О регламенте департамента (стр. 3 )

5.4.10. Рассмотрение жалоб и обращений остро конфликтного характера осуществляется комиссионно с участием заявителей, специализированных служб и организаций, представителей общественности и административных органов.

5.5. Особенности работы с обращениями граждан, поступившими в Департамент по информационным системам общего пользования.

5.5.1. Ответ на обращение, поступившее в Департамент в форме электронного документа (далее - электронное обращение), направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.5.2. Управление делами Департамента направляет на рассмотрение первому заместителю, заместителю руководителя Департамента электронное обращение в соответствии с распределением обязанностей за подписью начальника управления.

5.5.3. Исполнитель готовит ответ на электронное обращение, согласовывает его с непосредственным руководителем, первым заместителем, заместителем руководителя Департамента и отправляет заявителю с официального почтового сервиса Департамента.

5.5.4. Управление делами снимает с контроля электронное обращение на основании ответа заявителю в почтовой программе MS Outlook, выведенного на бумажный носитель, завизированного первым заместителем, заместителем руководителя Департамента и автоматической отметкой об отправке, сделанной почтовой программой MS Outlook.

5.5.5. Все поступающие в Департамент обращения граждан вносятся и отрабатываются посредством системы электронного документооборота Правительства Москвы.

5.5.6. Общий порядок подготовки ответов на обращения граждан в системе ЭДО устанавливается разделами 5-7 настоящего Регламента.

5.5.7. Обращения граждан, поступившие посредством СЭД, отрабатываются в установленные сроки. В системе ЭДО должны быть размещены информация о порядке прохождения документа (кому и когда доложено, какое принято решение), дате направления ответа, электронный образ ответа.

5.5.8. Ответы заявителям направляются в электронном виде (в соответствии с пунктами 5.5.1-5.5.4 настоящего Регламента) или на бумажном носителе с учетом наличия в письме того или иного адреса.

5.5.9. Официальная отправка писем на обращения граждан осуществляется только после предоставления в Отдел документационного обеспечения Управления делами оригинала ответа автору обращения на бумажном носителе, подписанного соответствующим должностным лицом Департамента (оригинал и визовый экземпляр). При несоблюдении данного порядка подготовленный ответ в электронной форме на соответствующее сопроводительное письмо официальной службой отправки корреспонденции к регистрации не принимается.

5.6. Порядок рассмотрения обращений Уполномоченного по правам человека в городе Москве.

5.6.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве (далее - Уполномоченный) осуществляется на основании Закона города Москвы "Об уполномоченном по правам человека в городе Москве", Регламента Правительства Москвы, а также настоящего Регламента.

5.6.2. Должностные лица Департамента обязаны в двухнедельный срок предоставлять по запросам Уполномоченного сведения, материалы и документы, необходимые для осуществления его полномочий.

5.6.3. Должностные лица, которым Уполномоченный направляет свои заключения и рекомендации, обязаны их рассмотреть в двухнедельный срок и уведомить Уполномоченного о принятых мерах в письменной форме.

5.6.4. В случае если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения.

5.6.5. Уполномоченный имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении и обсуждении изложенных им вопросов. О времени и месте рассмотрения Уполномоченный должен быть извещен не позднее чем за три дня до даты рассмотрения вопроса.

5.7. Порядок рассмотрения обращения депутатов и других уполномоченных лиц законодательной власти.

5.7.1. При обращении членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципального Собрания (далее - депутаты) в Департамент должностные лица обеспечивают депутата информацией по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, консультациями специалистов, безотлагательно предоставляют ему необходимую информацию и документацию.

5.7.2. Доступ депутата к сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется в соответствии с действующим федеральным законом о государственной тайне.

5.7.3. Должностные лица Департамента, к которым обратился член Совета Федерации, депутат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ на обращение или предоставить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

5.7.4. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители Департамента и должностные лица обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в трехдневный срок со дня получения обращения.

5.7.5. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не позднее 30 дней со дня получения обращения.

5.7.6. Обращения в Департамент Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, конкретного депутата рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства должностные лица Департамента незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.

