И Н С Т Р У К Ц И Я
по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства с использованием
системы CompanyMedia
Оглавление
1. Общие положения
2. Виды регистрируемых документов
3. Участники документооборота
4. Обработка документов с использованием средств СЭД
5. Основные операции документооборота
5.1. Документооборот и его основные операции
5.2. Подготовка проекта документа
5.3. Согласование проекта документа
5.4. Отправка документов на подпись
5.5. Подписание документа и его отправка на регистрацию
5.6. Отправка документа на регистрацию
5.7. Порядок регистрации документов
5.7.1. Общие положения
5.7.2. Места регистрации документов
5.7.3. Формирование номера документа
5.8. Ознакомление с документом
5.9. Внесение резолюций и выдача поручений
5.10. Постановка документа, резолюций и поручений на контроль
5.10.1. Контроль исполнения документа в целом
5.10.2. Контроль исполнения резолюций и поручений
5.11. Отчет об исполнении документа, резолюций и поручений
5.12. Исполнение резолюций, поручений и документа в целом
5.13. Отнесение документа в дело и его хранение в архиве
5.14. Учет передачи экземпляров
6. Виды рабочих мест в СЭД и распределение функций
6.1. Рабочие места в СЭД
6.2. Специализированное рабочее место
6.2.1. Назначение СРМ
6.2.2. Делопроизводители Управления делами и их функции
6.2.3. Делопроизводители структурных подразделений и их функции
6.2.4. Контролеры и их функции
6.3. Универсальное рабочее место
6.3.1. Общие положения
6.3.2. Подготовка документа
6.3.3. Документооборот и делопроизводство
7. Автоматизация контроля исполнения документов
8. Администрирование СЭД
2. Общие положения
Настоящая инструкция составлена в связи с внедрением автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia (СЭД) и определяет порядок регистрации, исполнения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭД.
В инструкции используется терминология, принятая в системе CompanyMedia.
3. Виды регистрируемых документов
В СЭД подлежат регистрации следующие документы:
· письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации («Входящие»);
· письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан («Исходящие»);
· письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации («Внутренние»);
· приказы по организации.
4. Участники документооборота
Сотрудники организации, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных обязанностей.
Основные группы сотрудников перечислены в таблице 1, причем указаны основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД. Более полный перечень функций для каждой группы сотрудников приведен ниже. Заметим, что один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.
Таблица 1. Группы участников документооборота.
№ | Группа сотрудников | Основные функции в СЭД |
1 | Делопроизводитель Управления делами | Регистрация, рассылка и контроль прохождения документов организации в целом |
2 | Делопроизводитель структурного подразделения | Рассылка и контроль прохождения документов своего подразделения |
3 | Руководитель организации | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю |
Руководитель структурного подразделения | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю | |
4 | Исполнитель | Подготовка проектов документов, направление документов на визирование и подпись, исполнение документов и резолюций |
5 | Контролер | Контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине |
6 | Экспедитор | Функции осуществляются помимо СЭД |
5. Обработка документов с использованием средств СЭД
Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:
· подготовка документов;
· согласование документов;
· направление документов на подпись и их подписание;
· регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;
· направление документов на ознакомление;
· внесение резолюций/выдача поручений;
· постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений; формирование заданий;
· предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
· контроль исполнения заданий и документов;
· отнесение документов в дела;
· направление документов в архив.
Для документов, в зависимости от вида регистрации в СЭД, автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):
· карточка документа (КД) – для всех документов;
· карточка резолюции (КР) – для входящих и внутренних документов;
· карточка поручения (КП) - для организационно-распорядительных документов;
· контрольная карточка задания (ККЗ) – для всех поставленных на контроль заданий по документу;
· карточка исполнения (КИ) – для всех исполненных заданий по документу;
· лист согласования (ЛС) – для всех документов, направляемых на согласование;
· лист ознакомления (ЛО) – для всех документов, направляемых на ознакомление.
Электронные описания отображаются в интерфейсе клиента Lotus Notes. Пользователи, работающие через веб-интерфейс, осуществляют ввод и редактирование данных не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы: форму документа, форму резолюции, форму поручения и т. д.
Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):
· делопроизводители, зарегистрировавшие документ;
· руководители, которым поступил документ, и лица, замещающие их в СЭД;
· исполнители, которым отписан документ;
· дополнительные читатели, указанные в КД (входящие, исходящие, внутренние, ОРД).
6. Основные операции документооборота
6.1. Документооборот и его основные операции
Составные части документооборота и относящиеся к ним операции перечислены в таблице 2. Их состав и последовательность несколько различаются для разных видов документов.
Таблица 2. Составные части и операции документооборота.
Составные части документооборота | Операции документооборота | Группы документов |
| ||||
Вход. | Исход. | Внутр. | ОРД |
| |||
1 | Делопроизводство | Подготовка проекта документа |
| ||||
2 | Согласование проекта документа |
| |||||
3 | Отправка документа на подпись |
| |||||
4 | Отправка документа на регистрацию |
| |||||
5 | Регистрация | ||||||
Организация работы с документами | |||||||
6 | Ознакомление с документом |
| |||||
7 | Внесение резолюций и выдача поручений | ||||||
8 | Постановка документа, резолюций и поручений на контроль | ||||||
9 | Исполнение резолюций, поручений и документа в целом. | ||||||
10 | Подготовка отчета об исполнении | ||||||
11 | Отнесение документа в дело | Вторые экз. |
| ||||
12 | Передача документа на архивное хранение |
| |||||
13 | Уничтожение документов |
| |||||
| |||||||
Обязательно |
| ||||||
Возможно |
| ||||||
Не применяется |
| ||||||
|
6.2. Подготовка проекта документа
Подготовка проекта исходящего, внутреннего или организационно-распорядительного документа начинается с создания карточки документа (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют заполнить ряд полей автоматически.
