Стандарт организации деятельности счетной палаты Владимирской области (стр. 1 )

Счетная палата Владимирской области

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СОД 082. «ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ»

(утвержден решением Коллегии Счетной палаты Владимирской области

от 21 сентября 2012 года № 13/22)

Дата вступления в силу «_____» __________ 2012 г.

г. Владимир, 2012 год

1. Введение

1.1. Настоящий Стандарт определяет систему организации делопроизводства, устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию Счетной палате Владимирской области (далее – Счетная палата) документов, совершенствования делопроизводства Счетной палаты и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки настоящего Стандарта являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Владимирской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Закон Владимирской области от 01.01.2001 № 110‑ОЗ «О Счетной палате Владимирской области», Регламент Счетной палаты Владимирской области, утвержденный решением Коллегии Счетной палаты от 01.01.2001 № 03/10.

1.3. Положения настоящего Стандарта распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Счетной палате, должны обеспечивать выполнение требований настоящего Стандарта.

1.4. Действие настоящего Стандарта не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящим Стандартом, обязательны для всех сотрудников Счетной палаты.

Сотрудники Счетной палаты несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Стандарта, утрату находящихся у них документов и содержащейся в них информации. За нарушение настоящего Стандарта сотрудники Счетной палаты могут привлекаться к дисциплинарной и иной установленной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), помимо настоящего Стандарта регулируются также специальными нормативными актами.

1.7.  На работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования настоящего Стандарта распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы в структурных подразделениях Счетной палаты осуществляет отдел организационно-хозяйственного и технического обеспечения Счетной палаты (далее – ООХТО).

Функции, задачи, права и ответственность сотрудников ООХТО регламентируются положением о нем, должностные обязанности сотрудников ООХТО и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Счетной палаты, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Стандартом требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в структурных подразделениях Счетной палаты отвечают их руководители.

Непосредственное введение делопроизводства в структурных подразделениях Счетной палаты осуществляется сотрудником определяемым приказом председателя Счетной палаты и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

1.10. Об утрате документов сотрудники Счетной палаты немедленно сообщают своему непосредственному руководителю и в ООХТО. В этом случае непосредственным руководителем сообщившего об утрате документов сотрудника Счетной палаты назначается служебное расследование, о результатах которого информируется председатель или заместитель председателя Счетной палаты.

1.11. Служебные документы на стадии их подготовки в подразделениях Счетной палаты являются конфиденциальными.

Передача документов Счетной палаты или их копий сторонним организациям или физическим лицам допускается только с разрешения председателя Счетной палаты через канцелярию ООХТО.

1.12. При обращении с документами, поступившими в Счетную палату, в них не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

1.13. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются, как правило, заместителем председателя Счетной палаты или по разрешению (поручению) председателя Счетной палаты – другим сотрудником.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае временной нетрудоспособности, перевода или перемещения по службе сотрудник по указанию своего непосредственного руководителя передает находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику.

При увольнении или переводе по службе (за исключением перевода в пределах одного и того же структурного подразделения Счетной палаты) сотрудника Счетной палаты его непосредственный руководитель совместно с главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией принимают от увольняемого (переводимого) все числящиеся за ним документы. Накопительные папки по законченным и текущим контрольным и экспертно-аналитическим мероприятиям проверяются на наличие необходимых документов по внутренней описи.

По итогам проверки составляется акт приема-передачи дел, который подписывается, с одной стороны, увольняемым (переводимым) сотрудником, а с другой стороны – его непосредственным руководителем и главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией.

Решение о месте дальнейшего хранения принятых от увольняемого (переводимого) документов принимают непосредственный руководитель увольняемого сотрудника совместно с главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярии.

2. Основные понятия

2.1. В настоящем Стандарте используются следующие основные понятия:

1) документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Счетной палате;

3) документ – официальный документ, созданный органом государственной власти (государственным органом), органом местного самоуправления (муниципальным органом), юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Счетной палаты;

4) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

5) электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

6) реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

7) подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

8) копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

9) документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

10) регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

11) номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Счетной палате, с указанием сроков их хранения;

12) экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

13) дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Счетной палаты;

14) электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

15) сканирование документа – получение электронного образа документа;

16) система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

2.2. Иные понятия, используемые в настоящем Стандарте, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Прием, первичная обработка и регистрация

поступающей корреспонденции

3.1. Корреспонденция, поступающая в Счетную палату, принимается, проходит первичную обработку и регистрируется главным специалистом-экспертом заведующим канцелярией ООХТО.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки и комплектности документов, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения, например: поступающие статистические сборники, книги, журналы и другие периодические издания, рекламные документы, программы совещаний, конференций, семинаров и других подобных мероприятий, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные, билеты и другая корреспонденция по определению ООХТО.

