В случае ликвидации или реорганизации подразделения Счетной палаты сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

11.3.4. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются ООХТО Счетной палаты по акту установленной формы, который утверждается председателем Счетной палаты (Приложение ).

Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляются отдельно в каждом структурном подразделении ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, согласовываются с главным специалистом-экспертом, заведующим канцелярией и утверждаются руководителем структурного подразделения. После чего в канцелярии составляется сводный акт о выделении к уничтожению, который после согласования с экспертной комиссией Счетной палаты Владимирской области утверждается председателем Счетной палаты.

11.4. Использование документов архива.

11.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам Счетной палаты для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Сотрудники Счетной палаты несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении сотрудник Счетной палаты обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

11.4.2. Подлинники решений Коллегии Счетной палаты и приказов председателя Счетной палаты и указателей рассылки не выдаются.

11.5. Передача документов и дел при увольнении или переводе работника на другую работу.

11.5.1. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения Счетной палаты, специалист передает дела и документы сотруднику, вновь назначенному на данную должность, или сотруднику, на которого возложено исполнение его обязанностей по описи под роспись.

11.5.2. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному сотруднику.

12. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ

ПО ИТОГАМ КОНТРОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ

12.1. Документы по итогам каждого (одного) контрольного мероприятия с материалами к нему формируются исполнителем в отдельное дело, которое хранится в аудиторском направлении, как правило, два года и после этого сдается в ООХТО Счетной палаты.

12.2. В дело помещаются:

- основание для проведения контрольного мероприятия;

- удостоверение на право проведения контрольного мероприятия;

- копия приказа председателя Счетной палаты о проведении контрольного мероприятия, направления в командировку для его проведения;

- план мероприятий по проведению контрольного мероприятия, согласованного в установленном порядке;

- программа проведения контрольного мероприятия;

- паспорт контрольного мероприятия;

- копия решения Коллегии Счетной палаты о снятии с контроля, приказа председателя Счетной палаты о завершении контрольных мероприятий по данному вопросу;

- копия решения Коллегии Счетной палаты по итогам контрольного мероприятия, копия особого мнения члена или членов Коллегии Счетной палаты (при наличии);

- копия представления, информационного письма Счетной палаты по результатам проведенного контрольного мероприятия, копии материалов, переданных в правоохранительные органы;

- информация (копии приказов, решений, постановлений) проверяемых органов о принятых мерах по устранению выявленных нарушений, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности должностных лиц, виновных в нарушениях законодательства, бесхозяйственности;

- информация правоохранительных органов о принятых мерах по материалам контрольного мероприятия.

12.3. Датой начала дела по итогам контрольного мероприятия считается дата (число, месяц, год) выданного удостоверения на право проведения контрольного мероприятия.

12.4. Датой окончания дела – дата (число, месяц, год) принятия решения Коллегии Счетной палаты о снятии с контроля, приказа председателя Счетной палаты, аудитора о передаче дела на хранение в архив Счетной палаты.

12.5. Отбор документов и комплектование дела по итогам контрольного мероприятия осуществляется ответственным исполнителем за проведение контрольного мероприятия.

13. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ

«ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

13.1. Положения настоящего Стандарта распространяются на работу с документами с грифом «Для служебного пользования».

13.2. Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

13.3. Документы с грифом «Для служебного пользования»:

- передаются сотрудникам подразделений Счетной палаты под роспись; пересылаются сторонним организациям через отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Владимире;

- размножаются (тиражируются) только через ООХТО Счетной палаты и исключительно с разрешения председателя Счетной палаты. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя соответствующего подразделения;

- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

13.4. Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

13.5. Документы с грифом «Для служебного пользования» подлежат регистрации вместе с другими входящими несекретными документами.

13.6. О фактах утраты документов дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность председатель Счетной палаты и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются председателю Счетной палаты.

На утраченные документы, дела и издания с грифом «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

13.7. При снятии грифа «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

13.8. Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования», которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится в ООХТО Счетной палаты по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

14.ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

14.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Счетной палате используются печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

14.2. На документах, перечисленных в приложении № 11, в иных случаях, установленных законодательством, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью.

14.3. На рассылаемых копиях решений Коллегии, актов, подписанных председателем Счетной палаты, проставляется круглая печать с надписью: Счетная палата Владимирской области «Канцелярия» или «Копия верна».

На документах по личному составу, командировочных удостоверениях проставляется печать: Счетная палата Владимирской области «Для документов».

14.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.

14.5. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает председатель Счетной палаты по согласованию с начальником ООХТО.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в ООХТО, который размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению председателя допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

14.6. Все печати и штампы регистрируются в ООХТО в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью) и выдаются сотрудникам подразделений Счетной палаты на основании приказа председателя Счетной палаты Владимирской области под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Контроль за правильностью хранения печатей и штампов осуществляет ООХТО Счетной палаты.

Контроль за правильностью использования печатей и штампов возлагается на сотрудников Счетной палаты их получивших.

Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых Счетной палаты, не допускается.

14.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность начальник ООХТО Счетной палаты.

14.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются начальнику ООХТО. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

15. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ

ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ СЕТИ ИНТЕРНЕТ

15.1. Прием и передача служебной информации в Счетной палате по каналам факсимильной связи осуществляется специалистом-экспертом отдела информатизации и анализа Счетной палаты с факсимильного аппарата, установленного в приемной председателя Счетной палаты.

Прием, передача и учет служебной информации, принимаемой и передаваемой по каналам электронной почты сети Интернет, осуществляет начальник ОИА.

15.2. По факс-каналам, электронной почтой сети Интернет запрещается передавать тексты документов, содержащих секретные сведения, сведения с грифом «Для служебного пользования» и «Не для печати», а также рукописные материалы.

15.3. Ответственность за содержание передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший материал к передаче, руководитель соответствующего подразделения, начальник ООХТО Счетной палаты.

15.4. Материал для передачи по каналам факсимильной связи сдается оформленным согласно требованиям настоящего Стандарта.

15.5. Подлежащий передаче материал учитывается специалистом-экспертом ОИА и начальником ОИА в журнале учета. Оригиналы переданных материалов возвращаются исполнителям с пометкой о дате и времени передачи. В случае невозможности осуществить факс-передачу по техническим причинам исполнитель ставится об этом в известность до конца рабочего дня.

15.6. Поступающие в Счетную палату факсограммы и материалы, поступающие по каналам электронной почты, учитываются в соответствующих журналах. Оператор, через начальника ООХТО, в течение часа информирует председателя Счетной палаты и лицо, которому они адресованы.

15.7. Факсограммы регистрируются в канцелярии в соответствии с требованиями настоящего Стандарта, но не являются официальным документом, и уничтожаются после получения подлинного документа.

Документы, полученные по каналам электронной почты, объемом до 5 листов распечатываются и докладываются председателю Счетной палаты, и после резолюции передаются исполнителю (ям). Документы большого объема рассматриваются председателем в электронном виде, и после принятия решения о направлении его исполнителю, передаются начальником ОИА в виде электронного файла адресату.

16. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

16.1. В Счетной палате создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (документы, поступающие и отправляемые по электронной системе «Документооборот», внутриведомственные документы);

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в электронной системе «Документооборот».

Документы, создаваемые в Счетной палате и (или) поступившие на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота, возможно, после его сравнения с подлинником документа.

16.2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Счетной палаты. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ

16.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

16.4. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

16.5. В целях учета и поиска в системах электронного документооборота электронные документы должны содержать следующий перечень обязательных сведений:

1) Адресант

2) Адресат

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4) Вид документа

5) Дата документа

6) Номер документа

7) Дата поступления документа

8) Входящий номер документа

9) Ссылка на исходящий номер и дату документа

10) Наименование либо аннотация документа

11) Индекс дела

12) Сведения о переадресации документа

13) Количество листов основного документа

14) Количество приложений

15) Общее количество листов приложений

16) Указания по исполнению документа

17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18) Отметка о конфиденциальности

16.6. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом -ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Приложение

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

______________20_ г. №______

Председатель Счетной палаты:

Завизировано: Ознакомлен:

- начальник ООХТО

- начальник ОФУО

- начальник ПО

Приложение

КОЛЛЕГИЯ СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

РЕШЕНИЕ

_______________20_г. № _____

Председательствующий:

Председатель Счетной палаты

Завизировано:

- зам. председателя

- аудитор

- начальник ООХТО

- начальник ОФУО

- начальник ПО

Приложение

«««

Государственный орган Владимирской области

СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Октябрьский пр., д. 21, Владимир, 600000

тел./

E-mail: schpalata@spvo.ru

Web: ww.spvo.ru

«____» __________ 20__ г. №

на №___________ от __________

Председатель Счетной палаты

Завизировано:

______________

тел., ФИО исполнителя

Приложение

Контрольная карточка


Корреспондент	Контрольный срок
Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс документа

Краткое содержание
Резолюция или кому отправлен документ
Отметка об исполнении
Дата снятия с контроля

Приложение

(к п. 9.1.1.)

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Счетной палаты

Владимирской области

подпись инициалы, фамилия

«___»_______________20__ года