Рис. 5‑1Заполнение полей карточки документа
Работа над содержанием документа может вестись пользователем в индивидуальном порядке или совместно с другими пользователями. Последнее возможно только в том случае, если рабочее место оснащено специализированными средствами подготовки проектов документов (универсальное рабочее место, УРМ; подробно см. п. 6.3). К таким средствам относятся средства совместной подготовки документов и поддержка работы с несколькими версиями документа.
При работе над документом используются шаблоны документа. Они позволяют унифицировать и ускорить работу над документами того или иного вида. Шаблоны документа особенно активно используются для создания стандартных (типовых) документов.
Проект документа может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.
6.3. Согласование проекта документа
Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов:
· Согласен
· Не согласен
· Согласен с замечаниями
Инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, а также любой пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.
Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.
При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно, инициатором процесса.
При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласование (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:
· Время согласования превышено данным участником (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать).
· Поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования или продолжить его).
Комбинированное согласование по сути есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть или одни участник или группа участников.
Рабочее место может допускать настройку сценария или использовать жестко заданный сценарий.
Чтобы начать процесс согласования, инициатор указывает:
· Список участников согласования.
· Вид согласования.
· Сценарий согласования (если его настройка предусмотрена).
Рис. 5‑2 Заполнение полей листа согласования
Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно, инициатором процесса, либо досрочно, по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено).
Если в организации принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования. При выборе того или иного шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.
В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования; по завершении процесса может быть инициирован новый и т. д.
В процессе согласования участники могут, в свою очередь, создавать ЛС и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам. Подобное создание циклов согласования документа второго, третьего и т. д. порядка называется петлевым согласованием.
6.4. Отправка документов на подпись
Проект документа может быть направлен автором документа или делопроизводителем на подпись руководителю или лицу, замещающему его в СЭД.
Руководителю посылается уведомление о направлении документа на подпись.
6.5. Подписание документа и его отправка на регистрацию
Документ подписывается лицом или лицами, указанным для данного документа как подписывающие (в карточке или форме документа в поле «Подпись»).
Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:
· отказать в подписи;
· снять свою подпись, в случае если документ подписан, но не зарегистрирован.
6.6. Отправка документа на регистрацию
На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и неподписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, лицом, замещающим его в СЭД, или делопроизводителем.
6.7. Порядок регистрации документов
6.7.1. Общие положения
Регистрации подлежат:
· Исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы (как правило, подписанные руководителем).
· Входящие документы, поступившие в адрес организации.
6.7.2. Места регистрации документов
Документы регистрируются в следующих подразделениях:
1. Управление делами организации:
· входящие документы в адрес руководства;
· внутренние документы за подписью руководителя организации, его заместителей и руководителей структурных подразделений, направляемые во все департаменты;
· организационно-распорядительные документы за подписью руководителя организации и его заместителей;
· исходящие документы.
2. Структурные подразделения:
· входящие документы в адрес структурного подразделения;
· внутренние документы за подписью руководителя структурного подразделения или его заместителей.
Место регистрации документа указывается в его карточке в поле "Место регистрации".
6.7.3. Формирование номера документа
6.7.3.1. Нумерация входящих, внутренних и исходящих документов
При регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в Управлении делами организации проставляется порядковый номер-«номер из счетчика».
При регистрации входящих, внутренних документов, поступивших в адрес руководства структурного подразделения, номер документа формируется в виде:
«номенклатурный индекс подразделения» – «номер из счетчика»
где «номенклатурный индекс подразделения» – буквенный индекс структурного подразделения, в котором регистрируется документ; «номер из счетчика» – порядковый номер документа.
6.7.3.2. Нумерация организационно-распорядительных документов
При регистрации ОРД номер документа формируется в виде:
«номер из счетчика» – «индекс вида ОРД»
где, «номер из счетчика» – порядковый номер документа; «индекс вида ОРД» –
буквенный индекс вида ОРД.
В зависимости от вида ОРД могут иметь следующие индексы:
· Отсутствие индекса – для приказа по основной деятельности;
· П - приказ по награждению и поощрению сотрудников.
При этом у каждого вида документа отдельная нумерация..
6.8. Ознакомление с документом
Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.
Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления) и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление.
Рис. 5‑3 Заполнение полей листа ознакомления
Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления; по завершении процесса может быть инициирован новый и т. д.
Процесс ознакомления завершается инициатором, после того как все участники ознакомятся с документом, либо досрочно, инициатором.
6.9. Внесение резолюций и выдача поручений
На входящие и внутренние документы, поступающие в адрес руководителя, может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или лицами, замещающими их в СЭД. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.
Предусмотрена возможность создания проекта резолюции для лиц, обладающих соответствующими правами в СЭД. Проект резолюции можно распечатать, откорректировать после получения заключения автора резолюции и снять признак проекта. Также сам автор резолюции может утвердить проект. Проект резолюции недоступен исполнителям, по нему не формируются уведомления.
При внесении резолюций вводятся имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции посылаются уведомления об этом. Существует также возможность рассылки уведомлений-напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.
Рис. 5‑4 Заполнение полей карточки резолюции
При внесении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней вводятся те же данные.
При внесении резолюций каждый из исполнителей может быть поставлен на контроль (см. п. 5.10).
Поручения, содержащиеся в организационно-распорядительных документах, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или лицами, замещающими их в СЭД, могут быть выданы свои поручения.
При создании поручения вводятся имя автора поручения, текст поручения, исполнители и срок исполнения поручения.
В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении (см. п. 5.11).
6.10. Постановка документа, резолюций и поручений на контроль
Документ в целом, резолюции и поручения могут быть поставлены на контроль.
6.10.1. Контроль исполнения документа в целом
При постановке на контроль входящего, внутреннего или организационно-распорядительного документа в целом указываются срок исполнения, новые сроки исполнения (в случае переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставится отметка об исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят с контроля и без отметки о его исполнении.
Рис. 5‑6 Контроль исполнения документа в целом
Для исходящих документов постановка на контроль осуществляется для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения, организация-адресат, лицо, ответственное за контроль, и дата постановки на контроль. Организация-адресат может быть снята с контроля, причем указывается дата снятия с контроля.
6.10.2. Контроль исполнения резолюций и поручений
Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен на контроль отдельно, при этом указывается своя дата постановки на контроль. Аналогичным образом при снятии с контроля для каждого исполнителя указывается дата снятия с контроля.
Рис. 5‑7 Контроль исполнения поручения
Для каждого из поставленного на контроль исполнителя формируется ККЗ (контрольная карточка задания), доступная в БД "Контроль заданий". После снятия с контроля и после отметки о полном исполнении резолюции эти данные отражаются в ККЗ. Также в ККЗ записывается информация обо всех отчетах об исполнении созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.
6.11. Отчет об исполнении документа, резолюций и поручений
Отчет об исполнении документа, резолюции или поручения составляется исполнителем. При вводе отчета об исполнении задания указывается тип исполнения. В СЭД предусмотрены следующие типы исполнения:
· Отчет об исполнении
· Для информации
Рис. 5‑8 Заполнение полей отчета об исполнении
Тип исполнения позволяет получателю отчета квалифицировать полученную от исполнителя информацию. Кроме того, тип исполнения, присвоенный отчету, запрашивается программой при автоматическом исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений (об этом см. п. 5.12).
6.12. Исполнение резолюций, поручений и документа в целом
Если резолюция, поручение, документ в целом поставлены на контроль, их исполнение обязательно отмечается делопроизводителем или контролером. Причиной этого может служить отчет об исполнении (на карточке документа, резолюции или поручения).
Рис. 5‑9 Исполнение резолюции в целом
Если резолюция или документ не стоят на контроле, в СЭД предусмотрена возможность их автоматического исполнения. Для работы этого механизма необходимо, чтобы для резолюции или документа был задан ответственный исполнитель. СЭД настраивается одним из возможных способов:
· либо пользователь при создании документа или резолюции явно задает ответственного исполнителя, выбирая его из общего числа исполнителей (если никто не выбран, то ответственным СЭД выбирает первого из списка) ;
· либо такой выбор настройками СЭД не определен, и ответственным исполнителем автоматически считается первый исполнитель в списке.
Если документ или резолюция не стоят на контроле, они называются неконтрольными. Резолюция считается неконтрольной, если ни один из ее исполнителей не стоит на контроле.
Для неконтрольных документов и резолюций действует следующий механизм:
· Если ответственный исполнитель по резолюции создает отчет типа «Отчет об исполнении» (но не типа «Для информации»; см. п. 5.11), резолюция автоматически отмечается как исполненная.
· Если все резолюции одного уровня отмечены как исполненные, вышестоящая резолюция (если она неконтрольная) отмечается как исполненная.
· Если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные и если документ в целом не поставлен на контроль, документ также отмечается как исполненный.
6.13. Отнесение документа в дело и его хранение в архиве
Любой документ может быть добавлен (отнесен) в открытое дело (информация об этом вносится в карточку документа; там же отображается информация о делах, в которые отнесены ответные документы: резолюции, исполнения и т. д.).
Впоследствии документ, отнесенный к делу, может быть изъят из дела (возвращен).
Документ также может быть сдан в архив (место хранения указывается в карточке документа).
Рис. 5‑10 Отнесение документа в дело
При сдаче документа в архив в карточке документа указывается место хранения документа.
6.14. Учет передачи экземпляров
СЭД позволяет вести учет передачи сотрудникам экземпляров документа. При этом для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров. В журнале передачи экземпляров отмечается вся история передачи экземпляра: кому из сотрудников и когда был впервые передан данные экземпляр, когда возвращен, кому вновь передан и т. д.
Рис. 5‑11 Журнал передачи экземпляров
После того как хотя бы для одного экземпляра создан журнал передачи экземпляров, в карточке документа появляется специальный раздел, в котором для каждого журнала отображается последняя запись.
7. Виды рабочих мест в СЭД и распределение функций
7.1. Рабочие места в СЭД
В СЭД предусмотрены следующие виды рабочих мест:
· Специализированное рабочее место (СРМ).
