 |
КОМИТЕТ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАГС (КОМИТЕТ ЗАГС)
153000 г. Иваново ул. Батурина д. 8 тел./, e-mail: zags02@gov37.ivanovo.ru
ПРИКАЗ
« 28» октября 2013 года № 000
Об организации работы комитета Ивановской области ЗАГС по ведению делопроизводства с использованием системы электронного документационного оборота (СЭДО)
В соответствии с Регламентом Правительства Ивановской области, утверждённым указом Губернатора Ивановской области от 01.01.2001 «Об утверждении Регламента Правительства Ивановской области», в целях организации работы комитета Ивановской области ЗАГС по ведению делопроизводства с использованием системы электронного документационного оборота (СЭДО) п р и к а з ы в а ю:
1. В целях соблюдения Федерального закона от 01.01.2001 «О персональных данных», п.1 ст.12 Федерального закона от 01.01.2001 «Об актах гражданского состояния» организовать работу комитета Ивановской области ЗАГС по ведению делопроизводства с использованием системы электронного документационного оборота (СЭДО) в отношении документов, не содержащих персональные данные граждан.
2. Назначить , начальника отдела статистического учёта, обработки и хранения документов комитета ЗАГС, лицом, ответственным за организацию ведения делопроизводства и обеспечение постоянного контроля за соблюдением порядка работы со служебными документами в комитете Ивановской области ЗАГС.
3. Возложить на следующие основные функции:
контроль за прохождением документов в комитете ЗАГС;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел комитета ЗАГС для составления справочника номенклатуры дел в СЭДО, с последующим направлением администратору СЭДО;
приём и передача служебной информации по электронной почте;
проведение инструктажа вновь принятых в комитет ЗАГС государственных гражданских служащих Ивановской области и работников по вопросам организации работы с документами.
4. Назначить , старшего специалиста 1 разряда отдела статистического учёта, обработки и хранения документов комитета ЗАГС, лицом, ответственным за ведение делопроизводства в комитете Ивановской области ЗАГС, осуществляющим регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов, а также за организацию контроля исполнения контрольных поручений, поступающих в комитет Ивановской области ЗАГС (в том числе, из Управления координации Комплекса социальной сферы Ивановской области).
5. Возложить на следующие основные функции:
приём, учёт и распределение поступающих документов;
направление документов на рассмотрение председателю комитета ЗАГС либо иным должностным лицам, уполномоченным на рассмотрение документов, и, после получения соответствующей резолюции, исполнителю;
учёт и регистрация исходящих из комитета ЗАГС документов, проверка правильности их оформления и последующая их отправка;
контроль за прохождением документов в комитете ЗАГС;
постановку документов на контроль;
информирование соответствующих должностных лиц в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе;
ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;
своевременное снятие с контроля документов, в том числе списание в дело исполненных документов;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
приём и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в комитете ЗАГС.
6. На период временного отсутствия , старшего специалиста 1 разряда отдела статистического учёта, обработки и хранения документов, её функции и обязанности исполняются , начальником отдела статистического учёта, обработки и хранения документов.
7. Признать утратившими силу:
приказ комитета ЗАГС «О назначении ответственных лиц за получение почты из аппарата Правительства Ивановской области»;
приказ комитета ЗАГС «О внесении изменений в приказ ».
8. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Председатель комитета ЗАГС