5.7.7. Обращение депутата муниципального Собрания в Департамент и к должностным лицам рассматривается в тридцатидневный срок с момента получения обращения, если оно не требует дополнительного изучения и проверки.

5.7.8. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в пятнадцатидневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 дней со дня получения письменного обращения. Депутат имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в обращении вопросов.

5.7.9. Подготовка проекта ответа на обращение депутатов к руководителю Департамента поручается должностному лицу, к ведению которого относится изложенный вопрос. Ответ на обращение дается за подписью руководителя Департамента.

5.8. Порядок рассмотрения парламентских и депутатских запросов.

5.8.1. Парламентский запрос.

5.8.1.1. Совет Федерации, Государственная Дума вправе направить парламентский запрос руководителю Департамента по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.8.1.2. Парламентский запрос принимается большинством голосов от общего числа членов или депутатов соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации в порядке, установленном регламентами палат Федерального Собрания Российской Федерации.

5.8.1.3. Должностное лицо, к которому поступил парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

5.8.1.4. Подготовка проекта ответа на парламентский запрос Совета Федерации, Государственной Думы к руководителю Департамента поручается должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос.

5.8.1.5. Ответ на запрос дается за подписью руководителя Департамента либо лица, исполняющего его обязанности.

5.8.1.6. Представление на подпись проекта ответа за подписью Мэра Москвы осуществляется должностным лицом, которому направлен парламентский запрос на исполнение, после согласования с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра Москвы в Московской городской Думе.

5.8.2. Депутатский запрос

5.8.2.1. Депутатский запрос - особая форма обращения депутата (группы депутатов), которая в письменной форме вносится на заседание Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципального Собрания.

5.8.2.2. Запрос депутата оформляется на бланке законодательного органа и должен содержать фразу "Запрос сделан на заседании... (число, месяц, год)", удостоверенную подписью председательствующего на данном заседании. Запрос должен быть подписан автором (авторами) запроса.

5.8.2.3. Руководитель Департамента или должностное лицо, к которому обращен депутатский запрос, должен дать ответ на него в устной (на заседании) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения.

5.8.3. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания.

5.8.3.1. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания - специальный вид обращения депутата муниципального Собрания, группы депутатов муниципального Собрания к должностным лицам Департамента по вопросам местного значения или по вопросам осуществления органами местного самоуправления переданных государственных полномочий.

5.8.3.2. Депутатский запрос депутата муниципального Собрания направляется с выпиской из решения муниципального Собрания, содержащей сведения о признании обращения депутата муниципального Собрания депутатским запросом депутата муниципального Собрания.

5.8.3.3. Руководитель Департамента или должностное лицо, к которому обращен депутатский запрос депутата муниципального Собрания, дают письменный ответ в 15-дневный срок со дня регистрации депутатского запроса депутата муниципального Собрания или в иной согласованный срок.

5.8.3.4. Обращение депутата муниципального Собрания, не содержащее признания его депутатским запросом на муниципальном Собрании, рассматривается в порядке, установленном пунктом 5.7.7 настоящего Регламента.

5.9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой определяются служебной необходимостью.

5.9.2. Руководитель Департамента в пределах своей компетенции определяет:

- категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

- порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

- порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

5.9.3. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

5.9.4. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

5.9.5. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

5.9.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- на обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа;

- подписанные документы передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет;

- к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

- передаются работникам подразделений под расписку;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения Департамента. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

5.9.7. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

5.9.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "Для служебного пользования". Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

5.9.9. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения Департамента.

5.9.10. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем структурного подразделения Департамента.

5.10. Порядок оформления исходящих документов.

5.10.1. Исходящие документы Департамента (в т. ч. инициативные, телефонограммы) подписываются руководителем Департамента, его первыми заместителями и заместителями либо лицами, их официально замещающими, а также по их поручению начальниками управлений.

5.10.2. Запрещается направление исходящих документов за подписью лиц, не указанных в п. 5.8.1.

5.10.3. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.

5.10.4. На бланках резолюций первых заместителей и заместителей руководителя Департамента в особых случаях допускается подпись уполномоченного ими должностного лица с внесением в начале текста резолюции реквизита: "по поручению первого заместителя, заместителя руководителя Департамента...".