Документы, поступившие непосредственно в подразделение Счетной палаты, подлежат обязательной регистрации в канцелярии ООХТО.

3.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. При недостаче или повреждении документа или приложения к нему составляется акт в 3-х экземплярах, один из которых остается в ООХТО, другой - приобщается к поступившему документу, третий - высылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

3.3. Регистрация производится в день поступления документа, в случаях поступления документа в нерабочее время, на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др. передаются на регистрацию незамедлительно. Письменные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления. Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера и проставлением регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

Регистрационный номер (входящий) состоит из порядкового номера, даты поступления.

Корреспонденция с пометкой «Лично», «Только лично» регистрируются по данным, имеющимся на конверте, и передаются адресатам в закрытом виде.

Документы передаются на рассмотрение председателю Счетной палаты только после регистрации.

3.4. Зарегистрированные в канцелярии ООХТО служебные документы, не требующие рассмотрения председателя Счетной палаты, направляются адресатам по принадлежности.

4. УЧЕТ, ПРОХОЖДЕНИЕ, ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

4.1. Все документы направляются для исполнения в структурные подразделения только через канцелярию ООХТО.

Прием и учет поступивших в структурное подразделение зарегистрированных канцелярией ООХТО документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.

4.2. После рассмотрения председателем Счетной палаты документы передаются в канцелярию ООХТО для сканирования, перенесения указаний по исполнению документа в учетную карточку электронной системы «Документооборот» и направления копии документа с контрольной карточкой ответственному исполнителю (при наличии – соисполнителям).

Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) председателя Счетной палаты и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции, а также в учетную карточку электронной системы «Документооборот».

Резолюция (поручение) включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание и срок исполнения, обязательно датируется и подписывается.

Например:

Подготовить проект ответа с обоснованием к 00.00.0000

Подпись Дата

руководи

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в поручении. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

4.3. В случае, если при исполнении поручения и его согласовании между соисполнителя, у одного или нескольких из них есть замечания к проекту документа (в том числе, если он (они) полностью не согласен(ны) с проектом документа), документ визируется с отметкой «с замечаниями», и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.

В случае несогласия с представленными замечаниями, ответственный исполнитель излагает свои аргументы в служебной записке на имя председателя Счетной палаты.

При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.

4.4. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем соисполнителям в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на ответственного исполнителя.

Согласование считается завершенным только в том случае, если документ завизирован всеми исполнителями.

4.5. Главный специалист-эксперт, заведующий канцелярией ООХТО обеспечивает получение исполнителем (соисполнителями) документов в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения председателем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителям незамедлительно.

4.6. Контроль за сроками исполнения документа возлагается на сотрудника, отвечающего за ведение делопроизводства в подразделении исполнителя (соисполнителей), а в целом по Счетной палате – на главного специалиста-эксперта, заведующего канцелярией ООХТО. Срок исполнения документа устанавливается в поручении председателя Счетной палаты. Если срок в поручении не установлен, то он составляет 2 недели.

4.7. Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается.

4.8. После завершения работы над документом исполнитель (ответственный исполнитель) должен кратко в контрольной карточке изложить результаты выполнения поручения. Решение о продлении сроков или прекращении работы с документами принимает председатель Счетной палаты на основании письменного предложения руководителя структурного подразделения Счетной палаты с соответствующей отметкой на документе или контрольной карточке.

5. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

При составлении и оформлении документов сотрудники структурных подразделений Счетной палаты руководствуются следующими основными требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ;

- для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

- содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Правильно составленный документ должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

5.1. Состав реквизитов определяется в зависимости от вида документа согласно ГОСТ Р6.30-2003. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Места расположения реквизитов зафиксированы типографским способом на бланках документов, на которых оформляются основные визы. При оформлении документов на обычной бумаге расположения и наименования реквизитов должно соответствовать типовому бланку (Приложения №№ 19, 20) и следующим требованиям:

5.1.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

5.1.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Законом Владимирской области -ОЗ «О гербе Владимирской области».

5.1.3. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Владимирской области -ОЗ «О Счетной палате Владимирской области»

5.1.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5.1.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.1.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.1.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

5.1.8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в Законе Владимирской области -ОЗ «О Счетной палате Владимирской области».

5.1.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона, факса, адрес электронной почты.

5.1.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

5.1.11. Датой документа является дата его подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 января 2012 г. следует оформлять 05.01.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 января 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2012.01.05.

5.1.12. Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера подразделения, порядкового номера в журнале, а также номера решения Коллегии Счетной палаты и двух последних цифр года, когда проходила Коллегия (при условии, что документ направлен по решению Коллегии).

5.1.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

5.1.14. Место составления указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает в себя только общепринятые сокращения.

5.1.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Законодательное Собрание

Владимирской области

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Председателю Законодательного Собрания

Владимирской области

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации городов и районов

Владимирской области

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации .

При адресовании письма в организацию, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: