О регламенте департамента (стр. 2 )

- приказы по кадровым вопросам - в Управлении государственной службы, кадров и охраны труда;

- приказы по вопросам ведения бюджетной росписи Департамента и сводной бюджетной росписи бюджета города Москвы - в Управлении планирования.

4.5. Размещение документов на официальном сайте Департамента.

Размещение проектов и утвержденных документов на официальном сайте Департамента производится Пресс-службой Департамента в течение одного рабочего дня на основании служебной записки на имя начальника Управления делами и соответствующего поручения.

5. Организация работы со служебными документами

и обращениями граждан

5.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов.

5.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в Департаменте осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично гражданами (при обращении в Департамент);

- с использованием официального сервера Департамента в сети Интернет;

- с использованием телеграфной связи;

- с использованием электронной почты;

- с использованием программного обеспечения электронного документооборота Правительства Москвы.

5.1.2. Прием и отправка документов в Департаменте производится централизованно отделом документационного обеспечения Управления делами, за исключением факсимильной, телефонной связи, электронной почты, а также приема документов от заявителей по вопросу предоставления водных объектов в пользование.

5.1.2.1. Прием и оценка на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации документов от заявителей на право предоставления водных объектов в пользование в рамках оказания государственных услуг осуществляется специалистами Управления водных отношений. В случае приема комплекта документов либо отказа в его приеме специалистом Управления водных отношений, ответственным за прием документов от заявителей, выдается расписка о приеме документов или соответственно мотивированный отказ в приеме документов.

5.1.2.2. После приема указанных в п. 5.1.2.1 документов и их регистрации в отделе документационного обеспечения Управления делами делопроизводство по поступившим в рамках оказания государственных услуг документам осуществляется в общем порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.

5.1.3. Документы переданные либо полученные с использованием факсимильной связи, электронной почты, с официального сервера Департамента, без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

Электронные документы, оформленные в соответствии с требованием федерального законодательства, являются равнозначными документам, оформленным на бумажном носителе, если иное не установлено федеральным законодательством. Если необходимость наличия документа в бумажной форме не определена нормативными правовыми актами, электронный документ имеет право хождения без создания и использования копий на бумажном носителе.

5.1.4. Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации и имеющих информационное значение (сводки, информация).

5.1.5. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции, включая работу с электронными документами, осуществляются централизованно подразделениями отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента.

Организация данной работы с электронными документами проходит в соответствии с приказом заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы от 01.01.2001 .

5.1.6. При приеме корреспонденции сотрудниками отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента все конверты, поступившие в Департамент, вскрываются.

5.1.7. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента, принимаются только при вскрытых конвертах.

5.1.8. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется их целостность, комплектность, наличие документов, указанных в приложениях, а также наличие удостоверяющих реквизитов (номера, даты, подписи).

5.1.9. В случае отсутствия в документах указанных выше позиций либо ошибочно доставленной корреспонденции документы возвращаются отделом документационного обеспечения Управления делами Департамента отправителю с пояснением причины возврата не позднее 1 рабочего дня с момента получения.

5.1.10. В соответствии с п. 1 ст. 11 Федерального закона от 01.01.2001 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в случае отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Управление делами направляет обращение гражданина в архив на основании служебной записки первого заместителя руководителя Департамента, заместителя руководителя Департамента с приложением полного комплекта поступившего обращения.

5.1.11. Документы, поступившие из иностранных государств или на иностранном языке, а также с пометкой "лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.

5.1.12. При приеме от курьеров организаций служебных документов в регистрационной ("разносной") книге отправителя фиксируется дата и подпись принявшего документ сотрудника отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента, а на копии документа ставится штамп Департамента с указанием даты приема.

5.1.13. При приеме обращений непосредственно от заявителей (физических лиц) на копии обращения (при ее наличии) по просьбе заявителя ставится штамп Департамента с указанием даты поступления документа в Департамент.

5.1.14. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Аппарата Мэра и Правительства Москвы и других вышестоящих организаций и административных органов, а также в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными по приемной руководителя Департамента с последующей передачей в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента (с обязательным письменным указанием, какие документы в оперативном порядке доложены непосредственно руководителю Департамента или лицу, исполняющему его обязанности).

5.1.15. Указанная выше корреспонденция передается в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента для ее обработки не позднее 8.30 следующего рабочего дня.

