Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи республики Башкортостан (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

приказом Управления

Республики Башкортостан

по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов

от 21 декабря 2011 года № 000

(в ред. приказа Управления Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов от 01.01.2001 года №69)

ИНСТРУКЦИЯ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИРОВОГО СУДЬИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей Республики Башкортостан (далее мировых судей).

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и поря­док ведения судебного делопроизводства мировых судей, преду­сматривая учет и ведение документооборота в судебном участке, еди­ные требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное дело­про­из­вод­ство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства мирового судьи

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для мировых судей и всех работников аппарата мирового судьи Республики Башкортостан.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы до­ку­мен­та­ционного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р "Де­ло­про­из­вод­ство и архивное дело. Термины и определения" и в соответствии с зако­но­да­тель­ными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Рос­сийской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также на основании Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. № 36 (в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 №85, от 01.01.2001 № 000, от 01.01.2001 №6, от 01.01.2001 № 000).

1.3. Все работники аппарата мирового судьи и мировой судья ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за со­блюдением требований настоящей Инструкции осущес­твляется отделом ор­га­ни­­зационного обеспечения деятельности мировых судей уполномоченного рес­пу­бли­канского органа исполнительной власти в сфере кадрового, организационного и ре­сурсного обеспечения деятельности мировых судей (далее - уполномоченный рес­публиканский орган).

1.5. Мировой судья контролирует выполнение всеми работниками аппарата ми­ро­вого судьи требований настоящей Инструкции, руководит делопроизводством и отвечает за его состояние. Мировой судья систематически, но не реже 1 раза в ме­сяц проверяет состояние делопроизводства в судебном участке, и сво­е­вре­мен­но принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

1.6. Мировой судья:

а) вправе издавать распоряжения по организации работы канцелярии судебного учас­тка в соответствии с настоящей Инструкцией и Инструкцией по ведению су­деб­ной статистики в судебных участках мировых судей Республики Баш­кор­то­стан, а также связанные с выполнением своим аппаратом требований го­су­дар­с­т­вен­ных стандартов на организационно–распорядительную документацию;

б) в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга мировой судья распределяет обязанности между работниками аппарата мирового судьи и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

в) контролирует сроки прохождения по судебному участку дел и материалов;

г) организует хранение, отбор и сдачу в архив документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

д) не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

е) дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;

ж) внедряет в практику судебного участка передовой опыт работы других мировых судей по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;

з) обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками аппарата мирового судьи по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.

1.7. В случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск, иные уважительные причины) работой аппарата судебного участка руководит мировой судья, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего мирового судьи.

1.8. При временном отсутствии мирового судьи секретарь аппарата, либо се­кре­тарь судебного заседания временно могут быть направлены по согласованию с упол­номоченным республиканским органом для работы в другой судебный учас­ток в порядке, предусмотренном трудовым законодательством и зако­но­да­тель­с­т­вом о государственной гражданской службе. При этом приостановление деятельности кан­целя­рии судебного участка, по которому мировой судья временно отсутствует, не до­пус­кается.

1.9. Обязанности и права работников аппарата мирового судьи, помощника миро­во­го судьи, заведующего канцелярией определяются должностными регламентами, ут­верждаемым уполномоченным республиканским органом.

1.10. Прием посетителей производится мировым судьей и ответственными работниками аппарата мирового судьи ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в течение всего рабочего дня.

1.11. Прием обращений граждан и юридических лиц в электронной форме осуществляется в соответствии с Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления", утвержденных Постановлением Президиума Совета судей РФ .

1.12. Выдача документов осуществляется ответственными работниками аппарата мирового судьи ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в течение всего рабочего дня.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, как поступающие по почте, так и по­дан­ные (доставленные) непосредственно в судебный участок (за исключением заяв­лений, принятых мировым судьей на личном приеме), принимаются, а также от­правляются по назначению заведующим канцелярией (секретарем аппарата) мирового судьи.

2.2. Заведующий канцелярией (секретарь аппарата мирового судьи) вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т. п.) штамп, где указывается дата поступления материала в судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (приложение № 1).

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье и составляется соответствующий акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними мировому судье.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Почта на имя работников суда с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению.

2.3.Поступившие в судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) и базе данных специализированного автоматизированного учета в день поступления.

Предварительное согласование с мировым судьей акта регистрации входящей коррес­пон­ден­ции (т. е. фиксации его поступления в журнале вхо­дящей корреспонденции), а также даты его регистрации не допускается.

По просьбе лица, представившего корреспонденцию непосредственно в судебный участок, заведующий канцелярией (секретарь аппарата) на дополнительной копии представленного документа ставит отметку о получении, указав дату поступления в судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции, подпись, фамилию и должность лица, принявшего корреспонденцию, после чего копия возвращается этому лицу.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации.