5.10.5. Исходящие документы (в т. ч. и инициативные) принимаются к отправке:

- в 2 экземплярах в случае направления документа в один адрес;

- в количестве экземпляров, указанных в рассылке документов, в случае их направления нескольким адресатам, а также дополнительно два экземпляра.

Исполнитель несет ответственность за указание всех поручений вышестоящих организаций, на которые подготовлен ответ, и прикладывает их к проекту исходящего письма.

5.10.6. Экземпляр исходящего документа (копия), направляемый в архив ("дело") отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента, должен быть завизирован непосредственным исполнителем (с указанием Ф. И.О., номера телефона), а также первым заместителем руководителя, заместителем руководителя Департамента или руководителем структурного подразделения, подготовившего документ (с указанием Ф. И.О., расшифровкой Ф. И.О., даты, подписи). (Копия документа, подписанного руководителем Департамента, хранится в деле текущего архива отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента для использования в работе и в электронном (отсканированном) виде в автоматизированной базе данных.)

5.10.7. Исходящие документы передаются для отправки в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента полностью оформленными (имеющими все необходимые реквизиты) в соответствии с настоящим Регламентом.

5.10.8. Подлинные документы, направленные исполнителю, возвращаются в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента вместе со справками (информацией) об исполнении либо копиями ответов по исполнению поручения.

5.10.9. После исполнения документа ему присваивается исходящий регистрационной номер ответа, соответствующий регистрационному номеру, присвоенному при первичной регистрации.

5.10.10. Документам, подготовленным по инициативе Департамента, присваивается исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

5.10.11. Общий порядок оформления электронных документов в Департаменте соответствует порядку работы с документами на бумажном носителе, установленному разделом 5 настоящего Регламента.

5.10.12. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЭДО.

5.10.13. Электронные документы создаются с использованием электронной цифровой подписи и (или) электронной подписи (далее - ЭЦП и (или) ЭП) в случае их адресования должностным лицам, органам исполнительной власти города Москвы, учреждениям города Москвы, являющимся участниками ЭДО. Электронные документы, адресованные в органы исполнительной власти города Москвы, учреждения города Москвы, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и отправляются адресату. В ЭДО сохраняется электронная копия указанного документа.

5.10.14. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес Департамента, осуществляются Управлением делами.

5.10.15. Доставка и отправка электронных документов осуществляются по информационно-телекоммуникационным сетям.

5.10.16. Электронные документы в Управлении делами проходят первичную обработку и регистрацию. В ЭДО электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.

5.10.17. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия ЭЦП, наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату автору обращения.

5.10.18. В ЭДО фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника ЭДО).

6. Исполнение и контроль исполнения служебных документов,

распорядительных документов, протоколов совещаний

и обращений граждан

6.1. Общие положения.

6.1.1. Исполнению подлежат поручения должностных лиц Департамента, зафиксированные в распорядительных и служебных документах, протоколах заседаний и совещаний, а также резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан.

6.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, необходимых для выполнения поручений должностных лиц Департамента.

6.1.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на первых заместителей, заместителей руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей и начальника Управления делами.

6.1.4. При электронном взаимодействии в системе электронного документооборота Правительства Москвы ответственность за правильность содержания электронного документа, реквизитов, сканирования, листа согласования, адресации и использования ключа электронно-цифровой подписи возлагается на отправителя электронного документа.

6.1.5. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.

6.1.6. Представление электронного документа, содержащего информацию с ограниченным доступом, или его копии на бумажном носителе третьим лицам производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и города Москвы.

6.2. Исполнение распорядительных документов, протоколов, служебных документов и обращений граждан.

6.2.1. Срок исполнения документов, поступивших непосредственно в Департамент, не должен превышать 30 дней со дня регистрации документа в отделе документационного обеспечения Управления делами Департамента, если в резолюции не указан другой срок исполнения.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

В случае невозможности исполнения документа в указанный срок на имя руководителя, давшего поручение, предоставляется информация о причинах продления срока, но не позднее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.

