Бухгалтерский учет расхода материалов и анализ их использования (стр. 2 )

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Карточка учета материалов (форма № М-17) - применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) - форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2) - применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования.

Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма №МБ-4) - применяется для оформления поломки и утери малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй - направляется в бухгалтерию.

При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом делается соответствующая запись в карточке учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2). Акты выбытия впоследствии прикладываются к актам на списание (форма № МБ-8).

Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7) - применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.)

Заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8) - применяется для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (форма № М-4) - применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) - применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Одним из важнейших моментов правильной организации учета расхода материалов является их оценка.

Согласно Положению "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/98), утвержденному Минфином РФ №25 н от 15.06.98, введенному в действие с 1 января 1999 года, материальные ценности принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

На рис.1.2. приведены способы оценки фактической себестоимости материальных ценностей, приобретенных разными путями.

На рис. 1.3. приведена расшифровка фактических затрат на приобретение материально-производственных запасов.

Как видно из рис.1.3. , в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов не включаются:

- НДС и другие возмещаемые налоги;

- общехозяйственные и иные аналогичные расходы, которые не связаны непосредственно с приобретением материальных ценностей;

- затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включающие в себя затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Рис. 1.2. Способы определения фактической себестоимости материальных ценностей

Рис.1.3. Расшифровка фактических затрат на приобретение материальных ценностей

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные документы поставщиков материалов или за перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит в организациях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете твердые заранее установленные цены, называемые учетными. Или могут быть средние покупные цены, плановая себестоимость и др.

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

- по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

Применение одного из методов по виду (группе) запасов производится в течении всего отчетного года, и этот метод оценки материалов отражается в приказе по учетной политике.

По себестоимости каждой единицы оценивают материальные ценности, используемые организацией в особом порядке или дорогостоящие (драгоценные металлы и т. п.); также этот метод оценки может применяться на предприятиях с небольшой номенклатурой материальных ресурсов, т. к. он очень трудоемок. Учетная цена при этом методе есть фактическая цена закупки. Единичный учет является абсолютно точным методом учета движения материала.

Методы, при которых учетная цена отпущенного в производство материала определяется расчетным путем, являются методами приближенного учета. Различают три основных метода - средних цен, ФИФО и ЛИФО.

При методе оценки по средней себестоимости учет материала по партиям не ведется. Вновь поступивший материал усредняется с уже имеющимся, обладающим теми же входными параметрами. В результате имеем как бы одну партию материала по одной учетной цене, определяемой делением общей стоимости материала на его общее количество:

Цу. н. х Кн + Цп х Кп

Цу. к. = ------,

Кп + Кн

где Цу. к - учетная цена конечная

Кн - количество материала на начало отчетного периода;

Цу. н - учетная цена материала на начало отчетного периода;

Цп - цена поступившего материала;

Кп - количество поступившего материала.

Данный метод широко используется в тех случаях, когда затруднительно организовать единичный учет.

Методы оценки материальных ресурсов по себестоимости каждой единицы и по средней себестоимости являются традиционными для отечественной учетной практики.

При оценке материалов методом ФИФО вновь поступившая партия материала отражается в учете как самостоятельная, не зависимая от материала, находящегося на учете. При списании делается предположение о том, что списывается в производство материал из самой первой поступившей партии, затем из второй и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за весь месяц. Тем самым списание материала производится по принципу "первая партия на приход - первая в расход".

При списании материала методом ЛИФО делается предположение о том, что отпущен материал из самой последней поступившей партии, затем из предпоследней и т. д. Тем самым списание материала производится по принципу "последняя партия на приход - первая в расход".

Применение методов ФИФО и ЛИФО оценки материальных ресурсов требует организации аналитического учета материалов по отдельным партиям, а не только по видам материалов. что делает учет очень трудоемким.

При учете материалов методами ФИФО и ЛИФО себестоимость израсходованных материалов можно оценить расчетным путем, используя следующую формулу:

Р = Он + П - Ок,

где Р - стоимость израсходованных материалов;

Он и Ок - стоимость начального и конечного остатков материалов;

П - поступление материалов за месяц.

От выбора метода оценки ПЗ в значительной мере зависит точность определения материальных затрат на производство, а также валюта баланса и налогооблагаемой прибыли. Все запасы в синтетическом учете и бухгалтерском балансе отражаются по фактической себестоимости их приобретения/заготовления и включают след. элементы:

- стоимость по счетам поставщиков (без налога по НДС),

- оплата % за пользование кредитов,

- предоставляемые поставщиком наценки,

- комиссионное вознаграждение, уплачиваемое снабженческим или внешнеэкономическим организациям,

- стоимость услуг товарных бирж,

- таможенные пошлины,

- расходы на транспортировку, хранение и доставку материальных ценностей, осуществляемую сторонними организациями.

Другие расходы, связанные с приемкой/складированием также должны включаться в себестоимость запасов, но сложное распределение доходов по отдельным видам, обуславливает учет этих затрат в составе общехозяйственных расходов.

Исчисление фактической себестоимости каждого приобретенного вида ресурсов осуществляется в конце отчетного периода, т. к. не все слагаемые этой себестоимости могут быть известны в момент поставки ПЗ предприятию. Одни и те же материалы в течение отчетного месяца могут приобретаться по разным ценам.

Расход материалов происходит ежедневно, поэтому определить их себестоимость в момент их отпуска невозможно.

Технический учет МЦ согласно действующему законодательству разрешается вести по учетным ценам. В качестве учетных цен могут быть средненоменклатурные цены или плановая себестоимость приобретения/заготовления.

Средненоменклатурные цены рассчитываются по сложным уровням цен на начало и конец отчетного месяца по конкретным наименованиям ПЗ.

План себестоимости определяется по сложному уровню покупных цен и расходов по заготовлению и доставке их на предприятие.

Оценка МЦ по учетным ценам предполагает обособленный учет разницы (отклонения) между фактической себестоимостью приобретенных различных видов МЦ и стоимостью по учетным ценам. Присоединение таких отклонений к учетным ценам даст факт себестоимости. Отклонение фактической себестоимости от учетных цен в аналитическом разрезе учитывается по видам/группам однородных МЦ.

В конце каждого отчетного периода установленную сумму отклонений распределяют между израсходованными и оставшимися на складе МЦ пропорционально их стоимости по учетным ценам.

1. При FIFO (First In First Out - "первый в приход - первый в расход") себестоимость МЦ, приобретенных первыми, должна быть списана на издержки производства первой.

2. При LIFO (Last In First Out - "последний на приход - первый в расход") себестоимость МЦ, приобретенных последними, используется для определения себестоимости списания на производство материалов в первую очередь.

Оценка ПЗ по LIFO и FIFO требует организации учета ПЗ по отдельным партиям (Таблица 1.1).

3. При оценке ПЗ по методу средней себестоимости производится ее расчет каждого вида МЦ. Расчет производится, исходя из себестоимости имеющихся в наличии и приобретении ценностей с делением полученной суммы на количество единиц МЦ. В результате средняя себестоимость единицы конкретного вида материалов используется для определения фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на издержки производства и оставшихся в наличии.

Таблица 1.1.

Оценка материалов по методам ФИФО и ЛИФО

Показатели	количество единиц	Цена за ед. в руб.	Сумма, руб.
1. Остаток материлов на 01.01.2000 г.	100	10	1000
2. Поступили материлы:
первая партия	10	10	100
вторая партия	20	13	260
третья партия	30	16	480
Итого приход за месяц	60	-	840
3. Расход материлов месяц:
а) по методу ФИФО
первая партия	110	10	1100
вторая партия	20	13	260
третья партия	10	16	160
Итого расход за месяц	140	-	1520
а) по методу ЛИФО
первая партия	30	16	480
вторая партия	20	13	260
третья партия	90	10	900
Итого расход за месяц	140	-	1640
4. Остаток материалов на 01.02.2000 г.
а) по методу ФИФО	20	16	320
б) по методу ЛИФО	20	10	200

Предприятие при формировании учетной политики имеет возможность выбора любого варианта метода оценки ПЗ, но ни один из них является идеальным.