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

2.6.Не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени поступления их в судебный участок для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные мировому судье;

б) расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений, жалоб.

Мировой судья в тот же день ставится в известность о возвращенных повестках и расписках.

2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также материалы, возвращенные в связи с отменой или изменением приговоров и ре­шений либо с частными определениями вышестоящих судов, письма, заявления, жа­лобы не процессуального характера и другие материалы передаются мировому судье.

2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, размещается на сайте мирового судьи в сроки и порядке, указанном в соответствующем Регламенте подготовки и размещения информации о деятельности мировых судей Республики Башкортостан в сети "Интернет".

Для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, работником аппарата ведется журнал (форма № 2).

2.9. Исковые (встречные) заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе заявления о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые мировым судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются секретарю аппарата для регистрации в журнале входящей корреспонденции, а после регистрации возвращаются мировому судье для рассмотрения.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление, заявление о выдаче судебного приказа и другие материалы на личном приеме у мирового судьи, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой судья по его просьбе ставит дату и указывает свою подпись, фамилию, после чего копия возвращается заявителю.

Это правило распространяется также и на ходатайства, заявления и жалобы, подаваемые при рассмотрении дел.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы , исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться (например: 1/26 – 456, где 1/26 – номер дела, 456 – номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции).

2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями или курьерами, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами.

На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в отдельный наряд («Описи заказных бандеролей (писем) и описи корреспонденции, отправляемой простой почтой»). Квитанции могут храниться в этом или другом наряде.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам курьером, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Приказа ФГУП "Почта России" от 01.01.01 г. № 000 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное". Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес.

2.14. Корреспонденция в адрес мирового судьи, хранящаяся до получения в почтовом отделении, должна быть получена не позднее двух дней с момента получения уведомления (не считая праздничных и выходных дней).

2.15. В отсутствие мирового судьи (длительная болезнь, отпуск, прекращение полномочий) работники аппарата мирового судьи (заведующий канцелярией, секретарь аппарата) принимают входящую корреспонденцию в порядке, предусмотренном п. п.2.1. – 2.4. настоящей Инструкцией.

2.16. Отправка корреспонденции в отсутствие мирового судьи осуществляется помощником мирового судьи или заведующим канцелярией (секретарем аппарата) с составлением сопроводительного письма, на котором должен быть проставлен штамп судебного участка с указанием исходящего номера и даты отправления.

3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел,
дел об административных правонарушениях

3.1. Все дела, поступившие в судебный участок, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета

a) на учетно-статистических карточках:

-для уголовных дел - форма № 5,

-для гражданских дел - форма № 6,

-для дел об административных правонарушениях - форма № 7

b) в алфавитном указателе:

-для уголовных дел - форма № 5-а,

-для гражданских дел - форма № 6-а,

-для дел об административных правонарушениях - форма № 7-а.

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

3.2. По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются между собой.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел Б "Сведения о привлеченном лице".

Алфавитный указатель формы № 5-а ведется на каждое привлеченное лицо.

По результатам рассмотрения уголовного дела (заявления частного обвинения), кроме того, на каждое привлеченное лицо (исключая лиц, дела и материалы, в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики в судебном участке мирового судьи Республики Башкортостан заводятся журнал формы № 59 и статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется мировым судьей.

3.3. По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из налоговых отношений, - на налого­пла­тель­щи­ка; по делам приказного производства - на каждого должника.

В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, дол­жно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответ­чиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.

3.4. Исковые материалы и заявления (в т. ч. и заявления о выдаче судебного приказа), поступившие по почте, после регистрации в журнале учета входящей корреспонденции не позднее следующего рабочего дня передаются мировому судье.

3.5. Не позднее пяти дней после получения мировым судьей материалы и заявления должны быть возвращены в канцелярию для оформления. На принятое к производству заявление оформляется учетно‑статистическая карточка на гражданское дело, в журнале входящей корреспонденции (журнале учета заявлений до принятия их мировым судьей к своему производству) делаются отметки о движении заявлений (об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения).

3.6. Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.1.

3.7. По делу об административном правонарушении заводится одна учетно-статистическая карточка формы № 7 на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе формы № 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

3.8. Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6 и 7.

3.9. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

3.10. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (статья 399 УПК РФ), регистрируются в журнале (форма № 9) и алфавитном указателе (форма № 9-а).

Алфавитный указатель в зависимости от объема разрешаемых ходатайств и представлений ведется отдельно по разделам либо составляется единый для всех разделов.

3.11. Определения о принудительном приводе по уголовным делам и делам об административных правонарушениях регистрируются в журнале учета исполнения определений о принудительном приводе формы № 10.

3.12. Жалобы на действия судебных приставов – исполнителей, поступившие в порядке ст. 90 Федерального закона «Об исполнительном производстве», регистрируются в журнале учета материалов по жалобам на действия судебных приставов-исполнителей (Форма № 16).

3.13. При разрешении мировым судьей вопросов, связанных с исполнением вынесенного им приговора, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если вопросы, связанные с исполнением приговора, разрешаются вне территории судебного участка мирового судьи, постановившего приговор, то они разрешаются соответствующим мировым судьей по месту исполнения приговора. Копия постановления при этом направляется в течение 3 суток мировому судье, постановившему приговор, для отметки сведений в учетно-статистической карточке формы № 5.

3.14. При компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей Инструкции.

3.15. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

"1" - уголовные дела;

"2" - гражданские дела;

"3" - резерв;

"4" - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

"5" - дела об административных правонарушениях;

"6" - резерв;

"7" - резерв;

"8" - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

"9" - материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

В случае изменения действующего законодательства и по усмотрению мирового судьи перечень индексов может быть дополнен.

3.16. Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.

Например, 1-20/2002 (уголовное дело), 2-13/2003 (гражданское дело), 5-11/2003 (дело об административном правонарушении) и т. д.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

3.17. Гражданские дела подшиваются в обложку (форма № 18).

3.18. По уголовным делам, поступившим от органов предварительного рас­сле­до­ва­ния с обвинительным заключением (актом), может быть использована та об­лож­ка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и со­хран­ности. На обложке делаются необходимые отметки (номер судебного учас­тка, порядковый номер дела, дата начала производства у мирового судьи и т. д.).

3.19. Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного рас­сле­до­ва­ния, было подшито в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть со­хра­нена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного рас­сле­до­ва­ния.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, работником аппарата мирового судьи должен быть поставлен штамп "под стражей" или сделана об этом отчетливая надпись.

Дела частного обвинения также подшиваются в обложку.

3.20. На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма № 19), в котором отмечаются все действия мирового судьи, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

3.21. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хра­нят­ся в обложке, на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество ли­ца, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата по­сту­п­ления дела в суд, дата его рассмотрения и дата передачи в архив (Форма №20).

3.22. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела к мировому судье.

По делам, присланным в судебный участок по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной заведующим канцелярией (секретарем аппарата) в день приема дела или заявления, а по делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей при их приеме.

3.23. Уголовные, гражданские и административные дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров, постановлений, решений, определений, и уголовные дела, повторно поступившие к мировому судье от прокурора, регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5, 6, 7 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.

3.24. В случае выделения уголовного и гражданского дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения мировым судьей постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.

В случае, когда в отношении одного из обвиняемых по уголовному делу вынесено постановление о приостановлении производства по делу (в связи с розыском либо тяжелым заболеванием), а в отношении остальных обвиняемых дело рассмотрено, то при возобновлении производства по делу в отношении этого лица заводится новая учетно-статистическая карточка и дальнейшее движение дела отражается в ней, о чем делается отметка в первой учетно-статистической карточке.

3.25. В случае соединения уголовных, гражданских дел в одно ему присваивается один номер, заводится одна учетно-статистическая карточка, о чем делается отметка в журнале. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления последнего из дел.

В случае предъявления встречного иска поступление дела и результаты его рассмотрения учитываются по первоначально заявленному иску.

В случаях направления прокурору уголовных дел для соединения на ос­но­ва­нии пункта 4 части 1 статьи 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Фе­дерации при возвращении этих уголовных дел в суд дальнейшее движение дела отра­жается в новой учетно-статистической карточке. В учетно-статистических кар­точ­ках на заведенные ранее поступившие уголовные дела делается отметка со ссыл­кой на учетно-статистическую карточку на соединенное дело.

3.26. Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований ст. 131, 132 ГПК РФ, по определению мирового судьи остаются без движения. Истцу (заявителю) не поз­днее следующего рабочего дня направляется копия этого определения. В пе­ри­од установленного мировым судьей срока заявления хранятся в особом наряде.

Если недостатки не будут устранены истцом (заявителем) в назначенный судьей срок, заявление (жалоба) считается не поданным. С соответствующим со­про­водительным письмом такие заявления и приложенные к ним документы воз­вра­щаются истцу (заявителю) вместе с копией определения судьи о возвращении за­явления в связи с невыполнением указаний судьи в установленный срок. Под­лин­ник определения судьи, копии искового заявления, сопроводительного письма о воз­вращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в наряде №15.

В случае устранения стороной указанных недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела к мировому судье в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления (жалобы).

3.26. Заявление частного обвинения, не соответствующее требованиям ч. 5 и 6 ст. 318 УПК РФ постановлением мирового судьи возвращается лицу, его подавшему, для приведения заявление в соответствие с указанными требованиями и устанавливается для этого срок. Заявителю не позднее следующего рабочего дня направляется копия этого постановления. В период установленного мировым судьей срока заявления хранятся в особом наряде, сведения о них регистрируются в журнале учета заявлений по делам частного обвинения (форма № 5.1)