· Универсальное рабочее место (УРМ).
СРМ предназначено, главным образом, для делопроизводителей Управления делами и структурных подразделений организации. СРМ создается на базе клиента Lotus Notes и в полном объеме оснащено функциями, необходимыми для формальной организации документооборота и делопроизводства. К этим функциям, в частности, относятся:
· Отправка проектов документов на согласование (с возможностью гибко настраивать сценарий согласования; см. п. 5.3).
· Регистрация документов.
· Отправка документов на ознакомление.
· Контроль исполнения документов, резолюций и поручений.
· Отнесение документов в дела, их архивация.
· Учет передачи экземпляров.
В то же время в СРМ не реализованы специализированные средства подготовки проектов документов.
УРМ предназначено для руководителя организации, руководителей структурных подразделений и для исполнителей всех уровней. Работа с УРМ осуществляется через интерфейс Lotus Notes или веб-интерфейс. Функциональность УРМ ориентировано на содержательную работу с документом. Поэтому УРМ оснащено в полном объеме специализированными средствами подготовки проектов документов. В то же время обеспечение формального документооборота и делопроизводства в УРМ представлено в урезанном виде.
7.2. Специализированное рабочее место
7.2.1. Назначение СРМ
Специализированное рабочее место предназначено, главным образом, для работы:
· делопроизводителей Управления делами;
· делопроизводителей структурных подразделений;
· контролеров.
Для каждого вида сотрудников СРМ обеспечивает необходимый набор функций. Ниже дан типовой вариант распределения функций, реализуемых посредством СРМ.
7.2.2. Делопроизводители Управления делами и их функции
7.2.2.1. Общие положения
В задачи делопроизводителей Управления делами входит:
· обеспечение деятельности руководителя организации и его заместителей;
· работа с делопроизводителями структурных подразделений.
Для решения этих задач в Управлении делами организуются следующие участки обработки документов:
· Учет и регистрация входящих документов.
· Учет и регистрация исходящих документов.
· Учет и регистрация внутренних документов.
· Учет и регистрация организационно-распорядительных документов.
7.2.2.2. Учет и регистрация входящих документов
Учет и регистрация входящих документов выполняются в БД «Входящие» по получении документов от курьеров и почтовых работников и обеспечиваются выполнением следующих функций:
· Создание КД и его регистрация.
В БД «Входящие» делопроизводитель открывает новую КД, вводит необходимые сведения и регистрирует документ.
· Передача документа руководителям, исполнителям, делопроизводителям структурных подразделений.
Делопроизводитель направляет документ адресатам и другим сотрудникам организации, которые получают уведомления об этом.
· Создание КР (внесение резолюции).
Делопроизводитель заводит КР для резолюции, письменно наложенной на документ руководителем, и вводит в ней имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции (ответственные исполнители, назначенные в резолюции, получают уведомления об этом).
· Постановка документа и/или резолюций на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КР и ставит всех или некоторых исполнителей резолюции на контроль, указывая для каждого в отдельности дату постановки на контроль.
· Передача документа для ознакомления сотрудникам организации.
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его.
· Отнесение документов в дела.
Делопроизводитель относит документ в дело (КД, закладка «Отношение к делу»).
7.2.2.3. Учет и регистрация исходящих документов
Учет и регистрация исходящих документов выполняется в БД «Исходящие» по получении их от делопроизводителей структурных подразделений, в которых эти документы подготовлены. Учет и регистрация исходящих документов обеспечивается следующими функциями:
· Отправка проекта документа на подпись руководителю организации.
Делопроизводитель открывает проект КД и отправляет документ на подпись руководителю (руководитель получает уведомление).
· Регистрация документа в БД «Исходящие».
Делопроизводитель открывает КД и регистрирует документ (см. п. 5.7).
· Отправка документа на согласование.
Делопроизводитель создает ЛС, задает сценарий согласования, инициирует процесс согласования и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники согласования получают уведомления, а также напоминания, если это предусмотрено параметрами).
· Отправка документа на ознакомление сотрудникам организации;
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники ознакомления получают уведомления).
· Отнесение документов в дела.
Делопроизводитель относит документ в дело (КД, закладка «Отношение к делу»).
7.2.2.4. Учет и регистрация внутренних документов
Учет и регистрация внутренних документов выполняются в БД «Внутренние» по получении их от делопроизводителей структурных подразделений, в которых эти документы подготовлены. Учет и регистрация внутренних документов обеспечивается следующими функциями:
· Отправка документа на согласование.
Делопроизводитель создает ЛС, задает сценарий согласования, инициирует процесс согласования и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники согласования получают уведомления, а также напоминания, если это предусмотрено параметрами).
· Отправка проекта документа на подпись руководителю организации.
Делопроизводитель открывает проект КД и отправляет документ на подпись руководителю (руководитель получает уведомление).
· Регистрация подписанного документа в БД «Внутренние».
Делопроизводитель открывает КД и регистрирует документ (см. п. 5.7).
· Создание КР (внесение резолюции).
Делопроизводитель заводит КР для резолюции, письменно наложенной на документ руководителем, и вводит в ней имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции (ответственные исполнители, назначенные в резолюции, получают уведомления об этом).
· Постановка документа и/или резолюций на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КР и ставит всех или некоторых исполнителей резолюции на контроль, указывая для каждого в отдельности дату постановки на контроль.
· Отправка документа на ознакомление сотрудникам организации;
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники ознакомления получают уведомления).
· Отнесение документов в дела.
Делопроизводитель относит документ в дело (КД, закладка «Отношение к делу»).
7.2.2.5. Учет и регистрация организационно-распорядительных документов
Учет и регистрация организационно-распорядительных документов выполняются в БД «ОРД» по получении документов от подготовивших их исполнителей или от делопроизводителей структурных подразделений. Учет и регистрация обеспечивается следующими функциями:
· Отправка проекта документа на подпись руководителю организации.
Делопроизводитель открывает проект КД и отправляет документ на подпись руководителю (руководитель получает уведомление).
· Регистрация подписанного документа в БД «ОРД».
Делопроизводитель открывает КД и регистрирует документ (см. п. 5.7).
· Выдача поручений по организационно-распорядительному документу.
Делопроизводитель создает КП для поручения, данного руководителем по организационно-распорядительному документу, вводит имя автора поручения, текст поручения, имя исполнителя и срок исполнения (исполнители получают уведомления об этом).
· Постановка документа и/или поручения на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КП и ставит поручение на контроль.
· Отправка документа на ознакомление сотрудникам организации;
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники ознакомления получают уведомления).
7.2.3. Делопроизводители структурных подразделений и их функции
7.2.3.1. Общие положения
В структурных подразделениях организуется участок делопроизводителя структурного подразделения. В его задачи входят:
· обеспечение деятельности руководителей структурного подразделения;
· работа с исполнителями.
7.2.3.2. Обработка входящих документов
Обработка входящих документов выполняется в БД «Входящие» по получении их от делопроизводителя Управления делами. Обработка обеспечивается следующими функциями:
· Отметка в КД о получении документа.
Делопроизводитель делает отметку в КД при получении документа от других делопроизводителей.
· Регистрация документа (при получении от курьеров и почтовых работников).
В БД «Входящие» делопроизводитель открывает новую КД, вводит необходимые сведения и регистрирует документ.
· Передача документа руководителю подразделения и/исполнителям.
Делопроизводитель направляет документ адресатам и другим сотрудникам организации, которые получают уведомления об этом.
· Создание КР (внесение резолюции).
Делопроизводитель заводит КР для резолюции, письменно наложенной на документ руководителем, и вводит в ней имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции (ответственные исполнители, назначенные в резолюции, получают уведомления об этом).
· Постановка документа и/или резолюций на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КР и ставит всех или некоторых исполнителей резолюции на контроль, указывая для каждого в отдельности дату постановки на контроль.
· Внесение в КД сведений об исполнении документа.
Делопроизводитель вносит в КД сведения об исполнении, которые получает от исполнителей.
· Снятие с контроля документов и заданий.
Делопроизводитель при необходимости снимает с контроля документы и задания, поставленные ранее на контроль руководителем структурного подразделения.
· Передача документа для ознакомления сотрудникам организации.
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его.
7.2.3.3. Учет и регистрация исходящих документов
При получении проектов документов от подготовивших их исполнителей обработка исходящих документов обеспечивается следующими функциями:
· Отправка документа на согласование.
Делопроизводитель создает ЛС, задает сценарий согласования, инициирует процесс согласования и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники согласования получают уведомления, а также напоминания, если это предусмотрено параметрами).
· Передача проекта документа руководителю структурного подразделения на подпись.
Делопроизводитель получает проект документа от исполнителей и передает руководителю структурного подразделения на подпись (руководитель структурного подразделения получает уведомление).
· Регистрация документа.
В БД «Исходящие» делопроизводитель открывает новую КД, вводит необходимые сведения и регистрирует документ.
· Передача документа в Управление делами для отправки получателям.
Делопроизводитель отправляет документ делопроизводителю Управления делами (последний получает уведомление). Делопроизводитель Управления делами передает документ экспедитору для отправки получателям.
· Предварительная регистрация документа.
Если документ подписывается руководителем организации или одним из его заместителей, делопроизводитель структурного подразделения выполняет предварительную регистрацию документов.
· Передача проекта документа в Управление делами для подачи на подпись и регистрации.
Делопроизводитель передает документ делопроизводителю Управления делами (последний получает уведомление).
7.2.3.4. Учет и регистрация внутренних документов
При подготовке внутренних документов в структурном подразделении делопроизводитель этого структурного подразделения получает их от исполнителей, подготовивших проект. Учет и регистрация внутренних документов обеспечиваются следующими функциями:
· Отправка документа на согласование.
Делопроизводитель создает ЛС, задает сценарий согласования, инициирует процесс согласования и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники согласования получают уведомления, а также напоминания, если это предусмотрено параметрами).
· Передача документа руководителю структурного подразделения на подпись.
Делопроизводитель получает проект документа от исполнителей и передает руководителю структурного подразделения на подпись (руководитель структурного подразделения получает уведомление).
· Регистрация документа, подписываемого руководителем структурного подразделения.
В БД «Внутренние» делопроизводитель открывает новую КД, вводит необходимые сведения и регистрирует документ.
· Передача документа в подразделение адресата.
Делопроизводитель передает документ адресатам (адресаты получают уведомление).
· Передача документа для ознакомления сотрудникам организации.
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его.
· Передача проекта документа в Управление делами.
Если документ подписывается руководителем организации или одним из его заместителей, делопроизводитель передает проект документа делопроизводителю Управления делами (последний получает уведомление).
При получении внутренних документов структурным подразделением учет и регистрация обеспечиваются следующими функциями:
· Передача документа руководителю структурного подразделения.
Делопроизводитель передает документ руководителю структурного подразделения (последний получает уведомление).
· Создание КР (внесение резолюции).
Делопроизводитель заводит КР для резолюции, письменно наложенной на документ руководителем, и вводит в ней имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции (ответственные исполнители, назначенные в резолюции, получают уведомления об этом).
· Постановка документа и/или резолюций на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КР и ставит всех или некоторых исполнителей резолюции на контроль, указывая для каждого в отдельности дату постановки на контроль.
· Внесение в КД сведений об исполнении документа.
Делопроизводитель вносит в КД сведения об исполнении, которые получает от исполнителей.
· Снятие с контроля документов и заданий.
Делопроизводитель при необходимости снимает с контроля документы и задания, поставленные ранее на контроль руководителем структурного подразделения.
7.2.3.5. Учет и регистрация ОРД
При подготовке ОРД в структурном подразделении их обработка обеспечивается по получении от исполнителей следующими функциями:
· Отправка проекта документа на подпись руководителю структурного подразделения.
Делопроизводитель открывает проект КД и отправляет документ на подпись руководителю (руководитель получает уведомление).
· Регистрация подписанного документа в БД «ОРД».
Делопроизводитель открывает КД и регистрирует документ (см. п. 5.7).
· Постановка документа и/или поручения на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КП и ставит поручение на контроль.
· Отправка документа на ознакомление сотрудникам организации;
Делопроизводитель создает ЛО, инициирует процесс ознакомления и, при необходимости, досрочно прекращает его (участники ознакомления получают уведомления).
· Передача документа, подписываемого руководителем организации, в Управление делами.
Если документ подписывается руководителем организации или одним из его заместителей, делопроизводитель структурного подразделения передает его делопроизводителю Управления делами (последний получает уведомление).
· Предварительная регистрация документа.
Если документ подписывается руководителем организации или одним из его заместителей, делопроизводитель структурного подразделения выполняет предварительную регистрацию документов.
При получении ОРД в структурном подразделении их обработка обеспечивается следующими функциями:
· Отметка в КД о получении документа.
Делопроизводитель открывает КД документа и делает отметку о его получении.
· Передача документа руководителю структурного подразделения.
Делопроизводитель передает документ руководителю структурного подразделения (последний получает уведомление).
При выдаче и выполнении поручений обработка ОРД обеспечивается следующими функциями:
· Выдача поручений по организационно-распорядительному документу.
Делопроизводитель создает КП для поручения, данного руководителем по организационно-распорядительному документу, вводит имя автора поручения, текст поручения, имя исполнителя и срок исполнения (исполнители получают уведомления об этом).
· Постановка документа и/или поручения на контроль.
Делопроизводитель открывает КД и вводит на закладке «Контроль» срок исполнения либо открывает КП и ставит поручение на контроль.
· Внесение в КД сведений об исполнении документа.
Делопроизводитель вносит в КД сведения об исполнении документа, полученные от исполнителей.
· Снятие с контроля документов и поручений.
Делопроизводитель при необходимости снимает с контроля поручения, поставленные на контроль руководителем того же структурного подразделения.
7.2.4. Контролеры и их функции
Контроль исполнения документов, резолюций и поручений осуществляется делопроизводителями организации и структурных подразделений. В организации может также создаваться особый участок работы с документами — участок контроля, обслуживаемый контролерами.
Работа контролера, как и работа делопроизводителей, организуется с помощью СРМ и обеспечивается следующими функциями:
· Постановка документов, резолюций и поручений на контроль.
· Создание КП (выдача поручений) для ОРД и постановка их на контроль.
· Контроль хода исполнения резолюций, поручений и документов.
· Внесение данных об исполнении документов и резолюций;
· Перенос сроков исполнения документов, резолюций и поручений (при необходимости).
· Снятие резолюций и документов с контроля (при необходимости).
Контролер собирает данные о количестве просроченных дней, выявляет невыполненные задания, на основе собранных данных выполняет анализ исполнительской дисциплины, формирует сводки, справки, отчеты по исполнительской дисциплине и т. д.
7.3. Универсальное рабочее место
7.3.1. Общие положения
Универсальное рабочее место предназначено, главным образом, для работы:
· руководителя организации и его заместителей;
· руководителей структурных подразделений;
· исполнителей.
Доступ к УРМ может быть организован как через клиент Lotus Notes, так и через веб-интерфейс. УРМ обладает широким набором функций, используемых при содержательной работе с документами, в первую очередь при их подготовке. Напротив, функции, связанные с формальной организацией документооборота и делопроизводства, представлены в меньшем объеме или вообще не представлены.
При работе с УРМ проводится четкая граница между подготовкой проекта документа и последующим обеспечением документооборота и делопроизводства. Проекты документов (рабочие документы) хранятся в БД «Документы» и передаются в одну из БД («Входящие», «Исходящие», «ОРД») только при отправке документа на подпись или на регистрацию.
Работа с УРМ может быть разделена на следующие части:
· Подготовка документа.
· Документооборот и делопроизводство: функции руководителя.