6.2.2. Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляются в следующие сроки:

- с пометкой "незамедлительно" - один день со дня подписания резолюции;

- с пометкой "весьма срочно" - два дня со дня подписания резолюции;

- с пометкой "срочно" - три дня со дня подписания резолюции;

- с пометкой "оперативно" - 10 дней со дня подписания резолюции.

Пометки срочности имеет право ставить руководитель Департамента.

6.2.2.1. Документы с пометками срочности сотрудниками отдела документационного обеспечения Управления делами Департамента направляются исполнителю незамедлительно.

6.2.3. Исполнение распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы, поручений Мэра, первого заместителя, заместителей Мэра Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обращений граждан, поступивших в адрес Мэра и Правительства Москвы, осуществляется в сроки, установленные Регламентом Правительства Москвы.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнителем готовится справка-ответ на имя должностного лица Аппарата Мэра и Правительства Москвы, давшего поручение, с обоснованием продления срока.

Справка-ответ предоставляется в оперативно-распорядительный отдел Управления делами Департамента не позднее 3 дней до окончания срока контроля.

Справка-ответ о продлении срока исполнения поручения подписывается руководителем Департамента или по его поручению первым заместителем, заместителем руководителя Департамента.

6.2.4. Срок исполнения поручения, содержащегося в распорядительном документе, указывается в тексте распорядительного документа.

Срок выполнения распорядительного документа в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе поручений, предусмотренных распорядительным документом.

6.2.5. Срок выполнения протокольного поручения определен, как правило, в протоколе и исчисляется с даты проведения совещания.

6.2.6. Корректировка срока исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании справки исполнителя поручения.

Решение о снятии с контроля поручения производится должностным лицом, поставившим документ на контроль, либо начальником Управления делами на основании письменного обращения ответственного исполнителя.

6.3. Контроль исполнения поручений.

6.3.1. Контролю подлежит исполнение поручения руководителя Департамента по выполнению:

- правовых актов Правительства Москвы;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Мэра Москвы или его заместителей;

- поручений, данных Мэром Москвы или его заместителями по рассмотренной ими служебной корреспонденции;

- поручений Мэра Москвы или его заместителей;

- поручений руководителя Департамента или его заместителей по рассмотренной им корреспонденции.

6.3.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением документов и резолюций.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на первых заместителей, заместителей руководителя Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений в подразделениях Департамента возлагается на начальников соответствующих подразделений.

6.3.3. Ответственные исполнители обязаны представить в оперативно-распорядительный отдел Управления делами проекты ответов на подпись руководителю Департамента не позднее срока, указанного в поручении руководителя Департамента.

Поручение считается исполненным, если подготовленный документ подписан руководителем Департамента в срок, указанный в его поручении.

Почта на подпись руководителю Департамента принимается оперативно-распорядительным отделом до 15.30.

Корреспонденция, представленная в указанный отдел после 15.30, докладывается руководителю Департамента на следующий день.

В случае если информация, содержащаяся в представленном отчете (справке или письме), не соответствует установленным требованиям, отчет (справка) может быть возвращен исполнителю для доработки.

Начальник оперативно-распорядительного отдела Управления делами Департамента обязан доложить об этом факте начальнику Управления делами или его заместителю и возвратить отчет (справку) ответственному исполнителю для доработки, указав причины возврата.

6.3.4. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, или являющегося исполнителем служебного документа и обращения гражданина, входит:

- организация выполнения поручений, зафиксированных в документе;

- координация деятельности должностных лиц, являющихся соисполнителями;

- принятие мер для безусловного выполнения содержащихся в документе поручений;

- подготовка и представление лицу, давшему поручение, отчета в произвольной форме, в том числе устной, о выполнении документа в целом.

6.3.5. В случае если исполнение документа поручается подведомственному предприятию, ответы отправляются исключительно за подписью должностного лица Департамента.

6.4. Контрольно-аналитическая деятельность.

6.4.1. Контрольно-аналитические функции предусматривают контроль и анализ результатов исполнения документов и поручений, информирование об этом должностных лиц Департамента.

Контрольно-аналитическую деятельность в Департаменте осуществляют: