О регламенте департамента (стр. 4 )

- оперативно-распорядительный отдел Управления делами Департамента;

- ответственные за делопроизводство структурных подразделений Департамента.

6.4.2. Для исполнения в срок служебных документов и обращений граждан оперативно-распорядительным отделом Управления делами Департамента во все подразделения Департамента рассылаются сводки и напоминания по контрольным документам, сроки исполнения которых истекают в ближайшую неделю, месяц, а также напоминания им о не исполненных в срок контрольных поручениях.

Обобщенная информация о состоянии исполнительской дисциплины ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежеквартально докладывается руководителю Департамента.

6.4.3. Ответственные за делопроизводство в подразделениях сотрудники обязаны ежедневно формировать отчеты о неисполненных поручениях на предстоящий период и принимать все возможные меры по их своевременному выполнению, в том числе: напоминать непосредственному исполнителю о приближении срока исполнения; организовывать работу с соисполнителями по получению необходимой информации; проверять соответствие текстов документов правилам русского языка, законам формальной логики, требованиям регламентов Правительства Москвы и Департамента; обеспечивать своевременное визирование документа ответственным исполнителем, а также незамедлительную сдачу проектов документов в оперативно-распорядительный отдел Управления делами.

6.5. Порядок исполнения документа.

6.5.1. Все документы, в том числе рассмотренные руководителем Департамента или его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента.

Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента в следующем порядке:

- переадресация документов с поручением руководства Департамента производится с разрешения руководителя, давшего поручение, в порядке, определенном п. 5.2.19 настоящего Регламента;

- переадресация документов, не имеющих поручений руководителя Департамента, производится по договоренности между руководителями подразделений либо по согласованию с заместителем руководителя Департамента, курирующим вопросы подразделения, которому переадресовывается документ.

Незарегистрированные документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделения, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента.

6.5.2. Если в резолюции в качестве исполнителя указаны несколько лиц и не определен ответственный исполнитель, ответственным исполнителем за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в резолюции (поручении) первым (далее - ответственный исполнитель).

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости по собственному усмотрению.

6.5.3. Соисполнители не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения либо сообщить свое мнение в другой форме, которую ответственный исполнитель сочтет приемлемой.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

6.5.4. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей, либо проект ответа визируется всеми исполнителями по данному документу.

Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются в отдел документационного обеспечения Управления делами Департамента вместе с проектами писем.

6.5.5. Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина (если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя). О чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.

6.5.6. Сотрудники оперативно-распорядительного отдела Управления делами Департамента проверяют соответствие подготовленного документа требованиям Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента.

Проекты ответов руководителя Департамента в обязательном порядке визируются начальником оперативно-распорядительного отдела Управления делами Департамента и передаются начальнику Управления делами Департамента для доклада руководителю Департамента.

7. Оформление служебных документов

7.1. Общие требования к оформлению документов.

Документы в Департаменте должны оформляться на бланках утвержденного образца (кроме "внутренней переписки") и должны иметь определенный состав реквизитов, расположенный в установленном порядке.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее.

7.2. Бланки документов.

Бланки документов Департамента изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм); бланки резолюций - А6 (105 x 148 мм).

В аппарате Департамента принимаются следующие утвержденные бланки:

- бланк Департамента (текст голубой);

- бланк приказа Департамента (текст голубой);

- бланк распоряжения Департамента (текст голубой).

7.2.1. Для ведения "внутренней переписки" бланки документов не применяются. К этой переписке относятся документы, направляемые между структурными подразделениями аппарата Департамента, а также между должностными лицами Департамента.

Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.

Использование ксерокопий бланков Департамента запрещено.

7.2.2. Бланк Департамента используется для писем, которые подписываются должностными лицами:

- руководителем Департамента;

- первым заместителем, заместителем руководителя Департамента;

- руководителем структурного подразделения (управления, самостоятельного отдела).

Не допускается использование бланка Департамента для писем за подписью руководителей организаций, подведомственных Департаменту.

7.2.3. Бланки резолюций используются должностными лицами:

- руководитель Департамента;

- первый заместитель руководителя Департамента, заместитель руководителя Департамента - бланк резолюции Департамента;

- Управление делами - бланк резолюции Департамента с пометкой "По поручению руководителя Департамента";

- руководитель структурного подразделения (управления, отдела) - бланк резолюции Департамента.

Альбом бланков Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы утверждается начальником Управления делами.

7.2.4. Требования к оформлению исходящей электронной корреспонденции, отправляемой посредством системы электронного документооборота Правительства Москвы, аналогичны требованиям к оформлению документа на бумажном носителе, указанным в пп. 7.2, 7.2.2 настоящего приложения. Для оформления указанных документов используется электронная версия утвержденного бланка Департамента.

7.3. Реквизиты документов.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

- наименование организации;

- название вида документа (кроме писем);

- дата и индекс документа, текст;

- подпись;

- печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документов.

7.3.1. Наименование организации приведено на бланках документов Департамента.

7.3.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (приказ, поручение, распоряжение, справка, заявление и т. д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами.

7.3.3. Датой документа в зависимости от его вида назначения является:

- дата подписания и регистрации для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) для протоколов заседаний и совещаний.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "дата документа" печатается от границы левого поля на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.

7.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для приказов, распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.

Проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "дата документа".

7.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается в документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

7.3.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".

Печатается от границы левого поля под реквизитом "дата и регистрационный номер документа". Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

7.3.7. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Департамент транспорта

и связи города Москвы

Начальнику экономического отдела

Если в качестве адресата выступает руководитель органа, организации, то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Руководителю Департамента

транспорта и связи города Москвы

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов

исполнительной власти

города Москвы

В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок:

- наименование адресата (наименование организации или при адресации документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т. п.);

- название области, края, республики;

- страна;

- почтовый индекс.

Например:

Московская федерация профсоюзов

ул. Н. Арбат, д. 36, Москва, 121205

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации (Администрация Президента России, Правительство РФ), г. Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти города).

При адресации документа частному лицу первой строкой указывается фамилия и инициалы; затем название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта, почтовый индекс.

7.3.8. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, содержится информация по существу вопроса, во второй части - выводы, предложения или просьбы.

При оформлении документа на двух или более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами.

Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на ____ л.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров, например:

Приложение: 1. Копия постановления Правительства Москвы от 21 февраля

2006 г. "О Регламенте Правительства Москвы" на

100 л. в 1 экз.

2. Информация о документообороте в Департаменте

жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города

Москвы за 2007 г. на 10 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа через 1 строку после текста документа.

7.3.9. Подпись является обязательным реквизитом документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, правомочное подписывать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..." или "по поручению...".

Если текст документа (письма) печатается на двух и более листах, то на последнем листе полностью указывается должность подписавшего документ:

Руководитель Департамента

жилищно-коммунального хозяйства

и благоустройства города Москвы

Первый заместитель руководителя

Департамента жилищно-коммунального

хозяйства и благоустройства

города Москвы

Заместитель руководителя Департамента

жилищно-коммунального хозяйства

и благоустройства города Москвы

Подписывать документы с предлогами "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности не допускается.

7.3.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, которые требуют предварительного рассмотрения заинтересованными лицами.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись".

В гриф согласования входит слово Согласовано (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная подпись, ее расшифровка и дата:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Правового управления

Подпись

Дата

7.3.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя в документах располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и оформляются на 2-4 кегля меньше, чем текст документа.

7.3.12. Утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм от его верхнего края.

При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.

8. Применение печатей

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствия копии подлиннику.

8.1. Департамент имеет:

- гербовую печать "Департамент жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы";

- круглую печать "Управление государственной службы, кадров и охраны труда";

- круглую печать "Правовое управление";

- круглую печать "Управление делами";

- штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ТЕЛ.: 957-01№ _______ 20__ г.";

- штамп "Правовое управление КОПИЯ ВЕРНА";

- штамп "Правовое управление Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы";

- штамп "КОПИЯ ВЕРНА Управление государственной службы, кадров и охраны труда";

- штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ";

- круглую печать "Для документов" и другие печати и штампы, реестр которых утверждается распорядительным документом.

8.1.1. Гербовая печать используется для заверения подписи руководителя Департамента или исполняющего обязанности руководителя Департамента, а также первых заместителей, заместителей руководителя Департамента на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Допускается использование гербовой печати для заверения подписи начальника Управления государственной службы, кадров и охраны труда, главного бухгалтера - начальника Управления финансирования, учета и отчетности.

8.1.1.1. Подлинность подписи должностного лица удостоверяется гербовой печатью Департамента в следующих документах:

- в документах, связанных с вопросами финансирования;

- командировочных удостоверениях;

- гарантийных письмах;

- в договорах;

- в доверенностях (на получение материальных ценностей, представительство в суде и т. д.);

- в документах, касающихся кадров и штатов Департамента (характеристики, штатные расписания и изменения к ним);

- в наградных документах;

- в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Гербовая печать хранится в сейфе Управления финансирования, учета и отчетности.

8.1.2. Круглая печать "Управление государственной службы, кадров и охраны труда", штамп "КОПИЯ ВЕРНА Управление государственной службы, кадров и охраны труда" и штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ" используется:

- в документах, касающихся кадров и штатов Департамента (копии трудовых книжек и иных документов кадрового делопроизводства);

- в наградных документах.

Круглая печать "Управление государственной службы, кадров и охраны труда", штамп "КОПИЯ ВЕРНА Управление государственной службы, кадров и охраны труда" и штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ" хранятся в сейфе Управления государственной службы, кадров и охраны труда.

8.1.3. Круглые печати "Для документов" и "Управление делами" используются для заверения копий служебных, распорядительных документов Департамента.

Штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ТЕЛ.: 957-01№ _____ 20__ г." используется при регистрации входящей корреспонденции.

Круглые печати "Для документов", "Управление делами" и штамп "ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ТЕЛ.: 957-01№ ______ 20__ г." хранятся в сейфе Управления делами Департамента.

8.1.4. Круглая печать "Правовое управление" и штампы "Правовое управление КОПИЯ ВЕРНА", "Правовое управление Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы" используются в отношении копий документов, представляемых в судебные органы, третейские суды, в органы надзора и контроля за соблюдением законодательства (кроме налоговых органов и государственных внебюджетных фондов), иным лицам в связи с рассмотрением дел в судах и иных органах государственной власти и местного самоуправления, уполномоченными должностными лицами, а также при рассмотрении конкурсной документации.

Круглая печать "Правовое управление" и штампы "Правовое управление КОПИЯ ВЕРНА", "Правовое управление Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы" хранятся в Правовом управлении.

8.1.5. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера.

Изготовление факсимильного воспроизведения подписи производится Управлением делами на основании решения начальника Управления делами в связи с обращением должностного лица, аналог чьей подписи воспроизводится.

9. Заверение копий документов

9.1. При свидетельствовании верности копий документов, подлинники которых хранятся в Департаменте, необходимо руководствоваться:

- Указом Президиума Верховного Совета СССР от 01.01.2001 "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан";

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 );

- ГОСТ Р 5141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта России ).

9.2. В зависимости от вида документов и их местонахождения копии этих документов полномочны заверять должностные лица того подразделения Департамента, в котором такие документы составлены, находятся или хранятся в соответствии с установленным порядком.

9.3. Заверительная подпись составляется по форме: "Копия верна", наименование должности лица, ФИО заверившего копию, его личная подпись и дата заверения копии.

9.4. Электронный документ заверяется должностным лицом Департамента, имеющим доступ к соответствующему программному обеспечению, нанесением на бумажную копию удостоверительной надписи в соответствии с пунктом 9.3 настоящего Регламента.

9.5. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая внизу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Департаменте.

10. Формирование дел, их хранение

Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам осуществляются в структурных подразделениях Департамента в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

10.1. При формировании дел необходимо придерживаться следующих общих правил:

- группировать в дела раздельно документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года;

- подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной подписи лишает документ юридической силы);

- подшивать в дела документы в единственном экземпляре;

- включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления;

- количество листов в деле не должно превышать 250;

- при формировании дел с правительственной перепиской, распоряжениями, приказами, протоколами необходимо составлять внутренние описи на документы.

10.2. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должна быть выписка из номенклатуры дел, утвержденной начальником Управления делами, перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

10.3. Снятие копий со служебных документов (в т. ч. и распоряжений, приказов) и их выдача заявителям помимо утвержденного списка рассылки, а также выдача архивных справок осуществляется только по письменному запросу организаций или граждан и с письменного разрешения первых заместителей руководителя, заместителей руководителя Департамента, курирующих соответствующее направление работы, под расписку о получении.

10.4. Завершенные делопроизводством дела временного срока хранения в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, подлежат уничтожению в установленном порядке.