· Документооборот и делопроизводство: функции исполнителя.
7.3.2. Подготовка документа
7.3.2.1. Создание проекта
Любой сотрудник, имеющий доступ к УРМ, может инициировать работу над новым документом, или создать проект документа. Для создания проекта документа задаются:
· Обобщенный тип документа (внутренний, исходящий и т. д.).
· Тип документа (докладная записка, служебная записка и т. д.).
· Шаблон или документ-образец, по которому будет создан новый документ.
После этого открывается форма нового документа. УРМ предоставляет возможность задавать лишь наиболее важные атрибуты документа: текст, файлы-вложения, заголовок, дополнительную информацию, фамилию подписывающего документ и адресатов документа.
Необходимые данные могут быть:
· заданы вручную;
· взяты из открытого документа;
· взяты из ранее указанного документа-образца;
· взяты из ранее заданного шаблона или из универсального шаблона.
По заполнении формы необходимо сохранить документ. После этого документ доступен для дальнейшей работы над ним.
7.3.2.2. Редактирование документа
Существуют следующие способы редактирования документа:
· Обычное редактирование.
· Взятие документа на редактирование.
· Совместная подготовка документа.
Инициатор создания нового документа и все, кто имеют права доступа к этому документу для редактирования, могут открыть форму документа и по своему усмотрению вносить изменения. В процессе редактирования могут изменяться текст документа, вложенные файлы и свойства документа. Кроме того, каждый пользователь, редактирующий документ, может создавать замечания, которые впоследствии хранятся вместе с документом.
Пользователь, имеющий права доступа, может взять документ на редактирование. В этом случае другие пользователи, имеющие доступ к документу, не могут вносить в него никаких изменений. Чтобы снова сделать документ доступным для редактирования другими пользователями, его необходимо вернуть.
Документ также можно отправить одному или нескольким лицам на совместную подготовку.
7.3.2.3. Совместная подготовка документа
Инициатор создания нового документа может направить документ на совместную подготовку одному или нескольким лицам. Различают следующие виды совместной подготовки документов:
· Параллельная.
· Последовательная.
Параллельная совместная подготовка документа подразумевает, что документ одновременно направляется нескольким участникам и они ведут работу над документом независимо друг от друга.
Последовательная совместная подготовка документа подразумевает, что документ сначала направляется первому участнику, потом (когда он завершает работу) второму, потом (когда второй участник завершает работу) третьему и т. д.
Направляя документ на совместную подготовку, инициатор задает следующие параметры совместной подготовки:
· срок завершения работы;
· вид совместной подготовки;
· список участников.
Каждый участник получает уведомление о направлении документа на совместную подготовку. Одновременно документ становится доступен ему для редактирования (если этот доступ не предусмотрен схемой доступа).
Редактирование документа участником совместной подготовки может продолжаться один или несколько сеансов работы. По завершении работы участник совместной подготовки документа сообщает об этом системе, после чего инициатор совместной подготовки документа получает уведомление о завершении работы данного участника, а участник утрачивает доступ к документу (если этот доступ не предусмотрен схемой доступа).
7.3.2.4. Отправка документа на согласование
Проект документа может быть отправлен на согласование. Процедура согласования описана в п. 5.3. Согласование в УРМ в веб-интерфейсе отличается меньшим количеством возможных настроек по сравнению с УРМ в интерфейсе Lotus Notes: инициатор согласования может выбрать последовательное, параллельное или комбинированное согласование, задать срок согласования и список участников, но не может настраивать сценарии согласования (варианты поведения системы при последовательном согласовании; см. п. 5.3), использовать петлевое согласование и т. д.
Инициатор согласования может прервать или приостановить процесс согласования.
Результаты согласования хранятся в системе вместе с документом.
7.3.2.5. Версии документа
УРМ поддерживает хранение нескольких версий документа и работу с ними.
При первом сохранении документа создается первая версия документа. Редактируя ее, пользователь может сохранить ее текущее состояние как следующую по счету версию и т. д. Таким образом, может быть создано произвольное количество версий документа.
Список всех версий и сами версии хранятся в системе. Они образуют историю документа и отражают наиболее важные этапы его создания.
Например, в результате процедуры согласования может выясниться, что документ не одобрен всеми участниками согласования и требуется его доработка. В этом случае целесообразно сохранить версию документа, проходившую согласование, а дальнейшую работу вести со следующей версией документа.
7.3.2.6. Передача документа на подпись/регистрацию
После того как проект документа подготовлен, пользователь направляет его на подпись или на регистрацию.
В момент отправки документа на подпись или на регистрацию он передается из БД «Документы» в прикладную базу данных, соответствующую его обобщенному типу. Он становится доступен делопроизводителям — пользователям СРМ, которые могут выполнять с ним действия, описанные в п. 6.2: регистрировать, ставить на контроль и т. д.
При передаче документа в прикладную базу данных проект документа сохраняется в БД «Документы». Между проектом документа и документом в прикладной базе данных существуют перекрестные ссылки, так что при работе с документом можно просмотреть материалы его подготовки.
7.3.2.7. Подписание документа
Пользователь системы, указанный как подписывающий данный документ, получает уведомление об отправке документа на подпись. Он открывает форму документа, просматривает его и либо подписывает, либо отказывает в подписи.