5.1.16. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента до 12.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

5.1.17. На корреспонденции, поступившей в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента после 12.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

5.1.18. На документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", адресованные руководителю Департамента, поступившие из Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, правительственные телеграммы и т. д., проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) и времени. Доставка их исполнителю и соисполнителю осуществляется незамедлительно, используя оперативные средства передачи информации: автоматизированную систему документооборота, телефонную и факсовую связь, электронную почту.

Соисполнитель персонально отвечает за своевременное предоставление информации ответственному исполнителю согласно сроку, установленному в поручении, с учетом необходимости ответственного исполнителя в обобщении представленной информации.

5.1.19. Сотрудники отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента осуществляют в автоматизированном порядке регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

5.1.20. Внутренняя доставка входящих, исходящих и других документов по направлениям деятельности Департамента осуществляется не менее 4 раз в день ответственными за делопроизводство и контроль работы с документами сотрудниками структурных подразделений Департамента под расписку в реестрах или разносных книгах с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося.

В Системе электронного документооборота ответственные за делопроизводство и контроль работы с документами сотрудники структурных подразделений Департамента регулярно, но не реже чем каждый час, осуществляют проверку поступления новых электронных документов.

5.1.21. Отправка документов из Департамента производится после регистрации документа в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента.

5.1.22. При отправке либо приеме на подпись руководителям Департамента корреспонденции сотрудниками отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента проверяется наличие:

- адреса с индексом;

- исходящего номера;

- необходимых отметок о согласовании (виз);

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе;

- визы начальника оперативно-распорядительного отдела.

5.1.23. Начальник отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента в соответствии со своими служебными обязанностями, а также руководители других структурных подразделений Департамента, осуществляющих документационное обеспечение, в случае обнаружения неправильно оформленного документа имеют право:

- оперативно вернуть документ на доработку исполнителю с указанием ошибки, недостоверной информации и т. п.;

- вызвать исполнителя для устранения допущенных ошибок, неточностей, проверки информации и т. п. по документам срочного характера.

5.1.24. Документы, переданные в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента до 14.00 текущего дня, направляются внешним адресатам не позднее 17.00.

5.1.25. Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", сдаются в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента для немедленной и оперативной отправки адресатам и исполнителям.

5.1.26. При отправке простой и в сопровождении курьера корреспонденции в обязательном порядке оформляются расписки и реестры.

5.1.27. Выдача на руки исполнителю подписанного руководителем Департамента документа осуществляется в исключительных случаях под роспись в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента при наличии разрешающей резолюции начальника Управления делами на визовом экземпляре.

Выдача на руки исполнителю экземпляра из дела с визой заместителя руководителя Департамента осуществляется на основании служебной записки к соответствующей резолюции начальника Управления делами.

5.2. Регистрация документов.

5.2.1. В Департаменте установлена и используется структура регистрационных индексов для следующих видов документов:

- 4 - "Письма граждан";

- 5 - "Служебная корреспонденция";

- 7 - "Инициативные письма";

- 8 - "Внутренняя корреспонденция".

5.2.2. Регистрация документов в Департаменте осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делами Департамента в автоматизированном режиме.

5.2.3. Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступившие из вышестоящих организаций.

5.2.4. Не подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента бухгалтерские документы, периодические издания, поздравления, рекламные проспекты, а также иные виды документов по решению начальника Управления.

5.2.5. Прием у физических и юридических лиц запросов по выдаче документов, отнесенных Правительством Москвы к перечню документов, подготовка, согласование и выдача которых осуществляется в режиме "одного окна", обеспечивает сектор "одного окна" Управления делами Департамента.

5.2.6. Перечень, сроки выдачи, регламент подготовки и согласования документов, выдаваемых в режиме "одного окна", устанавливаются соответствующими распорядительными документами Мэра Москвы и Правительства Москвы. Порядок работы сектора "одного окна" Управления делами Департамента определен внутренним регламентом работы, утвержденным распорядительным документом руководителя Департамента.

5.2.7. Моментом регистрации обращения от заявителя, организации, поручения вышестоящей организации либо другого документа считается момент фиксации факта поступления документа путем внесения необходимых сведений о нем в автоматизированный банк регистрационных данных и проставления на документе даты и регистрационного номера.

