«У Т В Е Р Ж Д А Ю»
Министр труда и социального
развития Ростовской области
______________
« 02» июля 2014 год
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
ведущего специалиста отдела делопроизводства,
писем и обращений министерства труда и социального развития
Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области ведущего специалиста отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области (далее ведущий специалиста) относится к старшей группе должностей государственной гражданской службы Ростовской области категории «обеспечивающие специалисты».
1.2. Назначение на должность и освобождение от должности производится приказом министра труда и социального развития Ростовской области.
1.3. Ведущий специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области.
1.4. Ведущий специалист не имеет в своем подчинении гражданских служащих.
1.5. Ведущий специалист осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федерального закона от 01.01.2001 «О системе государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федерального закона от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
иных федеральных и областных законов, регулирующих особенности прохождения гражданской службы;
указов Президента Российской Федерации;
постановлений Правительства Российской Федерации;
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;
Областного закона от 01.01.2001 «Устав Ростовской области»;
Областного закона от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Регламента Правительства Ростовской области;
Регламента министерства труда и социального развития Ростовской области;
Инструкции по делопроизводству министерства труда и социального развития Ростовской области;
Положения о министерстве труда и социального развития Ростовской области;
Положения об отделе делопроизводства, писем и обращений;
иных законов и нормативных правовых актов Ростовской области.
2. Квалификационные требования к ведущему специалисту
2.1. На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование;
требования к стажу государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.
2.2. Ведущий специалист должен знать:
Конституцию Российской Федерации;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О системе государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 « О персональных данных»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О противодействии коррупции»;
Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
Указ Президента Российской Федерации «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»;
Указ Президента Российской Федерации «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;
Областной закон Ростовской области от 01.01.2001 «Устав Ростовской области»;
Областной закон Ростовской области от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областной закон Ростовской области от 01.01.2001 «Об обращениях граждан»;
Областной закон Ростовской области от 01.01.2001 «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
Указ Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;
нормативные правовые акты Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, министерства труда и социального развития Ростовской области по направлениям профессиональной деятельности;
Регламент министерства труда и социального развития Ростовской области;
Инструкция по делопроизводству министерства труда и социального развития Ростовской области;
Положение об отделе делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области;
Инструкция по приему граждан в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
Порядок работы с письменными обращениями граждан на предприятиях и в учреждениях социальной защиты населения РФ, утвержденный приказом Минсоцзащиты РФ ;
Положение о предоставлении информации о деятельности министерства на телефонные обращения граждан;
Методические рекомендации по организации работы по приему граждан в органах социальной защиты населения Ростовской области;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
информационно-коммуникационные технологии, соответствующие уровню «Базовый»;
аппаратное и программное обеспечение;
современные информационно-коммуникационные технологии в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;
общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности;
другие документы по направлениям деятельности отдела.
2.3. Ведущий специалист должен владеть:
умением планировать и организовывать свою работу;
умением работать с текстами проектов документов, писем, информаций и т. п.;
умением работать с людьми;
развитыми навыками коммуникации, делового этикета;
компьютерной и иной оргтехникой;
навыком конструктивного диалога;
навыками работы в области информационно-коммуникационных технологий, соответствующих уровню «Базовый»;
с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
с информационно-коммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;
в операционной системе;
управления электронной почтой;
в текстовом редакторе;
с электронными таблицами;
подготовки презентаций;
использования графических объектов в электронных документах;
3. Должностные обязанности, права и ответственность
ведущего специалиста
3.1. Должностные обязанности ведущего специалиста:
3.1.1. В своей деятельности руководствуется основными обязанностями государственного гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 01.01.01 г. «О государственной гражданской службе Ростовской области» обеспечивает равное, беспристрастное отношение ко всем физическим и юридическим лицам, не оказывает предпочтение каким-либо общественным или религиозным объединениям, профессиональным и социальным группам, гражданам и организациям и не допускает предвзятости в отношении таких объединений, групп, граждан и организаций.
3.1.2. Исходя из требований предусмотренных Федеральным законом от 01.01.2001 «О противодействии коррупции», уведомляет в установленном порядке представителя нанимателя обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.1.3. Исходя из задач структурного подразделения:
проводит ежедневный прием граждан в приемной министерства;
рассматривает вопросы, связанные с приемом, если они не требуют специального решения руководства министерства;
осуществляет доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу министерства;
осуществляет доступ к правовым актам, регулирующим исполнение государственной функции;
обеспечивает удобство оформления письменного обращения и возможность копирования документов;
информирует по телефону о месте нахождения, режиме работы министерства, контактных телефонах структурных подразделений и об установленных днях приема граждан руководством министерства. Сообщает почтовые адреса и адреса электронной почты министерства для направления письменных обращений;
подготавливает и предоставляет информацию для размещения и обновления на официальном сайте министерства;
обеспечивает информирование по телефону «горячая линия»;
регистрирует, распределяет и контролирует обращения, поступившие на телефон «горячей линии» требующие дополнительного рассмотрения в структурных подразделениях министерства;
контролирует сроки исполнения поручений руководства данных на проведении «горячей линии»;
принимает, распределяет и контролирует обращения граждан поступившие на портал государственных и муниципальных услуг;
составляет графики личного приема и приема на «горячей линии» руководством министерства;
осуществляет предварительную запись на прием к руководству министерства;
контролирует исполнение поручений по подготовке материалов к приему, за 2 дня до начала приема материалы по приему граждан передает для ознакомления руководителям, ведущим прием;
осуществляет контроль за исполнением поручений руководства, данных на личном приеме;
вносит предложения по совершенствованию ведения приема граждан;
ведет автоматизированный учет и контроль устных обращений граждан;
информирует начальника отдела о ходе подготовки к приему граждан руководством министерства;
подготавливает месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты по личному приему граждан, обратившихся по телефону «горячая линия»;
отвечает за сохранность учетных документов по устным обращениям граждан;
проводит анализ причин обращений граждан на прием, по телефону «горячая линия»;
проводит мониторинг мнения граждан обратившихся на прием в министерство труда и социального развития Ростовской области, по результатам анкетирования составляет отчет;
соблюдает конфиденциальность при обработке персональных данных в соответствии с действующими нормативными правовыми документами.
разрабатывает постановления, приказы и распоряжения министерства в пределах компетенции отдела;
ежеквартально осуществляет прием и регистрацию книг обращений подведомственных учреждений социального обслуживания для проведения проверки и перерегистрации;
осуществляет руководство и контроль за подготовкой к списанию архивных документов с истекшим сроком хранения, проводит работу по систематизации и размещению архивных документов;
организует работу по подготовке номенклатуры дел структурными подразделениями министерства, сводной номенклатуры;
взаимодействует с куратором областного архива по вопросам организации работы архива министерства;
заполняет паспорт архива;
составляет акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;
размещает и обновляет информацию по наиболее актуальным вопросам предоставления мер социальной поддержки на информационных стендах, установленных в фойе министерства;
исполняет поручения начальника отдела;
в пределах своей компетенции выполняет иные поручения министра труда и социального развития Ростовской области, его заместителей.
3.2. Права ведущего специалиста:
При исполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 01.01.01 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.3. Ответственность ведущего специалиста:
Ведущий специалист несет ответственность за:
неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
соблюдение Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области;
действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в соответствии с Федеральными законами от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и от 01.01.2001 «О персональных данных»;
соблюдение правил внутреннего трудового распорядка министерства;
соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
поддержание уровня квалификации, необходимого для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
сохранность имущества, предоставленного для исполнения должностных обязанностей;
исполнение поручений начальника отдела делопроизводства, писем и обращений;
соблюдение ограничений, выполнение обязательств и требований к служебному поведению;
дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством ответственность за нарушение конфиденциальности при обработке персональных данных;
4. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист вправе или
обязан самостоятельно принимать решения
4.1. Ведущий специалист вправе обращаться к начальнику отдела с предложениями по совершенствованию организации работы отдела.
4.2. Ведущий специалист обязан принимать решения в пределах своих должностных обязанностей.
5. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист вправе
или обязан участвовать при подготовке проектов документов
Ведущий специалист участвует в подготовке:
проектов методических материалов, инструкций, рекомендаций по организации и ведению приема граждан.
6. Сроки и процедуры подготовки документов
ведущим специалистом
Ведущий специалист осуществляет подготовку и согласование документов в сроки и в порядке, установленном нормативными правовыми актами, Регламентом министерства труда и социального развития Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития Ростовской области.
7. Порядок служебного взаимодействия ведущего специалиста
Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав ведущий специалист в пределах своей компетенции взаимодействует с работниками Правительства Ростовской области, структурных подразделений министерства, с работниками управлений и отделов социальной защиты населения городских округов и муниципальных районов, с учреждениями социального обслуживания населения, подведомственными министерству, другими ведомствами, организациями и учреждениями по вопросам деятельности отдела в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых ведущим специалистом категории гражданам и организациям в соответствии с Регламентом работы министерства
При выполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист
не оказывает государственных услуг гражданам и организациям.
9. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста
Эффективность и результативность профессиональной деятельности ведущего специалиста оценивается в соответствии со следующими показателями:
1. Показатели эффективности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Баллы |
1.1. | Использование в процессе работы методов планирования | навыки планирования отсутствуют; планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; планирование работы | 0 1 2 |
1.2. | Соответствие содержания нормативно установленным требованием (регламенты, стандарты, нормы и т. п.) | выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям | 0 1 2 |
1.3. | Широта использования знаний, указанных в п. 2.2 должностного регламента при выполнении работ | используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности отдела; используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности отдела; используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений деятельности отдела | 1 2 3 |
1.4. | Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации | навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствует; возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме; возможности автоматизированных | 0 1 2 |
1.5. | Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения | низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); высокая (спектр деловых контактов | 0 1 2 |
1.6. | Интенсивность в работе | низкая (работа выполняется крайне медлительно); средняя (работа выполняется в нормальном режиме); высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ) | 0 1 2 |
1.7. | Инновационность в работе | низкая (инновационные решения не генерируются); средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме) | 0 1 2 |
2. Показатели результативности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Баллы |
2.1. | Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями | порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно; порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; отдельные поручения выполняются несвоевременно; порученная работа всегда выполняется своевременно | 0 1 2 3 |
2.2. | Качество выполненных работ: | выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок | 0 1 2 |
