материалов.

Порядок выполнения работ по срокам определяется начальником ООХТО.

10.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового, черного цвета, должны иметь подпись исполнителя и номер служебного телефона. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

10.5. Сданные в печать материалы учитываются специалистом-экспертом ООХТО в журнале учета машинописных работ определенной формы (приложение № 13).

Копировально-множительные работы

10.8. Копировально-множительные работы (размножение документов) в Счетной палате осуществляются, как правило, главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией ООХТО. На размножение в канцелярию Счетной палаты сотрудниками структурных подразделений сдаются только служебные документы.

Учет копируемых документов ведется в журнале (приложение № 15). Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

10.9. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая пометка.

Копирование и размножение бланков любого вида не разрешается.

11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.1.1. Номенклатура дел (приложение № 5) предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы по вопросам, отнесенным к ведению Счетной палаты, подготовленным в подразделениях Счетной палаты, справочные и контрольные материалы, личные дела.

11.1.3. Графы номенклатуры дел Счетной палаты, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Счетной палате цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям Коллегии и т. д.) или видов документов (протоколы, приказы и т. д.);

- название структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» - в конце заголовка.

Например: «Приказы председателя Счетной палаты по основной деятельности за 0000 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: «Протоколы заседаний коллегии Счетной палаты за 0000 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «План работы Счетной палаты на 0000 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы председателя Счетной палаты по личному составу».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года, с тем же индексом.

В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

11.1.4. Сводная номенклатура дел Счетной палаты составляется ООХТО, подписывается начальником ООХТО и утверждается председателем Счетной палаты или, в его отсутствие, заместителем председателя.

В течение года по согласованию с областным архивом и ООХТО в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

11.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При изменении структуры Счетной палаты в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

11.2. Формирование дел в подразделениях Счетной палаты. Оформление документов, законченных делопроизводством.

11.2.1. Документы Счетной палаты Владимирской области, имеющие научную, историческую и практическую ценность, составляют государственную часть Архивного фонда Владимирской области, который формируется в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон Владимирской области -ОЗ «Об архивном деле во Владимирской области».

11.2.2. Документы Счетной палаты Владимирской области являются собственностью государства и после истечения срока ведомственного хранения подлежат передаче на постоянное хранение в ГУ ВО «Государственный архив Владимирской области».

До передачи на государственное хранение документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, Архивным департаментом администрации области, хранятся в архиве Счетной палаты.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 01.01.2001.

11.2.3. Оформление дел производится сотрудниками Счетной палаты и структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи постоянно действующей экспертной комиссии Счетной палаты и под контролем Государственного архива Владимирской области.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, с указанием его должности, согласовывается с начальником ООХТО и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией Счетной палаты Владимирской области.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Счетной палаты Владимирской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

11.2.4. Дела постоянного хранения хранятся в твердых картонных футлярах (коробках).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи (Приложение ), а в начале дела, в необходимых случаях, бланки форм для внутренней описи документов дела (Приложение ).

11.2.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если они соответствуют порядковому расположению листов в деле.

11.2.6. Для учета количества листов в деле составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на лицевой стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

11.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

- наименование организации: «Счетная палата Владимирской области»;

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (в соответствии с номенклатурой дел).

11.3. Оперативное хранение документов и дел.

11.3.1. С момента заведения и до передачи в Государственный архив дела в подразделениях Счетной палаты хранятся по месту их формирования.

11.3.2. Руководители подразделений Счетной палаты и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

11.3.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.