Регистрация электронных документов, поступающих посредством ЭДО, осуществляется в течение трех часов с момента их поступления. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня и в праздничные дни, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня. Документы, поступающие в бумажном виде, регистрируются и переводятся в электронный вид в течение рабочего дня.

5.2.8. Зарегистрированные документы в тот же день отправляются на рассмотрение:

- адресованные руководителю Департамента - начальнику отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента для подготовки проектов резолюций по исполнению документов;

- адресованные первым заместителям, заместителям руководителя Департамента или начальникам управлений (отделов) - по принадлежности первым заместителям, заместителям руководителя Департамента или начальникам управлений (отделов);

- без указания конкретного адресата - начальнику отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента для подготовки резолюции по принадлежности первым заместителям, заместителям руководителя Департамента в соответствии с их компетенцией.

5.2.9. В случае регистрации документа по вопросу, ранее рассматриваемому, для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторного документа должна быть приложена предыдущая переписка либо информация в виде справки, содержащаяся в базе данных Департамента.

5.2.10. Прием (передача) телефонограмм, адресованных руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента (или подписанных ими), осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делами Департамента, секретарями, помощниками или дежурными по приемным вышеназванных должностных лиц с оформлением телефонограмм (исходящих и входящих отдельно) в специальных журналах.

5.2.11. Управление делами Департамента вносит электронный образ бумажного документа в автоматизированную систему документооборота и информирует исполнителя о поступлении срочного документа в соответствии с п. 5.1.18 настоящего Регламента.

Исполнитель начинает работу со срочным документом после появления образа документа в автоматизированной системе документооборота или получения бумажной копии.

Подготовка и подписание резолюции не должны превышать двух рабочих дней, за исключением документов срочного и оперативного характера, поручения по которым готовятся незамедлительно.

5.2.12. Срок исполнения устанавливается руководителем Департамента исходя из срока исполнения резолюции вышестоящего должностного лица (организации), требований регламента Правительства Москвы и, как правило, меньше на 1-2 дня, в течение которых организовывается проверка проектов документов, подписание, регистрация и отправка.

5.2.13. Документы, поступившие к руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента, в ходе личного приема граждан, по которым указанными должностными лицами даны поручения, до направления исполнителям подлежат регистрации и заносятся в базу данных.

5.2.14. Повторными считаются:

- документы, поступившие в Департамент по одному и тому же вопросу от одного и того же физического либо юридического лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в Департаменте;

- если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.

5.2.15. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие после истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

5.2.16. Не считаются повторными служебные документы (письма и обращения граждан) от одной и той же организации (одного и того же лица) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам.

5.2.17. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

5.2.18. Руководители структурных подразделений Департамента несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базах данных документооборота Департамента, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

5.2.19. Документы, направленные исполнителю, но не входящие в его компетенцию, возвращаются в Управление делами в течение трех дней, оперативного характера - в течение одного дня, срочного характера - в течение трех часов с момента получения.

При нарушении сроков возврата документов исполнитель под свою ответственность организует исполнение поручения.

5.3. Общий порядок рассмотрения документов.

5.3.1. Рассмотрение документа в аппарате Департамента предполагает ознакомление с его содержанием, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю в соответствии с распределением обязанностей для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции, направление документа исполнителю.

Рассмотрение документа проходит в электронном виде в Системе электронного документооборота Правительства Москвы или в бумажном виде, если рассмотрение в электронном виде невозможно.

5.3.2. Рассмотрение документа должностными лицами Департамента с последующим вводом информации в базу данных производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации документа в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента.

5.3.3. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. Последующие резолюции не должны дублировать и входить в противоречие с первичной. В последующих резолюциях должен конкретизироваться порядок, срок(и) исполнения документа (с учетом окончательного срока исполнения, установленного в первичной резолюции) и конкретные исполнители (соисполнители).

5.3.4. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, давшему первичное поручение (резолюцию), которое вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств, определить других исполнителей (соисполнителей).

5.3.5. Документы, адресованные руководителю Департамента, содержащие справочный материал, информацию, требующую обобщения, а также поступившие повторно, могут быть направлены Управлением делами исполнителю непосредственно, минуя руководителя Департамента.

5.3.6. Документы, адресованные первым заместителям, заместителям руководителя Департамента, после регистрации в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента направляются в соответствующие структурные подразделения Департамента по принадлежности.

5.3.7. Руководителю Департамента направляются для принятия решения по процедуре исполнения документа:

- поручения Мэра Москвы, руководителя и заместителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, первого заместителя Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы, обращения депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Московской городской Думы, а также руководителей и заместителей руководителей органов государственной власти Российской Федерации;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на действия (либо бездействие) первых заместителей, заместителей руководителя Департамента и требующие вмешательства руководителя Департамента;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие проблемные или социально значимые вопросы в целом для Департамента, повторные и коллективные обращения (в случае необходимости);

- документы-ответы должностных лиц - исполнителей на поручения руководителя Департамента по исполнению служебных документов и обращений граждан.

5.3.8. Резолюции оформляются на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе в рукописном виде.

5.3.9. В содержание резолюции входят следующие обязательные реквизиты:

- ответственный исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложена ответственность за рассмотрение и окончательное решение вопроса);

- исполнитель (соисполнитель) (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение по направлениям вопросов, изложенных в обращении, поручении);

- контролер (в случае необходимости) (фамилия и инициалы должностного лица, на которое возложен контроль хода решения вопроса, подготовка и представление информации соисполнителями и направление ответа);

- содержание поручения;

- срок(и) исполнения поручения.

5.3.10. Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса. При наличии в резолюции с поручением нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

5.3.11. Если срок исполнения поручения в резолюции не указан, исполнение документа осуществляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации документа.

Запросы о разъяснении конкурсной документации, поступившие в Департамент, незамедлительно регистрируются в соответствии с настоящим Регламентом и передаются в Отдел размещения государственного городского заказа. Ответы на данные запросы готовятся Отделом размещения государственного городского заказа в соответствии со ст. 24 Федерального закона от 01.01.2001 .

5.3.12. Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение (подпись расшифровывается на бланке), с оформлением даты поручения и соответствующим первичному документу регистрационным номером.

5.3.13. В случае временного отсутствия руководителя Департамента его полномочия в установленном порядке осуществляет первый заместитель руководителя Департамента, который является исполняющим обязанности руководителя Департамента.

5.3.14. Резолюции по исполнению документов, поступивших на имя руководителя Департамента, исполняющий обязанности руководителя Департамента подписывает как "исполняющий обязанности руководителя Департамента" с использованием бланков резолюции руководителя Департамента.

5.3.15. Поручения на документах, адресованных руководителю Департамента, при необходимости подписывает начальник Управления делами.

5.3.16. Право подписывать резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, адресованных первому заместителю, заместителю руководителя Департамента, от имени и по поручению указанных должностных лиц имеют руководители соответствующих структурных подразделений Департамента в соответствии с предоставленными им вышеуказанными должностными лицами полномочиями.

5.3.17. В указанном в п. 5.3.15 случае используется бланк резолюции с указанием должности уполномоченного лица либо бланк соответствующего структурного подразделения Департамента.

5.4. Порядок рассмотрения обращений граждан.

5.4.1. Работа с обращениями граждан в Департаменте осуществляется на основании Федерального закона от 01.01.2001 "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", Регламента Правительства Москвы, а также настоящего Регламента.

5.4.2. Не рассматриваются обращения, содержащие клеветнические измышления, а также выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

5.4.3. Интернет-письмо должно содержать:

- наименование Департамента или фамилию должностного лица, которому оно адресовано;

- содержание проблемы или причины обращения;

- дату написания обращения;

- фамилию, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес заявителя (местожительство);

- электронный адрес (E-mail), контактный телефон.

5.4.4. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.

5.4.5. На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

5.4.6. В отдельных случаях ввиду сложного характера вопросов, изложенных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов должностные лица дают соответствующие поручения исполнителям.

5.4.7. Указанные в п. 5.4.6 обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в порядке, установленном законодательством.

5.4.8. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы граждан тем органам власти, органам управления, местного самоуправления и должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуются.

5.4.9. В случае если должностное лицо Департамента или руководитель подведомственного Департаменту предприятия, учреждения не принимал личного участия в рассмотрении обращения гражданина, впоследствии направившего в адрес руководителя Департамента жалобу на соответствующее должностное лицо или руководителя подведомственного Департаменту предприятия, учреждения, руководитель Департамента, заместитель руководителя Департамента вправе направить данную жалобу гражданина на рассмотрение должностному лицу Департамента или руководителю предприятия, учреждения, подведомственного Департаменту, для принятия необходимых мер.