7.3.2.8. Регистрация документа
Регистрация документа доступна только тем пользователям, которые получают доступ к функциям УРМ через интерфейс Lotus Notes. Пользователь открывает подписанный или направленный на регистрацию без подписи документ в БД «Портал» и регистрирует его (см. п. 5.7).
В веб-интерфейсе функция регистрации документов недоступна.
Зарегистрированный документ направляется адресатам.
7.3.3. Документооборот и делопроизводство
7.3.3.1. Руководитель и его функции
Работа руководителя в УРМ обеспечивается следующими основными функциями:
· Внесение резолюции по документу / выдача поручения по организационно-распорядительному документу.
Функция доступна и через веб-интерфейс, и через интерфейс Lotus Notes.
Руководитель открывает форму (карточку) документа и вводит:
· текст резолюции;
· имя ее исполнителя;
· срок исполнения.
· Выдача устного поручения, не привязанного к конкретному документу.
Выдача устного поручения возможна и через веб-интерфейс, и через интерфейс Lotus Notes (БД «Поручения»). Руководитель создает форму поручения и вводит:
· текст поручения (вводится форматированный текст, задаются файлы-вложения);
· имя исполнителя или исполнителей (все или некоторые исполнители при этом могут быть поставлены на контроль);
· дату исполнения.
Поручение может также содержать форматированный текст, вложения, отметку об исполнении и историю поручения.
· Постановка документа, резолюций и поручений на контроль.
Функция доступна только через интерфейс Lotus Notes (для устных поручений, созданных в веб-интерфейсе, функция доступна и через веб-интерфейс). Руководитель открывает форму (карточку) документа, резолюции или поручения и ставит на контроль (для поручений и резолюций ставится на контроль каждый исполнитель в отдельности).
· Внесение отметок об исполнении документа, резолюции, поручения.
Функция доступна только через интерфейс Lotus Notes (для устных поручений, созданных в веб-интерфейсе, функция доступна и через веб-интерфейс). Руководитель получает уведомление об исполнении, открывает карточку документа, резолюции или поручения (форму поручения) и вносит отметки об исполнении по данным отчетов исполнителей.
· Отправка документа на ознакомление.
Функция доступна только через инетерфейс Lotus Notes. Руководитель открывает карточку документа и инициирует процедуру ознакомления.
7.3.3.2. Исполнитель и его функции
Работа исполнителя в УРМ обеспечивается следующими основными функциями:
· Получение уведомления о назначении исполнителем по документу, резолюции, поручению.
Получение уведомления возможно и через веб-интерфейс, и через клиент Lotus Notes.
· Создание отчета об исполнении.
Функция доступна и через веб-интерфейс, и через интерфейс Lotus Notes. Исполнитель открывает форму (карточку) документа, резолюции или поручения, создает отчет об исполнении и вводит его текст.
8. Автоматизация контроля исполнения документов
Средства СЭД обеспечивают автоматизацию контроля исполнения документов и резолюций, в том числе:
· автоматическое исполнение неконтрольных документов и резолюций;
· автоматический сбор информации обо всех документах организации и резолюциях, поставленных на контроль;
· автоматическое уведомление исполнителя о постановке резолюции исполнителю на контроль;
· напоминание исполнителям о приближении контрольных сроков;
· отображение исполненных и неисполненных заданий (резолюций);
· отображение заданий (резолюций) по срокам их исполнения (за 2 дня, текущий день, срок истек);
· отображение хода выполнения заданий;
· формирование справок и отчетов по исполнительской дисциплине.
Любая постановка резолюции на контроль создает в БД «Контроль заданий» универсальную контрольную карточку задания (ККЗ), хранящую все основные реквизиты карточки резолюции (КР).
Все поставленные на контроль резолюции отображаются в группе представлений «Неисполненные». Когда резолюция отмечается как исполненная, то ККЗ переходит в группу представлений «Исполненные». Если резолюция снимается с контроля, то ККЗ переходит в группу представлений «Снятые с контроля». Если стоящий или снятый с контроля сотрудник будет удален из таблиц КР, то соответствующая ККЗ будет удалена из БД «Контроль заданий». Каждая ККЗ хранит ссылку на резолюцию.
9. Администрирование СЭД
Администрирование СЭД осуществляется выделенными специалистами отдела информационных технологий, осуществляющие следующие задачи и функции:
· обеспечение надежного функционирования программного обеспечения СЭД;
· поддержание в актуальном состоянии баз данных СЭД;
· обеспечение установки, ведения и функционирования баз данных СЭД;
· формирование и ведение политики доступа пользователей к базам данных и документам СЭД;
· своевременное внесение изменений в БД «Структура Системы» и «Структура Организации», связанные с изменением организационно-штатной структуры организации;
· обновление программного обеспечения, связанное с выходом более новых версий СЭД и корректировкой ошибок, проявившихся в процессе работы;
· контроль за работой сервисных агентов баз данных СЭД;
· консультирование и оказание практической помощи по функциональным, технологическим и информационно-справочным вопросам, возникающим в процессе использования СЭД у делопроизводителей;
· обновление программного обеспечения, связанное с выходом более новых версий СЭД и корректировкой ошибок проявившихся в процессе работы;
· контроль за работой сервисных агентов баз данных СЭД;
· консультирование и оказание практической помощи по функциональным, технологическим и информационно-справочным вопросам, возникающим в процессе использования СЭД у делопроизводителей.
